DATEV-Buchungsstapel für Kostenstellen

Diese Seite ist zum Weiterleiten gedacht. Sie ist für die Steuerkanzlei geschrieben: Ihr Mandant möchte seine Kosten je Kostenstelle sehen und braucht dafür die Buchungsstapel als Datei.

Wofür der Buchungsstapel gebraucht wird

Die Summen- und Saldenliste trägt Ihr Mandant ohnehin in Yupana ein; aus ihr entstehen BWA, Bilanz und Kennzahlen. Die Kostenstelle (KOST1) und die zweite Ebene für Projekte (KOST2) stehen dagegen an der einzelnen Buchung. Dafür liest Yupana den Buchungsstapel im DATEV-Format – die Standard-Schnittstelle, mit der DATEV-Rechnungswesen-Programme Buchungen austauschen.

Der Buchungsstapel ergänzt die Summen- und Saldenliste: Er füllt die Kostenstellen und die Ist-Kosten von Förderprojekten.

Export aus Kanzlei-Rechnungswesen

So beschreibt es die DATEV-Hilfe (Dok.-Nr. 1036541, Stand 21.05.2026):

1. Den Mandantenbestand öffnen; Belege buchen ist geschlossen.
2. Im Menü Bestand | Exportieren | DATEV-Format wählen.
3. Im Fenster Export DATEV-Format das Register Bewegungsdaten wählen und das Kontrollkästchen Buchungsstapel aktivieren.
4. Auf Buchungsstapel hinzufügen klicken und die Stapel des gewünschten Zeitraums anhaken – am besten alle Stapel der Monate, die Ihr Mandant auswerten möchte. Mit OK bestätigen.
5. Unter Exportziel den Zielordner einstellen und auf Exportieren klicken.

DATEV legt für jeden Buchungsstapel eine eigene Datei an (DTVF_*.csv). Alle Dateien eines Exports lassen sich in Yupana auf einmal einlesen.

Einen einzelnen Stapel exportieren Sie alternativ über Auswertungen | Finanzbuchführung | Primanota: Stapel öffnen, dann Bearbeiten | Primanota im DATEV-Format exportieren.

So liest Yupana die Datei ein

Der Mandant legt die Dateien in Yupana unter Einstellungen → Datenquellen → Import ab und wählt die Methode DATEV-Buchungsstapel (für Kostenstellen). Die Kanzlei nutzt dafür den Upload-Link, den ihr der Mandant schickt – derselbe Link, über den sie auch die Summen- und Saldenliste ablegt (Die Kanzlei lädt hoch).

Beim Einlesen geschieht dreierlei:

• Verdichten: Yupana fasst die Buchungen zu Konto × Kostenstelle × Monat zusammen und speichert nur diese Summen. Buchungstexte, Belegnummern und Geschäftspartner werden verworfen, die Datei selbst wird nicht abgelegt.
• Anlegen: Kostenstellen, die Yupana noch nicht kennt, legt es mit ihrer Nummer an; den Namen trägt der Mandant nach.
• Abstimmen: Liegt für denselben Monat eine Summen- und Saldenliste vor, vergleicht Yupana die Summen je Konto. Das Ergebnis steht im Import und unter Kostenstellen → Verwalten → Importe.

Einzelbuchungen speichert Yupana nur, wenn der Mandant an einem Förderprojekt ausdrücklich die Belegliste einschaltet – und dann nur für Buchungen auf der Kostenstelle dieses Projekts, Personalkosten als Monatssumme.

Fallen

⚠️ Alle Stapel eines Monats schicken. Ein Import ersetzt die Kostenstellen-Werte der Monate, die er abdeckt. Fehlt ein Stapel, fehlen dessen Buchungen – die Abstimmung gegen die Summen- und Saldenliste zeigt die Lücke an.

⚠️ Das DATEV-Format, nicht der ASCII-Export. Die erste Zeile der Datei beginnt mit „DTVF“ oder „EXTF“. Andere Exporte (Kontenbeschriftungen, Debitoren und Kreditoren) erkennt Yupana und nennt beim Einlesen, was die Datei enthält.

⚠️ Große Bestände in Teilen. Über 32 MB lehnt der Import eine Datei ab; dann den Zeitraum teilen, etwa je Quartal.

Verwandt

• Kostenstellen – was aus dem Buchungsstapel wird
• DATEV-Freigabe für die Kanzlei – der Weg über die Schnittstelle
• Datenexport aus DATEV – Summen- und Saldenliste und BWA
• Die Kanzlei lädt hoch – Dateien über einen Link ablegen

Quellen

• Buchungsstapel und Stammdaten im DATEV-Format exportieren (DATEV, Dok.-Nr. 1036541) — abgerufen am 14.10.2026
• DATEV-Format, Kopfzeile (DATEV Developer-Portal) — abgerufen am 13.10.2026