Außenstände im Blick behalten
Eine offene Rechnung ist ein Bestand, kein Zahlungseingang.
Im Median dauert es 24,1 Tage, bis eine Rechnung bezahlt ist — bei einem Viertel der Betriebe über 43 Tage. Yupana liest die OPOS-Liste als Frühwarnsystem und macht aus dem beobachteten Zahlungsverhalten eine planbare Zahl.
Die Auswertung wird im Browser gelesen und dort wieder verworfen — kein Konto, kein Upload. Auf eine Anfrage antwortet ein Mensch, binnen zwei Werktagen.
Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · keine Tracking-Cookies
Zwischen Rechnung und Zahlungseingang
Eine Forderung wird als Geld behandelt, bevor sie eines ist.
Eine Rechnung ist gestellt, im Umsatz verbucht — und trotzdem noch nicht auf dem Konto. Wer sie in der Liquiditätsplanung wie eingegangenes Geld behandelt, plant zu früh und zu hoch.
Die OPOS-Liste zeigt genau das, wird aber selten regelmäßig gelesen. Sie liegt in der Buchhaltungssoftware, nicht dort, wo über Liquidität entschieden wird.
Und der Median verdeckt die Ausreißer: Die meisten Kunden zahlen pünktlich, ein paar zahlen strukturell spät — und genau die verschieben die ganze Planung.
Warum das nicht an euch liegt
Eine Forderung wird erst durch beobachtetes Verhalten zu einer planbaren Zahl.
Die Debitorenlaufzeit reicht von 9,9 bis 43,4 Tagen (mittlere Hälfte aller Betriebe). Ein einzelner Kunde mit schlechter Zahlungsmoral kann diesen Unterschied allein ausmachen — ohne dass er sich in der BWA am Monatsende bemerkbar macht.
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Offene Posten werden als Zufluss geplant
Ohne Fälligkeit und beobachtetes Zahlungsverhalten ist eine Forderung eine Hoffnungsrechnung — fast immer zu früh und zu hoch.
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Der Median verdeckt die schlechten Zahler
Debitorenlaufzeit zwischen 9,9 und 43,4 Tagen (mittlere Hälfte). Ein Durchschnitt über alle Kunden versteckt genau die, die den Engpass verursachen.
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Die Altersstruktur wird selten regelmäßig gelesen
Die OPOS-Liste liegt in der Buchhaltung, nicht in der Liquiditätsplanung. Ein Trend nach oben fällt erst auf, wenn er schon mehrere Monate lief.
So macht Yupana das
Die OPOS-Liste als Frühwarnsystem, nicht als Mahnliste.
Yupana liest die Liste der offenen Posten aus der Kanzlei nach Alter und Kunde und leitet daraus das tatsächliche Zahlungsverhalten ab — nicht den Wunschtermin auf der Rechnung.
Beobachtetes Verhalten statt Fälligkeitsdatum
Wer wie lange braucht, steht in zwei Stichtagen — nicht im Bauchgefühl.
Zwei Stichtage der OPOS-Liste genügen: Was im ersten steht und im zweiten fehlt, wurde dazwischen bezahlt. Daraus entsteht ein Median je Kunde statt eines Durchschnitts über alle.
Die Liquiditätsvorschau rechnet danach mit beobachtetem Verhalten, nicht mit dem Fälligkeitsdatum der Rechnung.
Verhandeln statt mahnen
Ein kürzeres Zahlungsziel wirkt oft mehr als eine Mahnung.
§ 271a BGB erlaubt im B2B-Geschäft grundsätzlich Zahlungsziele bis 60 Tage — was viele Betriebe stillschweigend hinnehmen, ist oft verhandelbar.
Yupana zeigt, welcher Kunde welches Zahlungsziel faktisch in Anspruch nimmt. Das ist die Grundlage für ein Gespräch, nicht für eine automatische Mahnung.
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Debitorenlaufzeit gegen den eigenen Zweig
Der Vergleichswert kommt aus der Bundesbank-Fachreihe, getrennt nach Wirtschaftszweig und Umsatzgrößenklasse — nicht aus einem Gefühl.
Zum Branchenvergleich -
Zahlungsziele im Rahmen von § 271a BGB verhandeln
Fünf Stellschrauben ohne Rabatt: Fälligkeit, Skonto, Teilzahlung, Vorkasse für Neukunden, Bankgarantie bei größeren Aufträgen.
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Die Kreditlinie nicht heimlich zur Normalität machen
Steigende Außenstände zeigen sich oft zuerst in einer dauerhaft gezogenen Kontokorrentlinie — beide stehen in derselben Ansicht.
Zur Liquiditätsansicht -
Kein Mahnwesen, kein Inkasso
Yupana zeigt die Lage und die Zahlungsmoral. Was daraus wird — eine Mahnung, ein Anruf, eine Übergabe an ein Inkassobüro — entscheidet ihr, nicht ein Automatismus.
Der Median verdeckt die Ausreißer
Die Debitorenlaufzeit streut stärker, als eine einzelne Zahl zeigt.
- 24,1 Tage
- Debitorenlaufzeit im Median über alle Branchen.
- 9,9 bis 43,4 Tage
- Spannweite zwischen unterem und oberem Quartil — mehr als das Vierfache.
- 6,6 %
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Median, gemessen am Umsatz.
