Einstieg
Arbeiten mit Yupana
Der Wochencheck in fünf Minuten, die vier Zustände einer Buchung und der Rhythmus über Woche, Monat und Quartal.
Wofür dieser Eintrag da ist
Für den Rhythmus: Was macht man wöchentlich, was monatlich, was einmal im Quartal? Wer das einmal gelesen hat, kennt den Ablauf — und die Anwendung erinnert von allein.
Der Wochencheck — etwa fünf Minuten
Das ist die ganze Routine. Bekanntes und Wiederkehrendes gibt die Automatik frei — du siehst, was eine Entscheidung braucht.
- Zu tun → Klären öffnen. Pro Anbieter eine Karte: Ausgabe bekannt und gewollt? Dann freigeben — das deckt alle Buchungen dieses Anbieters ab. Unbekannt oder ungewollt? Ablehnen, mit Grund.
- Hinweise ansehen. Hier spült Yupana Verdächtiges hoch: Klein-Abos ohne Namen, verstummte Abos, Preissprünge, ungenutzte Lizenzen. Jede Karte hat eine klare Frage und Schnell-Aktionen.
- Fertig. Den Rest erledigen die Regeln. Montags früh kommt der Digest per E-Mail — ist dort alles grün, ist alles in Ordnung.
Die vier Zustände einer Buchung
| Zustand | Was er bedeutet |
|---|---|
| offen | Neu — wartet unter Zu tun → Klären auf eine Entscheidung. |
| freigegeben | Ein Mensch mit Freigaberecht hat bestätigt: bekannt und gewollt. Mit Name und Zeitpunkt protokolliert. |
| automatisch freigegeben | Eine Regel hat freigegeben. Immer als solche gekennzeichnet und im Protokoll nachvollziehbar. |
| abgelehnt | Als „nicht in Ordnung“ markiert: unbekannt, doppelt oder zu klären. Taucht in den Auswertungen als Problemfall auf. |
Der Rhythmus
| Wann | Was | Wo |
|---|---|---|
| wöchentlich | Klären leeren, Hinweise ansehen | Zu tun → Klären, Hinweise |
| monatlich | BWA der Kanzlei importieren, Monat lesen | BWA importieren, Zahlen → Monat |
| im Quartal | Rezertifizierung: „Wird das noch gebraucht?“ | Rezertifizierung |
| laufend | Fristen im Blick behalten | Verträge und Fristen |
| quartalsweise | Krisenfrüherkennung dokumentieren | Wachstum → Frühwarnung |
Einen unbekannten Anbieter klären
- Erst klicken, dann grübeln. Jeder Anbietername führt zum Anbieterblatt mit allen Buchungen, Belegen und der Historie — oft klärt sich die Sache dort sofort.
- Beleg suchen. Unter Dokumente liegen die Rechnungen aus dem Archiv; dort lässt sich auch eine Vertragsliste hochladen.
- Im Zweifel ablehnen. Eine Ablehnung heißt „bitte klären“ und hält den Posten sichtbar, bis er geklärt ist.
Gut zu wissen
- Montags-Digest. Jeden Montag früh fasst Yupana per E-Mail zusammen, was neu aufgefallen ist, welche Kündigungsfristen anstehen und ob Rezertifizierungen fällig sind.
- Alles protokolliert. Jede Freigabe, Ablehnung und Bestätigung landet mit Name und Zeitstempel im Protokoll.
- Pflichtposten gebündelt. Lohn, Steuern und Sozialabgaben fasst Zu tun → Klären zu einem Sammelposten zusammen — erledigt mit einem Klick.
Fallen
⚠️ Kategorien vor Regeln. Eine Regel auf eine unklare Kategorie automatisiert eine Unklarheit. Erst sortieren, dann automatisieren.
⚠️ Freigeben heißt „bekannt und gewollt“. Das ist eure Entscheidung; ob richtig gebucht ist, prüft die Kanzlei.
⚠️ Eine Freigabe altert. Ob die Leistung heute noch gebraucht wird, klärt die Rezertifizierung unter Zu tun → Fristen.
⚠️ Eine regelmäßig geleerte Klären-Liste schärft die Funde. Die Detektoren arbeiten auf kategorisierten Daten — je aktueller sortiert, desto treffsicherer.
Verwandt
- Erste Schritte — der erste Monat
- Freigaben — der Kern der Routine
- Rezertifizierung — der Takt, der alles offen hält
Zuletzt geändert: 30. August 2026
