Erste Schritte

1. Anmelden

Zwei Wege, beide auf app.yupana.de:

• Mit Microsoft anmelden — über den Microsoft-365-Account deines Unternehmens. Beim ersten Login fragt Microsoft nach der Zustimmung; Yupana bekommt ausschließlich Leserechte auf Profil und Lizenzen.
• Anmeldelink per E-Mail — für alle ohne Microsoft-Umgebung. Du bekommst eine Mail mit einem Knopf, der Link gilt 15 Minuten.

Wer sich mit einer Firmenmailadresse selbst anmeldet und noch keinen Vertrag hat, landet in einer Demo-Firma: Nordlicht Elektrotechnik, ein erfundener Handwerksbetrieb mit echten Mustern. Sieben Tage lang lässt sich daran alles ausprobieren — freigeben, kündigen, den Monatsbrief lesen. Eigene Daten kommen erst mit dem Abo hinein.

2. Die erste BWA hochladen

Das ist der schnellste Weg zu einem Ergebnis, weil nichts installiert werden muss.

1. BWA → Import öffnen
2. Die PDF-Datei deines Steuerberaters hineinziehen
3. Warten, bis der Import durch ist (wenige Sekunden je Auswertung)

Yupana erkennt selbst, worum es sich handelt: Kurzfristige Erfolgsrechnung, Jahresübersicht, Vorjahresvergleich, Wertenachweis oder Summen-/Saldenliste. Sammel-PDFs mit mehreren Auswertungen werden zerlegt.

Danach steht unter BWA → Report die erste Auswertung, und der Monatsbrief lässt sich erzeugen.

Läuft der Import auf einen Fehler, zeigt der Bildschirm die betroffene Seite und die Zeile, an der es hakt. Schick uns die Datei — jedes unbekannte Layout wird aufgenommen.

3. Konten anbinden

Für die Ausgabenseite braucht Yupana Kontobewegungen im Format CAMT.053 — das ist die Datei, die jedes deutsche Onlinebanking als Umsatzexport anbietet. Es gibt zwei Wege dorthin, und der erste braucht nichts weiter als einen Browser:

Der Weg über die Datei (empfohlen für den Anfang). CAMT-Datei im Onlinebanking herunterladen und unter Einstellungen → Bank hochladen. Kein Dienst, keine Installation, keine Zugangsdaten, die jemand herausgeben muss. Wer einmal im Monat exportiert, hat damit alles, was die Ausgabenseite braucht — und kann in zehn Minuten entscheiden, ob sich der zweite Weg lohnt.

Der Weg über die Bridge (wenn es täglich laufen soll). Ein kleiner Dienst auf einem Rechner in eurem Netz legt die Dateien selbsttätig ab: die Bridge. Einrichtung: rund 15 Minuten. Sinnvoll, sobald der Cash-Radar tagesaktuell sein soll.

⚠️ Der Upload kam am 24.08.2026 dazu, diese Anleitung nannte ihn bis zum 06.09.2026 nicht. Wer sie las, hielt die Installation eines Dienstes für die einzige Möglichkeit — und schob den ganzen Schritt auf, weil dafür ein Termin mit der IT nötig schien.

4. Den ersten Monat aufräumen

Nach dem ersten Import ist die Inbox voll — das ist normal. Der schnellste Weg:

1. Nach Empfänger sortieren. Was zehnmal vorkommt, einmal entscheiden: Kategorie und verantwortliche Person setzen. Yupana überträgt das auf alle Buchungen desselben Empfängers.
2. Regeln anlegen, wo sich etwas jeden Monat wiederholt („Hosting unter 500 € — verantwortlich: die Technik“).
3. Erst danach in „Aufgedeckt“ schauen. Anomalien auf unsortierten Daten sind Rauschen.

Realistisch sind das 30 bis 60 Minuten für den ersten Monat. Danach sind es Minuten pro Woche.

So sieht es danach aus

Von hier aus führen drei Wege weiter: Aufgedeckt zeigt, was auffällt, die Inbox wartet auf Freigaben, und die BWA erklärt den Monat in ganzen Sätzen.