Für IT-Systemhäuser
Erst die eigenen Lizenzen. Dann die eurer Kunden.
Ein Systemhaus kennt das Thema aus erster Hand: Im selben Tenant liegen Partner-, Eigen- und Kundenlizenzen. Yupana ist im Systemhaus der Betreiberin entstanden, genau daran.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Erst im eigenen Haus ausprobieren, mit den eigenen Zahlen — dann über das Modell für eure Kunden sprechen. Zum Lizenzmanagement
Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · cookielose Messung
Der eigene Betrieb
Ihr räumt die Kosten eurer Kunden auf. Und die eigenen?
Im Tenant liegen Partnerprogramm-Lizenzen, eigene Arbeitsplätze und für Kunden eingekaufte Plätze nebeneinander. Eine brauchbare Kostenauswertung muss das trennen.
Vom Distributor kommt eine Lastschrift im Monat, dahinter Dutzende Positionen für verschiedene Kunden. In der Buchhaltung ist das eine Zeile, in der Marge ein blinder Fleck.
Dazu die eigenen Werkzeuge: Monitoring, RMM, Ticketsystem, Dokumentation, Backup, Passwortmanager. Jedes für sich begründet, zusammen ein Posten, den niemand als Ganzes betrachtet.
Warum das schiefgeht
Wer Durchlaufposten als Kosten führt, rechnet sich arm.
Genau das war der erste Befund im Pilotbetrieb: Die Lizenzsumme war zu hoch, weil Partnerprogramm-Lizenzen als Aufwand gezählt wurden. Erst die saubere Trennung macht die Margenrechnung belastbar.
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Drei Lizenzarten, ein Tenant
Partnerprogramm, eigene Plätze, Kundenlizenzen — für die Buchhaltung sieht alles gleich aus.
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Der Sammelbetrag des Distributors
Eine Lastschrift, Dutzende Positionen. Aufgeschlüsselt wird sie selten, weil es Arbeit ist.
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Die eigenen Werkzeuge wachsen mit
Jedes einzeln entschieden, keins je gemeinsam überprüft.
So macht Yupana das
Trennen, was zusammen abgebucht wird.
Yupana unterscheidet direkt gekaufte Lizenzen, Partnerprogramm-Lizenzen und Durchlaufposten für Kunden. Was weitergegeben wird, steht als Durchlaufposten getrennt von euren eigenen Kosten.
Drei Quellen
Konto, Microsoft Graph und Belegarchiv ergeben erst zusammen ein Bild.
Kontobewegungen kommen als CAMT.053-Datei aus der vorhandenen Banking-Software; die Bankzugänge bleiben beim Betrieb. Genau das Argument, mit dem sich ein mittelständischer Kunde überzeugen lässt.
Über Graph kommen Lizenzen, Zuweisungen und letzte Anmeldungen dazu, lesend. Der Beleg zur Zahlung kommt aus dem vorhandenen Archiv. Erst damit lässt sich eine Distributor-Lastschrift auflösen.
- Sammelabbuchungen gegen die Lizenzpositionen gerechnet
- Eigener Aufwand und Durchlaufposten getrennt ausgewiesen
- Einrichtung der Bridge: rund eine Viertelstunde je Betrieb
Im eigenen Haus zuerst
Ungenutzte Plätze und vergessene Abos — die Liste, die man selbst zuletzt führt.
Letzte Anmeldung neben jeder Lizenz, Schwellwert nach eurer Wahl. Dieselben Detektoren finden die kleinen Abos, die aus einem Projekt übrig geblieben sind.
Wer 100 oder 150 Unternehmen betreut, hat danach dasselbe Gespräch hundertmal vor sich: „Wofür zahlen wir monatlich?“ Yupana ist so gebaut, dass ihr es bei ihnen einsetzen könnt.
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Lizenzmodi sauber unterschieden
Direkt gekauft, aus dem Partnerprogramm, an Kunden weiterverkauft. Erst diese Trennung macht aus einer Lizenzsumme eine belastbare Kostenzahl.
Zum Lizenzmanagement -
Der Prüfpfad entsteht nebenbei
Freigaben mit Person und Zeitstempel, Beleg an der Buchung, revisionssicheres Protokoll. Für Kunden mit Zertifizierungsdruck ein Argument, das gleich mitkommt.
Zur Rechnungsfreigabe -
Die eigenen Vorsysteme lesen
Ticketsystem, ERP, Belegarchiv und Tenant liegen bei euch schon. Yupana liest sie lesend aus und legt Ertrag und Aufwand je Kunde nebeneinander — im Pilotbetrieb laufen sieben Anbindungen täglich.
Zum Systemhaus-Controlling -
Ein Mandant je Unternehmen
Jeder Betrieb hat eigene Daten und einen eigenen Zugang — sauber getrennt.
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Über das Modell reden wir vorher
Ob ihr betreut oder weiterverkauft, ändert die kaufmännische Seite. Das Modell legen wir gemeinsam mit euch fest.
