Für Pflege, Eingliederungshilfe und soziale Dienste
Drei Viertel Personal. Und das Geld kommt zwei Wochen später.
Im Sozialwesen liegt die Personalaufwandsquote im Median bei 74,8 % — der zweithöchste Wert aller 58 Wirtschaftszweige. Yupana rechnet mit dieser Struktur, statt sie an einem Durchschnitt zu messen.
Die Auswertung wird im Browser gelesen und dort wieder verworfen — kein Konto, kein Upload. Auf eine Anfrage antwortet ein Mensch, binnen zwei Werktagen.
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Zwischen Abrechnung und Zahlung
Die Leistung ist erbracht, der Dienstplan bezahlt, das Geld noch nicht da.
Löhne sind am Monatsende fällig, unabhängig davon, wann ein Kostenträger prüft und überweist. Zwischen beidem liegt eine Lücke, die jeden Monat neu überbrückt wird.
In der Auswertung ist davon wenig zu sehen: Sie rechnet periodengerecht und kennt den Zeitpunkt der Zahlung nicht. Wer eine Vorschau braucht, rechnet sie in einer eigenen Tabelle.
Und weil fast alles Personal ist, verschiebt schon eine einzelne Neueinstellung das Ergebnis stärker als in jeder anderen Branche.
Warum das nicht an euch liegt
Eine Branche mit 75 % Personalquote verträgt keine Faustformel.
Über alle Wirtschaftszweige liegt der Median der Personalaufwandsquote bei 25,5 %. Im Sozialwesen sind es 74,8 %. Jede Kennzahl, die für „den Mittelstand" gedacht ist, liegt hier systematisch daneben.
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Kostenträger zahlen später
Die abgeleitete Debitorenlaufzeit liegt im Sozialwesen im Median bei 36,9 Tagen gegen 24,1 Tage über alle Zweige (Deutsche Bundesbank, Verhältniszahlen 2023/2024).
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Das Ergebnis ist schmal
In Heimen liegt das Jahresergebnis im Median bei 1,9 % des Umsatzes. Ein Prozentpunkt mehr Personalkosten ist dort keine Kennzahl, sondern das halbe Ergebnis.
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Kopfzahl und Konten sind nicht dasselbe
Teilzeit, Springer, Praktikanten und geteilte Postfächer: Jede Pro-Kopf-Kennzahl auf Basis einer Kontenliste liegt daneben — und wird trotzdem geglaubt.
So macht Yupana das
Der Maßstab kommt aus eurem Zweig, nicht aus dem Durchschnitt.
Yupana liest die BWA und die Summen- und Saldenliste der Kanzlei und vergleicht eure Kennzahlen mit dem Median genau eures Wirtschaftszweigs — getrennt nach Umsatzgrößenklasse.
Der richtige Zweig
Heime und ambulante Dienste sind zwei verschiedene Betriebe.
In Heimen liegt die Personalaufwandsquote im Median bei 68,2 % und die Sachanlagenintensität bei 30,2 % der Bilanzsumme — die Immobilie prägt die Bilanz.
Im Sozialwesen ohne Unterbringung sind es 74,8 % Personal und 13,8 % Sachanlagen. Yupana ordnet euch dem Zweig zu, der wirklich passt, statt beides zu mitteln.
- Heime (WZ 87): 868 Abschlüsse, Berichtsjahr 2024
- Sozialwesen ohne Unterbringung (WZ 88): 1.427 Abschlüsse
- Median und beide Quartile, nach vier Umsatzgrößenklassen getrennt
Offene Posten
Wer wie lange braucht, steht in zwei Stichtagen — nicht im Bauchgefühl.
Yupana liest die Liste der offenen Posten nach Alter und Kostenträger. Was in einem Stichtag steht und im nächsten fehlt, wurde dazwischen bezahlt.
Daraus entsteht ein Median je Zahler statt eines Durchschnitts über alle. Die Liquiditätsvorschau rechnet dann mit beobachtetem Verhalten, nicht mit dem Fälligkeitsdatum.
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Eine geprüfte Kopfzahl statt einer Kontenliste
Yupana beurteilt jedes Konto im Verzeichnisdienst, trennt Menschen von gemeinsamen Postfächern und lässt die Kopfzahl bestätigen, bevor sie in eine Kennzahl geht.
