Glossar

Warum es dieses Glossar gibt

An jeder Kennzahl in Yupana hängt ein Erklär-Zeichen mit denselben drei Antworten, die hier stehen: was der Begriff bedeutet, warum er zählt und was zu tun ist, wenn der Wert schlecht steht. So wird aus jeder Zahl eine Information, mit der Sie arbeiten können.

Jeder Eintrag sagt, was ein Begriff für eine Entscheidung bedeutet.

Betriebsergebnis

Was vom Umsatz übrig bleibt, nachdem alle laufenden Kosten bezahlt sind — Löhne, Miete, Einkauf. Noch vor Steuern und Zinsen.

Warum das zählt. Es ist die ehrlichste Antwort auf „verdienen wir Geld?“. Der Kontostand kann gut aussehen, während das Ergebnis längst negativ ist.

Wenn es schlecht steht. Drei Minusmonate in Folge sind ein Muster, kein Zufall. Die Lücke zeigt, wo angesetzt werden kann.

EBITDA und EBITDA-Quote

Das Betriebsergebnis plus Abschreibungen — also die Ertragskraft ohne Buchhaltungs-Effekte. Die Quote setzt es ins Verhältnis zum Umsatz.

Warum das zählt. Es ist die Zahl, mit der Firmen verglichen werden — untereinander und beim Verkauf. Wo die Mitte Ihrer Branche liegt, hängt von Branche und Größe ab.

Wenn es schlecht steht. Der Abstand zum Median steht als Lücke in Euro auf der Seite „Potenzial“ — mit den vier Stellen, an denen er sich schließen lässt.

Rohertrag

Umsatz minus Einkauf: was übrig bleibt, nachdem die Ware bezahlt ist, die weiterverkauft wurde.

Warum das zählt. Von diesem Geld leben Löhne, Miete und Gewinn. Umsatz kann wachsen, während der Rohertrag fällt — dann wächst nur der Durchlauf.

Wenn es schlecht steht. Prüfen, ob das Wachstum aus Handelsware (wenig bleibt hängen) oder Dienstleistung (viel bleibt hängen) kommt.

Personalkosten am Rohertrag

Wie viel von jedem verdienten Euro in Löhne geht.

Warum das zählt. Die wichtigste Steuerungszahl jedes Betriebs, der Arbeitszeit verkauft. Wo sie in Ihrer Branche gesund liegt, zeigt der Branchenvergleich.

Wenn es schlecht steht. Zwei Wege, ein Ziel: mehr Ertrag je Kopf (Auslastung, Preise) oder anderes Wachstum der Mannschaft. Beides rechnet der Stellen-Rechner durch.

Break-even einer Stelle

Der Punkt, ab dem eine neue Stelle mehr einbringt als sie kostet — je nach Rolle eine Auslastung, eine Zahl betreuter Arbeitsplätze oder Aufträge.

Warum das zählt. Vor dem Break-even kostet jede Einstellung Geld — das ist normal und planbar, wenn man die Schwelle kennt.

Wenn es schlecht steht. Liegt die Schwelle unrealistisch hoch, ist es die falsche Stelle oder der falsche Zuschnitt — nicht der falsche Mensch.

Amortisation

Der Monat, in dem eine neue Stelle ihre Anlaufverluste wieder eingespielt hat.

Warum das zählt. Einstellen ist eine Investition mit Vorlaufkosten. Wer den Zeitpunkt kennt, erschrickt nicht über die ersten Monate.

Wenn es schlecht steht. Dauert sie länger als geplant: Anlaufannahmen prüfen (Auslastung? Vertrieb?), bevor man an der Person zweifelt.

Arbeitgeber-Vollkosten

Was eine Stelle die Firma wirklich kostet: Bruttogehalt plus Sozialabgaben plus Arbeitsplatz. Rund ein Fünftel mehr als das Brutto.

Warum das zählt. Wer nur das Gehalt rechnet, unterschätzt jede Einstellung um Zehntausende im Jahr.

