Für Inhaber von IT-Systemhäusern
Euer Systemhaus läuft auf sieben Systemen. Yupana macht daraus ein Controlling.
TANSS weiß, wie viel Arbeit hereinkommt. c-entron weiß, was ein Kunde zahlt. Die BWA weiß, was hinten bleibt. Yupana liest alle drei — und die vier anderen dazu.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Gebaut im eigenen Systemhaus, angeboten von einer eigenen Firma: Anbieterin ist die frag.hugo Informationssicherheit GmbH. Zur Fallstudie aus dem Systemhaus
Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · cookielose Messung
Freitag, kurz vor sechs
Drei Systeme haben recht. Zusammen ergeben sie keine Entscheidung.
Das Ticketsystem zeigt eine volle Warteschlange. Das ERP zeigt einen ordentlichen Monat. Die BWA zeigt ein Ergebnis, das zu keinem von beidem so recht passt.
Jede Zahl stimmt für sich. Keine beantwortet, ob der Kunde mit den vielen Tickets noch trägt — dafür müsste jemand zwei Datenbanken nebeneinanderlegen.
Also macht es jemand von Hand. Einmal im Quartal, mit drei Exporten und einer Tabelle, die genau einer versteht. Beim nächsten Mal wieder von vorn.
Wo die Antwort liegt
Jedes Vorsystem ist für eine andere Abteilung gebaut.
Ticketsystem, ERP und Buchführung sind für Technik, Vertrieb und Kanzlei gebaut — jedes gut in seiner Aufgabe. Die Frage, ob sich ein Kunde noch lohnt, liegt quer zu allen dreien.
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Ertrag und Aufwand liegen in zwei Datenbanken
Was ein Kunde zahlt, steht im ERP. Was er kostet, im Ticketsystem. Verbunden sind beide über eine Kundennummer, die niemand von Hand abgleicht.
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Das ERP nennt anders, was die BWA meint
„Netto minus Einkauf“ heißt im Haus Deckungsbeitrag und hat mit dem Rohertrag der BWA wenig zu tun. Wer beides nebeneinanderstellt, rechnet sauber das Falsche.
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Der Auftragsbestand ist nur eine Momentaufnahme
Wer nicht täglich mitschreibt, was offen ist, bekommt die Zeitreihe nie: Ein erledigter Auftrag sieht im Nachhinein aus wie ein offener.
Angebunden
Sieben Systeme laufen täglich in eine Ansicht.
Yupana liest, was bei euch läuft — mit eigenem Zugang, ausschließlich lesend. Was hier steht, arbeitet im Pilotbetrieb täglich.
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TANSS
läuftTicketsystem und Zeiterfassung
Zulauf und Durchsatz je Monat, den Rückstau nach Alter und Stufe, Leistungsmonate je Abteilung mit Köpfen, Tagen und Stunden.
Kommt mehr herein, als hinausgeht?
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c-entron
läuftWarenwirtschaft und Fakturierung
Umsatz, Einkauf und Rohertrag je Monat, den Ertrag je Kunde, den offenen Auftragsbestand und den Mahnstand — Gutschriften eingerechnet.
Trägt dieser Kunde noch?
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ecoDMS
läuftBelegarchiv
Rechnungen und Verträge samt Metadaten, verknüpft mit der passenden Buchung — daraus Laufzeit, Kündigungsfrist und der Termin, an dem es eng wird.
Welcher Vertrag verlängert sich als Nächstes von allein?
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Microsoft 365
läuftKonten, Postfächer, Lizenzen
Lizenzen, Zuweisungen und die letzte Anmeldung je Konto — und trennt Menschen von gemeinsamen Postfächern und Dienstkonten.
Wie viele Köpfe sind es wirklich?
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StarMoney Business
läuftZahlungsverkehr
Die CAMT.053-Datei, die eure Banking-Software ohnehin schreibt: Umsätze, Gegenpartei, Verwendungszweck, Schlusssaldo. Eure Bankzugänge bleiben bei euch.
Wohin läuft das Geld zwischen zwei Auswertungen?
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Vertriebsliste
läuftNeukunden-Tracking in Excel auf SharePoint
Die gewonnenen Zusagen mit Monatsbeitrag und Erstjahresumsatz. Ausschließlich lesend — was ihr in der Mappe nachtragt, bleibt stehen.
Wie lange dauert es von der Zusage bis zum ersten Euro?
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BWA und Saldenliste
läuftBuchführung der Kanzlei
Alle Zeilen der Auswertung, die Kontensalden und die Verkehrszahlen — als PDF oder CSV, wie sie kommt. Eine Jahresdatei deckt zwölf Monate ab.
