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Für Agenturen

Jedes Werkzeug im Blick — auch nach Projektende.

Agenturen haben die höchste Werkzeugdichte pro Kopf und die kürzesten Entscheidungswege dahin. Genau diese Mischung erzeugt die Abos, die drei Jahre nach Projektende noch abgehen.

14 Tage kostenlos testen

Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.

Eure Karten und Abläufe bleiben: Yupana liest die Kontobewegungen, die ohnehin entstehen. Ausgaben im Produkt

Der Bereich Ausgaben im Demo-Mandanten Nordlicht Elektrotechnik, Karte „Wofür zahlt ihr?“ für August 2026: disponibel 460.403,72 Euro, das sind 67 Prozent der Ausgaben, davon Material & Werkzeug 448.817,73 Euro, Fuhrpark 7.731,25 Euro, Telefon & Internet 935,54 Euro, Branchensoftware 798,70 Euro, Software & Lizenzen 681,89 Euro und Personal & Zeit 474,90 Euro; daneben Pflicht & Durchlauf mit 0,00 Euro.

Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · cookielose Messung

Zwei Kolleginnen sehen sich gemeinsam eine Auswertung am Laptop an
Das Projekt ist abgerechnet. Das Abo läuft weiter.

Wie der Werkzeugkasten wächst

Für jeden Kunden ein Werkzeug. Für kein Werkzeug ein Ende.

Für den einen Kunden das Analyse-Tool, für den anderen die Design-Software, für einen Pitch der Prototyping-Dienst. Das Projekt endet nach vier Monaten, das Abo nicht.

Kreativ-Suiten laufen je Kopf und verlängern sich jährlich. Wer im Team wechselt, gibt seinen Platz selten zurück — abgerechnet wird trotzdem weiter.

Externe bekommen Zugänge, weil es schnell gehen muss. Beim Abschied wird an vieles gedacht, an die Lizenz meistens zuletzt.

Was das im Jahr macht

Zwanzig kleine Abos sind ein Posten, den niemand beschlossen hat.

Jedes einzelne ist zu klein für eine Freigabe. Zusammen entscheiden sie über den Stundensatz, mit dem ihr kalkuliert — und sie stehen in keiner Kalkulation drin.

  • Abos aus toten Projekten

    Der Anlass ist weg, die Abbuchung bleibt. Meistens ein zweistelliger Monatsbetrag.

  • Doppelte Werkzeuge

    Zwei Projektwerkzeuge, zwei Zeiterfassungen, zwei Speicherdienste — historisch gewachsen.

  • Zugänge für Externe

    Schnell eingerichtet, selten zurückgegeben. Der Platz wird weiter abgerechnet.

So macht Yupana das

Werkzeuge sichtbar machen, Freiheit behalten.

Gekauft wird wie bisher. Yupana holt die Bestätigung im Nachgang: Wer hat das gestartet, und brauchen wir es noch?

Der Aha-Moment

Die kleinen Beträge, die sich über Jahre summieren.

Yupana meldet wiederkehrende Kleinbeträge, die seit Monaten niemandem zugeordnet sind und deren Anbieter sich nicht eindeutig bestimmen lässt. Genau das Muster, hinter dem vergessene Abos stecken.

Jeder Befund hat drei Antworten: kündigen helfen, bewusst behalten, ignorieren. Wer behält, hinterlegt den Grund — damit die Entscheidung auch in drei Monaten noch nachvollziehbar ist.

Zu den Detektoren
Die Hinweise im Demo-Mandanten als Karten: zwei ungenutzte Lizenzen über je 23,10 Euro im Monat — Microsoft 365 Business Premium, zugewiesen an h.paulsen und j.wiechmann, seit 137 bzw. 212 Tagen ohne Sign-in, mit der Frage, ob die Lizenz gekündigt oder neu zugewiesen werden soll.

Der ungünstigste Zeitpunkt

Jahresabos verlängern sich meistens direkt nach Projektende.

Der Fristenkalender meldet 30, 60 und 90 Tage vorher — direkt bei der Person, die das Werkzeug eingeführt hat.

Laufzeit und Frist liest Yupana aus dem Beleg. Wenn die Entscheidung steht, gibt es den Kündigungsentwurf mit Frist und Anschrift dazu.

