Außenstände im Blick behalten
Außenstände im Blick, Zahlungseingänge planbar.
Im Median dauert es 24,1 Tage, bis eine Rechnung bezahlt ist — bei einem Viertel der Betriebe über 43 Tage. Yupana liest die OPOS-Liste als Frühwarnsystem und macht aus dem beobachteten Zahlungsverhalten eine planbare Zahl.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Für die erste Zahl genügt die Auswertung, die ohnehin da ist. Schickt sie lieber die Kanzlei, lädt Yupana sie dazu ein. Eine BWA sofort analysieren
Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · cookielose Messung
Zwischen Rechnung und Zahlungseingang
Eine Forderung wird als Geld behandelt, bevor sie eines ist.
Eine Rechnung ist gestellt, im Umsatz verbucht — und trotzdem noch nicht auf dem Konto. Wer sie in der Liquiditätsplanung wie eingegangenes Geld behandelt, plant zu früh und zu hoch.
Die OPOS-Liste zeigt genau das, wird aber selten regelmäßig gelesen. Sie liegt in der Buchhaltungssoftware, nicht dort, wo über Liquidität entschieden wird.
Und der Median verdeckt die Ausreißer: Die meisten Kunden zahlen pünktlich, ein paar zahlen strukturell spät — und genau die verschieben die ganze Planung.
Worauf es ankommt
Eine Forderung wird erst durch beobachtetes Verhalten zu einer planbaren Zahl.
Die Debitorenlaufzeit reicht von 9,9 bis 43,4 Tagen (mittlere Hälfte aller Betriebe). Ein einzelner Kunde mit schlechter Zahlungsmoral kann diesen Unterschied allein ausmachen — ohne dass er sich in der BWA am Monatsende bemerkbar macht.
-
Offene Posten werden als Zufluss geplant
Ohne Fälligkeit und beobachtetes Zahlungsverhalten ist eine Forderung eine Hoffnungsrechnung — fast immer zu früh und zu hoch.
-
Der Median verdeckt die schlechten Zahler
Debitorenlaufzeit zwischen 9,9 und 43,4 Tagen (mittlere Hälfte). Ein Durchschnitt über alle Kunden versteckt genau die, die den Engpass verursachen.
-
Die Altersstruktur wird selten regelmäßig gelesen
Die OPOS-Liste liegt in der Buchhaltung, nicht in der Liquiditätsplanung. Ein Trend nach oben fällt erst auf, wenn er schon mehrere Monate lief.
So macht Yupana das
Die OPOS-Liste als Frühwarnsystem.
Yupana liest die Liste der offenen Posten aus der Kanzlei nach Alter und Kunde und leitet daraus das tatsächliche Zahlungsverhalten ab.
Beobachtetes Zahlungsverhalten
Wer wie lange braucht, zeigen zwei Stichtage.
Zwei Stichtage der OPOS-Liste genügen: Was im ersten steht und im zweiten fehlt, wurde dazwischen bezahlt. Daraus entsteht ein Median je Kunde.
Die Liquiditätsvorschau rechnet danach mit dem beobachteten Verhalten jedes Kunden.
Zahlungsziele verhandeln
Ein kürzeres Zahlungsziel wirkt oft mehr als eine Mahnung.
§ 271a BGB erlaubt im B2B-Geschäft grundsätzlich Zahlungsziele bis 60 Tage — was viele Betriebe stillschweigend hinnehmen, ist oft verhandelbar.
Yupana zeigt, welcher Kunde welches Zahlungsziel faktisch in Anspruch nimmt. Das ist die Grundlage für ein gutes Gespräch.
-
Debitorenlaufzeit gegen den eigenen Zweig
Der Vergleichswert kommt aus der Bundesbank-Fachreihe, getrennt nach Wirtschaftszweig und Umsatzgrößenklasse.
Zum Branchenvergleich -
Zahlungsziele im Rahmen von § 271a BGB verhandeln
Fünf Stellschrauben: Fälligkeit, Skonto, Teilzahlung, Vorkasse für Neukunden, Bankgarantie bei größeren Aufträgen.
-
Die Kreditlinie im Blick
Steigende Außenstände zeigen sich oft zuerst in einer dauerhaft gezogenen Kontokorrentlinie — beide stehen in derselben Ansicht.
Zur Liquiditätsansicht -
Ihr entscheidet den nächsten Schritt
Yupana zeigt die Lage und die Zahlungsmoral. Was daraus wird — eine Mahnung, ein Anruf, eine Übergabe an ein Inkassobüro — entscheidet ihr.
Der Median verdeckt die Ausreißer
Die Debitorenlaufzeit streut stärker, als eine einzelne Zahl zeigt.
- 24,1 Tage
- Debitorenlaufzeit im Median über alle Branchen.
- 9,9 bis 43,4 Tage
- Spannweite zwischen unterem und oberem Quartil — mehr als das Vierfache.
- 6,6 %
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Median, gemessen am Umsatz.
