Glossar
34 Begriffe aus der Anwendung — jeder mit drei Antworten: was das ist, warum es zählt und was zu tun ist, wenn es schlecht steht.
Warum es dieses Glossar gibt
An jeder Kennzahl der Anwendung hängt ein Erklär-Popover mit denselben drei Antworten, die hier stehen. Der Grund ist einfach: Eine Zahl, deren Begriff man nicht kennt, ist keine Information — sie ist ein Grund, die Seite zu schließen.
Die Einträge sind bewusst nicht lexikalisch. Sie sagen nicht, wie ein Begriff definiert ist, sondern was er für eine Entscheidung bedeutet.
Wiederkehrender Umsatz
Geld, das jeden Monat von selbst wiederkommt, weil ein Vertrag dahintersteht — Wartung, Betreuung, Cloud-Pauschalen.
Warum das zählt. Er ist planbar. Je höher sein Anteil, desto weniger hängt der Monat davon ab, ob gerade ein Projekt läuft. Firmen mit viel Vertragsumsatz sind zudem beim Verkauf deutlich mehr wert.
Wenn es schlecht steht. Kunden mit Umsatz, aber ohne Vertrag ansehen — das ist eine fertige Verkaufsliste.
Auftragsvorlauf
Die bereits beauftragte Arbeit, umgerechnet in Wochen: Wie lange hätte das Team zu tun, wenn ab heute kein neuer Auftrag käme?
Warum das zählt. Er ist das Frühwarnsystem des Vertriebs. Wird er kurz, wird es in wenigen Wochen still — nicht sofort, und genau das macht ihn tückisch.
Wenn es schlecht steht. Unter 4 Wochen: Vertrieb hat Vorrang vor allem anderen. Angebote nachfassen, Pipeline ansehen.
⚠️ Wartungsverträge stehen bewusst nicht im Zähler. Sie werden nie abgearbeitet, sondern laufen — sie würden den Vorlauf dauerhaft zu gut aussehen lassen.
Betriebsergebnis
Was vom Umsatz übrig bleibt, nachdem alle laufenden Kosten bezahlt sind — Löhne, Miete, Einkauf. Noch vor Steuern und Zinsen.
Warum das zählt. Es ist die ehrlichste Antwort auf „verdienen wir Geld?”. Der Kontostand kann gut aussehen, während das Ergebnis längst negativ ist.
Wenn es schlecht steht. Drei Minusmonate in Folge sind ein Muster, kein Zufall. Die Lücke zeigt, wo angesetzt werden kann.
EBITDA und EBITDA-Quote
Das Betriebsergebnis plus Abschreibungen — also die Ertragskraft ohne Buchhaltungs-Effekte. Die Quote setzt es ins Verhältnis zum Umsatz.
Warum das zählt. Es ist die Zahl, mit der Firmen verglichen werden — untereinander und beim Verkauf. Der Branchen-Median liegt bei rund 11 %.
Wenn es schlecht steht. Der Abstand zum Median steht als Lücke in Euro auf der Seite „Die Lücke” — mit den vier Stellen, an denen er sich schließen lässt.
Rohertrag
Umsatz minus Einkauf: was übrig bleibt, nachdem die Ware bezahlt ist, die weiterverkauft wurde.
Warum das zählt. Von diesem Geld leben Löhne, Miete und Gewinn. Umsatz kann wachsen, während der Rohertrag fällt — dann wächst nur der Durchlauf.
Wenn es schlecht steht. Prüfen, ob das Wachstum aus Handelsware (wenig bleibt hängen) oder Dienstleistung (viel bleibt hängen) kommt.
Personalkosten am Rohertrag
Wie viel von jedem verdienten Euro in Löhne geht.
Warum das zählt. Die wichtigste Steuerungszahl eines Dienstleisters. Gut geführte IT-Dienstleister liegen bei 60–65 %.
Wenn es schlecht steht. Zwei Wege, ein Ziel: mehr Ertrag je Kopf (Auslastung, Preise) oder anderes Wachstum der Mannschaft. Beides rechnet der Stellen-Rechner durch.
Umsatz je Kopf
Jahresumsatz geteilt durch die Zahl der Menschen (echte Köpfe, keine Systemkonten).
Warum das zählt. Grobe Messlatte, ob die Mannschaft zur Firma passt.
Wenn es schlecht steht. Erst die Abteilungsebene ansehen — der Durchschnitt versteckt, wo es klemmt.
Durchlaufzeit
Wie viele Tage ein Vorgang vom Eingang bis zur Erledigung braucht.
Warum das zählt. Sie ist die Kennzahl, die zuerst kippt, wenn die Arbeit die Mannschaft übersteigt — noch vor dem Umsatz. Kunden spüren sie sofort.
