Datenquellen

Wofür diese Seite da ist

Jede Zahl in Yupana stammt aus einer Quelle, und jede Quelle hat ein Alter. Diese Seite beantwortet beides an einer Stelle — woher kommt das, und wie alt ist es wirklich?

Sie ist außerdem der Ort, an dem eine Anbindung eingerichtet wird.

Was du siehst

Je Quelle eine Karte mit ihrem Zustand (verbunden, nicht verbunden, wartet auf Freigabe, Fehler, abgelaufen), dem, was fließt, der Richtung — und den Knöpfen, die den nächsten Schritt auslösen.

Ganz oben steht, ob die Erklärung des Mandanten vorliegt; mit ihr darf die Kanzlei Daten herausgeben.

Woher die Zahlen kommen

CAMT.053 (Kontobewegungen)

Der ISO-20022-Standard, den jede deutsche Bank ausgibt. Yupana liest Buchungsdatum, Valuta, Betrag, Richtung, Verwendungszweck, Gegenpartei und die SEPA-Felder (Mandatsreferenz, Gläubiger-ID). Aus der Gläubiger-ID entsteht die stabilste Zuordnung, die es gibt: Sie bleibt gleich, auch wenn der Anbieter seinen Buchungstext umstellt. Yupana liest die Bewegungen — eure Bankzugänge und Zahlungen bleiben bei euch.

Zwei Wege hinein

Datei hochladen — unter Einstellungen → Datenquellen → Kontoumsätze. Exportiert wird im Online-Banking („Umsätze exportieren“, Format CAMT oder XML). Yupana liest die Datei im Browser, zeigt Konto, Zeitraum und Buchungszahl und übernimmt sie erst auf Klick. Direkt im Browser, sofort startklar.

Bridge — ein kleiner Windows-Dienst, der einen Ordner überwacht und die Dateien verschlüsselt hochlädt. Sinnvoll im Dauerbetrieb, weil die Dateien dann von allein kommen. Beschrieben unter Bridge.

Beide Wege schreiben in dieselbe Historie. Denselben Zeitraum könnt ihr beliebig oft einlesen: Yupana erkennt Dubletten über einen Schlüssel aus Bankreferenz, Konto, Datum, Betrag und Verwendungszweck.

BWA-Auswertungen (PDF)

Erkannt werden Kurzfristige Erfolgsrechnung, Jahresübersicht, Vorjahresvergleich, Wertenachweis, Summen-/Saldenliste und die Umsatzsteuervoranmeldung. Gelesen wird das DATEV-Layout; weitere Layouts nehmen wir auf Zuruf auf.

Beim Import prüft Yupana nach, ob die Summen der Auswertung zu ihren Positionen passen. Wo nicht, steht die Differenz mit Betrag da — als sichtbarer Hinweis.

EcoDMS (Belegarchiv)

Yupana sucht zu jeder Buchung den passenden Beleg — über Betrag, Datum und Volltext. Gefundene Belege werden verknüpft; ein Klick öffnet das Original. Aus Verträgen liest Yupana zusätzlich Laufzeit, Kündigungsfrist und Mindestabnahme.

Microsoft 365 (Lizenzen)

Über Microsoft Graph kommen gebuchte Lizenzen, Zuweisungen und letzte Anmeldungen. Drei Fälle werden unterschieden, weil sie unterschiedlich kosten:

• Direktkauf — es gibt eine passende Abbuchung auf dem Konto.
• Partner-Vorteil — Lizenzen aus einem Microsoft-Partnerprogramm. Sie haben einen Wert ohne Abbuchung; Yupana führt sie getrennt von den Ausgaben.
• Weiterverkauf (CSP) — durchlaufende Posten für Kunden, entsprechend gekennzeichnet.

Buchhaltung (DATEV, Maesn)

Heute kommt die Summen- und Saldenliste per Datei — ein Upload im Monat. Die direkte Anbindung über den Schnittstellenpartner ist vorbereitet: Mit ihr holt Yupana die Summen- und Saldenliste selbst ab. Drei Dinge sind daran wichtiger als die Technik:

Die DATEV-Zugangsdaten bleiben beim Schnittstellenpartner. Dort lebt die Verbindung; in unserer Datenbank steht nur ihre Kennung. Der Kanzlei-Zugang bleibt damit, wo er hingehört — im Gespräch mit einem Steuerberater zählt dieser Satz mehr als jedes Zertifikat.

Der Mandant muss die Kanzlei entbinden. § 203 StGB macht ihn zum Geheimnisherrn; ohne seine Erklärung darf die Kanzlei nichts herausgeben, und ihr drohen bis zu 50.000 € Geldbuße (§§ 81, 89, 90 StBerG). Yupana führt die Erklärung deshalb selbst — mit Fassung, Zeitpunkt, Person und etwaigem Widerruf.

Aktualität heißt Archivierungsfrequenz. Abgerufen werden kann nur, was die Kanzlei archiviert hat. Yupana zeigt deshalb zwei Daten: wann zuletzt archiviert wurde und wann zuletzt abgerufen. Zwischen beiden liegt die Aktualität — und die einzige Stellschraube, die ein Mandant hat, ist die Bitte an die Kanzlei, häufiger zu archivieren. Ein fertiger Text dafür steht in der Verbindungs-Karte zum Kopieren.

Was du damit machst

1. Mit der Datei anfangen. Ein Upload im Monat kostet zwei Minuten, und ihr habt ihn ganz in der eigenen Hand.
2. Die Erklärung des Mandanten einholen, wenn die Buchhaltung angebunden werden soll — sie trägt den ganzen Vorgang.
3. Bei einer stummen Quelle das Datum lesen, nicht den Zustand. „Verbunden“ heißt, dass die Verbindung besteht; ob etwas ankam, sagt das Datum daneben.
4. Die Bitte an die Kanzlei kopieren, wenn die Zahlen zu alt sind. Der Text steht fertig in der Karte.

Fallen

⚠️ Aktualität folgt der Archivierung. Ein täglicher Abruf holt das, was die Kanzlei archiviert hat. Deshalb stehen hier zwei Daten.

⚠️ Eine Quelle, die still ausfällt, ist gefährlicher als eine, die fehlt. Läuft die Bridge nicht mehr, rechnet die Liquiditätsvorschau auf dem letzten bekannten Stand weiter und sieht von außen unverändert aus.

Verwandt

• BWA importieren — der Weg über die Datei im Einzelnen
• DATEV-Freigabe für die Kanzlei — die Seite zum Weiterleiten
• Bridge — der Windows-Dienst, der den Ordner überwacht