Zum Lizenzmanagement -
Personalplanung je Stelle, nicht in Summe
Der Plan führt Stellen mit Eintritt, Gehalt und Nebenkosten, die Lohnsteuer am 10. des Folgemonats. Wer 75 % Personalquote hat, plant nicht mit einer Summe.
Zur Planung -
Standorte und Dienste als eigene Segmente
Jeder Standort bekommt einen eigenen Deckungsbeitrag. Was nicht zurechenbar ist, steht als ungeschlüsselt daneben — eine Umlage würde die Frage nur verschieben.
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Krisenfrüherkennung nach § 1 StaRUG
Die Pflicht zur Krisenfrüherkennung gilt seit dem 1. Januar 2021 für haftungsbeschränkte Gesellschaften. Yupana führt acht Punkte mit Protokoll und Datum.
Zur Krisenfrüherkennung
Woher der Maßstab kommt
Zwei Wirtschaftszweige, 2.295 Jahresabschlüsse — und die Einschränkungen stehen dabei.
- 74,8 %
- Personalaufwandsquote im Median im Sozialwesen — der zweithöchste Wert aller 58 Zweige der Reihe.
- 36,9 Tage
- abgeleitete Debitorenlaufzeit gegen 24,1 Tage über alle Wirtschaftszweige.
- 1,9 %
- Jahresergebnis im Median in Heimen, bezogen auf die Gesamtleistung.
Die Jahresabschlussstatistik der Deutschen Bundesbank weist Heime und Sozialwesen getrennt aus. Zusammen sind das 2.295 Abschlüsse im Berichtsjahr 2024, mit Median und beiden Quartilen je Größenklasse.
Der Zweig 87 heißt amtlich „Heime (ohne Erholungs- und Ferienheime)" und umfasst neben Pflege- und Altenheimen auch Heime der Behinderten- und Jugendhilfe. Wir schreiben das an die Zahl, weil es die Auslegung verändert.
Alle Werte beruhen auf HGB-Einzelabschlüssen und überwiegend auf Kapitalgesellschaften. Für einen Träger in anderer Rechtsform ist der Vergleich ein Rahmen, kein Ziel.
In drei Schritten
So fangt ihr an.
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01
Eine BWA lesen lassen
Unter einer Minute, im Browser, ohne Konto. Danach seht ihr, ob die Zeilen eures Kontenrahmens sauber erkannt werden.
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02
Den richtigen Zweig wählen
Heim oder ambulanter Dienst: Die Zuordnung entscheidet über jeden Vergleichswert. Sie wird einmal gesetzt und ist jederzeit änderbar.
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03
Offene Posten dazunehmen
Zwei Stichtage genügen, damit aus Fälligkeiten beobachtetes Zahlungsverhalten wird. Danach rechnet die Vorschau mit eurer Wirklichkeit.
Bevor du fragst
Was jetzt wahrscheinlich als Einwand kommt.
- Wir haben eine Branchensoftware für Abrechnung und Dienstplan.
- Die bleibt. Yupana rechnet nicht ab und plant keine Dienste — es liest die Buchhaltung und das Konto. Was dadurch entsteht, ist die betriebswirtschaftliche Sicht daneben: Ergebnis, Bilanz, Liquidität und der Vergleich mit dem eigenen Zweig.
- Brauchen wir DATEV?
- Nein. Die BWA wird als PDF gelesen, egal von welchem System sie kommt. Am gründlichsten geprüft sind DATEV-Layouts. Eine Schnittstelle geht, ist aber keine Voraussetzung.
- Braucht ihr Zugriff auf unser Online-Banking?
- Nein. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software. Keine Zugangsdaten, keine PSD2-Freigabe, kein Zahlungsauslösedienst — Yupana kann kein Geld bewegen.
- Wie viel Aufwand ist das?
- Der erste Monat kostet 30 bis 60 Minuten Aufräumen. Danach sind es Minuten pro Woche und einmal im Quartal ein Durchgang durch die laufenden Positionen.
Häufige Fragen
Was Träger und Geschäftsführungen fragen.
