Fördermittel

Wofür diese Seite da ist

Eine Förderung bringt Geld – wenn Sie es rechtzeitig abrufen, die Fristen halten und am Ende belegen, wofür es ausgegeben wurde. Auf dieser Seite erfassen Sie jedes Förderprojekt einmal: Bescheid, Kostenplan, Abrufe. Yupana rechnet dann aus Ihren gebuchten Kosten, was Ihnen zusteht, was Sie jetzt abrufen können und welche Frist als Nächstes kommt.

Jeder Abruf erscheint als Zufluss in Ihrer Plan-Liquidität, ein Zuschuss als Ertrag im Plan-Ergebnis. So sehen Sie, wie die Förderung Ihr Konto und Ihr Ergebnis bewegt – Monat für Monat.

Was Sie sehen

Oben vier Karten für alle Projekte zusammen: Bewilligt, Erhalten, Jetzt abrufbar und Beantragt.

Darunter eine Karte je Projekt mit Programm und Fördergeber, Stand, Zeitraum, Quote, erhaltenem Geld gegen die Höchstsumme, dem abrufbaren Betrag mit Abruf anlegen und der nächsten Frist. Ist ein Projekt eine De-minimis-Beihilfe, zeigt die Übersicht zusätzlich, wie viel Ihrer Höchstgrenze belegt ist.

Ein Förderprojekt anlegen

Förderprojekt anlegen führt in fünf Schritten durch Ihren Bescheid:

1. Worum geht es? Name, Programm, Fördergeber, Aktenzeichen, Art (Projekt, Investition, Personal, Sonstige), Stand und Zeitraum – aus dem Bescheid oder, solange er aussteht, aus dem Antrag.
2. Wie wird gefördert? Die Finanzierungsart – Anteil, Festbetrag, Fehlbedarf oder Vollfinanzierung –, Quote und Höchstbetrag und die Nebenbestimmungen, auf die der Bescheid verweist.
3. Wofür ist das Geld? Die Positionen des Kostenplans mit ihren Ansätzen.
4. Wo stehen die Kosten in Ihrer Buchhaltung? Die Kostenstelle des Projekts oder die Konten je Position.
5. Wann rufen Sie Geld ab? Geplante Abrufe – sie fließen sofort in Ihre Plan-Liquidität.

Pflicht ist nur der Name; alles andere ergänzen Sie später.

Die Projektseite: Überblick

Ein Klick auf eine Projektkarte öffnet das Projekt mit sechs Reitern: Überblick, Kostenplan, Abrufe, Fristen, Nachweis und Einstellungen.

Der Überblick zeigt vier Kacheln: Zuwendung bisher, Jetzt abrufbar, Ausschöpfung und Nächste Frist. Die Ausschöpfung rechnet Ihre Kosten bis heute plus den Kostenplan der übrigen Monate gegen die förderfähigen Kosten laut Bescheid. Das Diagramm zeigt die förderfähigen Kosten aufsummiert seit Projektbeginn gegen den Kostenplan; darunter steht jede Position mit Ist, Hochrechnung und Bewertung.

Kostenplan und Zuordnung

Im Reiter Kostenplan tragen Sie die Positionen aus dem Bescheid mit ihren Ansätzen ein. Eine Pauschale schlägt einen Prozentsatz auf die Positionen auf, die Sie auswählen – etwa eine Gemeinkostenpauschale auf das Personal.

Unter Zuordnung legen Sie fest, woher die Ist-Kosten kommen: die Kostenstelle des Projekts und je Position Konten oder eine ganze Zeile der BWA. Hat das Projekt eine Kostenstelle, zählen nur Buchungen darauf; die Konten bestimmen dann, welche Position sie trägt.

Abrufe: was Sie jetzt abrufen können

Der Abruf-Rechner zeigt den Betrag, der Ihnen jetzt zusteht, mit dem Rechenweg zum Aufklappen:

• Erstattungsverfahren: der Förderanteil Ihrer gebuchten Kosten,
• Vorschuss: zusätzlich der Bedarf der nächsten Wochen aus dem Kostenplan,

jeweils abzüglich dessen, was Sie schon angefordert haben. Jeder Abruf hat einen Stand: geplant, angefordert, eingegangen. Geplante Abrufe stehen im gewählten Monat in der Plan-Liquidität, eingegangene zum Eingangsdatum – und erst eingegangene zählen als erhalten.

Fristen aus den Nebenbestimmungen

Aus den Nebenbestimmungen, die Ihr Bescheid nennt, legt Yupana Zwischen- und Verwendungsnachweis selbst an – jeweils mit Fundstelle und dem Zusatz „maßgeblich ist Ihr Bescheid“. Zwei Beispiele aus den ANBest-P:

• Zwischennachweis: Läuft das Vorhaben über das Jahresende hinaus, ist innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des Jahres ein Zwischennachweis fällig (ANBest-P Nr. 6.1 Satz 2).
• Verwendungsnachweis: innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens mit Ablauf des sechsten Monats nach dem Bewilligungszeitraum (ANBest-P Nr. 6.1 Satz 1).

Weicht Ihr Bescheid ab, tragen Sie eine eigene Frist ein; sie ersetzt die Frist derselben Art. Offene Fristen der nächsten 30 Tage stehen auch unter Zu tun.

