Mehrere Jahre einlesen

Wofür

Jede Zahl wird erst mit ihrem Vergleich aussagekräftig: gegen den Vorjahresmonat, gegen die übliche Saison, gegen den Trend. Dafür braucht Yupana Historie. Die Seite Datei einlesen empfiehlt deshalb, zwei bis fünf Jahre einzulesen — und mit der Jahresdatei ist jedes Jahr ein einziger Upload.

Was Sie sehen

Auf der Seite Datei einlesen (Einstellungen → Datenquellen) steht unter dem Ablagefeld die Empfehlung „zwei bis fünf Jahre einlesen“ mit dem aktuellen Stand. Sobald genug Jahre vorliegen, bestätigt sie, dass Vorjahresvergleich, Saisonkurve und Trend mit echten Werten rechnen.

Darunter zeigt die Abdeckung ein Raster mit einer Zeile je Jahr und einem Feld je Monat. So sehen Sie nach dem Hochladen sofort, welche Monate vollständig da sind und wo noch einer fehlt.

Woher die Zahlen kommen

Aus der Summen- und Saldenliste als Jahresdatei. Sie enthält je Konto den Eröffnungswert und zwölf Monatswerte — ein Geschäftsjahr in einer Datei. Yupana erkennt sie von selbst. Drei Formen werden gelesen:

• DATEV „SUSA Jahresübersicht“ als CSV — wie Ihre Kanzlei sie erzeugt, steht unter Datenexport aus DATEV.
• Jahresdateien anderer Programme mit zwölf Monatsspalten, etwa als Excel — siehe Excel.
• Companyon-Jahresdatei — wer von Companyon kommt, nimmt seine Daten in einem Zug mit.

Aus den zwölf Monatswerten rechnet Yupana jeden Monat einzeln: BWA, Bilanz, Kapitalfluss und Kennzahlen. Drei Jahre Historie sind damit drei Dateien statt sechsunddreißig.

Liegt die Jahresdatei nicht vor, gehen auch einzelne Monatsdateien oder eine BWA im Vorjahresvergleich — welche Datei was füllt, steht unter Welche Datei bringt was.

Was Sie damit tun

1. Die Kanzlei um die Jahresdateien bitten — für das Vorjahr und das laufende Jahr, gern auch weiter zurück. Ein fertiger Bittetext steht unter Die Kanzlei lädt hoch.
2. Alle Dateien auf einmal ablegen. Das Ablagefeld nimmt mehrere Dateien gleichzeitig; Yupana ordnet jede ihrem Geschäftsjahr zu.
3. Die Abdeckung prüfen. Jede Zeile des Rasters ist ein Jahr — eine Lücke fällt dort sofort auf.
4. Das laufende Jahr nachreichen, wenn ein neuer Monat gebucht ist. Die neue Jahresdatei ersetzt die Monate, die schon da waren.

Fallen

⚠️ Ein Monat, der doppelt kommt, wird ersetzt. Die neuere Datei gilt, der ältere Stand bleibt als abgelöst erhalten. So lässt sich eine Jahresdatei jederzeit erneut hochladen — etwa nach Abschlussbuchungen.

⚠️ Mit Salden exportieren. Eine Summen- und Saldenliste „mit Salden“ füllt auch die Kennzahlen, die auf Bestandskonten beruhen.

⚠️ Das Geschäftsjahr zählt. Beginnt Ihr Geschäftsjahr nicht im Januar, ordnet Yupana die zwölf Monatswerte nach dem Beginn zu, der für Ihre Firma hinterlegt ist. Prüfen Sie nach dem Upload kurz die Abdeckung.

⚠️ Excel als .xlsx. Eine Mappe im alten Format .xls speichern Sie bitte als .xlsx oder CSV.

Verwandt

• BWA und SuSa hochladen — Ablagefeld, Prüfungen, Abdeckung
• Welche Datei bringt was — welche Datei welche Ansicht füllt
• Die Kanzlei lädt hoch — der Link für Ihre Kanzlei
• BWA — Vormonat, Vorjahresmonat und üblicher Wert