Über alle erfassten Branchen liegt die Debitorenlaufzeit im Median bei 24,1 Tagen. Die mittlere Hälfte der Betriebe reicht aber von 9,9 bis 43,4 Tagen — mehr als das Vierfache zwischen unterem und oberem Quartil.
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen machen im Median 6,6 % des Umsatzes aus. Bei einem Betrieb mit 1,2 Mio € Umsatz sind das rund 79.000 € gebundenes Kapital, allein durch offene Rechnungen.
Diese Werte stammen aus 54.316 Jahresabschlüssen der Bundesbank-Fachreihe; für den eigenen Wirtschaftszweig zeigt der Branchenvergleich den passenderen Ausschnitt.
In drei Schritten
So fangt ihr an.
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01
Die OPOS-Liste importieren
Als PDF oder CSV aus der Kanzlei, mit Belegnummer, Datum, Betrag und Fälligkeit je Position.
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02
Zahlungsverhalten beobachten lassen
Zwei Stichtage genügen, damit aus Fälligkeiten ein Median je Kunde wird — kein Durchschnitt über alle.
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03
In die Vorschau übernehmen
Die Liquiditätsvorschau rechnet danach mit beobachtetem Verhalten statt mit dem Wunschtermin auf der Rechnung.
Bevor du fragst
Was jetzt wahrscheinlich als Einwand kommt.
- Mahnt Yupana automatisch, wenn eine Rechnung überfällig ist?
- Nein. Yupana zeigt die Altersstruktur und das beobachtete Zahlungsverhalten je Kunde. Eine Mahnung, ein Anruf oder eine Übergabe an ein Inkassobüro bleibt eine Entscheidung von euch — es gibt keine automatisierte Zahlungserinnerung.
- Brauchen wir DATEV?
- Nein. Die BWA wird als PDF gelesen, egal von welchem System sie kommt. Am gründlichsten geprüft sind DATEV-Layouts. Eine Schnittstelle geht, ist aber keine Voraussetzung.
- Wo liegen unsere Daten?
- Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft auf eigenem Server ohne Cookies — deshalb kein Cookie-Banner.
- Wie schnell sind wir startklar?
- Die erste BWA ist in unter einer Minute ausgewertet — hochladen genügt, ohne Konto. Für Bankbewegungen und Belege kommen rund 15 Minuten Einrichtung dazu, einmalig und gemeinsam per Bildschirmfreigabe.
Häufige Fragen
Was zu Außenständen am häufigsten gefragt wird.
- Was zählt als Außenstand?
- Jede gestellte, aber noch nicht ausgeglichene Rechnung — geführt in der OPOS-Liste der Buchhaltung, getrennt nach Debitoren (Kundenforderungen) und Kreditoren (eigene Verbindlichkeiten). Jede Zeile trägt Belegnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und die Tage seit Fälligkeit.
- Wie berechnet man die Debitorenlaufzeit?
- Durchschnittlicher Forderungsbestand geteilt durch den Jahresumsatz, mal 365. Das Ergebnis sagt, wie viele Tage im Schnitt zwischen Rechnung und Zahlungseingang vergehen. Über alle Branchen liegt der Median bei 24,1 Tagen (Deutsche Bundesbank, Verhältniszahlen 2023/2024).
- Mahnt oder inkassiert Yupana für uns?
- Nein. Yupana ist kein Mahnwesen und kein Inkassodienst. Es macht sichtbar, welcher Kunde wie zahlt, und liefert damit die Grundlage für ein Gespräch oder eine Mahnung — ausgeführt wird beides von euch.
- Was ist der Unterschied zu einer klassischen Mahnsoftware?
- Eine Mahnsoftware automatisiert den Schriftverkehr nach Fälligkeit. Yupana setzt eine Ebene davor an: Es zeigt, welches Zahlungsverhalten normal ist für einen Kunden, für den eigenen Wirtschaftszweig und im Vergleich mit 54.316 Jahresabschlüssen der Bundesbank-Fachreihe — bevor überhaupt gemahnt werden muss.
- Wie hoch dürfen Zahlungsziele im B2B-Geschäft sein?
- Nach § 271a Abs. 1 BGB ist eine Vereinbarung über mehr als 60 Tage nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig ist. Eine einseitig auf der Rechnung verlängerte Frist erfüllt das Merkmal „ausdrücklich" in aller Regel nicht.
- Was kostet die OPOS-Auswertung mit Yupana?
- Sie gehört zu Yupana Complete (299 € netto im Monat bei jährlicher Zahlung, 359 € monatlich), zusammen mit Bankanbindung, Verträgen und Freigaben. Die BWA-Auswertung allein ist bereits ab 99 € enthalten.
Passt dazu
- OPOS-Liste verstehen Altersstruktur, Debitorenlaufzeit, Konzentrationsrisiko.
- Cashflow berechnen Direkte und indirekte Methode, mit Beispiel.
- Liquidität im Produkt Forderungen und Zahlungsmoral neben dem Kontostand.
- Liquiditätsengpass vermeiden Wenn Außenstände der Auslöser für die ganze Vorschau sind.
Der erste Schritt
Seht nach, wie eure Kunden wirklich zahlen.
Eine OPOS-Liste genügt für den ersten Eindruck. Wenn ein Kunde dabei auffällt, redet ihr mit ihm — nicht mit einer Mahnsoftware.
Antwort von einem Menschen, innerhalb von zwei Werktagen — auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist. Noch nicht so weit? Dann lies erst mal weiter.
