Was Yupana zeigt, wenn es eine Datei nicht einliest – und was Sie dann tun. Jede Meldung mit dem nächsten Schritt und drei Wegen zur Hilfe.

Yupana liest jede Datei, bevor es etwas speichert. Passt sie nicht, steht darunter ein Satz, was los ist, und ein Satz, was zu tun ist. Gespeichert wird in diesem Fall nichts – Sie können ohne Folgen eine andere Datei nehmen.

Die drei Wege zur Hilfe

Unter den meisten Meldungen stehen drei Verweise:

Anleitung für … – erkennt Yupana das Programm, aus dem die Datei stammt, führt der Verweis zur passenden Export-Anleitung. Sonst heißt er Welche Datei passt und führt zu BWA und SuSa hochladen.
Hilfe anfordern – öffnet das Rückmeldefenster mit einer vorbereiteten Nachricht: Dateiname und vermutetes Programm. Die Datei selbst geht nicht mit, Ihre Zahlen bleiben bei Ihnen. Wir antworten, welcher Export passt, und nehmen ein neues Layout bei Bedarf auf.
15 Minuten mit uns – ein kurzer Termin, in dem wir den Export gemeinsam finden.

Im Einrichtungs-Assistenten steht daneben der Knopf Andere Datei wählen.

Die Meldungen im Einzelnen

„Diese Datei kennt Yupana noch nicht.“

Die Datei hat ein Layout, das Yupana nicht zuordnen kann – etwa ein eigener Bericht statt der Standard-Saldenliste oder ein Programm, für das es noch keine Erkennung gibt.

Erkennt Yupana das Programm, steht dabei „Sie stammt vermutlich aus …“ und der Verweis auf die passende Anleitung.
Sonst gilt: Am sichersten ist die Summen- und Saldenliste als CSV oder Excel oder die BWA als PDF.
Was Yupana in der Datei gesehen hat, steht klein darunter hinter „Gelesen:“.

Ist es ein gültiger Export Ihres Programms, nutzen Sie Hilfe anfordern – dann ergänzt Yupana das Format.

„Das PDF hat keine Textebene — vermutlich ein Scan.“

Ein eingescanntes oder abfotografiertes Blatt enthält nur ein Bild. Exportieren Sie die Auswertung direkt aus dem Buchhaltungsprogramm als PDF oder nehmen Sie die Summen- und Saldenliste als CSV oder Excel.

„Das ist der Wertenachweis zur BWA …“

Die Datei enthält nur die Kontenliste, die zur BWA gehört, ohne die Auswertung selbst. Laden Sie die BWA als PDF – Vorjahresvergleich oder Kurzfristige Erfolgsrechnung – oder die Summen- und Saldenliste als CSV oder Excel.

„Das ist die Spaltenvorlage für ADDISON …“

Eine XML-Datei mit einer Spaltenvorlage beschreibt nur, wie ADDISON die Saldenliste exportieren soll – Zahlen stehen noch nicht darin. Exportieren Sie mit der Vorlage in ADDISON die Summen- und Saldenliste als CSV oder Excel und legen Sie diese Datei ab. Der Weg steht unter Datenexport aus ADDISON.

„In der Datei steht kein Zeitraum …“

Ohne Monat lässt sich die Liste nicht einordnen. Exportieren Sie sie mit dem Kopf über der Tabelle, in dem „Zeitraum“ oder „Monat“ steht, und laden Sie sie erneut hoch.

„Welchen Kontenrahmen nutzt Ihre Buchhaltung?“

Die Saldenliste ist eingelesen, aber Yupana hat den Kontenrahmen an den Konten nicht erkannt. Wählen Sie SKR 03 oder SKR 04 – Yupana speichert die Angabe an der Firma und rechnet die BWA aus Ihrer Saldenliste. Ihre Kanzlei weiß, welcher Rahmen gilt. Ändern lässt er sich jederzeit unter Einstellungen → Firmen.

„Das ist ein DATEV-Export vom Typ „Buchungsstapel“ …“

Dateien im DATEV-Format beginnen mit EXTF oder DTVF. Sie enthalten Buchungen, Kontenbeschriftungen oder Stammdaten – Kontensalden stehen darin nicht. Für Yupana brauchen Sie die Summen- und Saldenliste als eigenen Export. Viele Programme bieten beides an; die Anleitungen zeigen jeweils den richtigen Menüpunkt.

„Das ist ein Kontoauszug, keine Datei aus der Buchhaltung.“

Eine CAMT-Datei (XML) aus dem Online-Banking gehört zu den Kontoumsätzen. Legen Sie sie unter Einstellungen → Datenquellen → Kontoumsätze ab; im Datei-Einlesen für BWA und Saldenliste gehören eine Summen- und Saldenliste oder eine BWA hin.

„Die Datei endet … — erwartet war …“

Erwartet ist das laufende oder das letzte Jahr. Wenn Sie bewusst ein älteres Jahr ansehen, wählen Sie im Assistenten Trotzdem einlesen. Sonst nehmen Sie die aktuelle Datei. Wie Sie mehrere Jahre nacheinander einlesen, steht unter Mehrere Jahre einlesen.

„Die Datei ist leer.“

Beim Speichern ist vermutlich etwas abgebrochen. Exportieren Sie die Datei noch einmal.

Weitere Meldungen auf einen Blick

Meldung beginnt mit	Was Sie tun
„Das alte Excel-Format (.xls) liest Yupana nicht.“	In Excel als „Excel-Arbeitsmappe (.xlsx)“ oder als CSV speichern – siehe Excel-Dateien einlesen.
„In der Kopfzeile fehlt die Spalte …“	Den Standard-Export der Summen- und Saldenliste nehmen, ohne Spalten zu löschen.
„Die Umlaute in der Datei sind bereits kaputt umgewandelt worden …“	Den Export unverändert ablegen, ohne ihn vorher in Excel zu öffnen und neu zu speichern.
„Die Datei ist nicht semikolon-getrennt …“	Die Datei unverändert weitergeben oder beim Export das Standardformat wählen.
„Bei … Konten passt der ausgewiesene Saldo nicht …“	Den Standard-Export nehmen. Yupana hält hier an, damit keine falschen Salden in die Kennzahlen kommen.

Fallen

⚠️ Eine Datei, die Excel neu gespeichert hat, ist eine andere Datei. Den Export aus dem Buchhaltungsprogramm legen Sie am besten unverändert ab — so bleiben Umlaute, Trennzeichen und Salden, wie das Programm sie geschrieben hat.

Wenn eine Datei nicht passt