Die Kette
Jede Buchung bekommt einen Namen, einen Beleg und einen Verantwortlichen.
Yupana nimmt eine Abbuchung von eurem Konto und schickt sie durch fünf Stationen. Am Ende weißt du, was sie ist, wer sie wollte, wie lange sie noch läuft und ob sie überhaupt noch jemand braucht.
hagel IT-Services GmbH, Hamburg. Seit 2004 in der Unternehmens-IT. Hosting in Deutschland, keine Tracking-Cookies.
Dienstagmorgen, 4. des Monats
89 € sind raus, und keiner weiß, wofür.
Auf dem Auszug steht ein Empfänger in Großbuchstaben. Kein Beleg daneben, keine Kategorie, kein Name, den jemand kennt.
Du fragst in die Runde. Zwei zucken mit den Schultern, einer sagt: „Kam das nicht von Marketing?" Marketing sagt nein. Du legst den Auszug weg.
Nächsten Monat gehen die 89 € wieder raus.
Yupana führt jede Abbuchung durch fünf Stationen: Beleg, Vertrag, Lizenz, Verantwortlicher, Befund.
Station 1 von 5 · Ausgaben
Zuerst bekommt die Buchung einen Namen.
Yupana liest die Kontobewegung aus der CAMT-Datei, die eure Banking-Software ohnehin schreibt. Kein Kartenwechsel, kein Zugriff auf euer Online-Banking.
Den Empfänger recherchiert Yupana einmal: Firma, Branche, Website, Sitz. Danach steht dieser Name an jeder künftigen Buchung von dort, ohne dass ihn jemand pflegt.
Aus dem Dokumentenarchiv kommt der passende Beleg dazu, gefunden über Betrag, Datum und Volltext. Ein Klick öffnet die Originalrechnung.
Station 2 von 5 · Freigaben
Die Frage ist nicht „darf das", sondern „wollte das jemand".
Das Geld ist weg, bevor irgendein Formular ausgefüllt werden könnte. Yupana fragt deshalb im Nachgang, nicht vorher.
Die Buchung liegt als Karte in der Inbox: Empfänger, Betrag, Datum, vorgeschlagene Kategorie. Wischen genügt. Was danach in der Akte steht, ist ein Mensch mit Uhrzeit, nicht „das System".
Was sich jeden Monat wiederholt, übernehmen Regeln. Im Pilotbetrieb tragen 24 davon die Routine, in der Inbox landet nur das Neue.
Station 3 von 5 · Verträge
89 € im Monat sind selten eine Entscheidung. Sie sind eine Laufzeit.
Yupana liest Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsregel aus dem Beleg, der ohnehin im Archiv liegt. Nicht geschätzt aus dem Buchungsrhythmus, sondern gelesen, mit Link auf die Fundstelle.
Der Kalender zeigt 30, 60 und 90 Tage voraus. Die Erinnerung geht an den Verantwortlichen, nicht an eine Sammeladresse, die keiner liest.
Station 4 von 5 · BWA & Cash
Am 18. kommt die Auswertung. Jetzt hat die Buchung dort einen Platz.
In der BWA steht die Zeile „sonstige betriebliche Aufwendungen". Yupana klappt sie auf: bis zum Sachkonto, bis zur einzelnen Bankbuchung, bis zum Vertrag dahinter.
Und dann nach vorn: die nächsten 13 Wochen wochengenau, danach monatlich bis Monat zwölf. Jede Position mit ihrer Konfidenz, damit sichtbar bleibt, was gerechnet und was geschätzt ist.
Station 5 von 5 · Anomalien
Im achten Monat fällt auf, dass die 89 € niemandem gehören.
Sechs Detektoren laufen still mit. Sie suchen Kleinbeträge ohne Zuordnung, Anbieter, die zum ersten Mal abbuchen, Preise, die in kleinen Schritten steigen, und Lizenzen ohne Anmeldung.
Der Befund kommt als Karte mit Sparschätzung und drei Antworten: brauchen wir noch, kündigen helfen, oder ignorieren mit Begründung. Die Begründung landet im Protokoll.
Ohne dass du dich einloggst
Am Ersten liegt der Vormonat im Postfach.
Am Ersten jedes Monats verschickt Yupana eine Mail an alle, die bei euch freigeben dürfen: was der Vormonat gekostet hat, was sich verschoben hat und was noch offen liegt.
