Zum Inhalt springen

Für Inhaber von IT-Systemhäusern

Euer Systemhaus läuft auf sieben Systemen. Das Controlling auf Excel.

TANSS weiß, wie viel Arbeit hereinkommt. c-entron weiß, was ein Kunde zahlt. Die BWA weiß, was hinten bleibt. Yupana liest alle drei — und die vier anderen dazu.

Angebot anfordern Erst kostenlos ansehen

Gebaut im eigenen Systemhaus, angeboten von einer eigenen Firma: Anbieterin ist die frag.hugo Informationssicherheit GmbH. Sieben Tage ansehen kostet nichts und verlangt keine Karte; auf eine Anfrage antwortet ein Mensch, binnen zwei Werktagen.

Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · keine Tracking-Cookies

Jemand geht am Schreibtisch Unterlagen durch, der Laptop steht offen daneben
Drei Exporte, eine Tabelle, und im Quartal wieder von vorn.

Freitag, kurz vor sechs

Drei Systeme haben recht. Zusammen ergeben sie keine Entscheidung.

Das Ticketsystem zeigt eine volle Warteschlange. Das ERP zeigt einen ordentlichen Monat. Die BWA zeigt ein Ergebnis, das zu keinem von beidem so recht passt.

Jede Zahl stimmt für sich. Keine beantwortet, ob der Kunde mit den vielen Tickets noch trägt — dafür müsste jemand zwei Datenbanken nebeneinanderlegen.

Also macht es jemand von Hand. Einmal im Quartal, mit drei Exporten und einer Tabelle, die genau einer versteht. Beim nächsten Mal wieder von vorn.

Warum das nicht an euch liegt

Kein Vorsystem ist für die Frage des Inhabers gebaut.

Ticketsystem, ERP und Buchführung sind für Technik, Vertrieb und Kanzlei gebaut — jedes gut in seiner Aufgabe. Die Frage, ob sich ein Kunde noch lohnt, liegt quer zu allen dreien.

  • Ertrag und Aufwand liegen in zwei Datenbanken

    Was ein Kunde zahlt, steht im ERP. Was er kostet, im Ticketsystem. Verbunden sind beide über eine Kundennummer, die niemand von Hand abgleicht.

  • Das ERP nennt anders, was die BWA meint

    „Netto minus Einkauf“ heißt im Haus Deckungsbeitrag und hat mit dem Rohertrag der BWA wenig zu tun. Wer beides nebeneinanderstellt, rechnet sauber das Falsche.

  • Der Auftragsbestand ist nur eine Momentaufnahme

    Wer nicht täglich mitschreibt, was offen ist, bekommt die Zeitreihe nie: Ein erledigter Auftrag sieht im Nachhinein aus wie ein offener.

Angebunden

Sieben Systeme laufen. Eine Anbindung wartet noch auf Zugangsdaten.

Yupana legt nichts neu an. Es liest, was ohnehin läuft — mit eigenem Zugang, lesend, ohne Schreibrecht. Was hier steht, arbeitet im Pilotbetrieb täglich.

  • TANSS

    läuft

    Ticketsystem und Zeiterfassung

    Zulauf und Durchsatz je Monat, den Rückstau nach Alter und Stufe, Leistungsmonate je Abteilung mit Köpfen, Tagen und Stunden.

    Kommt mehr herein, als hinausgeht?

  • c-entron

    läuft

    Warenwirtschaft und Fakturierung

    Umsatz, Einkauf und Rohertrag je Monat, den Ertrag je Kunde, den offenen Auftragsbestand und den Mahnstand — Gutschriften eingerechnet.

    Trägt dieser Kunde noch?

  • ecoDMS

    läuft

    Belegarchiv

    Rechnungen und Verträge samt Metadaten, verknüpft mit der passenden Buchung — daraus Laufzeit, Kündigungsfrist und der Termin, an dem es eng wird.

    Welcher Vertrag verlängert sich als Nächstes von allein?

  • Microsoft 365

    läuft

    Konten, Postfächer, Lizenzen

    Lizenzen, Zuweisungen und die letzte Anmeldung je Konto — und trennt Menschen von gemeinsamen Postfächern und Dienstkonten.

    Wie viele Köpfe sind es wirklich?

  • StarMoney Business

    läuft

    Zahlungsverkehr

    Die CAMT.053-Datei, die eure Banking-Software ohnehin schreibt: Umsätze, Gegenpartei, Verwendungszweck, Schlusssaldo. Keine Zugangsdaten, kein PSD2.

    Wohin läuft das Geld zwischen zwei Auswertungen?

  • Vertriebsliste

    läuft

    Neukunden-Tracking in Excel auf SharePoint

    Die gewonnenen Zusagen mit Monatsbeitrag und Erstjahresumsatz. Ausschließlich lesend — was ihr in der Mappe nachtragt, bleibt stehen.

    Wie lange dauert es von der Zusage bis zum ersten Euro?

  • BWA und Saldenliste

    läuft

    Buchführung der Kanzlei

    Alle Zeilen der Auswertung, die Kontensalden und die Verkehrszahlen — als PDF oder CSV, wie sie kommt. Eine Jahresdatei deckt zwölf Monate ab.

