Dokumente

Wofür diese Seite da ist

Ein Buchungstext wie „RECHNUNG 4711 / KDNR 88213“ sagt nichts. Der Beleg dazu sagt alles: Wer, wofür, wie lange, kündbar bis wann. Diese Seite ist der Weg vom einen zum anderen.

Was du siehst

Oben der Upload. Ein PDF oder eine Textdatei, dazu ein Freitextfeld: Was zeigt das Dokument? Wobei soll es helfen? Der Text des PDFs wird im Browser gelesen, nicht auf dem Server.

Darunter die hochgeladenen Dokumente mit ihrer Auswertung.

Und der Bereich „Aus EcoDMS synchronisiert“ — Rechnungen und Verträge, die täglich automatisch aus eurem Dokumentenarchiv hereinkommen. Der Link öffnet das Original; er funktioniert nur im Firmennetz oder über VPN.

Woher die Zahlen kommen

Zwei Wege, dasselbe Ziel:

• Hochgeladen — einzeln, wenn eine bestimmte Frage offen ist.
• Aus dem Dokumentenarchiv — täglich, für alles, was ohnehin dort abgelegt wird.

Die Auswertung eines Dokuments macht ein Sprachmodell. Es liest Anbieter, Betrag, Datum, Laufzeit und Kündigungsfrist heraus und schlägt die Zuordnung zu einer Buchung vor. Vor jeder Auswertung steht, was sie ungefähr kostet — bestätigen musst du selbst. Es läuft nichts von allein.

Was dabei herauskommt, ist ein Vorschlag. Die Vertragsdaten landen erst nach Bestätigung unter Verträge und Fristen.

Was du damit machst

1. Die Vertragsliste hochladen, die es in jeder Firma gibt — meist eine Tabelle im Ordner der Geschäftsführung. Ein Dokument, zehn Verträge erfasst.
2. Bei einer unklaren Buchung den Beleg suchen und hochladen. Das Freitextfeld hilft: „Das ist die Jahresrechnung für die Zeiterfassung“ verkürzt die Auswertung erheblich.
3. Verträge vor teuren Fristen prüfen. Ein zugeordneter Beleg ist der Nachweis, auf den sich eine Kündigung stützt.

Fallen

⚠️ Ein Scan ohne Textebene liefert Erkennungsfehler. Yupana liest den Text des PDFs. Bei einem eingescannten Blatt ohne Textebene ist das Ergebnis unbrauchbar — besser das Original beim Anbieter neu anfordern.

⚠️ Die Auswertung kostet Geld und läuft deshalb nur auf Knopfdruck. Wer hundert Belege hochlädt und jeden einzeln auswertet, bezahlt hundertmal.

⚠️ Der Link ins Dokumentenarchiv funktioniert nur im Firmennetz. Von unterwegs ist er tot — das ist eine Eigenschaft eures Archivs, kein Fehler in Yupana.

⚠️ Eine erkannte Kündigungsfrist ist ein Vorschlag. Vertragstexte sind mehrdeutig; bei teuren Verträgen gehört der Blick ins Original dazu.

Verwandt

• Verträge und Fristen — was aus den Belegen entsteht
• Anbieter — der Beleg im Zusammenhang mit den Buchungen
• Datenquellen — wie das Dokumentenarchiv angebunden wird