Über alle erfassten Branchen liegt die Debitorenlaufzeit im Median bei 24,1 Tagen. Die mittlere Hälfte der Betriebe reicht aber von 9,9 bis 43,4 Tagen — mehr als das Vierfache zwischen unterem und oberem Quartil.
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen machen im Median 6,6 % des Umsatzes aus. Bei einem Betrieb mit 1,2 Mio € Umsatz sind das rund 79.000 € gebundenes Kapital, allein durch offene Rechnungen.
Diese Werte stammen aus 54.316 Jahresabschlüssen der Bundesbank-Fachreihe; für den eigenen Wirtschaftszweig zeigt der Branchenvergleich den passenderen Ausschnitt.
In drei Schritten
So fangt ihr an.
-
01
Die OPOS-Liste importieren
Als PDF oder CSV aus der Kanzlei, mit Belegnummer, Datum, Betrag und Fälligkeit je Position.
-
02
Zahlungsverhalten beobachten lassen
Zwei Stichtage genügen, damit aus Fälligkeiten ein Median je Kunde wird.
-
03
In die Vorschau übernehmen
Die Liquiditätsvorschau rechnet danach mit dem beobachteten Verhalten.
Bevor du fragst
Die Antworten auf eure ersten Fragen.
- Wer mahnt, wenn eine Rechnung überfällig ist?
- Ihr. Yupana zeigt die Altersstruktur und das beobachtete Zahlungsverhalten je Kunde. Ob daraus eine Mahnung, ein Anruf oder eine Übergabe an ein Inkassobüro wird, entscheidet ihr.
- Brauchen wir DATEV?
- Yupana liest die BWA als PDF, egal von welchem System sie kommt. Am gründlichsten geprüft sind DATEV-Layouts. Eine Schnittstelle ist möglich, das PDF reicht zum Start.
- Wo liegen unsere Daten?
- Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft cookielos auf eigenem Server.
- Wie schnell sind wir startklar?
- In fünf Minuten steht die erste eigene Zahl: anmelden, BWA ablegen, fertig. Für Bankbewegungen genügt ein Kontoauszug als CAMT-Datei. Liefert die Kanzlei die Datei, lädt Yupana sie aus dem Test heraus ein — und verlängert um eine Woche, wenn bis Tag 12 noch keine Zahl da ist.
Häufige Fragen
Was zu Außenständen am häufigsten gefragt wird.
- Was zählt als Außenstand?
- Jede gestellte, aber noch nicht ausgeglichene Rechnung — geführt in der OPOS-Liste der Buchhaltung, getrennt nach Debitoren (Kundenforderungen) und Kreditoren (eigene Verbindlichkeiten). Jede Zeile trägt Belegnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und die Tage seit Fälligkeit.
- Wie berechnet man die Debitorenlaufzeit?
- Durchschnittlicher Forderungsbestand geteilt durch den Jahresumsatz, mal 365. Das Ergebnis sagt, wie viele Tage im Schnitt zwischen Rechnung und Zahlungseingang vergehen. Über alle Branchen liegt der Median bei 24,1 Tagen (Deutsche Bundesbank, Verhältniszahlen 2023/2024).
- Was ist der Unterschied zu einer klassischen Mahnsoftware?
- Eine Mahnsoftware automatisiert den Schriftverkehr nach Fälligkeit. Yupana setzt eine Ebene davor an: Es zeigt, welches Zahlungsverhalten normal ist für einen Kunden, für den eigenen Wirtschaftszweig und im Vergleich mit 54.316 Jahresabschlüssen der Bundesbank-Fachreihe — bevor überhaupt gemahnt werden muss.
- Wie hoch dürfen Zahlungsziele im B2B-Geschäft sein?
- Nach § 271a Abs. 1 BGB ist eine Vereinbarung über mehr als 60 Tage nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig ist. Eine einseitig auf der Rechnung verlängerte Frist erfüllt das Merkmal „ausdrücklich" in aller Regel nicht.
- Was kostet die OPOS-Auswertung mit Yupana?
- Sie gehört zum Modul Bank & Zahlungsstrom (29 € im Monat zum Kern dazu, bei jährlicher Zahlung), zusammen mit Bankanbindung und Zahlungsabgleich. Der Kern Yupana Controlling kostet 59 €.
Passt dazu
- OPOS-Liste verstehen Altersstruktur, Debitorenlaufzeit, Konzentrationsrisiko.
- Cashflow berechnen Direkte und indirekte Methode, mit Beispiel.
- Liquidität im Produkt Forderungen und Zahlungsmoral neben dem Kontostand.
- Liquiditätsengpass vermeiden Wenn Außenstände der Auslöser für die ganze Vorschau sind.
Der erste Schritt
Seht nach, wie eure Kunden wirklich zahlen.
Eine OPOS-Liste genügt für den ersten Eindruck. Wenn ein Kunde dabei auffällt, redet ihr direkt mit ihm.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Lieber erst mehr wissen? Im Blog weiterlesen. Fragen? Schreib uns.