Was sagt die verbindliche Rechnung dazu?
Bank, Belege, Microsoft 365 und die BWA verbindet ihr selbst. TANSS, c-entron und die Vertriebsmappe richten wir gemeinsam ein — meist mit einer Lesekennung auf die Datenbank und einem gemeinsamen Termin.
So macht Yupana das
Die Verbindung zwischen euren Systemen.
Jedes dieser Systeme hat eine eigene Auswertung, und die ist meistens gut. Yupana liefert die Zahl dazwischen: den Aufwand aus dem Ticketsystem neben dem Ertrag aus dem ERP, beides gegen das Ergebnis der BWA gehalten.
Kundenebene
Was ein Kunde zahlt, weiß das ERP. Was er kostet, weiß das Ticketsystem.
Yupana verknüpft beide über die Kundennummer, die in beiden Systemen dieselbe ist, und stellt Ertrag und geleistete Arbeit je Kunde und Monat nebeneinander.
Danach ist sichtbar, welcher Bestandskunde den Monat trägt und welcher ihn nur füllt. Das Ergebnis ist erfahrungsgemäß oft eine Überraschung.
- Ertrag je Kunde und Monat aus der Fakturierung
- Geleistete Stunden und Vorgänge aus dem Ticketsystem
- Vertragskunden getrennt von vertragslosen Vorgängen
Kopfzahl
Aus der Kontenliste wird eine echte Kopfzahl.
Im Pilotbetrieb standen 54 Konten im Tenant: gemeinsame Postfächer, Dienstkonten für Drucker und Datenbanken, dazu Menschen mit zwei Anmeldungen.
Yupana beurteilt jedes Konto, meldet Zweifelsfälle und lässt die Kopfzahl von einem Menschen bestätigen, bevor sie in eine Kennzahl geht.
Bis zur Bestätigung trägt jede Pro-Kopf-Zahl den Zusatz „geschätzt“ — danach könnt ihr euch auf sie verlassen.
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Lesend, mit eigenem Zugang
Für Ticketsystem und ERP genügt eine Lesekennung auf die Datenbank. Yupana liest ausschließlich — eure Systeme bleiben genau so, wie sie sind.
Wie das abgesichert ist -
Partner- und Kundenlizenzen getrennt
Partnerprogramm-Lizenzen und für Kunden eingekaufte Plätze werden getrennt geführt. So stimmt die Margenrechnung.
Lizenzen im Systemhaus -
Der Maßstab kommt von außen
Fünf Kennzahlen gegen den Median vergleichbarer Betriebe: 5.720 Werte aus 58 Wirtschaftszweigen der Bundesbank-Fachreihe, nach Größenklasse. Jeder Wert mit Quelle und Stand.
Zum Branchenvergleich -
Ein Engpass zur Zeit
Am Ende steht ein Befund: was den Betrieb gerade begrenzt, mit zwei bis drei Wegen heraus. Die Diagnose rechnet mit festen Regeln, nachvollziehbar bis zur Schwelle.
Was die KI tut
Die Referenz
Yupana ist in einem Hamburger IT-Systemhaus entstanden — und rechnet dort täglich gegen echte Zahlen.
- 7 Systeme
- laufen im Pilotbetrieb täglich in eine Ansicht: Ticketsystem, ERP, Archiv, Tenant, Bank, Vertriebsmappe, BWA.
- 95 von 109
- offenen Aufträgen treffen die Summe des Quellsystems auf den Cent. Die Positionsregel korrigiert den Bestand dabei um 17 %.
- 115 Monate
- BWA sind eingelesen und nachgerechnet — von Dezember 2016 bis Juni 2026, lückenlos.
Der Pilotbetrieb ist die hagel IT-Services GmbH aus Hamburg: seit 2004 am Markt, über 150 betreute Unternehmen, seit über zehn Jahren Mitglied im iTeam-Systemhausverbund.
Gebaut hat es Jens Hagel für den eigenen Betrieb, um die Frage zu beantworten, die er als Inhaber stellte. Alle sieben Anbindungen laufen dort seither jeden Tag.
Im Verbund wird ohnehin geteilt, was funktioniert — Einkauf, Vor-Ort-Vertretung, Erfahrung aus den Geschäftsführer-Tagungen. Diese Seite ist derselbe Gedanke, nur für ein Werkzeug.
Angeboten wird Yupana von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH, einem eigenen Unternehmen mit eigenem Vertrag. Das Systemhaus ist der erste Anwender.
„Wir hatten sieben Systeme, die alle recht hatten. Ob sich ein Kunde noch lohnt, konnte trotzdem keines beantworten — weil die Antwort zwischen zweien von ihnen liegt.“
In drei Schritten
Wie eine Anbindung wirklich abläuft.
