Die Kanzlei lädt hoch

Wofür

Die Auswertungen entstehen in Ihrer Kanzlei — dort liegt die Datei ohnehin. Statt sie per Mail weiterzureichen, kann Ihre Kanzlei sie direkt in Yupana ablegen. Für die Kanzlei ist das ein Handgriff, für Sie kommen die Zahlen ohne Umweg an.

Was Sie sehen

Im Einrichtungs-Assistenten, Schritt „Laden Sie Ihre BWA hoch.“, steht unter dem Ablagefeld der Block „Die Datei liegt bei Ihrer Kanzlei?“ mit zwei Wegen:

• Mail kopieren — eine fertige Bitte an die Kanzlei, die Sie aus Ihrem eigenen Postfach schicken. Mit Mailtext ansehen lesen Sie vorher, was darin steht.
• Kanzlei einladen — Sie tragen die Adresse Ihrer Kanzlei ein und wählen Link schicken. Yupana schickt der Kanzlei einen Link, über den sie die Datei selbst ablegt.

Nach der Einladung steht im Block „Eingeladen“ mit der Adresse und dem Zustand wartet. Sobald die Kanzlei die Datei ablegt, rechnet Yupana und sagt Ihnen Bescheid.

Später: unter Einstellungen → Datenquellen

Der Assistent zeigt den Weg nur beim Einrichten. Dauerhaft steht er unter Einstellungen → Datenquellen in der Karte „Die Kanzlei lädt selbst hoch“. Dort sehen Sie die letzten Links an Ihre Kanzlei, je Link mit Adresse und Zustand:

• wartet · gilt bis … — der Link ist verschickt, die Datei fehlt noch,
• Datei abgelegt am … — die Kanzlei hat geliefert,
• zurückgezogen am … oder abgelaufen am … — der Link nimmt nichts mehr an.

Bei einem wartenden Link steht Zurückziehen. Yupana fragt einmal nach — „Link zurückziehen? Die Kanzlei kann danach nichts mehr ablegen.“ — und mit Ja, zurückziehen ist der Link gesperrt. Wartet kein Link, steht in der Karte das Feld Adresse Ihrer Kanzlei mit Link schicken für die nächste Einladung. Solange ein Link wartet, gibt es bewusst keinen zweiten.

Was die Kanzlei sieht

Die Kanzlei öffnet den Link ohne Anmeldung und ohne Konto. Sie sieht eine schlichte Seite mit dem Titel „Summen- und Saldenliste für“ und dem Namen Ihrer Firma, eine kurze Bitte, welche Datei am besten passt, und ein Ablagefeld.

Ihre Zahlen bleiben dabei bei Ihnen: Auf der Seite der Kanzlei stehen weder Auswertungen noch Monate noch Beträge — nur Ihr Firmenname, damit die Kanzlei weiß, für welchen Mandanten sie lädt.

Woher die Zahlen kommen

Die Datei der Kanzlei läuft durch dieselbe Erkennung und dieselben Prüfungen wie eine Datei, die Sie selbst hochladen. Erkannt werden dieselben Formate — von der DATEV-Jahresdatei bis zur Summen- und Saldenliste aus anderen Kanzleiprogrammen; die Liste steht unter BWA und SuSa hochladen.

Der Link ist auf eine Datei ausgelegt:

• Er nimmt eine Datei entgegen und ist danach verbraucht. Erwischt die Kanzlei zuerst eine Datei, die Yupana nicht einlesen kann, bleibt er gültig, bis eine Datei erfolgreich eingelesen ist.
• Er gilt drei Wochen, im Test längstens bis zum Ende des Tests. Das Datum steht auf der Seite der Kanzlei.
• Laden Sie dieselbe Adresse erneut ein, solange der Link gilt, bekommt die Kanzlei denselben Link noch einmal.

Danach bekommen Sie eine Mail „Die Datei Ihrer Kanzlei ist da“ mit den eingelesenen Monaten und, wenn es einen gibt, einem ersten Befund aus Ihren Zahlen. Beim nächsten Besuch zeigt Yupana Ihr Ergebnis.

Was Sie damit tun

1. Die Kanzlei vorab kurz anrufen oder die Mail aus dem eigenen Postfach schicken. Eine Einladung von einer bekannten Adresse wird schneller bearbeitet.
2. Um die richtige Datei bitten. Am meisten bringt die Summen- und Saldenliste der letzten zwei Jahre als Jahresübersicht mit Monatswerten.
3. Die Mail abwarten. Bis die Datei da ist, steht im Assistenten und unter Einstellungen → Datenquellen „wartet“.
4. Einen falschen Link zurückziehen — etwa nach einem Tippfehler in der Adresse: unter Einstellungen → Datenquellen mit Zurückziehen, danach mit der richtigen Adresse neu einladen.

Der Bittetext an die Kanzlei

Diesen Text liefert der Knopf Mail kopieren — mit den passenden Jahren und Ihrem Namen. Zum Anpassen steht er hier:

Betreff: Summen- und Saldenliste für Yupana

Guten Tag,

für unser Controlling in Yupana benötigen wir die Summen- und Saldenliste der Jahre [Vorjahr] und [laufendes Jahr], am liebsten als Jahresübersicht mit Monatswerten (CSV oder Excel, mit Salden). Eine Anleitung für DATEV und andere Programme steht unter www.yupana.de/docs/export-datev.

Vielen Dank und freundliche Grüße [Ihr Name]

Fallen

⚠️ Eine Datei je Link. Möchte die Kanzlei ein zweites Jahr nachreichen, schicken Sie einen neuen Link — oder Sie bitten um beide Jahre in einer Sendung und laden sie selbst hoch.

⚠️ Die Einladung geht an einen Dritten. Nach dem Absenden steht die Adresse wörtlich im Block — ein Tippfehler fällt dort sofort auf. Ziehen Sie den Link dann zurück, bevor Sie neu einladen: Solange er wartet, bietet Yupana kein Feld für einen zweiten an.

⚠️ Gilt der Link nicht mehr, sagt die Seite der Kanzlei, warum — abgelaufen, schon verwendet oder zurückgezogen — und bittet sie, bei Ihnen nachzufragen. Ein neuer Link ist dann eine neue Einladung.

Verwandt

• BWA und SuSa hochladen — Formate, Prüfungen, Abdeckung
• Mehrere Jahre einlesen — Historie in wenigen Uploads
• Datenexport aus DATEV — die Anleitung für Ihre Kanzlei
• DATEV-Freigabe für die Kanzlei — die direkte Anbindung