Der Report rechnet, er schreibt nicht: Im Hintergrund läuft kein Sprachmodell. Der Monatsbrief steht nur dann in der Mail, wenn ihn vorher jemand im Dashboard erstellt und freigegeben hat.
Absender ist [email protected]. Wer ihn nicht mehr braucht, antwortet formlos.
[email protected] · 1. des Monats
Yupana Monatsreport August — euer Unternehmen
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Ausgaben des Monats
Die Summe, die Veränderung gegenüber dem Vormonat und die größten Kategorien.
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Freigabe-Quote
Wie viel des Monats jemand bestätigt hat — und wie viele Buchungen noch warten.
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Offene Befunde
Was die Detektoren gefunden haben, je Befund mit geschätztem Sparbetrag.
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Kündigungsfristen
Die nächsten 90 Tage, gestaffelt nach 30, 60 und 90 Tagen.
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Monatsbrief
Nur wenn ihn vorher jemand im Dashboard erstellt und freigegeben hat.
Statt Kundenstimmen
Wir haben noch keine Kunden. Also zeigen wir unsere eigenen Zahlen.
Yupana läuft im Pilotbetrieb bei der Firma, die es gebaut hat. Was dort gemessen wurde, steht hier. Auch das, was nicht gut aussieht.
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109 Monate echter BWA-Daten sind eingelesen, aus acht Jahren Historie.
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Eine Auswertung mit 245 Positionen ist in 0,2 Sekunden gelesen.
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548 Anomalie-Befunde wurden im Schattenbetrieb geprüft, bevor ein einziger Detektor scharf ging.
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Der Cash-Forecast schlägt im Rückwärtstest über zwölf Monate die triviale Vorhersage um 7 %. Netto-Fehler: 16.269 € im Monat. Deshalb ist die Minus-Frühwarnung bis heute abgeschaltet.
Bevor du fragst
Was du dafür alles nicht tun musst.
- Keine neuen Karten, kein Kartenwechsel, kein Zugriff auf euer Online-Banking. Yupana liest Dateien, keine Konten.
- Kein DATEV-Vertrag und keine Kanzlei-Software. Für den Anfang genügt eine PDF-Datei.
- Der Bridge-Dienst auf eurem Server ist in höchstens 15 Minuten eingerichtet.
- Ein Preis je Unternehmen, unabhängig von der Zahl der Nutzer: 99 €, 199 € oder 499 € netto im Monat.
- Der Pen-Test steht noch aus. Das schreiben wir auf die Sicherheitsseite, nicht ins Kleingedruckte.
Häufige Fragen
Was vor dem ersten Schritt geklärt sein will.
- Muss ich alle fünf Bereiche nutzen?
- Nein. Viele fangen bei der BWA an, weil dort nur eine Datei nötig ist. Bankbewegungen, Verträge und Lizenzen kommen dazu, wenn du sie brauchst. Die Kette wird mit jeder Stufe genauer, funktioniert aber auch in Teilen.
- Woher kommen die Daten?
- Aus drei Quellen, die es bei euch schon gibt: Kontobewegungen als CAMT-Datei aus der Banking-Software, Microsoft-365-Lizenzen über die Graph-Schnittstelle und Belege aus dem Dokumentenarchiv EcoDMS.
- Wie lange dauert die Einrichtung?
- Der lokale Bridge-Dienst braucht höchstens 15 Minuten. Er überwacht einen Ordner, verschlüsselt die Dateien und schickt sie weiter. Für die reine BWA-Auswertung brauchst du ihn gar nicht.
- Ersetzt Yupana meine Buchhaltung?
- Nein. Yupana ist kein DATEV-Ersatz, keine Banking-App und kein Kartenanbieter. Es liest, was Buchhaltung und Bank ohnehin produzieren, und beantwortet damit Fragen, die in der Buchhaltung nicht gestellt werden.
- Was kostet das?
- 99 €, 199 € oder 499 € netto je Unternehmen und Monat bei jährlicher Zahlung. Der Datenimport steckt in jedem Tarif, die Nutzerzahl spielt nie eine Rolle.
Der Einstieg
Es fängt mit einer Datei an, nicht mit einem Projekt.
Lade die letzte BWA hoch und sieh, was Yupana daraus liest. Die Datei wird im Browser gelesen und verlässt dein Gerät nicht.
Der Einstieg in Yupana ist eine PDF-Datei, die im Browser gelesen wird und das Gerät nicht verlässt.
