Für IT-Systemhäuser
Erst die eigenen Lizenzen. Dann die eurer Kunden.
Kein Betrieb kennt das Problem besser als ein Systemhaus — und keiner hat es schlechter im Griff, weil im selben Tenant Partner-, Eigen- und Kundenlizenzen liegen. Yupana ist im Systemhaus der Betreiberin entstanden, genau daran.
Erst im eigenen Haus ansehen, dann über das Modell sprechen: Der Demo-Zugang kostet nichts und verlangt keine Karte. Auf eine Anfrage antwortet ein Mensch, binnen zwei Werktagen.
Von der hagel IT-Services GmbH aus Hamburg, seit 2004 · Hosting in Deutschland · keine Tracking-Cookies
Der eigene Betrieb
Ihr räumt die Kosten eurer Kunden auf. Und die eigenen?
Im Tenant liegen Partnerprogramm-Lizenzen, eigene Arbeitsplätze und für Kunden eingekaufte Plätze nebeneinander. Eine Kostenauswertung, die das nicht trennt, ist wertlos.
Vom Distributor kommt eine Lastschrift im Monat, dahinter Dutzende Positionen für verschiedene Kunden. In der Buchhaltung ist das eine Zeile, in der Marge ein blinder Fleck.
Dazu die eigenen Werkzeuge: Monitoring, RMM, Ticketsystem, Dokumentation, Backup, Passwortmanager. Jedes für sich begründet, zusammen ein Posten, den niemand als Ganzes betrachtet.
Warum das schiefgeht
Wer Durchlaufposten als Kosten führt, rechnet sich arm.
Genau das war der erste Befund im Pilotbetrieb: Die Lizenzsumme war zu hoch, weil Partnerprogramm-Lizenzen als Aufwand gezählt wurden. Ohne saubere Trennung ist jede Margenrechnung eine Schätzung.
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Drei Lizenzarten, ein Tenant
Partnerprogramm, eigene Plätze, Kundenlizenzen — für die Buchhaltung sieht alles gleich aus.
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Der Sammelbetrag des Distributors
Eine Lastschrift, Dutzende Positionen. Aufgeschlüsselt wird sie selten, weil es Arbeit ist.
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Die eigenen Werkzeuge wachsen mit
Jedes einzeln entschieden, keins je gemeinsam überprüft.
So macht Yupana das
Trennen, was zusammen abgebucht wird.
Yupana unterscheidet direkt gekaufte Lizenzen, Partnerprogramm-Lizenzen und Durchlaufposten für Kunden. Was weitergegeben wird, taucht nicht als eigene Kostenposition auf.
Drei Quellen
Konto, Microsoft Graph und Belegarchiv ergeben erst zusammen ein Bild.
Kontobewegungen kommen als CAMT.053-Datei aus der vorhandenen Banking-Software — kein PSD2-Zugang, keine Bankzugangsdaten. Genau das Argument, mit dem sich ein mittelständischer Kunde überzeugen lässt.
Über Graph kommen Lizenzen, Zuweisungen und letzte Anmeldungen dazu, lesend. Der Beleg zur Zahlung kommt aus dem vorhandenen Archiv. Erst damit lässt sich eine Distributor-Lastschrift auflösen.
- Sammelabbuchungen gegen die Lizenzpositionen gerechnet
- Eigener Aufwand und Durchlaufposten getrennt ausgewiesen
- Einrichtung der Bridge: rund eine Viertelstunde je Betrieb
Im eigenen Haus zuerst
Ungenutzte Plätze und vergessene Abos — die Liste, die man selbst zuletzt führt.
Letzte Anmeldung neben jeder Lizenz, Schwellwert nach eurer Wahl. Dieselben Detektoren finden die kleinen Abos, die aus einem Projekt übrig geblieben sind.
Wer 100 oder 150 Unternehmen betreut, hat danach dasselbe Gespräch hundertmal vor sich: „Wofür zahlen wir monatlich?“ Yupana ist so gebaut, dass ihr es bei ihnen einsetzen könnt.
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Lizenzmodi sauber unterschieden
Direkt gekauft, aus dem Partnerprogramm, an Kunden weiterverkauft. Erst diese Trennung macht aus einer Lizenzsumme eine belastbare Kostenzahl.
Zum Lizenzmanagement -
Der Prüfpfad entsteht nebenbei
Freigaben mit Person und Zeitstempel, Beleg an der Buchung, revisionssicheres Protokoll. Für Kunden mit Zertifizierungsdruck ein Argument, das ihr nicht extra bauen müsst.
Zur Rechnungsfreigabe -
Ein Mandant je Unternehmen
Jeder Betrieb hat eigene Daten und einen eigenen Zugang. Eine Sicht über mehrere Kunden hinweg ist geplant, aber noch nicht gebaut — das sagen wir lieber vorher.