EOR (Employer of Record)

Ein Dienstleister stellt eine Person im Ausland formal an und „verleiht“ sie exklusiv — die Firma führt, der Dienstleister verwaltet Vertrag, Lohn und Landesrecht.

Warum das zählt. Der Weg um den deutschen Fachkräftemangel herum: besetzbar in 2–3 Monaten statt in fast einem Jahr, gegen eine feste Monatsgebühr.

Wirkt ab

Der Monat, in dem eine heute begonnene Suche volle Leistung bringt: Suchdauer plus Einarbeitung.

Warum das zählt. Es ist die Zeile, an der die Standortwahl hängt. Der Kostenunterschied zwischen Hamburg und Ausland ist meist der kleinere.

Wenn es schlecht steht. Liegt der Monat hinter dem Punkt, an dem die Kapazität reißt, ist der Standort die falsche Frage — dann geht es um Preis oder Priorisierung.

Anlauf-Finanzbedarf

Das Geld, das eine neue Stelle bindet, bevor sie es zurückgibt — die tiefste Stelle ihrer Kostenkurve.

Warum das zählt. Wachstum frisst Kasse, bevor es sie füllt. Eine Stelle kann sich rechnen und trotzdem nicht durchzuhalten sein.

Wenn es schlecht steht. Später anfangen, kleiner anfangen oder eine Kreditlinie klären — bevor der erste Arbeitsvertrag unterschrieben ist.

Die Lücke

Was zwischen dem heutigen Ergebnis und dem Maßstab liegt, in Euro je Jahr. Der Maßstab ist der Branchen-Median — oder ein strengeres eigenes Ziel.

Warum das zählt. Sie macht aus „wir müssten besser werden“ einen Betrag, den man auf Maßnahmen verteilen kann.

Wenn es schlecht steht. Solange etwas ungedeckt ist, ist der Plan nicht fertig. Die vier Hebel darunter zeigen, wo das Geld liegt.

Deckung der Lücke

Wie viel der Lücke durch Maßnahmen belegt ist, für die jemand einen Betrag und eine Messgröße eingetragen hat.

Warum das zählt. Ein Wachstumsplan, dessen Maßnahmen die Lücke nicht schließen, ist eine Absichtserklärung — und das merkt man ihm nicht an, solange niemand nachrechnet.

Wenn es schlecht steht. Fehlende Deckung heißt: Es fehlt eine Maßnahme, nicht ein höherer Betrag an einer bestehenden.

⚠️ Vorschläge des Sprachmodells zählen erst nach Bestätigung. Erledigte Maßnahmen zählen nicht mehr — ihre Wirkung steckt bereits im heutigen Ergebnis.

Eigenes Ziel

Ein Jahresumsatz, den sich die Firma selbst vornimmt, mit einem Datum. Der Branchen-Median bleibt daneben stehen.

Warum das zählt. „So gut wie die Branchenmitte“ beantwortet, ob es gut läuft. Wohin Ihre Firma will, beantwortet es nicht.

Wenn es schlecht steht. Liegt der Kurs zurück, ist die Frage nicht das Ziel, sondern der Weg: Welche Maßnahme fehlt?

⚠️ Ein eigenes Ziel kann den Maßstab nur anheben. So bleibt die Lücke eine echte Aufgabe für Maßnahmen.

Nachschau

Drei Monate nach dem Abhaken einer Maßnahme die Frage: Hat sie tatsächlich gewirkt?

Warum das zählt. Ein Register kennt sonst nur „erledigt“. Eine abgehakte Maßnahme ohne Wirkung ist der teuerste Eintrag darin — sie sieht aus wie Fortschritt.

Wenn es schlecht steht. Bei „wirkt nicht“ fehlt die Wirkung in der Deckung: ersetzen oder nachschärfen.

⚠️ Die App stellt die Frage zum richtigen Zeitpunkt. Die Antwort kommt vom Team, das die Maßnahme kennt.

Unternehmenswert

Was eine Firma dieser Art beim Verkauf typischerweise einbringt — ausgedrückt als Vielfaches des EBITDA.

