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Controlling

Controlling, das am Montag läuft.

Yupana fängt mit der BWA an, die eure Kanzlei jeden Monat verschickt — und rechnet daraus Kennzahlen, Planung und den Engpass, der euch gerade bremst.

14 Tage kostenlos testen

Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.

Im Test ist alles offen, auch der Engpass-Bereich. Danach gehört er zum Modul Wachstum: 39 € im Monat zum Kern dazu. Zum Wachstums-Modul

Der Monatsbrief für Juli 2026 im Demo-Mandanten Nordlicht Elektrotechnik, freigegeben und ohne Sprachmodell aus den gerechneten Zahlen erzeugt: Umsatz 569.147,82 Euro nach 609.426,81 Euro im Vormonat, Rohertragsquote 51,5 Prozent, Betriebsergebnis 31.209,98 Euro, kumuliert 153.812,56 Euro; darunter „Was auffällt“ mit dem Umsatzrückgang von 40.278,99 Euro und einer Kündigungsfrist bei der Telekom.

Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · cookielose Messung

Zwei Menschen sitzen im Büro zusammen und gehen eine Auswertung durch
Die Zahlen liegen vor. Die Frage ist, womit man anfängt.

Controlling im Mittelstand

Ihr braucht Controlling — in der Größe, die zu euch passt.

Ein Controller kostet im Jahr ein Vielfaches dessen, was ein Werkzeug kostet — und die Stelle rechnet sich erst ab einer Größe, die ihr noch nicht habt.

Also übernimmt es die Geschäftsführung nebenbei. In Excel, am Wochenende, mit Zahlen aus drei Quellen, die niemand gegeneinander geprüft hat.

Das funktioniert, solange nichts Wichtiges davon abhängt. Sobald eine Entscheidung ansteht — einstellen, Preise anheben, eine Linie einstellen — fehlt der Maßstab.

Was Controlling-Software meistens verlangt

Controlling-Software beginnt fast immer mit einem Projekt.

Datenmodell aufsetzen, Schnittstellen legen, Berichte definieren, Beratungstage buchen. Das rechnet sich ab einer gewissen Größe — darunter ist die Einführung teurer als die Erkenntnis.

  • Einführung statt Ergebnis

    Wochen bis zur ersten Zahl. Wer solange plant, plant mit Zahlen von vorletztem Quartal.

  • Kennzahlen ohne Maßstab

    Eine Eigenkapitalquote von 28 % ist weder gut noch schlecht, solange niemand sagt, was in eurer Branche üblich ist.

  • Zehn Baustellen, keine Reihenfolge

    Ein Bildschirm voller Kennzahlen sagt, wie es steht. Er sagt nicht, womit man anfängt.

So macht Yupana das

Die Datenquelle liegt schon in eurem Postfach.

Yupana rechnet aus der Summen- und Saldenliste und der BWA. Eine PDF genügt, und die kommt jeden Monat von eurer Kanzlei. Hochladen, und Yupana rechnet los.

Kennzahlen mit Maßstab

Fünfzehn Kennzahlen, jede mit Zielkorridor und Quelle.

Formel, Verlauf über die geladenen Monate, Herkunft jeder Zahl und der Zielkorridor mit seiner Quelle. So wisst ihr bei jedem Wert, woher der Maßstab kommt.

Verglichen wird gegen die Jahresabschlussstatistik der Deutschen Bundesbank: 58 Wirtschaftszweige in bis zu fünf Größenklassen. Der Vergleich läuft über Branche und Größe — ein Betrieb mit acht Leuten rechnet anders als einer mit achtzig.

  • Bilanz nach § 266 HGB und Kapitalflussrechnung nach DRS 21 — unterjährig, mit sichtbarer Summenprobe
  • Jede Vergleichszeile nennt Quelle, Stand und Güte; eine Schätzung steht als Schätzung da
  • Drilldown von der Kennzahl bis auf das einzelne Sachkonto
Bilanz, Kapitalfluss und Kennzahlen

Die Reihenfolge

Der eine Engpass, der euch gerade bremst.

Geprüft wird die Durchsatzkette von vorn: Bestand, Nachfrage, Konversion, Kapazität, Fluss, Marge. Die erste Stufe, die ihre Schwelle reißt, ist der Engpass. Alles Weitere bleibt sichtbar, aber als „später".

Gerechnet wird mit festen Regeln. Jede Schwelle nennt ihre Herkunft — die 85 % Auslastung aus der Kingman-Formel (1961), die Reichweite von drei Monaten aus § 1 StaRUG. Von elf Regelklassen dürfen sich fünf melden; die übrigen rechnen im Schatten mit, bis ihre Trefferquote sie trägt.

  • Zwei bis drei Wege heraus, jeder mit Wirkung als Spanne, Zeit bis zur Wirkung und Preis
  • Ausschöpfen vor investieren: erst die kostenlosen Maßnahmen, dann die Einstellung
  • Fehlt eine Zahl, fragt Yupana gezielt danach
Wie der Engpass bestimmt wird

Woran man das prüfen kann

Jede Zahl nennt ihre Herkunft.

5.720
Vergleichswerte aus 58 Wirtschaftszweigen der Bundesbank-Fachreihe
15
Kennzahlen mit Formel, Verlauf, Quelle und Zielkorridor
11
Regelklassen in der Diagnose, jede mit Schwelle und Quelle

Die Bilanz zeigt ihre Summenprobe: Aktiva gegen Passiva, auf den Cent. So seht ihr auf einen Blick, dass die Rechnung aufgeht.