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Über das Modell reden wir vorher
Ob ihr betreut oder weiterverkauft, ändert die kaufmännische Seite. Ein fertiges Partnerprogramm mit Marge und Portal gibt es noch nicht, und wir behaupten es auch nicht.
Darüber sprechen
Aus dem eigenen Betrieb
Yupana ist entstanden, weil ein IT-Systemhaus seine eigenen Kosten nicht mehr im Blick hatte.
- seit 2004
- IT-Betreuung mittelständischer Betriebe in Hamburg.
- 150+
- betreute Unternehmen — der Grund, warum es dieses Werkzeug gibt.
- 3 Lizenzmodi
- werden getrennt geführt statt in eine Summe geworfen.
Die hagel IT-Services GmbH betreut seit 2004 über 150 Unternehmen und ist Microsoft Solutions Partner — und hatte trotzdem keine Antwort auf die Frage, was monatlich wofür abgeht.
Der erste Nutzer war der eigene Betrieb. Die Lizenzen im Pilotbetrieb sind Partnerprogramm-Lizenzen, was die Trennung der Modi überhaupt erst erzwungen hat.
In drei Schritten
Erst innen, dann außen.
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01
Im eigenen Haus starten
Konten und Microsoft-Tenant anbinden, wiederkehrende Buchungen bestätigen. Nach dem ersten Monat wisst ihr an euren eigenen Zahlen, ob es trägt.
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02
Zwei Bestandskunden dazunehmen
Am besten zwei mit unterschiedlichem Zuschnitt. Da zeigt sich, was branchenübergreifend funktioniert und was nicht.
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03
Über das Modell sprechen
Wie das kaufmännisch aussieht, hängt davon ab, ob ihr betreut oder weiterverkauft. Genau darüber reden wir vorher, nicht hinterher.
Bevor du fragst
Was jetzt wahrscheinlich als Einwand kommt.
- Müssen wir die Firmenkarten wechseln?
- Nein. Yupana liest die Bewegungen, die ohnehin entstehen, und gibt selbst keine Karten aus. Eure Bankverbindung bleibt, wie sie ist.
- Wie viel Aufwand ist das?
- Der erste Monat kostet 30 bis 60 Minuten Aufräumen. Danach sind es Minuten pro Woche und einmal im Quartal ein Durchgang durch die laufenden Positionen.
- Wo liegen unsere Daten?
- Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft auf eigenem Server ohne Cookies — deshalb kein Cookie-Banner.
- Und was fehlt noch?
- Der externe Penetrationstest und die anwaltliche Prüfung der Rechtstexte. Beides steht offen auf der Sicherheitsseite, nicht im Kleingedruckten.
Häufige Fragen
Was Systemhäuser fragen.
- Können wir Yupana an unsere Kunden weiterverkaufen?
- Darüber sprechen wir gern — ein fertiges Partnerprogramm mit Marge, Portal und Zertifizierung gibt es noch nicht, und wir behaupten es auch nicht. Was es gibt: ein Produkt, das im Systemhaus-Alltag entstanden ist, und die Bereitschaft, das Modell mit den ersten Partnern gemeinsam festzulegen.
- Wie unterscheidet Yupana Partner- von Kundenlizenzen?
- Über die Herkunft der Lizenz im Tenant und die Zuordnung der zugehörigen Zahlung. Partnerprogramm-Lizenzen werden als solche gekennzeichnet und nicht als Kostenposition gezählt; Durchlaufposten für Kunden ebenso. Im Pilotbetrieb war genau das der erste Fall, der auffiel — vorher war die Lizenzsumme zu hoch.
- Brauchen wir für jeden Kunden einen eigenen Zugang?
- Ja, jedes Unternehmen ist ein eigener Mandant mit eigenen Daten. Eine Multi-Tenant-Ansicht über mehrere Kunden hinweg ist geplant, aber noch nicht gebaut — das gehört zu den Dingen, die wir lieber offen sagen.
- Funktioniert das auch ohne Microsoft 365?
- Ja. Die Lizenzansicht braucht Microsoft Graph, alles andere nicht. Kontobewegungen, Verträge, Freigaben und die BWA-Auswertung funktionieren unabhängig davon.
- Was ist mit Kunden, die keinen Online-Banking-Zugriff geben wollen?
- Genau dafür ist der Weg über CAMT.053 gebaut. Es gibt keine Bankzugangsdaten, keinen PSD2-Zugang und keinen Zahlungsauslösedienst — Yupana liest Dateien, die die Banking-Software ohnehin erzeugt.
Passt dazu
Der erste Schritt
Erst bei euch, dann bei euren Kunden.
Fangt im eigenen Tenant an. Danach sagen wir ehrlich, was für eure Kunden heute schon geht und was noch nicht — vorab ansehen könnt ihr alles an einer Demo-Firma, kostenlos und ohne Karte.
Antwort von einem Menschen, innerhalb von zwei Werktagen — auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist. Noch nicht so weit? Dann lies erst mal weiter.