- Wie hoch ist die Personalquote in der Pflege üblicherweise?
- Im Sozialwesen ohne Unterbringung liegt der Median bei 74,8 % der Gesamtleistung, die mittlere Hälfte zwischen 67,5 und 81,7 %. In Heimen sind es 68,2 % im Median (Deutsche Bundesbank, Verhältniszahlen 2023/2024, Wirtschaftszweige 87 und 88). Zum Vergleich: Über alle 58 Zweige liegt der Median bei 25,5 %. Wer eine allgemeine Faustformel für Personalkosten anlegt, misst hier zwangsläufig falsch.
- Warum ist die Liquidität in sozialen Einrichtungen ein eigenes Thema?
- Weil zwei Termine auseinanderfallen. Die Löhne sind am Monatsende fällig, die Zahlung des Kostenträgers kommt später: Die abgeleitete Debitorenlaufzeit liegt im Sozialwesen im Median bei 36,9 Tagen gegenüber 24,1 Tagen über alle Zweige. Dieser Abstand von rund dreizehn Tagen muss jeden Monat überbrückt werden — und er wächst, sobald der Betrieb wächst.
- Welchen Wirtschaftszweig wählen wir für den Vergleich?
- Stationäre Einrichtungen mit Unterbringung gehören in den Wirtschaftszweig 87, ambulante Dienste, Kinderbetreuung, Beratung und Eingliederungshilfe in den Zweig 88. Die beiden unterscheiden sich deutlich, vor allem bei Sachanlagen und Eigenkapital. In Yupana ist die Zuordnung eine Einstellung und jederzeit änderbar; jede Vergleichszahl nennt danach den Zweig, aus dem sie stammt.
- Gilt die Krisenfrüherkennung nach § 1 StaRUG auch für uns?
- Für haftungsbeschränkte Rechtsträger ja, seit dem 1. Januar 2021 — also auch für eine gGmbH. Die Geschäftsleitung muss fortlaufend über bestandsgefährdende Entwicklungen wachen und geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen. Yupana führt dafür acht Punkte mit Schwelle, Datum und Protokoll; ob das im Einzelfall genügt, entscheidet ihr mit eurer Beratung, nicht wir.
- Sieht Yupana Klientendaten?
- Nein. Verarbeitet werden Buchhaltungsdaten und Kontobewegungen, nicht die Fachdokumentation. Aus der Buchhaltung kommen Konten, Beträge und Buchungstexte; besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO gehören dort ohnehin nicht hin. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor, zusammen mit der Liste der Unterauftragsverarbeiter.
- Wir sind ein Verein ohne Gewinnabsicht. Passt der Branchenvergleich trotzdem?
- Als Rahmen ja, als Zielwert nein. Die Fachreihe beruht auf HGB-Einzelabschlüssen und wegen des vorläufigen Datenstands überwiegend auf Kapitalgesellschaften. Bei Ergebnis und Eigenkapital führt das zu Verzerrungen, bei Personalquote, Zahlungsverhalten und Liquidität deutlich weniger. Yupana zeigt diese Einschränkung an jeder Zahl, statt sie ins Impressum zu schieben.
Passt dazu
- Kennzahlen im Sozialwesen Median und Quartile aus der Jahresabschlussstatistik der Deutschen Bundesbank — kostenlos, ohne Konto.
- Kennzahlen der Pflege- und Altenheime Derselbe Datensatz für stationäre Einrichtungen.
- Außenstände senken Wenn der Kostenträger später zahlt als geplant.
- Die OPOS-Liste verstehen Altersstruktur, Debitorenlaufzeit, Konzentration.
- Sicherheit Was Yupana sieht: Buchhaltungsdaten, keine Fachdokumentation der Klienten.
Der erste Schritt
Nehmt die Auswertung des letzten Monats.
Eine BWA genügt, um zu sehen, ob der Vergleich mit dem eigenen Zweig etwas bringt. Wenn nicht, habt ihr fünf Minuten verloren — und eine Frage weniger offen.
Antwort von einem Menschen, innerhalb von zwei Werktagen — auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist. Noch nicht so weit? Dann lies erst mal weiter.