Der Branchenmaßstab nennt Quelle, Stand und Güte jedes Werts — direkt aus der Jahresabschlussstatistik der Deutschen Bundesbank.

Und eine Regel meldet sich erst, wenn sie sich bewährt hat. Bis dahin rechnet sie mit, schreibt ihren Befund mit und sammelt Urteile.

Elf Regeln, fünf davon scharf

In vier Schritten

Von der PDF zur ersten Aussage

  1. 01

    BWA hochladen

    Als PDF, wie sie von der Kanzlei kommt. Jedes Format, jedes Layout — der Datenweg ist immer enthalten.

  2. 02

    Branche und Größe bestätigen

    Damit der Vergleich gegen die richtige Gruppe läuft. Zwei Klicks, danach steht der Maßstab an jeder Kennzahl.

  3. 03

    Den Engpass lesen

    Eine Stufe, eine Kennzahl, die gerissene Schwelle — und zwei bis drei Wege heraus mit Preisschild.

  4. 04

    Operative Zahlen ergänzen

    Fünf Zahlen je Monat schalten die Durchsatz-Prüfungen frei: Anfragen, Angebote, gewonnene Aufträge, geleistete Stunden, Köpfe. Jede einzeln freiwillig.

Bevor du fragst

Die Antworten auf eure ersten Fragen.

Brauchen wir DATEV?
Yupana liest die BWA als PDF, egal von welchem System sie kommt. Am gründlichsten geprüft sind DATEV-Layouts. Eine Schnittstelle ist möglich, das PDF reicht zum Start.
Wie viel Aufwand ist das?
Der erste Monat kostet 30 bis 60 Minuten Aufräumen. Danach sind es Minuten pro Woche und einmal im Quartal ein Durchgang durch die laufenden Positionen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe. Ein kleiner Dienst bei euch im Haus baut nur ausgehende Verbindungen auf. Danach läuft alles von selbst.
Wie kommen wir wieder raus?
Der Test läuft 14 Tage mit euren eigenen Zahlen und endet von selbst. Danach bleibt alles 30 Tage lesbar, dann wird gelöscht. Wer bucht, zahlt monatlich oder jährlich und kündigt monatlich zum Periodenende — mit einem Klick im Produkt. Eure Daten bekommt ihr als vollständigen Export mit.
Alles zur Sicherheit

Häufige Fragen

Was zum Controlling meistens gefragt wird

Was ist Controlling — und was davon macht Yupana?
Controlling heißt Steuern, nicht Kontrollieren: messen, mit einem Maßstab vergleichen, daraus entscheiden. Yupana übernimmt das Messen und das Vergleichen vollständig und schlägt für das Entscheiden Wege vor. Die Entscheidung trefft ihr — auf einer belastbaren Zahl.
Brauchen wir dafür einen Controller?
Nein. Yupana ist für Betriebe gebaut, in denen die Geschäftsführung das Controlling selbst übernimmt — die Auswertung entsteht aus der BWA, die jeden Monat kommt. Wer einen Controller hat, spart die Fleißarbeit: Zahlen aus mehreren Quellen auf einen Nenner bringen und gegen einen Maßstab halten.
Wie lange dauert die Einführung?
Für die Auswertungsebene: so lange, wie ein Upload dauert. Bilanz, Kapitalfluss, Kennzahlen und Branchenvergleich stehen nach der ersten BWA. Die Durchsatz-Prüfungen brauchen fünf operative Zahlen je Monat, die Kontoebene eine CAMT-Datei aus eurem Banking.
Welche Controlling-Kennzahlen sind die wichtigen?
Das hängt vom Engpass ab, und genau deshalb sortiert Yupana sie. Fest gilt: Rohertragsquote und Personalaufwandsquote sagen, ob das Geschäft trägt; Eigenkapitalquote und Liquiditätsgrade, ob es das aushält; Reichweite und Debitorenlaufzeit, wie lange. Jede der fünfzehn trägt Formel, Zielkorridor und Quelle.
Wie arbeitet Yupana mit der Buchhaltung zusammen?
Buchhaltung und Jahresabschluss bleiben bei eurer Steuerkanzlei. Yupana rechnet aus ihren Daten unterjährig die Gliederung nach § 266 HGB — als Steuerungsbild für jeden Monat.
Gibt es Controlling-Software kostenlos?
Es gibt Tabellenvorlagen und einzelne Gratis-Rechner. Was daran fehlt, ist der Maßstab und die Pflege: Eine Vorlage sagt nicht, ob 28 % Eigenkapitalquote in eurer Branche gut sind, und sie aktualisiert sich nicht. Yupana testet ihr 14 Tage kostenlos mit euren eigenen Zahlen; danach beginnt es bei 59 € im Monat.

Passt dazu

Der erste Schritt

Controlling, das mit der ersten BWA startet.

Legt eure BWA ab und seht, was Yupana daraus macht — mit allem, was dazugehört. Danach 59 € im Monat für Yupana Controlling mit Branchenvergleich und Planung, die Engpass-Diagnose als Modul Wachstum für 39 € dazu.

14 Tage kostenlos testen

Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.

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