    Was sagt die verbindliche Rechnung dazu?

  • DATEV oder Maesn

    in Vorbereitung

    Direkter Abruf statt Datei

    Die Summen- und Saldenliste, ohne dass jemand eine Datei verschickt. Der Adapter ist gebaut und gegen eine Attrappe geprüft; es fehlen die Zugangsdaten.

    Muss die Kanzlei überhaupt noch etwas schicken?

Ehrlich dazu: Bank, Belege, Microsoft 365 und die BWA laufen ohne Sonderarbeit. TANSS, c-entron und die Vertriebsmappe sind keine Selbstbedienungs-Schalter — sie werden eingerichtet, meist mit einer Lesekennung auf die Datenbank und einem gemeinsamen Termin. Eine Anbindung, die wir nicht gesehen haben, versprechen wir vorher nicht.

So macht Yupana das

Nicht noch ein Dashboard. Die Verbindung dazwischen.

Jedes dieser Systeme hat eine eigene Auswertung, und die ist meistens gut. Was keinem gehört, ist die Zahl daneben: der Aufwand aus dem Ticketsystem neben dem Ertrag aus dem ERP, beides gegen das Ergebnis der BWA gehalten.

Kundenebene

Was ein Kunde zahlt, weiß das ERP. Was er kostet, weiß das Ticketsystem.

Yupana verknüpft beide über die Kundennummer, die in beiden Systemen dieselbe ist, und stellt Ertrag und geleistete Arbeit je Kunde und Monat nebeneinander.

Danach ist sichtbar, welcher Bestandskunde den Monat trägt und welcher ihn nur füllt. Das ist erfahrungsgemäß nicht der Kunde, den man geraten hätte.

  • Ertrag je Kunde und Monat aus der Fakturierung
  • Geleistete Stunden und Vorgänge aus dem Ticketsystem
  • Vertragskunden getrennt von vertragslosen Vorgängen
Zur Wachstumssicht

Kopfzahl

Ein Verzeichnisdienst ist eine Kontenliste, keine Personalliste.

Im Pilotbetrieb standen 54 Konten im Tenant: gemeinsame Postfächer, Dienstkonten für Drucker und Datenbanken, dazu Menschen mit zwei Anmeldungen.

Jede Pro-Kopf-Kennzahl auf dieser Grundlage lag um mehr als das Doppelte daneben — und wurde trotzdem geglaubt. Yupana beurteilt jedes Konto, meldet Zweifelsfälle und lässt die Kopfzahl von einem Menschen bestätigen, bevor sie in eine Kennzahl geht.

Bis dahin trägt jede Pro-Kopf-Zahl den Zusatz „geschätzt“. Das ist unbequemer als eine glatte Zahl und der Grund, warum man ihr hinterher glauben kann.

Zum Lizenzmanagement

Die Referenz

Yupana ist in einem Hamburger IT-Systemhaus entstanden — und rechnet dort täglich gegen echte Zahlen.

7 Systeme
laufen im Pilotbetrieb täglich in eine Ansicht: Ticketsystem, ERP, Archiv, Tenant, Bank, Vertriebsmappe, BWA.
95 von 109
offenen Aufträgen treffen die Summe des Quellsystems auf den Cent. Ohne die Positionsregel wäre der Bestand 17 % zu hoch.
115 Monate
BWA sind eingelesen und nachgerechnet — von Dezember 2016 bis Juni 2026, ohne Lücke.

Der Pilotbetrieb ist die hagel IT-Services GmbH aus Hamburg: seit 2004 am Markt, über 150 betreute Unternehmen, seit über zehn Jahren Mitglied im iTeam-Systemhausverbund.

Gebaut hat es Jens Hagel für den eigenen Betrieb, weil keine der Auswertungen im Haus die Frage beantwortete, die er stellte. Alle sieben Anbindungen laufen dort seither jeden Tag.

Im Verbund wird ohnehin geteilt, was funktioniert — Einkauf, Vor-Ort-Vertretung, Erfahrung aus den Geschäftsführer-Tagungen. Diese Seite ist derselbe Gedanke, nur für ein Werkzeug.

Angeboten wird Yupana von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH, einem eigenen Unternehmen mit eigenem Vertrag. Das Systemhaus ist der erste Anwender, nicht der Verkäufer.

„Wir hatten sieben Systeme, die alle recht hatten. Ob sich ein Kunde noch lohnt, konnte trotzdem keines beantworten — weil die Antwort zwischen zweien von ihnen liegt.“
Jens Hagel · Inhaber der hagel IT-Services GmbH, Pilotbetrieb von Yupana
Warum ein Systemhaus eine Finanzsoftware baut

In drei Schritten

Wie eine Anbindung wirklich abläuft.

  1. 01

    Mit der BWA anfangen

    Eine Auswertung als PDF, wie sie von der Kanzlei kommt. Nach zwei Minuten steht das Ergebnis erklärt da — ohne Zugriff auf irgendeines eurer Systeme.