Warum das zählt. Es ist die Zahl hinter dem Hebel „wiederkehrender Umsatz“: Vertragsgeschäft hebt den Faktor stärker als jede andere Stellschraube.

⚠️ Eine Orientierung aus Branchenberichten. Der tatsächliche Preis hängt an Kundenbindung, Abhängigkeit vom Inhaber und der Verhandlung selbst.

Erzielter Stundensatz

Was eine für Kunden gearbeitete Stunde im Schnitt tatsächlich eingebracht hat — nicht der Listenpreis.

Warum das zählt. Zwischen Preisliste und erzieltem Satz liegen Rabatte, Pauschalen und verschenkte Stunden. Nur der erzielte Satz sagt, was ankommt.

Wenn es schlecht steht. Sinkt er, ist selten der Preis das Problem, sondern was daneben verschenkt wird: nicht gebuchte Zeit, Kulanz, unklare Pauschalen.

Personalkosten je Stunde

Die Personalkosten der Firma, geteilt durch die für Kunden gearbeiteten Stunden.

Warum das zählt. Zusammen mit dem erzielten Satz ergibt sich die Schere: Was von einer Stunde übrig bleibt, und ob dieser Rest wächst oder schrumpft.

Wenn es schlecht steht. Steigt sie schneller als der Preis, hilft kein Sparen an anderer Stelle — dann fehlt Preisdurchsetzung oder Auslastung.

⚠️ Eine Durchschnittsgröße über alle Abteilungen — gemacht für den Trend über die Zeit.

Preis je betreutem Arbeitsplatz

Der wiederkehrende Umsatz, geteilt durch die Zahl der betreuten Arbeitsplätze.

Warum das zählt. Im Vertragsgeschäft ist er das, was der Stundensatz im Projektgeschäft ist: die Zahl, an der Preiserhöhungen sichtbar werden.

Wenn es schlecht steht. Steht er seit Jahren still, während die Löhne steigen, ist die Vertragsanpassung überfällig — sie wirkt erst zum nächsten Vertragsjahr.

Monatsreife („läuft noch“)

Ein Monat gilt erst am 10. des Folgemonats als vollständig, weil Rechnungen nachlaufen.

Warum das zählt. Ein halbfertiger Monat sieht immer schlechter (oder schiefer) aus als er ist. Yupana nimmt ihn deshalb erst in den Trend, wenn er vollständig ist.

⚠️ Auf die Kennzeichnung achten: Sie zeigt, welcher Monat noch wächst.

Median und Quartil

Der Median ist die Mitte der Branche: die Hälfte liegt darüber, die Hälfte darunter. Das obere Viertel beginnt am oberen Quartil.

Warum das zählt. „Gut“ ohne Maßstab ist ein Gefühl. Der Vergleich sagt, was erreichbar ist — Firmen im oberen Viertel schaffen die Werte dauerhaft.

Wenn es schlecht steht. Jede Vergleichszeile nennt Quelle, Stand und Güte. Entscheidungen auf gemessene Werte stützen, Schätzungen als Hinweis lesen.

Umsatzerlöse

Alles, was in diesem Monat an Kunden berechnet wurde — netto, ohne die Steuer, die nur durchgereicht wird. Nicht das, was aufs Konto kam.

Warum das zählt. Die Ausgangsgröße der ganzen Auswertung. Fast jede Prozentangabe der BWA hat diese Zahl im Nenner.

Wenn es schlecht steht. Aufklappen: Ein Einbruch steckt fast immer in einem einzelnen Erlöskonto, nicht in allen.

⚠️ Es zählt der Tag der Rechnung, nicht der Zahlungseingang. Ein guter Umsatzmonat kann ein schlechter Kassenmonat sein.

Bestandsveränderung FE/UE

Arbeit, die geleistet, aber noch nicht berechnet ist (angefangene Aufträge), und fertige Ware auf Lager. Wächst dieser Bestand, zählt die BWA ihn als Leistung mit.