Darüber sprechen
Aus dem eigenen Betrieb
Yupana ist entstanden, weil ein IT-Systemhaus seine eigenen Kosten auf einen Blick sehen wollte.
- seit 2004
- betreut der Pilotbetrieb mittelständische Unternehmen in Hamburg.
- 150+
- Unternehmen sind es dort — der Grund, warum es dieses Werkzeug gibt.
- 3 Lizenzmodi
- werden getrennt geführt, jeder mit eigener Summe.
Der Pilotbetrieb von Yupana ist ein Hamburger IT-Dienstleister mit über 150 betreuten Unternehmen — und wollte auf einen Blick wissen, was monatlich wofür abgeht.
Der erste Nutzer war der eigene Betrieb. Die Lizenzen im Pilotbetrieb sind Partnerprogramm-Lizenzen, was die Trennung der Modi überhaupt erst erzwungen hat.
In drei Schritten
Erst innen, dann außen.
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01
Im eigenen Haus starten
Konten und Microsoft-Tenant anbinden, wiederkehrende Buchungen bestätigen. Nach dem ersten Monat wisst ihr an euren eigenen Zahlen, ob es trägt.
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02
Zwei Bestandskunden dazunehmen
Am besten zwei mit unterschiedlichem Zuschnitt. Da zeigt sich, was branchenübergreifend trägt.
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03
Über das Modell sprechen
Wie das kaufmännisch aussieht, hängt davon ab, ob ihr betreut oder weiterverkauft. Genau darüber reden wir, bevor es losgeht.
Bevor du fragst
Die Antworten auf eure ersten Fragen.
- Müssen wir die Firmenkarten wechseln?
- Eure Karten bleiben, wie sie sind. Yupana liest die Bewegungen, die ohnehin entstehen — eure Bankverbindung bleibt unverändert.
- Wie viel Aufwand ist das?
- Der erste Monat kostet 30 bis 60 Minuten Aufräumen. Danach sind es Minuten pro Woche und einmal im Quartal ein Durchgang durch die laufenden Positionen.
- Wo liegen unsere Daten?
- Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft cookielos auf eigenem Server.
- Wie schnell sind wir startklar?
- In fünf Minuten steht die erste eigene Zahl: anmelden, BWA ablegen, fertig. Für Bankbewegungen genügt ein Kontoauszug als CAMT-Datei. Liefert die Kanzlei die Datei, lädt Yupana sie aus dem Test heraus ein — und verlängert um eine Woche, wenn bis Tag 12 noch keine Zahl da ist.
Häufige Fragen
Was Systemhäuser fragen.
- Können wir Yupana an unsere Kunden weiterverkaufen?
- Darüber sprechen wir gern. Yupana ist im Systemhaus-Alltag entstanden, und das Modell für den Weiterverkauf legen wir mit den ersten Partnern gemeinsam fest.
- Wie unterscheidet Yupana Partner- von Kundenlizenzen?
- Über die Herkunft der Lizenz im Tenant und die Zuordnung der zugehörigen Zahlung. Partnerprogramm-Lizenzen werden als solche gekennzeichnet und getrennt von den eigenen Kosten geführt; Durchlaufposten für Kunden ebenso. Im Pilotbetrieb war genau das der erste Fall, der auffiel — vorher war die Lizenzsumme zu hoch.
- Brauchen wir für jeden Kunden einen eigenen Zugang?
- Ja, jedes Unternehmen ist ein eigener Mandant mit eigenen Daten.
- Funktioniert das auch ohne Microsoft 365?
- Ja. Microsoft Graph speist die Lizenzansicht; Kontobewegungen, Verträge, Freigaben und die BWA-Auswertung laufen unabhängig davon.
- Was ist mit Kunden, die ihr Online-Banking für sich behalten wollen?
- Genau dafür ist der Weg über CAMT.053 gebaut: Yupana liest die Dateien, die die Banking-Software ohnehin erzeugt. Bankzugänge und Zahlungen bleiben vollständig beim Kunden.
Passt dazu
- Kennzahlen im IT-Dienstleister Median und Quartile aus der Jahresabschlussstatistik der Deutschen Bundesbank — kostenlos und sofort im Browser.
- Systemhaus-Controlling TANSS, c-entron, ecoDMS und die BWA in einer Ansicht.
- Lizenzmanagement Ungenutzte Lizenzen auf einen Blick.
- Die Bridge Was auf dem Kundenrechner läuft.
- Über Yupana Warum ein Systemhaus eine Spend-Software baut.
Der erste Schritt
Erst bei euch, dann bei euren Kunden.
Fangt im eigenen Tenant an, mit euren eigenen Zahlen. Danach sprechen wir darüber, wie ihr es bei euren Kunden einsetzt.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Lieber erst mehr wissen? Im Blog weiterlesen. Fragen? Schreib uns.
