Für Agenturen
Jedes Projekt bringt ein neues Werkzeug mit. Keins geht wieder.
Agenturen haben die höchste Werkzeugdichte pro Kopf und die kürzesten Entscheidungswege dahin. Genau diese Mischung erzeugt die Abos, die drei Jahre nach Projektende noch abgehen.
Kein Kartenwechsel, keine Freigabe-Bürokratie: Yupana liest die Kontobewegungen, die ohnehin entstehen. Wie das bei euch aussieht, klärt ein Gespräch — ansehen könnt ihr es vorher, kostenlos und ohne Karte.
Von der hagel IT-Services GmbH aus Hamburg, seit 2004 · Hosting in Deutschland · keine Tracking-Cookies
Wie der Werkzeugkasten wächst
Für jeden Kunden ein Werkzeug. Für kein Werkzeug ein Ende.
Für den einen Kunden das Analyse-Tool, für den anderen die Design-Software, für einen Pitch der Prototyping-Dienst. Das Projekt endet nach vier Monaten, das Abo nicht.
Kreativ-Suiten laufen je Kopf und verlängern sich jährlich. Wer im Team wechselt, gibt seinen Platz selten zurück — abgerechnet wird trotzdem weiter.
Externe bekommen Zugänge, weil es schnell gehen muss. Beim Abschied wird an vieles gedacht, an die Lizenz meistens zuletzt.
Was das im Jahr macht
Zwanzig kleine Abos sind ein Posten, den niemand beschlossen hat.
Jedes einzelne ist zu klein für eine Freigabe. Zusammen entscheiden sie über den Stundensatz, mit dem ihr kalkuliert — und sie stehen in keiner Kalkulation drin.
-
Abos aus toten Projekten
Der Anlass ist weg, die Abbuchung bleibt. Meistens ein zweistelliger Monatsbetrag.
-
Doppelte Werkzeuge
Zwei Projektwerkzeuge, zwei Zeiterfassungen, zwei Speicherdienste — historisch gewachsen.
-
Zugänge für Externe
Schnell eingerichtet, selten zurückgegeben. Der Platz wird weiter abgerechnet.
So macht Yupana das
Werkzeuge sichtbar machen, ohne sie zu verbieten.
Kein Antragswesen vor dem Kauf — das würde in einer Agentur ohnehin umgangen. Stattdessen eine Bestätigung im Nachgang: Wer hat das gestartet, und braucht es das noch?
Der Aha-Moment
Die kleinen Beträge, die seit Jahren niemand angesehen hat.
Yupana meldet wiederkehrende Kleinbeträge, die seit Monaten niemandem zugeordnet sind und deren Anbieter sich nicht eindeutig bestimmen lässt. Genau das Muster, hinter dem vergessene Abos stecken.
Jeder Befund hat drei Antworten: kündigen helfen, bewusst behalten, ignorieren. Wer behält, hinterlegt den Grund — damit dieselbe Diskussion nicht in drei Monaten wieder anfängt.
Der ungünstigste Zeitpunkt
Jahresabos verlängern sich meistens direkt nach Projektende.
Der Renewal-Kalender meldet 30, 60 und 90 Tage vorher — bei der Person, die das Werkzeug eingeführt hat, nicht in einem Sammelpostfach.
Laufzeit und Frist liest Yupana aus dem Beleg. Wenn die Entscheidung steht, gibt es den Kündigungsentwurf mit Frist und Anschrift dazu.
-
Alle Abos aus dem Konto, nicht aus einer Umfrage
Was bezahlt wird, taucht auf dem Konto auf — auch das, woran sich niemand erinnert. Yupana erkennt daraus die wiederkehrenden Buchungen und ordnet ihnen Anbieter und Kategorie zu.
Zu den SaaS-Kosten -
Was kostet ein Kopf im Monat?
Lizenzen je Person aufsummiert — die Zahl, die man für die Kalkulation eines Stundensatzes eigentlich braucht und meistens schätzt.
Zum Lizenzmanagement -
Freigabe, die niemanden ausbremst
Wischen statt Antrag: freigeben, ablehnen, Details ansehen. Was eine Regel erfüllt, läuft automatisch durch und ist als solches gekennzeichnet.
Zur Rechnungsfreigabe -
Die Liquidität zwischen den Rechnungen
Agenturen leben mit langen Zahlungszielen und ungleichen Monaten. Der Cash-Radar rechnet aus offenen Posten mit ihrer Fälligkeit, nicht aus der Forderungssumme.
