Daten einlesen
DATEV-Freigabe für die Kanzlei
Die Seite zum Weiterleiten: was Yupana liest, welches Recht dafür genügt, welche drei Papiere es braucht — und warum die Kanzlei entscheidet.
Diese Seite ist zum Weiterleiten gedacht. Sie ist für die Steuerkanzlei geschrieben — sachlich, mit den drei Papieren gleich dabei.
Sie beschreibt einen Vorgang zwischen drei Parteien. Der Mandant sieht den Stand der Anbindung in Yupana unter Einstellungen → Datenquellen.
Was Yupana ist
Yupana ist eine Controlling-Software für den Mittelstand, betrieben von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH. Sie liest die Auswertungen, die in Ihrer Kanzlei ohnehin entstehen, und macht daraus für Ihren Mandanten eine Monatssicht: Bilanz, Kapitalflussrechnung, Kennzahlen mit Erklärung.
Sie liest ausschließlich: Buchführung und DATEV-Bestand bleiben vollständig bei Ihnen.
Welche Daten gelesen werden
Nur die Saldenliste, nur lesend. Für die Summen- und Saldenliste genügt in DATEV das Recht „Auswertungen Export“. Der Zugriff auf Einzelbuchungen hängt an einem separaten Recht („Kontobuchungen“), und das bleibt bei Ihnen. Yupana arbeitet mit den Salden.
- Sachkontennummer und -bezeichnung
- Eröffnungsbilanzwert, Monatsverkehrszahlen, Saldo
Einzelbuchungen, Belege und Belegbilder bleiben in der Kanzlei.
Der Abruf läuft einmal täglich und ist rein lesend. Wie aktuell die Daten sind, entscheidet Ihre Archivierung. Yupana zeigt dem Mandanten deshalb beide Daten: wann Sie archiviert haben und wann wir abgerufen haben.
Für Kostenstellen: der Buchungsstapel als Datei. Möchte Ihr Mandant seine Kosten je Kostenstelle oder Projekt sehen, exportieren Sie die Buchungsstapel im DATEV-Format und legen sie über den Upload-Link ab. Das ist ein eigener, freiwilliger Datei-Weg neben der Anbindung; das Recht für Kontobuchungen bleibt bei Ihnen. Yupana verdichtet die Buchungen beim Einlesen auf Konto, Kostenstelle und Monat und stimmt sie gegen die Summen- und Saldenliste ab. Die Schritte stehen unter DATEV-Buchungsstapel für Kostenstellen.
Was zu tun ist
- Der Mandant erteilt die Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht und die Einwilligung in die Übermittlung (Papier ① unten). Er ist der Geheimnisherr; seine Erklärung ist die Grundlage jeder Herausgabe.
- Die Bestellung des Datenservice läuft im Regelfall über Sie — bei Auftragsbuchführung über die MyDATEV Mandantenregistrierung. Nur wenn der Mandant selbst bucht und eine eigene DATEV-Vertragsbeziehung hat, bestellt er selbst.
- Kanzleiseitig gebraucht werden das SmartCard-Recht „Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten“ plus RVO-Administration; die Rechtevorlage heißt „Rechnungswesen Export Daten Service“.
- Zwischen Ihnen und dem Mandanten empfiehlt sich die Zusatzvereinbarung zur Verschwiegenheit nach § 62a StBerG (Papier ③) — das kostenlose Muster der Bundessteuerberaterkammer.
Die drei Papiere
Für die Freigabe an einen Drittanbieter stellen wir das Mandantendokument selbst. Die „DATEV Einverständniserklärungen“ regeln Werbung, Marktforschung, Nutzungsprofile und AGB; die Weitergabe an eine Software regelt Papier ①.
| # | Papier | Zwischen wem | Inhalt |
|---|---|---|---|
| ① | Erklärung des Mandanten | Mandant, Kanzlei, uns | Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht (§ 203 StGB) und Einwilligung in die Übermittlung — in einem Dokument |
| ② | Auftragsverarbeitungsvertrag mit dokumentierter Weisung | Mandant und uns | Nach Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO. Enthält die Sub-Prozessoren und das EU-Hosting |
| ③ | Zusatzvereinbarung Verschwiegenheit | Mandant und Kanzlei | Kostenloses Muster der Bundessteuerberaterkammer vom 27.04.2018, bildet § 62a Abs. 3 StBerG ab |
Die Textfassungen stellt die frag.hugo Informationssicherheit GmbH als PDF.
Sie entscheiden
Die Freigabe liegt bei Ihnen. § 66 Abs. 3 StBerG erlaubt Ihnen die Zurückbehaltung bei offenen Honoraren, und Buchführungsdaten fallen nach Auffassung der Bundessteuerberaterkammer nicht unter den Herausgabeanspruch des § 667 BGB. So stellen wir es auch auf der Website und im Verkaufsgespräch dar. Daneben steht jederzeit der Datei-Weg, und der funktioniert vollwertig.
Rollen nach der DSGVO
| Wer | Rolle |
|---|---|
| Der Mandant | Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) |
| Die Kanzlei | eigener Verantwortlicher, nicht Auftragsverarbeiterin (§ 11 Abs. 2 StBerG seit 18.12.2019), zugleich Berufsgeheimnisträgerin |
| DATEV eG | Auftragsverarbeiterin ihres Kunden |
| Yupana / frag.hugo | Auftragsverarbeiterin des Mandanten — nicht der Kanzlei — und mitwirkende Person nach § 203 StGB |
Fallen
⚠️ Die Erklärung des Mandanten ist die Grundlage. Sie schützt die Kanzlei bei der Herausgabe — deshalb steht sie am Anfang.
⚠️ Der Datei-Weg ist gleichwertig. Mit dem Datei-Upload hat ein Betrieb jede Funktion — und die Kanzlei kann die Datei über einen Link selbst ablegen.
⚠️ Aktuell ist, was archiviert ist. Maßgeblich ist, wann die Kanzlei archiviert hat. Beide Daten stehen dem Mandanten in Yupana unter Einstellungen → Datenquellen nebeneinander.
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Zuletzt geändert: 14. Oktober 2026