Zum Vertragsmanagement
Die Fristen im Demo-Mandanten: zwei Verträge sind in den nächsten 30 Tagen kündbar, zusammen 5.706,00 Euro im Jahr; darunter der Zeitstrahl über die nächsten 90 Tage mit fünf Punkten, Größe nach Jahreswert, Farbe nach Dringlichkeit.

Woher wir das kennen

Zwanzig Jahre Betreuung genau dieser Betriebe.

548 Befunde
im Schattenbetrieb geprüft, bevor einer sichtbar wurde.
15 Minuten
für die technische Anbindung der Konten.
30–60 Min.
einmaliges Aufräumen. Danach Minuten pro Woche.

Was hier steht, stammt aus dem IT-Alltag der Betreiberin: Agenturen sind der Betriebstyp, bei dem die Zahl der Werkzeuge am schnellsten wächst und die Zuständigkeit am schnellsten verloren geht.

Wie die Detektoren prüfen

In drei Schritten

Ein Nachmittag, drei Schritte.

  1. 01

    Konten anbinden

    CAMT.053 aus der vorhandenen Banking-Software. Einrichtung rund eine Viertelstunde, euer Online-Banking bleibt bei euch.

  2. 02

    Werkzeuge zuordnen

    Einmal durch die Liste der wiederkehrenden Buchungen. Erfahrungsgemäß der Moment mit den meisten „Das läuft noch?“-Reaktionen.

  3. 03

    Aufräumen und zuständig machen

    Was bleibt, bekommt eine verantwortliche Person. Was geht, bekommt einen Kündigungsentwurf.

Bevor du fragst

Die Antworten auf eure ersten Fragen.

Braucht ihr Zugriff auf unser Online-Banking?
Eure Bankzugänge bleiben bei euch. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software und arbeitet rein lesend — Zahlungen löst ihr weiter selbst aus.
Lohnt sich das bei zehn Leuten?
Die Faustregel: Sobald es mehr Abos sind, als einer aus dem Kopf aufzählen kann, lohnt es sich.
Wo liegen unsere Daten?
Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft cookielos auf eigenem Server.
Wie kommen wir wieder raus?
Der Test läuft 14 Tage mit euren eigenen Zahlen und endet von selbst. Danach bleibt alles 30 Tage lesbar, dann wird gelöscht. Wer bucht, zahlt monatlich oder jährlich und kündigt monatlich zum Periodenende — mit einem Klick im Produkt. Eure Daten bekommt ihr als vollständigen Export mit.
Alles zur Sicherheit

Häufige Fragen

Was Agenturen fragen.

Wir kaufen viel per Kreditkarte — sieht Yupana das?
Ja, sofern die Kartenabrechnung über das Geschäftskonto läuft: Dann erscheint sie in den Kontobewegungen. Einzelposten einer Sammelabrechnung erscheinen so genau, wie die Bank sie ausweist.
Nach welchen Merkmalen ordnet Yupana die Kosten?
Nach Anbieter, Kategorie und verantwortlicher Person. Projektscharfe Kosten liefert eure Projektsoftware; Yupana zeigt das Gesamtbild aller Abos.
Was ist mit Werkzeugen, die einzelne Mitarbeitende selbst zahlen?
Sichtbar wird alles, was über das Geschäftskonto läuft. Erstattete Auslagen erscheinen als Zahlung an die Person.
Wie lange dauert die Einrichtung wirklich?
Die technische Anbindung eine Viertelstunde. Der erste Durchgang durch die wiederkehrenden Buchungen 30 bis 60 Minuten. Danach sind es wenige Minuten pro Woche.
Wie frei bleiben unsere Leute beim Werkzeugkauf?
Ganz frei — gekauft wird wie bisher. Yupana macht im Nachgang sichtbar, was gestartet wurde, und hält fest, wer es verantwortet — genau der Punkt, an dem Agenturen sonst die Spur verlieren.

Passt dazu

Der erste Schritt

Wie viele Werkzeuge laufen bei euch?

Die geschätzte Zahl liegt fast immer unter der echten. Ein Kontoauszug genügt für den ersten Durchlauf — dann steht die echte daneben.

14 Tage kostenlos testen

Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.

Lieber erst mehr wissen? Im Blog weiterlesen. Fragen? Schreib uns.