Einstieg
Übersicht
Was Yupana macht, wie diese Dokumentation aufgebaut ist und wo du anfängst.
Yupana beantwortet zwei Sorten Fragen. Über die Ausgaben: Was zahlen wir monatlich, wofür? Hat das jemand freigegeben? Läuft da etwas durch, das keiner mehr braucht? Und über die Zahlen des Monats: Wie lief er, woran lag es, und reicht das Geld?
Es liest, ordnet und erklärt. Gebucht wird weiterhin in der Kanzlei, bezahlt weiterhin über die Bank — Yupana arbeitet lesend auf euren Daten, eure Vorsysteme bleiben, wie sie sind.
Wie du das hier benutzt
Zu jeder Ansicht in der Anwendung gibt es einen Eintrag. Zwei Wege führen hin:
- Aus der Anwendung heraus. Oben rechts in jeder Ansicht steht „Was sehe ich hier?“. Das öffnet drei bis fünf Sätze — und am Fuß den Link zum ausführlichen Eintrag.
- Über das Verzeichnis unten auf dieser Seite. Dort steht zu jedem Eintrag die Adresse der Ansicht, die er erklärt.
Jeder Eintrag ist gleich aufgebaut: Wofür diese Seite da ist, Was du siehst, Woher die Zahlen kommen, Was du damit machst, Fallen und Verwandt. Wer den dritten Eintrag liest, weiß dann, wo die Antwort steht.
Wenn du gerade erst anfängst
Erste Schritte — zehn Minuten, danach läuft der erste Monat. Danach Arbeiten mit Yupana: der Wochencheck, der etwa fünf Minuten dauert.
Wer mit den Zahlen des Steuerberaters anfangen will statt mit den Ausgaben, beginnt bei BWA importieren.
Alle Themen
65 Einträge in 11 Gruppen. Bei 50 davon steht rechts die Ansicht, die sie erklären — dieselbe Adresse, die in der Anwendung oben in der Zeile steht.
Einstieg
Wo fange ich an?
- Erste Schritte Vom Registrieren bis zur ersten eigenen Zahl — der Assistent in vier Schritten, in etwa fünf Minuten.
- Cockpit
/cockpitDie Startseite für alle — Umsatz, Kosten, Ergebnis und Liquidität mit drei Vergleichen, dazu Kennzahlen, Top-Kosten und eure Module. - Arbeiten mit Yupana Der Wochencheck in fünf Minuten, die vier Zustände einer Buchung und der Rhythmus über Woche, Monat und Quartal.
- Glossar 34 Begriffe aus der Anwendung — jeder mit drei Antworten: was das ist, warum es zählt und was zu tun ist, wenn es schlecht steht.
Wachstum
Was begrenzt unser Wachstum?
- Inhaberblick
/wachstum/inhaberblickWohin geht die Firma? Der Engpass, die Woche aus Tagesquellen, zwölf Monate gegen die zwölf davor, Bestand und Firmenwert — auf einer Seite im Modul Wachstum. - Der Wachstumsbereich
/wachstumDer eine Engpass, der euer Wachstum gerade bremst — was ihn löst und was das bringt, mit Herkunft an jeder Schwelle. - Preis und Marge
/wachstum/rechner/preisDie Schere zwischen dem, was eine Stunde einbringt, und dem, was sie kostet — plus der Rechner für einen Aufschlag. - Rechner → Neue Stelle
/wachstum/rechner/stelleWas eine Stelle kostet, was sie einbringt und ab welchem Monat sie sich trägt — mit Standortvergleich und der Gegenrechnung „jemand geht“. - Die Kundenkarte
/wachstum/kunden/[id]Ertrag, Arbeit und Geld eines Kunden nebeneinander — die Seite vor dem Kundengespräch.
Die Zahlen des Monats
Wie lief der Monat?