Zur Liquiditätsplanung
Woher wir das kennen
Kein erfundener Agenturkunde — dafür zwanzig Jahre Betreuung dieser Betriebe.
- 548 Befunde
- im Schattenbetrieb geprüft, bevor einer sichtbar wurde.
- 15 Minuten
- für die technische Anbindung der Konten.
- 30–60 Min.
- einmaliges Aufräumen. Danach Minuten pro Woche.
Was hier steht, stammt aus dem IT-Alltag der Betreiberin: Agenturen sind der Betriebstyp, bei dem die Zahl der Werkzeuge am schnellsten wächst und die Zuständigkeit am schnellsten verloren geht.
Kundenstimmen zu Yupana gibt es noch nicht — und wir schreiben keine.
In drei Schritten
Ein Nachmittag, drei Schritte.
-
01
Konten anbinden
CAMT.053 aus der vorhandenen Banking-Software. Einrichtung rund eine Viertelstunde, kein Zugriff auf euer Online-Banking.
-
02
Werkzeuge zuordnen
Einmal durch die Liste der wiederkehrenden Buchungen. Erfahrungsgemäß der Moment mit den meisten „Das läuft noch?“-Reaktionen.
-
03
Aufräumen und zuständig machen
Was bleibt, bekommt eine verantwortliche Person. Was geht, bekommt einen Kündigungsentwurf.
Bevor du fragst
Was jetzt wahrscheinlich als Einwand kommt.
- Braucht ihr Zugriff auf unser Online-Banking?
- Nein. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software. Keine Zugangsdaten, keine PSD2-Freigabe, kein Zahlungsauslösedienst — Yupana kann kein Geld bewegen.
- Lohnt sich das bei zehn Leuten?
- Die Faustregel: Wenn niemand aus dem Kopf sagen kann, welche Abos laufen, lohnt es sich. Wenn eine Person das vollständig überblickt, reicht eine gepflegte Tabelle.
- Wo liegen unsere Daten?
- Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft auf eigenem Server ohne Cookies — deshalb kein Cookie-Banner.
- Wie kommen wir wieder raus?
- Ansehen kostet nichts: sieben Tage mit einer Demo-Firma, ohne Zahlungsmittel. Danach monatlich oder jährlich buchbar, monatlich zum Periodenende kündbar — im Produkt, nicht per Brief. Eure Daten bekommt ihr als vollständigen Export mit.
Häufige Fragen
Was Agenturen fragen.
- Wir kaufen viel per Kreditkarte — sieht Yupana das?
- Ja, sofern die Kartenabrechnung über das Geschäftskonto läuft: Dann erscheint sie in den Kontobewegungen. Einzelposten innerhalb einer Sammelabrechnung sind allerdings nur so genau sichtbar, wie die Bank sie ausweist. Wer Ausgaben schon vor dem Kauf steuern will, ist mit einem Kartenanbieter wie Moss oder Pleo besser bedient.
- Können wir Kosten je Kunde oder Projekt auswerten?
- Nur eingeschränkt. Yupana ordnet nach Anbieter, Kategorie und verantwortlicher Person — nicht nach Projekt. Wer projektscharfe Kosten braucht, bekommt sie aus der Projektsoftware genauer.
- Was ist mit Werkzeugen, die einzelne Mitarbeitende selbst zahlen?
- Die sieht Yupana nicht — und das ist eine ehrliche Grenze. Sichtbar wird alles, was über das Geschäftskonto läuft. Erstattungen über Auslagen tauchen als Zahlung an die Person auf, nicht als Software-Abo.
- Wie lange dauert die Einrichtung wirklich?
- Die technische Anbindung eine Viertelstunde. Der erste Durchgang durch die wiederkehrenden Buchungen 30 bis 60 Minuten. Danach sind es wenige Minuten pro Woche.
- Bremst das unsere Leute aus, wenn sie ein Werkzeug brauchen?
- Nein. Yupana genehmigt nichts im Vorfeld und blockiert keinen Kauf. Es macht im Nachgang sichtbar, was gestartet wurde, und hält fest, wer es verantwortet — genau der Punkt, an dem Agenturen sonst die Spur verlieren.
Passt dazu
Der erste Schritt
Wie viele Werkzeuge laufen bei euch?
Die geschätzte Zahl liegt fast immer unter der echten. Ein Nachmittag genügt für den ersten Durchlauf — wie das Ergebnis aussieht, zeigt vorab der kostenlose Demo-Zugang, ohne Karte.
Antwort von einem Menschen, innerhalb von zwei Werktagen — auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist. Noch nicht so weit? Dann lies erst mal weiter.