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01
Mit der BWA anfangen
Eine Auswertung als PDF, wie sie von der Kanzlei kommt. Nach zwei Minuten steht das Ergebnis erklärt da — allein aus der PDF.
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02
Bank und Tenant dazu
Die CAMT-Datei aus der Banking-Software und eine einmalige Lesefreigabe im Microsoft-Admin-Center. Rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe.
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03
Dann Ticketsystem und ERP
Eine Lesekennung auf beide Datenbanken, ein Termin für die Abfragen, ein Abgleich gegen eure eigenen Auswertungen. Jede Zahl gilt, sobald die Summen stimmen.
Bevor du fragst
Die Antworten auf eure ersten Fragen.
- Wir werten TANSS und c-entron doch schon aus.
- Und das bleibt so. Yupana stellt die Zahlen nebeneinander, die heute in zwei Systemen liegen. Ein Deckungsbeitrag je Kunde entsteht erst aus beiden, und ein Vergleich mit der Branche erst mit der BWA daneben.
- Wir nutzen ein anderes Ticketsystem oder ERP.
- Dann sehen wir uns die Datenbank gemeinsam an. Die Abfragen sind auf TANSS und c-entron geschrieben; die Größen dahinter — Zulauf, Durchsatz, Rückstau, Ertrag je Kunde — gibt es in jedem PSA- und ERP-System. Nach dem Blick in die Tabellen sagen wir euch verbindlich, was geht.
- Braucht ihr Zugriff auf unser Online-Banking?
- Eure Bankzugänge bleiben bei euch. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software und arbeitet rein lesend — Zahlungen löst ihr weiter selbst aus.
- Wo liegen unsere Daten?
- Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft cookielos auf eigenem Server.
Häufige Fragen
Was Inhaber vorher wissen wollen.
- Welche Systeme sind angebunden?
- Sieben laufen: das Ticketsystem TANSS, das Systemhaus-ERP c-entron, das Belegarchiv ecoDMS, Microsoft 365 über die Graph-Schnittstelle, das Bankkonto über CAMT.053 aus StarMoney Business, eine Vertriebsmappe in Excel auf SharePoint und die BWA der Kanzlei.
- Schreibt Yupana in unsere Systeme zurück?
- Nein, alle Anbindungen sind lesend. Für TANSS und c-entron genügt eine Lesekennung auf die Datenbank, für Microsoft 365 eine lesende Admin-Zustimmung, für die Bank eine exportierte Datei. Jeder Nachtrag in der Vertriebsmappe bleibt, wie ihr ihn geschrieben habt.
- Funktioniert das auch ohne TANSS und c-entron?
- Ja. BWA, Bankkonto, Belege und Microsoft 365 tragen für sich: Ergebnis, Bilanz, Liquidität, Verträge und Lizenzen sind vollständig. Ticketsystem und ERP fügen die Kundenebene und den Auftragsbestand hinzu.
- Was kostet Systemhaus-Controlling mit Yupana?
- Ein Preis für das ganze Unternehmen, alle Nutzer inklusive. Yupana Controlling mit BWA, Bilanz, Kennzahlen, Branchenvergleich und Planung kostet 59 € netto im Monat bei jährlicher Zahlung, 79 € monatlich. Die Engpass-Diagnose kommt als Modul Wachstum für 39 € dazu; alle Module zusammen kosten als Yupana Komplett 149 €.
- Wie lange dauert die Einrichtung im Systemhaus?
- Die erste BWA ist in unter einer Minute ausgewertet, allein aus der PDF. Bank und Microsoft 365 kosten zusammen rund eine Viertelstunde, einmalig und gemeinsam per Bildschirmfreigabe. Für Ticketsystem und ERP kommt ein Termin dazu, in dem die Abfragen gegen eure eigenen Auswertungen geprüft werden.
- Wer im Haus sieht welche Zahlen?
- Das entscheidet ihr je Person. Die Wachstums- und Führungssicht ist standardmäßig nur für Inhaber sichtbar; Buchhaltung und Kanzlei bekommen Zugang zu den Auswertungen, die Kundenebene bleibt beim Inhaber. Jeder Zugriff steht im Protokoll.
Passt dazu
Der erste Schritt
Fangt mit der BWA an. Die Systeme kommen danach.
Für den ersten Eindruck genügt eine Auswertung, die ihr ohnehin bekommt. Wenn danach die Frage nach der Kundenebene kommt, reden wir über die Anbindung — und sagen euch verbindlich, was bei eurem Systemstand geht.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Lieber erst mehr wissen? Im Blog weiterlesen. Fragen? Schreib uns.