- Zahlen → Monat
/zahlenDie 30-Sekunden-Antwort auf „wie lief der Monat?“ — fünf Kennzahlen, zwei Listen und der Buchungsstand, auf dem alles beruht. - Monat im Jahresverlauf
/zahlen/jahrestabelleDie BWA als lebendige Tabelle: zwölf Monate nebeneinander, jede Zeile aufklappbar bis auf das Sachkonto. - Hinweise zu den Zahlen
/zu-tun/hinweise/befundeNeun Detektoren rechnen mit — und jeder meldet, sobald eure Urteile ihn bestätigt haben. - Monatsbrief
/zahlen/berichte/monatsbriefDer Monat in ganzen Sätzen — gerechnet von Yupana, formuliert von der KI, geprüft von einem Wächter, freigegeben von dir. - Grafiken
/zahlen/grafikenDrei Bilder aus der BWA — Kostenstruktur über 13 Monate, der Wasserfall von der Gesamtleistung zum Ergebnis und der Jahresverlauf gegen das Vorjahr. - Kennzahlen
/zahlen/kennzahlenKennzahlen mit Formel, Quelle und Zielkorridor — jede einzelne nachrechenbar. - Zahlen → Segmente
/zahlen/segmenteDeckungsbeitrag je Geschäftsfeld — was ein Bereich einbringt, was er kostet und welche Kosten der ganze Betrieb gemeinsam trägt. - BWA importieren
/settings/datenquellen/importPDFs der Kanzlei hochladen — Typ und Periode erkennt Yupana selbst, und vor dem Speichern prüft es nach, ob die Summen aufgehen.
Abschluss und Bestände
Was besitzen wir, und wem gehört es?
- Bilanz
/zahlen/bilanzEine Bilanz nach § 266 HGB für jeden Monat, gerechnet aus der Summen- und Saldenliste — mit einer Probe auf den Cent. - Kapitalflussrechnung
/zahlen/kapitalflussWarum die Kasse anders aussieht als das Ergebnis — zweiundzwanzig Zeilen aus zwei Bilanzstichtagen. - Gebundenes Geld
/zahlen/kennzahlen/gebundenes-geldForderungen, Verbindlichkeiten und Bank — und der Abgleich zwischen dem, was die Buchhaltung sagt, und dem, was auf dem Konto steht. - Liquidität → Bankgespräch
/liquiditaet/bankgespraechDie Kennzahlen, nach denen eine Bank rechnet — zusammengestellt, bevor jemand danach fragt, samt der Fragen selbst.
Liquidität
Reicht das Geld?
- Liquidität → Vorschau
/liquiditaetKategorie mal Periode, vier Größen je Zelle — geplant wird direkt dort, wo die Zahlen stehen. - Forderungen
/liquiditaet/posten/kanzleiOffene Posten nach Alter, Kunde und Klumpenrisiko — mit einem Entwurf für die Erinnerung gleich daneben. - Wachstum → Frühwarnung
/wachstum/fruehwarnungKrisenfrüherkennung nach § 1 StaRUG: acht Messpunkte gegen begründete Schwellen — und der Nachweis, seit wann beobachtet wird.
Zahlungen zuordnen
Wer hat was bezahlt?
- Offene Posten
/liquiditaet/postenJede Forderung und Verbindlichkeit mit zwei Daten — der Fälligkeit und dem Tag, an dem mit dem Geld wirklich zu rechnen ist. - Zahlungsabgleich
/liquiditaet/abgleichWelche Zahlung zu welcher Rechnung gehört — als fertiger Vorschlag, mit einem Sicherheitsgrad je Vorschlag. - Zahlungskategorien
/settings/kategorienDer Baum, nach dem die Liquiditätsvorschau gegliedert ist — mit Regeln, die als Satz formuliert werden und ihre Treffer vorher zeigen. - Buchungen
/liquiditaet/buchungenJede Zahlung in einer filterbaren Liste — und der Weg, viele auf einmal einer Kategorie zuzuweisen.
Planung
Was kommt auf uns zu?
- Liquidität → Planung
/planungPlanen in Ereignissen: neun Typen, drei Szenarien, ein einfrierbares Budget — und der Umbau-Rechner mit den Fristen des § 622 BGB. - Operative Datenreihen
/settings/datenquellen/datenreihenStück, Stunden, Tage, Anzahl — die Mengen neben den Euro-Beträgen, damit aus Kosten eine Aussage je Einheit wird. - Pläne, Soll-Ist und Prognose
/planung/soll-istMehrere Pläne je Jahr, einer davon aktiv — und dagegen Soll-Ist je BWA-Zeile und die Prognose-BWA fürs ganze Jahr. - Investitionen
/planung/investitionenJede geplante Anschaffung als Objekt — Zugang, Abschreibung und Auszahlung bucht Yupana selbst in Plan-Bilanz, Plan-Ergebnis und Plan-Liquidität. - Finanzierungen
/planung/finanzierungenDarlehen als Objekte — Annuität, Tilgung oder endfällig, mit tilgungsfreier Zeit und Sondertilgung; Zins, Tilgung und Restschuld landen im Plan. - Komfortplanung
/planung/zeilenJede BWA-Zeile mit einer von vier Methoden planen — Zielbetrag mit Saisonkurve, Wachstum, Vorjahr oder Ableitung —, bis aufs Sachkonto.
