BWA importieren

Wofür diese Seite da ist

Alles, was im Bereich Zahlen von Yupana steht, kommt von hier. Im Test öffnet der Assistent diese Seite im Schritt „Zahlen“ von selbst; später liegt sie unter Einstellungen → Datenquellen → Datei einlesen. Sie ist der Weg hinein — und zugleich die Stelle, an der entschieden wird, ob den Zahlen zu trauen ist.

Was du siehst

Das Ablagefeld. Es steht über dem Raster, sobald eure Firma eingerichtet ist. Mehrere PDFs gleichzeitig sind möglich. Yupana erkennt am Inhalt, um welche Auswertung es sich handelt — Kurzfristige Erfolgsrechnung, Jahresübersicht, Vorjahresvergleich, Wertenachweis, Summen- und Saldenliste —, auch in Sammel-PDFs mit mehreren Auswertungen hintereinander.

Die Prüfungen. Vor dem Speichern läuft ein Satz Plausibilitätsprüfungen: Gehen die Summen der BWA auf? Passen die Kostenarten zur Gesamtkostenzeile? Passen die Konten zu ihrer BWA-Zeile? Ergeben die Monatswerte die kumulierte Spalte? Alle Listen sollten leer sein. Was nicht aufgeht, steht mit Betrag und Zeile da.

Die Abdeckung. Ein Raster über die Jahre, ein Feld je Monat, in drei Zuständen: mit Kontennachweis, nur BWA-Zeilen, fehlt. Der mittlere Zustand ist der wichtige — dort stimmen die Zahlen, und mit dem Kontennachweis kommen der Drilldown und die Segmente dazu.

So kommt die Datei zu dir

Yupana braucht die BWA und — wenn es sie gibt — die Summen- und Saldenliste des letzten abgeschlossenen Monats, am besten dazu das Vorjahr. Es gibt drei Wege, je nachdem, wo eure Buchhaltung liegt.

Ihr habt DATEV Unternehmen online

Wenn eure Kanzlei mit DATEV bucht, habt ihr meist einen Zugang zu DATEV Unternehmen online — dort legt die Kanzlei die Monatsauswertungen ab.

1. In DATEV Unternehmen online anmelden und den Bereich Auswertungen öffnen.
2. Den letzten abgeschlossenen Monat wählen und die BWA als PDF herunterladen. Liegt dort auch die Summen- und Saldenliste, sie ebenfalls.
3. Beide Dateien hier ins Ablagefeld ziehen.

Seht ihr dort keine Auswertungen, hat die Kanzlei sie für euch nicht freigeschaltet — dann ist der zweite Weg schneller.

Die Kanzlei schickt die Datei

Der häufigste Weg, und für die Kanzlei ein Handgriff: Sie erzeugt die Auswertungen ohnehin jeden Monat.

1. Im Assistenten, Schritt „Zahlen“, die Kachel Kanzlei schickt sie wählen, die Mailadresse eurer Ansprechperson eintragen und Link schicken.
2. Die Kanzlei bekommt einen Link, über den sie die Dateien hochlädt. Eure Zahlen bleiben dabei bei euch — die Kanzlei sieht nur ihr Ablagefeld.
3. Sobald die Datei da ist, rechnet Yupana und ihr bekommt Bescheid.

⚠️ Dauert das länger als der Test: Liegt bis Tag 12 noch keine eigene Zahl vor, verlängert ein Klick den Test einmal um eine Woche. Mehr dazu unter Abrechnung.

Schritt für Schritt je Buchhaltungsprogramm

Wie ihr Summen- und Saldenliste und BWA aus eurem Programm holt, steht je Programm mit Menüpfad und Quelle: DATEV · ADDISON · Agenda · Lexware · Sage 50 · Scopevisio.

Ihr bucht selbst mit Lexware oder sevDesk

Für Lexware und sevDesk führt der schnellste Weg zu einem Ergebnis im Test über das Konto: den Kontoauszug als CAMT.053 aus dem Onlinebanking herunterladen und unter Einstellungen → Datenquellen → Kontoumsätze einlesen. Damit füllen sich Liquidität und Ausgaben; der Bereich Zahlen füllt sich mit der ersten BWA. Schickt uns eine Beispieldatei eurer Auswertung, dann nehmen wir das Format auf.

Woher die Zahlen kommen

Aus den PDFs deiner Kanzlei. Yupana übernimmt sie so, wie die Kanzlei sie erstellt hat — eure Buchhaltung bleibt unberührt.

• Der Typ wird am Inhalt erkannt. Eine Datei namens Export.pdf landet genauso richtig wie eine mit sprechendem Namen.
• Yupana liest PDFs mit Textebene — so, wie sie aus dem Kanzleiprogramm kommen. Habt ihr nur einen Scan, fordert das Original-PDF bei der Kanzlei an: Ein Erkennungsfehler in einer Bilanz ist schlimmer als eine fehlende Bilanz.
• Die Summen- und Saldenliste geht auch als DATEV-CSV — robuster als das PDF, weil die Spalten benannt sind. Bitte „mit Salden“ exportieren: Fehlende Salden rechnet Yupana aus Eröffnungswert und Verkehrszahlen nach und kennzeichnet das.
• Eine SuSa-Jahresdatei deckt zwölf Monate ab. Sie enthält je Konto den Eröffnungswert und zwölf Monatsverkehrszahlen — drei Jahre Historie sind damit drei Uploads statt sechsunddreißig.

Was du damit machst

1. Mit dem letzten abgeschlossenen Jahr anfangen. Vergleiche brauchen Historie; mit dem Vorjahr bekommt jede Ansicht ihren Vergleich.
2. Den Wertenachweis mitschicken, wenn es ihn gibt. Er ist der Unterschied zwischen einer Zeile und einer Antwort.
3. Die Prüflisten lesen, bevor du weitergehst. Ein Import mit Befund ist eine offene Frage an die Kanzlei.
4. Die Abdeckung kontrollieren, wenn eine Auswertung leer aussieht. Meistens fehlt dort ein Monat.

Fallen

⚠️ Vollständig ist ein Monat mit Kontennachweis. 25 importierte Monate ohne Kontennachweis sind 25 Monate ohne Drilldown und ohne Segmentrechnung. Das Raster zeigt es Monat für Monat.

⚠️ Der Buchungsstand ist das Erstellungsdatum. Er ist das Datum, an dem die Kanzlei die Auswertung erstellt hat — und bis zum Jahresabschluss ändern sich Zahlen noch. Yupana zeigt beide Daten.

⚠️ Die Offene-Posten-Liste kommt mit derselben Datei herein. Steckt sie im Sammel-PDF der Kanzlei, übernimmt Yupana sie mit — sichtbar an „X offene Posten übernommen“ hinter dem Dateinamen. Sie versorgt die Forderungen und terminiert die nächsten dreizehn Wochen in der Liquiditätsvorschau. Ab dem zweiten Stichtag misst Yupana daraus, wie lange jeder Kunde tatsächlich braucht.

⚠️ Ein zweiter Import desselben Monats ersetzt den ersten. Das ist gewollt: Eine nachgereichte Auswertung ist die bessere. Die alte bleibt als abgelöst erhalten; gerechnet wird mit der neuen.

⚠️ Nach dem Test öffnet die Buchung den Upload wieder. In den 30 Tagen Nur-Lesen bleibt alles sichtbar und exportierbar; mit der Buchung lest ihr an derselben Stelle weiter ein.

Verwandt

• Datenquellen — der automatische Weg statt PDF
• DATEV-Freigabe für die Kanzlei — was die Kanzlei dafür braucht
• Zahlen → Monat — was aus dem Import entsteht