Wenn es schlecht steht. Nicht zuerst einstellen: erst Altvorgänge abräumen und Erfassung prüfen — der Rückstau-Abschnitt rechnet vor, wie viel Arbeit das ist.
Erfassungsgrad
Der Anteil der Arbeitszeit, der auf Vorgänge gebucht wird.
Warum das zählt. Was nicht gebucht ist, wird nicht abgerechnet — verschenkte Stunden sind bares Geld. Wichtig: Der Trend zählt, nicht das Niveau.
Wenn es schlecht steht. Fällt der Trend, zuerst klären, ob weniger gearbeitet oder weniger gebucht wird. Das sagt die Zahl selbst nicht.
Auslastung
Der Anteil der bezahlten Zeit, der für Kunden gearbeitet wird.
Warum das zählt. Bei Beratung und Projektarbeit entscheidet sie allein, ob eine Stelle sich trägt. Der Stellen-Rechner zeigt die Schwelle je Rolle.
Wenn es schlecht steht. Erst Dispatching und Vertrieb prüfen: Zu wenig Auslastung heißt meist zu wenig verkaufte Arbeit, nicht zu langsame Menschen.
Deckungsbeitrag je Kunde
Was ein Kunde übrig lässt, wenn man vom Umsatz mit ihm den Aufwand für ihn abzieht.
Warum das zählt. Erfahrungsgemäß macht ein Teil der Kunden Verlust, ohne dass es jemand weiß — sichtbar wird das nur hier.
Wenn es schlecht steht. Zuschusskunden gezielt ansehen: nachverhandeln, Leistung anpassen oder bewusst behalten (und wissen warum).
Zuschusskunde
Ein Kunde, der mehr Aufwand kostet, als er Umsatz bringt.
Warum das zählt. Jeder Zuschusskunde bezahlt seine Betreuung aus dem Gewinn der anderen.
Wenn es schlecht steht. Die Liste von oben abarbeiten — nachverhandeln ist fast immer leichter als neu verkaufen.
Klumpenrisiko
Ein einzelner Kunde trägt einen großen Teil des Umsatzes.
Warum das zählt. Kündigt dieser eine Kunde, reißt er ein Loch, das kein Vertrieb kurzfristig füllt.
Wenn es schlecht steht. Ab etwa einem Viertel des Umsatzes bewusst gegensteuern: Neugeschäft breit statt tief.
Offene Posten
Rechnungen, die geschrieben, aber noch nicht bezahlt sind.
Warum das zählt. Das ist Geld, das der Firma gehört und trotzdem fehlt. Wachstum macht diesen Posten größer, nicht kleiner.
Wenn es schlecht steht. Mahnstrecke konsequent fahren; alles über 6 Monate ist ein eigener Fall.
Zugesagt, noch nicht fakturiert
Aufträge, die gewonnen sind, aber noch keinen Umsatz bringen — verkauft, aber nicht umgesetzt.
Warum das zählt. Hier liegt fertiges Geld auf der Straße: Jeder Monat Verzögerung verschiebt Umsatz nach hinten.
Wenn es schlecht steht. Die ältesten zuerst umsetzen; ab 90 Tagen fragt man besser beim Kunden nach, ob die Zusage noch steht.
Angebote und Aufträge
Angebote sind mögliche Aufträge; die Quote zeigt über viele Monate, wie viel davon Wirklichkeit wird.
Warum das zählt. Der einzige Blick nach vorn: Der Umsatz von heute wurde vor Monaten angeboten.
Wenn es schlecht steht. Wenig Angebote heißt in einem halben Jahr wenig Umsatz — der Hebel liegt beim Vertrieb, nicht in der Werkstatt.
⚠️ Angebot und Auftrag desselben Monats gehören nicht zusammen. Als Trend über viele Monate trägt das Verhältnis, als Einzelmonatswert nicht.
Break-even einer Stelle
Der Punkt, ab dem eine neue Stelle mehr einbringt als sie kostet — je nach Rolle eine Auslastung, eine Zahl betreuter Arbeitsplätze oder Aufträge.
Warum das zählt. Vor dem Break-even kostet jede Einstellung Geld — das ist normal und planbar, wenn man die Schwelle kennt.
Wenn es schlecht steht. Liegt die Schwelle unrealistisch hoch, ist es die falsche Stelle oder der falsche Zuschnitt — nicht der falsche Mensch.
Amortisation
Der Monat, in dem eine neue Stelle ihre Anlaufverluste wieder eingespielt hat.
Warum das zählt. Einstellen ist eine Investition mit Vorlaufkosten. Wer den Zeitpunkt kennt, erschrickt nicht über die ersten Monate.
