DATEV-Freigabe für die Kanzlei

Diese Seite ist zum Weiterleiten gedacht. Sie ist für die Steuerkanzlei geschrieben, nicht für den Mandanten — sachlich, ohne Verkauf, mit den drei Papieren gleich dabei.

Sie ist der einzige Eintrag ohne Bildschirmfoto: Sie beschreibt einen Vorgang zwischen drei Parteien, keine Ansicht der Anwendung. Was der Mandant von der Anbindung sieht, steht unter Datenquellen.

Was Yupana ist

Yupana ist eine Controlling-Software für den Mittelstand, betrieben von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH. Sie liest die Auswertungen, die in Ihrer Kanzlei ohnehin entstehen, und macht daraus für Ihren Mandanten eine Monatssicht: Bilanz, Kapitalflussrechnung, Kennzahlen mit Erklärung.

Sie ersetzt keine Buchführung, schreibt nichts nach DATEV zurück und legt keine Buchungen an.

Welche Daten gelesen werden

Nur die Saldenliste, nur lesend. Für die Summen- und Saldenliste genügt in DATEV das Recht „Auswertungen Export“. Der Zugriff auf Einzelbuchungen hängt an einem separaten Recht („Kontobuchungen“), das wir nicht brauchen und nicht bekommen. Anders gesagt: Yupana sieht die Salden, nicht die Buchungen.

• Sachkontennummer und -bezeichnung
• Eröffnungsbilanzwert, Monatsverkehrszahlen, Saldo
• Keine Personenkonten-Einzelbuchungen, keine Belege, keine Belegbilder

Der Abruf läuft einmal täglich und ist rein lesend. Wie aktuell die Daten sind, entscheidet Ihre Archivierung — nicht die Abruffrequenz. Yupana zeigt dem Mandanten deshalb beide Daten: wann Sie archiviert haben und wann wir abgerufen haben.

Was zu tun ist

1. Der Mandant erteilt die Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht und die Einwilligung in die Übermittlung (Papier ① unten). Er ist der Geheimnisherr; ohne seine Erklärung dürfen Sie nichts herausgeben.
2. Die Bestellung des Datenservice läuft im Regelfall über Sie — bei Auftragsbuchführung über die MyDATEV Mandantenregistrierung. Nur wenn der Mandant selbst bucht und eine eigene DATEV-Vertragsbeziehung hat, bestellt er selbst.
3. Kanzleiseitig gebraucht werden das SmartCard-Recht „Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten“ plus RVO-Administration; die Rechtevorlage heißt „Rechnungswesen Export Daten Service“.
4. Zwischen Ihnen und dem Mandanten empfiehlt sich die Zusatzvereinbarung zur Verschwiegenheit nach § 62a StBerG (Papier ③) — das kostenlose Muster der Bundessteuerberaterkammer.

Die drei Papiere

Ein DATEV-Formular für die Freigabe an einen Drittanbieter existiert nicht — dreifach geprüft. Die „DATEV Einverständniserklärungen“ decken Werbung, Marktforschung, Nutzungsprofile und AGB ab, nicht die Weitergabe an eine Software. Deshalb stellen wir das Mandantendokument selbst.

Die Textfassungen stellt die frag.hugo Informationssicherheit GmbH als PDF.

Sie entscheiden

Yupana umgeht Sie nicht. § 66 Abs. 3 StBerG erlaubt Ihnen die Zurückbehaltung bei offenen Honoraren, und Buchführungsdaten fallen nach Auffassung der Bundessteuerberaterkammer nicht unter den Herausgabeanspruch des § 667 BGB. Wir behaupten nirgends etwas anderes — weder auf der Website noch im Verkaufsgespräch. Wenn Sie nicht freigeben, bleibt es beim Datei-Weg, und der funktioniert vollwertig.

Rollen nach der DSGVO

Fallen

⚠️ Ohne die Erklärung des Mandanten geht nichts. Sie ist kein Formalakt, sondern die Grundlage: Ohne sie machte eine Herausgabe die Kanzlei angreifbar.

⚠️ Der Datei-Weg bleibt gleichwertig. In drei von vier Fällen muss ohnehin die Kanzlei freischalten. Ein Betrieb, dessen Kanzlei nicht mitzieht, verliert keine Funktion — er lädt die Datei hoch.

⚠️ Täglich abrufen heißt nicht täglich aktuell. Maßgeblich ist, wann die Kanzlei archiviert hat. Beide Daten stehen dem Mandanten unter Datenquellen nebeneinander.

Verwandt

• Datenquellen — der Zustand der Anbindung beim Mandanten
• BWA importieren — der Weg über die Datei
• Sicherheit & Zugriff — Verschlüsselung, Rollen, Löschkonzept