Kostenloses Werkzeug
Was steht in dieser XRechnung?
Datei auswählen — und Sie sehen die Rechnung im Klartext, das Format, das Profil, die Pflichtangaben und ob die Summen aufgehen. Alles läuft in Ihrem Browser: Die Datei bleibt auf Ihrem Rechner.
Rechnungsdatei hier ablegen
XML (XRechnung, UBL, CII) oder PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD, Factur-X). Die Datei bleibt auf Ihrem Rechner — der Browser liest sie selbst.
Läuft vollständig lokal in Ihrem Browser — prüfen Sie es gern mit deaktiviertem Netz nach.
Die Rechnung im Klartext
Pflichtangaben
Die Kernliste nach EN 16931, jede mit ihrer BT-Nummer.
Gehen die Summen auf?
Gerechnet wird in ganzen Cent, nicht in Fließkommazahlen.
So prüft dieses Werkzeug
Es prüft Struktur, Pflichtangaben und Rechenwege mit ausgewählten Prüfungen — als schnelle Vorprüfung. Die vollständige Konformitätsprüfung nach EN 16931 mit allen Schematron-Regelwerken leistet der Validator der KoSIT; wenn es verbindlich sein muss, ist er der Maßstab.
Die Profile — und welche davon keine Rechnung sind
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, und zwei davon genügen der Norm EN 16931 nicht: MINIMUM und BASIC WL. Sie sind als Buchungshilfe gedacht und enthalten keine vollständigen Rechnungsangaben — wer eine solche Datei erhält und als Rechnung ablegt, hat keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
| Profil | Genügt EN 16931? | Was drinsteckt |
|---|---|---|
| ZUGFeRD BASIC WL | Nein | Enthält nur Kopf- und Summendaten, keine Rechnungspositionen. Ist als Buchungshilfe gedacht und genügt der Norm nicht — als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG taugt es nicht. |
| ZUGFeRD MINIMUM | Nein | Der kleinste Umfang: im Kern nur der Rechnungsbetrag. Ausdrücklich als Buchungshilfe gedacht und keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG. |
| XRechnung | Ja | Die deutsche Ausprägung der Norm, herausgegeben von der KoSIT. Pflichtformat gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes; dort ist zusätzlich die Leitweg-ID nötig. |
| ZUGFeRD EXTENDED | Ja | Erweitert die Norm um zusätzliche Felder, etwa für Branchenprozesse. Geht über EN 16931 hinaus und erfüllt sie. |
| ZUGFeRD BASIC | Ja | Der normkonforme Grundumfang mit Positionen. Erfüllt EN 16931. |
| EN 16931 (COMFORT) | Ja | Der volle Umfang der europäischen Norm. Erfüllt die Anforderungen des § 14 UStG. |
Die Tabelle lässt sich seitlich schieben.
Was gilt — mit Fundstelle
Eine E-Rechnung ist nur das strukturierte Format
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird — etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung; sie braucht die Zustimmung des Empfängers.
Empfangen können muss jeder — seit dem 01.01.2025
Jeder inländische Unternehmer muss die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen, ausdrücklich auch der Kleinunternehmer. Dafür gibt es keine Übergangsfrist. Ein normales E-Mail-Postfach genügt; ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Wer nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung.
BMF-Schreiben vom 15.10.2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243
Ausstellen ist gestaffelt: 2026, 2027, 2028
Bis zum 31.12.2026 darf jeder noch auf Papier oder in einem beliebigen elektronischen Format abrechnen. Bis zum 31.12.2027 gilt das nur noch für Unternehmer mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr. Ab dem 01.01.2028 ist die E-Rechnung im B2B ausnahmslos Pflicht.
Drei dauerhafte Ausnahmen vom Ausstellen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden — auf Papier oder als PDF. Die Empfangspflicht bleibt davon unberührt.
§ 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2, § 34a Satz 4 UStDV; BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rz. 22
Aufbewahrt wird der XML-Teil
Bei einer E-Rechnung genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Den menschenlesbaren PDF-Teil einer hybriden Rechnung muss man nur zusätzlich aufbewahren, wenn er abweichende oder zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält. Ein Ausdruck ersetzt die XML-Datei nicht.
Buchungsbelege: acht Jahre, nicht zehn
Buchungsbelege — dazu gehören Rechnungen — müssen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen bleibt es bei zehn Jahren.
Zwei Sätze, die überall stehen und falsch sind
-
Für den Empfang gilt eine Übergangsfrist bis 2026 oder 2027.
Nein. Die Staffelung in § 27 Abs. 38 UStG betrifft nur das Ausstellen. Empfangen können muss jeder inländische Unternehmer seit dem 01.01.2025 — ohne Übergangsfrist.
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Kleinunternehmer sind von der E-Rechnung ausgenommen.
Nur halb. Kleinunternehmer dürfen dauerhaft eine sonstige Rechnung ausstellen. Empfangen können müssen sie trotzdem — das steht ausdrücklich im BMF-Schreiben vom 15.10.2025.
Und danach?
Eine einzelne Rechnung lesbar zu machen ist das eine. Was alle Rechnungen zusammen im Monat bewirken, zeigt Yupana Controlling. Wer erst einmal die eigene BWA verstehen will, findet sie in der BWA-Werkbank Zeile für Zeile erklärt.