Warum das zählt. Ohne diese Zeile sähe ein Monat mit viel angefangener, noch nicht fakturierter Arbeit künstlich schlecht aus.

⚠️ Bei vielen Dienstleistern steht hier fast immer 0 — die meisten Kanzleien bewerten angefangene Arbeiten nur zum Jahresabschluss, nicht monatlich. Die 0 ist dann richtig und kein fehlender Wert.

Aktivierte Eigenleistungen

Etwas, das die eigene Mannschaft für den eigenen Betrieb gebaut hat und das über Jahre genutzt wird — eine selbst entwickelte Software etwa. Der Aufwand wird dann nicht sofort als Kosten gebucht, sondern als Vermögen.

Warum das zählt. Das hebt das Ergebnis heute und belastet es über die Abschreibung der Folgejahre. Wer das übersieht, hält eine Umbuchung für einen guten Monat.

⚠️ Ohne ein solches Projekt steht hier 0. Das ist ein zutreffender Wert, kein fehlender.

Gesamtleistung

Was der Betrieb im Monat tatsächlich geleistet hat: das Berechnete plus das Angefangene. Eine Rechenzeile — sie hat keine eigenen Konten.

Warum das zählt. Sie ist die Bezugsgröße aller Prozentangaben der Auswertung. Wo von „Personalquote“ die Rede ist, steht diese Zahl unter dem Bruchstrich.

Material-/Wareneinkauf

Was eingekauft wurde, um die Leistung zu erbringen: Material, Handelsware, Vorprodukte, Fremdleistung.

Warum das zählt. Diese Kosten wachsen mit dem Geschäft mit. Wer sie nicht abzieht, hält Durchlauf für Wachstum — verdoppelter Handelsumsatz bringt kaum mehr Ertrag.

Wenn es schlecht steht. Steigt der Einkauf schneller als der Umsatz, sind entweder die Einkaufspreise gestiegen oder die eigenen Preise nicht mitgezogen. Der Aufklapper zeigt, welches Konto es war.

Sonstige betriebliche Erlöse

Einnahmen neben dem Kerngeschäft: verrechnete Sachbezüge für Firmenwagen, Mieterträge, Erstattungen.

Warum das zählt. Sie gehören zum Betrieb, aber nicht zum Geschäftsmodell — getrennt ausgewiesen, damit sie das Bild des Kerngeschäfts nicht schönen.

Wenn es schlecht steht. Wird die Zeile groß, lohnt der Blick, was darin eigentlich steckt.

Betrieblicher Rohertrag

Das Geld, das nach dem Einkauf übrig bleibt, samt der Einnahmen neben dem Kerngeschäft. Davon werden Löhne, Miete und Gewinn bezahlt.

Warum das zählt. Die eigentliche Deckungsmasse — und die ehrlichere Wachstumszahl als der Umsatz. Handelsware kann den Umsatz verdoppeln, ohne dass hier mehr ankommt.

Wenn es schlecht steht. Fällt die Zahl bei gleichem Umsatz, stehen die Preise unter Druck oder der Einkauf ist teurer geworden.

Personalkosten

Löhne, Gehälter, Sozialabgaben und Geschäftsführerbezüge — alles, was die Mannschaft kostet.

Warum das zählt. Der größte Kostenblock eines Dienstleisters und der trägste: Eine Entscheidung von heute wirkt frühestens in Monaten.

Wenn es schlecht steht. Nicht die Summe ansehen, sondern den Anteil am Rohertrag. Was als gesund gilt, hängt an der Branche — der Branchenvergleich zeigt den Wert für Ihren Wirtschaftszweig.

⚠️ Urlaubs- und Weihnachtsgeld lassen einzelne Monate ausreißen. Der Jahresverlauf sagt mehr als der Einzelmonat.

Raumkosten

Miete, Nebenkosten, Strom und Reinigung für die Geschäftsräume.

Warum das zählt. Ein fester Block, der sich nur mit langem Vorlauf ändern lässt — und der bei schrumpfender Mannschaft als Erstes zu groß wird.