  2. 02

    Bank und Tenant dazu

    Die CAMT-Datei aus der Banking-Software und eine einmalige Lesefreigabe im Microsoft-Admin-Center. Rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe.

  3. 03

    Dann Ticketsystem und ERP

    Eine Lesekennung auf beide Datenbanken, ein Termin für die Abfragen, ein Abgleich gegen eure eigenen Auswertungen. Erst wenn die Summen stimmen, gilt eine Zahl.

Bevor du fragst

Was jetzt wahrscheinlich als Einwand kommt.

Wir werten TANSS und c-entron doch schon aus.
Und das bleibt so. Yupana ersetzt keine der beiden Auswertungen — es stellt die Zahlen nebeneinander, die heute in zwei Systemen liegen. Ein Deckungsbeitrag je Kunde entsteht erst aus beiden, und ein Vergleich mit der Branche erst mit der BWA daneben.
Wir nutzen ein anderes Ticketsystem oder ERP.
Dann sehen wir uns die Datenbank gemeinsam an. Die Abfragen sind auf TANSS und c-entron geschrieben; die Größen dahinter — Zulauf, Durchsatz, Rückstau, Ertrag je Kunde — gibt es in jedem PSA- und ERP-System. Was wir nicht tun: eine Anbindung zusagen, bevor wir die Tabellen gesehen haben.
Braucht ihr Zugriff auf unser Online-Banking?
Nein. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software. Keine Zugangsdaten, keine PSD2-Freigabe, kein Zahlungsauslösedienst — Yupana kann kein Geld bewegen.
Wo liegen unsere Daten?
Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft auf eigenem Server ohne Cookies — deshalb kein Cookie-Banner.
Sicherheit und was noch aussteht

Häufige Fragen

Was Inhaber vorher wissen wollen.

Welche Systeme sind angebunden?
Sieben laufen: das Ticketsystem TANSS, das Systemhaus-ERP c-entron, das Belegarchiv ecoDMS, Microsoft 365 über die Graph-Schnittstelle, das Bankkonto über CAMT.053 aus StarMoney Business, eine Vertriebsmappe in Excel auf SharePoint und die BWA der Kanzlei. Eine achte Anbindung — der direkte Abruf aus DATEV beziehungsweise über Maesn — ist gebaut, aber noch nicht freigeschaltet.
Schreibt Yupana in unsere Systeme zurück?
Nein. Alle Anbindungen sind lesend. Für TANSS und c-entron genügt eine Lesekennung auf die Datenbank, für Microsoft 365 eine lesende Admin-Zustimmung, für die Bank gar kein Zugang — dort wird eine Datei gelesen. In der Vertriebsmappe bleibt jeder Nachtrag stehen, weil nichts zurückgeschrieben wird.
Funktioniert das auch ohne TANSS und c-entron?
Ja. BWA, Bankkonto, Belege und Microsoft 365 tragen für sich: Ergebnis, Bilanz, Liquidität, Verträge und Lizenzen sind vollständig. Ticketsystem und ERP fügen die Kundenebene und den Auftragsbestand hinzu. Ohne sie fehlt genau diese Sicht — und das steht dann auch sichtbar leer da, statt geschätzt zu werden.
Was kostet Systemhaus-Controlling mit Yupana?
Der Preis gilt je Unternehmen, nicht je Kopf, bei unbegrenzter Nutzerzahl. Die BWA-Auswertung mit Bilanz und Kennzahlen kostet 99 € netto im Monat bei jährlicher Zahlung, die Steuerung mit Branchenvergleich, Engpass und Planung 199 €, und die Kontoebene mit Verträgen, Freigaben und Lizenzen 299 €. Monatlich zahlbar sind es 119, 239 und 359 €.
Wie lange dauert die Einrichtung im Systemhaus?
Die erste BWA ist in unter einer Minute ausgewertet, ganz ohne Zugang. Bank und Microsoft 365 kosten zusammen rund eine Viertelstunde, einmalig und gemeinsam per Bildschirmfreigabe. Für Ticketsystem und ERP kommt ein Termin dazu, in dem die Abfragen gegen eure eigenen Auswertungen geprüft werden.
Wer im Haus sieht welche Zahlen?
Das entscheidet ihr je Person. Die Wachstums- und Führungssicht ist standardmäßig nur für Inhaber sichtbar; Buchhaltung und Kanzlei bekommen Zugang zu den Auswertungen, ohne die Kundenebene zu sehen. Jeder Zugriff steht im Protokoll.

Passt dazu

Der erste Schritt

Fangt mit der BWA an. Die Systeme kommen danach.

Für den ersten Eindruck genügt eine Auswertung, die ihr ohnehin bekommt. Wenn danach die Frage nach der Kundenebene kommt, reden wir über die Anbindung — und sagen ehrlich, was wir bei eurem Systemstand zusagen können.

Angebot anfordern Erst kostenlos ansehen

Antwort von einem Menschen, innerhalb von zwei Werktagen — auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist. Noch nicht so weit? Dann lies erst mal weiter.