Datenquellen
Fünf Quellen. Vier laufen, eine wartet auf Zugangsdaten.
Yupana legt nichts neu an, was es schon gibt. Kontoauszüge, Auswertungen der Kanzlei, Lizenzlisten und Belege existieren bereits — sie liegen nur in vier Systemen, die nichts voneinander wissen.
Im Einzelnen
Was automatisch geht, was einen Upload braucht.
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Bankkonto
CAMT.053-Datei läuft- Was kommt
- Umsätze, Gegenpartei, Verwendungszweck und der Schlusssaldo.
- Wie
- Hochladen oder von einem kleinen Dienst bei euch automatisch abholen lassen. Fast jedes Online-Banking exportiert das Format; in StarMoney Business lässt sich ein Ordner festlegen, in den die Datei täglich geschrieben wird.
- Grenze
- Keine Bankzugangsdaten, keine PSD2-Freigabe, kein Zahlungsauslösedienst.
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BWA und Saldenliste
PDF oder CSV läuft- Was kommt
- Alle Zeilen der Auswertung, die Kontensalden und die Verkehrszahlen.
- Wie
- Die Datei hochladen, wie sie von der Kanzlei kommt. DATEV-Layouts sind am gründlichsten geprüft; andere Formate sehen wir uns gemeinsam an. Eine Jahresdatei deckt zwölf Monate mit einem Upload ab.
- Grenze
- Ein PDF ohne Textebene lässt sich nicht lesen — dann sagt der Import das, statt zu raten.
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Microsoft 365
Graph-Schnittstelle läuft- Was kommt
- Lizenzen, Zuweisungen und die letzte Anmeldung je Konto.
- Wie
- Eine einmalige Admin-Zustimmung im eigenen Tenant, ausschließlich lesend. Danach läuft der Abgleich täglich.
- Grenze
- Aktivitätsberichte sind im Standard anonymisiert; wer Namen sehen will, schaltet das im Tenant frei. Der Rückblick reicht 30 Tage.
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Belege
EcoDMS läuft- Was kommt
- Rechnungen und Verträge samt Metadaten, verknüpft mit der passenden Buchung.
- Wie
- Lesender Zugriff auf das Archiv. Aus dem Vertragsbeleg liest Yupana Laufzeit und Kündigungsfrist und rechnet daraus den Termin, an dem es eng wird.
- Grenze
- Andere Archivsysteme sind nicht angebunden. Wer keins hat, lädt einzelne Dokumente hoch.
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Buchhaltung
DATEV oder Maesn in Vorbereitung- Was kommt
- Die Summen- und Saldenliste, ohne dass jemand eine Datei verschickt.
- Wie
- Der Adapter ist gebaut und gegen eine Attrappe durchgeprüft. Was fehlt, sind die Zugangsdaten — und die Erklärung eures Mandanten, dass die Kanzlei die Daten herausgeben darf.
- Grenze
- Die Aktualität hängt daran, wie oft die Kanzlei archiviert. Yupana zeigt deshalb zwei Daten: wann archiviert und wann abgerufen wurde.
Der Weg der Daten
In eine Richtung, und nur lesend.
Jede Verbindung ist ein Lesezugriff. Yupana schreibt in keins eurer Systeme zurück — nicht ins Banking, nicht ins Archiv, nicht in den Microsoft-Tenant. Was passiert, passiert in Yupana.
Der Dienst, der die Bankdateien weitergibt, läuft bei euch und baut ausschließlich ausgehende Verbindungen auf. Es gibt keine Portfreigabe und keinen Zugang von außen.
Und für die Buchhaltung gilt der Satz, der im Gespräch mit einer Kanzlei zählt: Wir speichern keine DATEV-Zugangsdaten. Die Verbindung lebt beim Schnittstellenpartner; bei uns steht nur ihre Kennung.
Häufige Fragen
Was meistens gefragt wird.
- Was passiert, wenn eine Quelle fehlt?
- Dann bleibt der Teil leer, der sie braucht — sichtbar leer, mit dem Satz, welche Angabe fehlt. Yupana rechnet nicht mit Platzhaltern weiter. Ohne Bankdaten gibt es kein Cash-Radar, ohne Saldenliste keine Bilanz; die BWA-Auswertung läuft trotzdem.
- Wie lange dauert die Einrichtung?
- Für den Anfang reicht eine BWA als PDF — das sind zwei Minuten. Die Bankanbindung mit dem kleinen Dienst dauert rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe. Microsoft 365 ist eine Zustimmung im Admin-Center.
- Wann ist DATEV verfügbar?
- Die Anbindung ist fertig entwickelt und wird gerade beim Schnittstellenpartner freigeschaltet; ein Datum nennen wir erst, wenn es steht. Bis dahin läuft der Weg über die Datei — ein Upload im Monat, und er hat den Vorteil, dass niemand Zugangsdaten zur Buchhaltung herausgeben muss.
- Wo liegen die Daten?
- Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Keine externen Schriften, keine Tracking-Cookies. Die Zugangsdaten zur Buchhaltung würden ohnehin beim Schnittstellenpartner liegen und nicht bei uns — in unserer Datenbank steht nur die Kennung der Verbindung.