Wenn es schlecht steht. Die Kündigungsfrist des Mietvertrags kennen, bevor die Frage akut wird.

Betriebliche Steuern

Kfz-Steuer und ähnliche Abgaben, die am Betrieb hängen — nicht die Steuer auf den Gewinn.

Warum das zählt. Kleiner Posten, der nur auffällt, wenn er springt. Meist steckt ein neuer Firmenwagen dahinter.

Versicherungen/Beiträge

Betriebliche Policen sowie Kammer- und Verbandsbeiträge.

Warum das zählt. Läuft jahrelang unbemerkt weiter. Genau hier sitzen Verträge, die seit dem Abschluss niemand mehr angesehen hat.

Wenn es schlecht steht. Der Vertragskalender zeigt, welcher Vertrag wann kündbar ist.

Besondere Kosten

Ein Sammelfach für betriebliche Aufwendungen, die in keine der anderen Zeilen passen.

Warum das zählt. Was hier landet, ist selten und deshalb ungeprüft. Ein Betrag in dieser Zeile lohnt immer einen Blick.

Wenn es schlecht steht. Aufklappen und die Konten ansehen — meist steht dort eine einmalige Sache.

Fahrzeugkosten (ohne Steuer)

Leasingraten, Sprit, Wartung und Versicherung des Fuhrparks. Die Kfz-Steuer steht eine Zeile darüber.

Warum das zählt. Bei einem Betrieb mit Außendienst einer der größten Blöcke — und der mit den längsten Verträgen.

Wenn es schlecht steht. Leasing-Enden im Vertragskalender prüfen, bevor sich ein Vertrag von selbst verlängert.

Werbe-/Reisekosten

Marketing, Messen, Reisen und Bewirtung.

Warum das zählt. Der Block, der sich am schnellsten kürzen lässt — und deshalb in schwachen Monaten zuerst gekürzt wird, obwohl er den Zulauf von übermorgen erzeugt.

Wenn es schlecht steht. Vor dem Kürzen ansehen, was davon Anfragen gebracht hat. Die Pipeline beantwortet das.

Kosten Warenabgabe

Verpackung, Fracht und Versand für ausgehende Ware.

Warum das zählt. Hängt direkt am Handelsgeschäft. Wächst der Posten schneller als der Warenumsatz, frisst er die Marge.

Abschreibungen

Der rechnerische Wertverlust von Anlagen, Fahrzeugen und Technik, verteilt über die Jahre der Nutzung.

Warum das zählt. Sie drücken das Ergebnis, kosten aber in diesem Monat kein Geld — bezahlt wurde beim Kauf. Ein Verlustmonat mit hohen Abschreibungen ist etwas anderes als einer ohne.

Wenn es schlecht steht. Für die Frage „reicht das Geld?“ zählt nicht diese Zeile, sondern der Blick auf die Liquidität.

Reparatur/Instandhaltung

Wartung und Reparatur von Gebäuden, Maschinen, Fahrzeugen und Ausstattung.

Warum das zählt. Ein dauerhaft niedriger Wert ist kein Sparerfolg, sondern aufgeschobener Aufwand.

Sonstige Kosten

Der große Sammelposten: Telefon, Porto, Software-Abos, Beratung, Buchführung, Fortbildung.

Warum das zählt. Hier versteckt sich schleichende Kostendrift am häufigsten — viele kleine Beträge, die einzeln niemandem auffallen.

Wenn es schlecht steht. Aufklappen, die Konten nach Größe lesen und die Abos gegen den Vertragskalender halten.

Gesamtkosten

Alle laufenden Kostenarten zusammen — ohne den Einkauf, der schon eine Ebene höher abgezogen wurde.

Warum das zählt. Die Zahl, die dem verdienten Geld gegenübersteht. Ihr Abstand zum betrieblichen Rohertrag ist das Betriebsergebnis.

Zinsaufwand

Zinsen für Darlehen und für die in Anspruch genommene Kontokorrentlinie.

Warum das zählt. Steigt der Posten ohne neuen Kredit, hängt der Betrieb länger in der Linie als gedacht — ein frühes Zeichen für Liquiditätsdruck.