Den Nachweis vorbereiten

Der Reiter Nachweis stellt den zahlenmäßigen Teil Ihres Nachweises zusammen. Sie wählen den Zeitraum – Gesamt oder ein Kalenderjahr – und sehen je Position Ansatz, Ist im Zeitraum, Ist kumuliert, Abweichung und Prozent. Darunter steht die Finanzierung: erhaltene Zuwendung, Drittmittel und Eigenmittel gegen die Ausgaben, mit der Prüfzeile Finanzierung deckt Ausgaben.

Exportieren liefert Excel, PDF oder CSV. In der Excel-Datei rechnen Summen und Prüfzeile mit, wenn Sie einen Wert ändern. Am Fuß steht „Vorbereitet mit Yupana – maßgeblich sind Bescheid und Formular des Fördergebers“: Die Zahlen übertragen Sie in das Formular Ihres Fördergebers, etwa in easy-Online oder ein Landesportal.

Die Belegliste schalten Sie unter Einstellungen mit Belegliste aus dem Buchungsstapel führen ein. Dann speichert Yupana zu Buchungen auf der Kostenstelle des Projekts Datum, Belegnummer, Konto, Betrag und Buchungstext; Personalkosten erscheinen nur als Monatssumme. Die Liste steht im Nachweis und als eigenes Blatt in der Excel-Datei. Sie wirkt ab dem nächsten Import; Ausschalten löscht die gespeicherten Zeilen.

Einstellungen des Projekts

Unter Einstellungen ändern Sie Bescheid und Finanzierung – dieselben Felder wie bei der Anlage. Nach dem Speichern gleicht Yupana die Fristen an den neuen Bewilligungszeitraum an. Hier liegt auch der Schalter für die Belegliste, und ganz unten löschen Sie das Projekt mit Kostenplan, Abrufen und Fristen.

Woher die Zahlen kommen

• Bescheid, Kostenplan, Abrufe – aus Ihren Eingaben im Projekt.
• Ist-Kosten – aus Ihren Buchungsstapeln und Summen- und Saldenlisten, gefiltert auf die Kostenstelle bzw. die Konten des Projekts, nur im Bewilligungszeitraum.
• Zuwendungsanspruch – Ist-Kosten mal Quote bei der Anteilfinanzierung, höchstens bis zum Höchstbetrag; beim Festbetrag der Betrag selbst.
• Im Plan – geplante Abrufe als Zufluss in der Plan-Liquidität, Zuschüsse zu Kosten als Ertrag im Plan-Ergebnis. Einen Investitionszuschuss verbuchen Sie wahlweise als Ertrag über die Nutzungsdauer oder als Minderung der Anschaffungskosten der verknüpften Investition.
• De-minimis – die Übersicht summiert alle Projekte mit De-minimis-Haken der letzten drei Jahre gegen die Höchstgrenze von 300.000 € je Unternehmen (Art. 3 Abs. 2 VO (EU) 2023/2831).

Was Sie damit tun

1. Bescheid erfassen, sobald er da ist – bei einem Antrag schon vorher mit dem Stand „Beantragt“.
2. Kosten zuordnen: am einfachsten über eine eigene Kostenstelle für das Projekt, die Ihre Kanzlei mitbucht.
3. Monatlich abrufen: Der Rechner zeigt den Betrag; Abruf anlegen, Stand auf „angefordert“, bei Geldeingang auf „eingegangen“.
4. Fristen abhaken, wenn ein Nachweis abgegeben ist.
5. Nachweis vorbereiten: Zeitraum wählen, Excel exportieren, Zahlen ins Formular des Fördergebers übertragen.

Fallen

⚠️ Fristen sind Standardwerte. Jede abgeleitete Frist nennt ihre Fundstelle in den Nebenbestimmungen – maßgeblich ist Ihr Bescheid. Weicht er ab, tragen Sie die Frist von Hand ein.

⚠️ Über dem Kostenplan heißt nicht gefördert. Die Hochrechnung zeigt Kosten über dem Ansatz; ob sie förderfähig sind, entscheidet der Bescheid. Nach den ANBest-P dürfen Einzelansätze um bis zu 20 % überschritten werden, wenn Sie das bei anderen Ansätzen einsparen (Nr. 1.2).

⚠️ Ohne Kostenstelle oder Konten bleibt das Ist leer. Dann steht oben auf der Projektseite ein Hinweis mit dem Weg zum Kostenplan.

⚠️ Abgerufenes Geld hat eine Verbrauchsfrist. Nach den ANBest-P sollen abgerufene Mittel innerhalb von sechs Wochen nach Auszahlung für fällige Zahlungen verbraucht sein (Nr. 8.5) – deshalb rechnet der Vorschuss nur mit dem Bedarf der nächsten Wochen.

Verwandt

• Fördermittel verwalten – die Funktion im Überblick, mit Aufnahmen
• Kostenstellen – die Kostenstelle des Projekts
• DATEV-Buchungsstapel – woher die gebuchten Kosten kommen
• Liquiditätsprognose – Abrufe als Zufluss
• Investitionen – Investitionszuschuss an der Anschaffung
• Finanzierungen – Darlehen neben der Förderung

Quellen

• ANBest-P, Anlage 2 zur VV Nr. 5.1 zu § 44 BHO (Bundesverwaltungsamt) — abgerufen am 13.10.2026
• Verordnung (EU) 2023/2831 über De-minimis-Beihilfen (EUR-Lex) — abgerufen am 13.10.2026