Erste Schritte — Docs

1. Anmelden

Der Zugang läuft über den Microsoft-365-Account deines Unternehmens. Beim ersten Login fragt Microsoft nach der Zustimmung — Yupana bekommt ausschließlich Leserechte auf Profil und Lizenzen.

Wer keine Microsoft-Umgebung hat, bekommt einen Anmeldelink per E-Mail.

2. Die erste BWA hochladen

Das ist der schnellste Weg zu einem Ergebnis, weil nichts installiert werden muss.

BWA → Import öffnen
Die PDF-Datei deines Steuerberaters hineinziehen
Warten, bis der Import durch ist (wenige Sekunden je Auswertung)

Yupana erkennt selbst, worum es sich handelt: Kurzfristige Erfolgsrechnung, Jahresübersicht, Vorjahresvergleich, Wertenachweis oder Summen-/Saldenliste. Sammel-PDFs mit mehreren Auswertungen werden zerlegt.

Danach steht unter BWA → Report die erste Auswertung, und der Monatsbrief lässt sich erzeugen.

Läuft der Import auf einen Fehler, zeigt der Bildschirm die betroffene Seite und die Zeile, an der es hakt. Schick uns die Datei — jedes unbekannte Layout wird aufgenommen.

3. Konten anbinden

Für die Ausgabenseite braucht Yupana Kontobewegungen im Format CAMT.053. Dafür läuft ein kleiner Dienst auf einem Rechner in eurem Netz: die Bridge. Einrichtung: rund 15 Minuten.

4. Den ersten Monat aufräumen

Nach dem ersten Import ist die Inbox voll — das ist normal. Der schnellste Weg:

Nach Empfänger sortieren. Was zehnmal vorkommt, einmal entscheiden: Kategorie und verantwortliche Person setzen. Yupana überträgt das auf alle Buchungen desselben Empfängers.
Regeln anlegen, wo sich etwas jeden Monat wiederholt („Hetzner unter 500 € — Owner Philip”).
Erst danach in „Aufgedeckt” schauen. Anomalien auf unsortierten Daten sind Rauschen.

Realistisch sind das 30 bis 60 Minuten für den ersten Monat. Danach sind es Minuten pro Woche.