Wenn es schlecht steht. Den Verlauf der Kontokorrent-Inanspruchnahme ansehen, nicht nur den Kontostand am Monatsende.

Sonstiger neutraler Aufwand

Belastungen, die nichts mit dem laufenden Geschäft zu tun haben: Nachzahlungen für frühere Jahre, Verluste aus Anlagenverkäufen, Einmaliges.

Warum das zählt. Getrennt ausgewiesen, damit ein einmaliger Schlag nicht wie ein schlechtes Geschäftsjahr aussieht.

Neutraler Aufwand

Die Summe aller Belastungen außerhalb des eigentlichen Geschäfts — Zinsen und Einmaliges.

Warum das zählt. Trennt das operative Ergebnis von dem, was Finanzierung und Sondereffekte anrichten.

Zinserträge

Zinsen aus Guthaben und Geldanlagen.

Warum das zählt. Bei den meisten Betrieben nahe null. Ein plötzlicher Betrag heißt meist: Es liegt Geld herum, das arbeiten könnte.

Sonstiger neutraler Ertrag

Einnahmen außerhalb des Geschäftszwecks — häufig Erstattungen der Krankenkassen für Lohnfortzahlung oder Erlöse aus dem Verkauf von Anlagen.

Warum das zählt. Sie heben das Ergebnis, ohne dass der Betrieb dafür mehr geleistet hätte. Wer das übersieht, hält einen Sondereffekt für eine Trendwende.

Verrechnete kalkulatorische Kosten

Die Gegenbuchung zu Rechengrößen wie einem angesetzten Unternehmerlohn oder einer Eigenmiete.

Warum das zählt. Sie hebt auf, was an anderer Stelle nur rechnerisch angesetzt wurde. Bei einer GmbH steht hier meist 0.

Neutraler Ertrag

Die Summe aller Einnahmen außerhalb des eigentlichen Geschäfts.

Warum das zählt. Zusammen mit der Gegenseite zeigt sie, wie viel des Monatsergebnisses gar nicht aus dem Geschäft stammt.

Kontenklasse unbesetzt

Beträge auf Konten, die keiner Zeile der Auswertung zugeordnet sind.

Warum das zählt. Hier steht Geld, das in keiner anderen Zeile auftaucht. Solange etwas darin steht, stimmt die Auswertung rechnerisch, aber nicht inhaltlich.

Wenn es schlecht steht. Die Kanzlei bitten, das Konto einer Zeile zuzuordnen — das ist eine Einstellung im Auswertungsschema, keine Buchung.

Ergebnis vor Steuern

Das Monatsergebnis einschließlich Zinsen und Sondereffekten, bevor die Steuer auf den Gewinn abgezogen wird.

Warum das zählt. Die Zahl, auf die das Finanzamt schaut. Ihr Abstand zum Betriebsergebnis zeigt, was Finanzierung und Einmaliges gekostet haben.

Steuern Einkommen u. Ertrag

Körperschaft- und Gewerbesteuer samt Vorauszahlungen und Rückstellungen.

Warum das zählt. Unterjährig oft nur grob gebucht. Ein Monat ohne Buchung heißt nicht, dass nichts anfällt — es kommt später gesammelt.

Wenn es schlecht steht. Für die Liquiditätsplanung zählt der Termin der Vorauszahlung, nicht diese Zeile.

Vorläufiges Ergebnis

Gewinn oder Verlust des Monats nach heutigem Buchungsstand — die letzte Zeile der Auswertung.

Warum das zählt. Die Zahl, die am Ende zählt. Alles darüber erklärt, wie sie zustande gekommen ist.

Wenn es schlecht steht. Bei einem Minus zuerst prüfen, ob es aus dem Geschäft kommt (Betriebsergebnis) oder aus Einmaligem.

⚠️ „Vorläufig“ ist ernst gemeint: Abschluss- und Abgrenzungsbuchungen der Kanzlei verändern die Zahl noch.

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