Wenn es schlecht steht. Dauert sie länger als geplant: Anlaufannahmen prüfen (Auslastung? Vertrieb?), bevor man an der Person zweifelt.
Arbeitgeber-Vollkosten
Was eine Stelle die Firma wirklich kostet: Bruttogehalt plus Sozialabgaben plus Arbeitsplatz. Rund ein Fünftel mehr als das Brutto.
Warum das zählt. Wer nur das Gehalt rechnet, unterschätzt jede Einstellung um Zehntausende im Jahr.
EOR (Employer of Record)
Ein Dienstleister stellt eine Person im Ausland formal an und „verleiht” sie exklusiv — die Firma führt, der Dienstleister verwaltet Vertrag, Lohn und Landesrecht.
Warum das zählt. Der Weg um den deutschen Fachkräftemangel herum: besetzbar in 2–3 Monaten statt in fast einem Jahr, gegen eine feste Monatsgebühr.
Wirkt ab
Der Monat, in dem eine heute begonnene Suche volle Leistung bringt: Suchdauer plus Einarbeitung.
Warum das zählt. Es ist die Zeile, an der die Standortwahl hängt. Der Kostenunterschied zwischen Hamburg und Ausland ist meist der kleinere.
Wenn es schlecht steht. Liegt der Monat hinter dem Punkt, an dem die Kapazität reißt, ist der Standort die falsche Frage — dann geht es um Preis oder Priorisierung.
Anlauf-Finanzbedarf
Das Geld, das eine neue Stelle bindet, bevor sie es zurückgibt — die tiefste Stelle ihrer Kostenkurve.
Warum das zählt. Wachstum frisst Kasse, bevor es sie füllt. Eine Stelle kann sich rechnen und trotzdem nicht durchzuhalten sein.
Wenn es schlecht steht. Später anfangen, kleiner anfangen oder eine Kreditlinie klären — bevor der erste Arbeitsvertrag unterschrieben ist.
Die Lücke
Was zwischen dem heutigen Ergebnis und dem Maßstab liegt, in Euro je Jahr. Der Maßstab ist der Branchen-Median — oder ein strengeres eigenes Ziel.
Warum das zählt. Sie macht aus „wir müssten besser werden” einen Betrag, den man auf Maßnahmen verteilen kann.
Wenn es schlecht steht. Solange etwas ungedeckt ist, ist der Plan nicht fertig. Die vier Hebel darunter zeigen, wo das Geld liegt.
Deckung der Lücke
Wie viel der Lücke durch Maßnahmen belegt ist, für die jemand einen Betrag und eine Messgröße eingetragen hat.
Warum das zählt. Ein Wachstumsplan, dessen Maßnahmen die Lücke nicht schließen, ist eine Absichtserklärung — und das merkt man ihm nicht an, solange niemand nachrechnet.
Wenn es schlecht steht. Fehlende Deckung heißt: Es fehlt eine Maßnahme, nicht ein höherer Betrag an einer bestehenden.
⚠️ Vorschläge des Sprachmodells zählen erst nach Bestätigung. Erledigte Maßnahmen zählen nicht mehr — ihre Wirkung steckt bereits im heutigen Ergebnis.
Eigenes Ziel
Ein Jahresumsatz, den sich die Firma selbst vornimmt, mit einem Datum. Der Branchen-Median bleibt daneben stehen.
Warum das zählt. „Elf Prozent wie die Branchenmitte” beantwortet, ob es gut läuft. Wohin diese Firma will, beantwortet es nicht.
Wenn es schlecht steht. Liegt der Kurs zurück, ist die Frage nicht das Ziel, sondern der Weg: Welche Maßnahme fehlt?
⚠️ Ein eigenes Ziel kann den Maßstab anheben, nie absenken. Sonst wäre ein Formular die bequemste Art, eine Lücke zu schließen.
Nachschau
Drei Monate nach dem Abhaken einer Maßnahme die Frage: Hat sie tatsächlich gewirkt?
Warum das zählt. Ein Register kennt sonst nur „erledigt”. Eine abgehakte Maßnahme ohne Wirkung ist der teuerste Eintrag darin — sie sieht aus wie Fortschritt.
Wenn es schlecht steht. Bei „wirkt nicht” fehlt die Wirkung in der Deckung: ersetzen oder nachschärfen.
⚠️ Die App beantwortet die Frage nicht selbst. Sie sorgt dafür, dass sie gestellt wird.
Unternehmenswert
Was eine Firma dieser Art beim Verkauf typischerweise einbringt — ausgedrückt als Vielfaches des EBITDA.
Warum das zählt. Es ist die Zahl hinter dem Hebel „wiederkehrender Umsatz”: Vertragsgeschäft hebt den Faktor stärker als jede andere Stellschraube.
