Erste Schritte

Yupana beginnt mit 14 Tagen Test mit euren eigenen Zahlen — kostenlos, und der Test endet von selbst. Diese Seite führt vom Registrieren bis zum ersten Monat. Was nach den 14 Tagen passiert, steht unter Abrechnung.

1. Registrieren

Der Knopf 14 Tage kostenlos testen führt auf die Anmeldung. Dort gibt es zwei Wege:

• Weiter mit E-Mail — du trägst deine Adresse ein und bekommst einen Anmeldelink. Ein Klick darauf, und du bist drin.
• Mit Microsoft fortfahren — über das Microsoft-365-Konto eures Unternehmens. Microsoft fragt beim ersten Mal nach der Zustimmung; Yupana liest Profil und Lizenzen.

Mit dem Registrieren nimmst du AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag an — ab der ersten Datei liegen echte Finanzzahlen bei uns, und dafür braucht es den AVV. Yupana legt dabei eine echte, leere Firma an. Was du ab jetzt siehst, sind eure Zahlen.

2. Der Assistent: vier Schritte

Nach der Anmeldung öffnet sich der Einrichtungs-Assistent. Oben steht, wo du bist; oben rechts führt Später einrichten auf die Übersicht, der Stand bleibt erhalten, und beim nächsten Mal geht es beim ersten offenen Schritt weiter.

① Firma

Drei Felder: Firmenname (vorbelegt, wo er sich aus eurer Website lesen lässt), Branche und Beginn des Geschäftsjahrs. Die Branche lässt sich mit dem Alltagswort suchen — „Elektriker“ findet die Elektroinstallation. Sie ist wichtig, weil jede Kennzahl später gegen den Median eurer Branche und Größenklasse gelesen wird.

② Zahlen

Drei Wege, von denen einer reicht:

• Datei aus DATEV ablegen — Summen- und Saldenliste oder BWA. Eine Jahresdatei gibt zwölf Monate auf einmal. Wo die Datei liegt, steht unter BWA importieren.
• Kanzlei schickt sie — ihr tragt die Mailadresse eurer Kanzlei ein, sie bekommt einen Link, legt die Datei ab — eure Auswertung sehen nur ihr.
• Kontoauszug ablegen — die CAMT-Datei aus dem Onlinebanking. Sie zeigt, wohin das Geld fließt, und füllt Liquidität, Verträge und Ausgaben.

Beide Dateien nacheinander gehen auch. Wer vorher die BWA-Sofort-Analyse benutzt hat, wird gefragt, ob die Datei von dort übernommen werden soll — ein Klick genügt. Hakt es: Hilfe beim Einrichten? 15 Minuten mit uns steht unter den drei Wegen.

③ Das steht in euren Zahlen

Sobald die Datei gelesen ist, zeigt Yupana auf einer Seite, was drinsteht: das Ergebnis des Zeitraums mit einem Vergleich, bis zu drei Befunde nach Betrag sortiert, eine Kennzahl gegen eure Branche und — wenn eine Regel greift — den Engpass in einem Satz. Jeder Befund führt an die Stelle in der App, aus der er stammt. Ist alles unauffällig, steht genau das da. Die Seite lässt sich auf eine A4-Seite drucken.

④ Team

Wer arbeitet mit? Eine Mailadresse je Zeile, die Rolle daneben. Nutzer sind schon im Kern unbegrenzt — jede Person bekommt ihren eigenen Zugang. Der Schritt lässt sich überspringen.

3. Die ersten Tage

Auf der Übersicht steht bis zum Ende der Einrichtung die Karte Erste Schritte mit fünf Punkten: Firma bestätigt, erste Zahlen, Kontoauszug, Branche, jemand eingeladen. Der nächste offene Punkt hat einen Knopf.

Oben rechts zeigt Yupana, wie viele Testtage noch bleiben. Im Test ist alles offen, auch jedes Modul, im Menü als Modul markiert — genau so seht ihr, was Yupana mit euren Zahlen kann. Wer an Tag 12 noch auf die eigenen Zahlen wartet, verlängert den Test mit einem Klick einmal um eine Woche.

Das Menü hat sechs Bereiche, je eine Frage: Übersicht (Wie steht’s?), Zu tun (Was wartet auf mich?), Zahlen (Wie lief es, und was besitzen wir?), Liquidität (Was kommt?), Wachstum (Was bringt uns weiter?) und Ausgaben (Wohin fließt das Geld?). Die Tiefe steckt in den Reitern jedes Bereichs; mit ⌘K (Windows: Strg+K) findest du jede Ansicht über ihren Namen.

4. Den ersten Monat aufräumen

Das gilt für den Kontoauszug. Nach dem ersten Einlesen ist Zu tun → Klären voll — das ist normal. Der schnellste Weg:

1. Nach Empfänger sortieren. Was zehnmal vorkommt, einmal entscheiden: Kategorie und verantwortliche Person setzen. Yupana überträgt das auf alle Buchungen desselben Empfängers.
2. Regeln anlegen, wo sich etwas jeden Monat wiederholt („Hosting unter 500 € — verantwortlich: die Technik“). Sie liegen unter Einstellungen → Kategorien & Regeln.
3. Erst danach in Zu tun → Hinweise schauen. Auffälligkeiten auf unsortierten Daten sind Rauschen.

Realistisch sind das 30 bis 60 Minuten für den ersten Monat. Danach sind es Minuten pro Woche.

⚠️ Die Datei aus der Kanzlei ist sofort fertig. BWA und Summen- und Saldenliste sind schon gebucht; der Bereich Zahlen steht sofort. Aufräumen heißt hier nur: den Wertenachweis mitschicken lassen, wenn der Drilldown fehlt.

Wenn es täglich laufen soll

Einmal im Monat einen Kontoauszug unter Einstellungen → Datenquellen → Kontoumsätze hochzuladen reicht für den Anfang — direkt im Browser. Soll die Liquidität tagesaktuell sein, legt ein kleiner Dienst in eurem Netz die Dateien selbsttätig ab: die Bridge. Einrichtung: rund 15 Minuten.

So sieht es danach aus

Von hier aus führen drei Wege weiter: Zu tun → Hinweise zeigt, was auffällt, Zu tun → Klären wartet auf Freigaben, und der Bereich Zahlen erklärt den Monat in ganzen Sätzen.