⚠️ Eine Orientierung aus Branchenberichten, kein Gutachten. Der tatsächliche Preis hängt an Kundenbindung, Abhängigkeit vom Inhaber und der Verhandlung selbst.
Erzielter Stundensatz
Was eine für Kunden gearbeitete Stunde im Schnitt tatsächlich eingebracht hat — nicht der Listenpreis.
Warum das zählt. Zwischen Preisliste und erzieltem Satz liegen Rabatte, Pauschalen und verschenkte Stunden. Nur der erzielte Satz sagt, was ankommt.
Wenn es schlecht steht. Sinkt er, ist selten der Preis das Problem, sondern was daneben verschenkt wird: nicht gebuchte Zeit, Kulanz, unklare Pauschalen.
Personalkosten je Stunde
Die Personalkosten der Firma, geteilt durch die für Kunden gearbeiteten Stunden.
Warum das zählt. Zusammen mit dem erzielten Satz ergibt sich die Schere: Was von einer Stunde übrig bleibt, und ob dieser Rest wächst oder schrumpft.
Wenn es schlecht steht. Steigt sie schneller als der Preis, hilft kein Sparen an anderer Stelle — dann fehlt Preisdurchsetzung oder Auslastung.
⚠️ Eine Durchschnittsgröße über alle Abteilungen. Lohndaten je Abteilung gibt es nicht — für den Trend taugt sie, für einen Vergleich zwischen Abteilungen nicht.
Preis je betreutem Arbeitsplatz
Der wiederkehrende Umsatz, geteilt durch die Zahl der betreuten Arbeitsplätze.
Warum das zählt. Im Vertragsgeschäft ist er das, was der Stundensatz im Projektgeschäft ist: die Zahl, an der Preiserhöhungen sichtbar werden.
Wenn es schlecht steht. Steht er seit Jahren still, während die Löhne steigen, ist die Vertragsanpassung überfällig — sie wirkt erst zum nächsten Vertragsjahr.
Monatsreife („läuft noch”)
Ein Monat gilt erst am 10. des Folgemonats als vollständig, weil Rechnungen nachlaufen.
Warum das zählt. Ein halbfertiger Monat sieht immer schlechter (oder schiefer) aus als er ist. Yupana rechnet ihn deshalb in keinen Trend.
⚠️ Die Kennzeichnung beachten, nicht wegklicken.
Median und Quartil
Der Median ist die Mitte der Branche: die Hälfte liegt darüber, die Hälfte darunter. Das obere Viertel beginnt am oberen Quartil.
Warum das zählt. „Gut” ohne Maßstab ist ein Gefühl. Der Vergleich sagt, was erreichbar ist — Firmen im oberen Viertel schaffen die Werte dauerhaft.
Wenn es schlecht steht. Jede Vergleichszeile nennt Quelle, Stand und Güte. Einer Schätzung nie eine Entscheidung anvertrauen.
Freigabe-Quote
Wie viel eures Geldes jemand ausdrücklich in Ordnung befunden hat — bezogen auf die Buchungen im Eingang, nicht auf Befunde.
Warum das zählt. Eine Buchung ohne Freigabe ist keine Fehlbuchung, aber auch keine geprüfte. Bei einer Betriebsprüfung oder einem Gesellschafterwechsel zählt der Unterschied.
Wenn es schlecht steht. Den Eingang durchgehen und die großen Posten zuerst freigeben. Für wiederkehrende Beträge eine Regel setzen, statt jeden Monat dieselbe Lastschrift zu bestätigen.
⚠️ Nicht zu verwechseln mit dem Anteil bestätigter Befunde. Die Freigabe urteilt über eine Ausgabe, der Daumen über einen Detektor.
Anteil bestätigter Befunde
Wie oft ein Detektor recht hatte — gemessen an den Befunden, die jemand mit „Stimmt das?” beurteilt hat.
Warum das zählt. Er entscheidet, ob ein Detektor scharf geschaltet wird. Ein Detektor, der zu oft danebenliegt, erzeugt Meldungen, die niemand mehr liest — und dann geht auch die richtige unter.
Wenn es schlecht steht. Die Schwelle des Detektors anheben oder ihn im Testbetrieb lassen. Abschalten geht auch, verlangt aber eine Begründung fürs Protokoll.
⚠️ Unter fünf Urteilen ist die Zahl eine Zufallsgröße: Ein einzelnes bestätigtes Urteil ergibt rechnerisch 100 % und sagt gar nichts. Deshalb erscheint sie erst ab fünf Urteilen — darunter steht, wie viele noch fehlen.
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Zuletzt geändert: 29. August 2026