Ausgaben und Verträge
Wofür zahlen wir?
- Ausgaben
/ausgabenDer Überblick über den Monat: was gezahlt wurde, wie viel davon freigegeben ist und was sich abstellen ließe. - Klären
/zu-tunEine Warteschlange für alles, was heute zu tun ist — jede Zeile mit einer Handlung, Pflichtzahlungen dann, wenn sie auffallen. - Freigaben
/zu-tun/eingangDie Liste „Zu tun → Klären“ mit allem, was auf eine Entscheidung wartet — dahinter der Eingang mit einer Karte je Anbieter. - Für die Kanzlei
/zahlen/berichte/kanzleiDie monatliche Prüfliste — was in den Zahlen auffällt, mit Beträgen und Kontonummern, fertig zum Versenden. - Hinweise zu Ausgaben
/zu-tun/hinweiseWas Yupana von sich aus findet: vergessene Abos, still gestiegene Preise, doppelte Werkzeuge, tote Lizenzen. - Verträge und Fristen
/zu-tun/fristenLaufzeiten und Kündigungsfristen aus euren Vertragsbelegen — mit einem Zeitstrahl über die nächsten neunzig Tage. - Anbieter
/ausgaben/anbieterAlle Empfänger mit Profil, Historie, Vertrag und Belegen — und die Stelle, an der Kategorie und Verantwortung gesetzt werden. - Rezertifizierung
/zu-tun/fristen/reviewAlle neunzig Tage eine Frage je laufendem Abo: Wird das noch gebraucht? Ein Klick genügt.
Bestand und Betrieb
Was liegt hier?
- Lizenzen
/ausgaben/lizenzenMicrosoft 365: was gekauft ist, was zugewiesen ist und was ungenutzt bezahlt wird. - Mitarbeiter
/ausgaben/mitarbeiterWas jeder Arbeitsplatz an Software kostet — und welche Konten seit Wochen ruhen. - Dokumente
/ausgaben/dokumenteBelege hochladen und auswerten lassen — Yupana ordnet kryptische Buchungen zu und liest Laufzeiten aus Verträgen. - Export und Berichte Jede Zahlenansicht als PDF, Excel oder CSV — mit Logo, Stand und Seitenzahl — und Berichte, die an einen festen Verteiler gehen.
- KI-Werkzeuge
/ausgaben/ki-werkzeugeWas euch KI-Dienste im Monat kosten, je Anbieter — erkannt aus den Buchungen. - Berichte
/zahlen/berichteAusgaben nach Kategorie für den letzten abgeschlossenen Monat — die Sicht, die in eine Besprechung passt.
Einstellungen und Anschluss
Woher kommen die Daten?
- Einstellungen
/settingsOrganisation, Team, Rollen, Freigabeberechtigte, Regeln, Kategorien, Abteilungen, Export und Protokoll — auf einer Seite mit Sprungmarken. - Datenquellen
/settings/datenquellenCAMT.053, BWA-PDFs, Belegarchiv, Microsoft 365 und die Buchhaltung — was Yupana liest, wie aktuell es ist und wie ihr es anbindet. - Module buchen Der Kern plus die Module, die ihr braucht — dazubuchen wirkt sofort und anteilig, abbestellen zum Periodenende, ab dem Komplettpreis das Paket.
- Abrechnung
/settings/abrechnungTest, Nur-Lesen, die Empfehlung am Testende, Buchen und Rechnungen — verwaltet im Stripe-Kundenportal, direkt und selbst. - Bridge Installation, StarMoney-Export, Fehlersuche und Update des lokalen Dienstes.
- DATEV-Freigabe für die Kanzlei Die Seite zum Weiterleiten: was Yupana liest, welches Recht dafür genügt, welche drei Papiere es braucht — und warum die Kanzlei entscheidet.
- Bereinigung des Ergebnisses
/settings/bereinigungWas das EBITDA verzerrt — eingetragen, begründet und mit Zeitraum. Sie ist die Grundlage für den Firmenwert. - Firmen und Rechte
/settings/firmenMehrere Firmen in einem Konto, der Firmenwechsler in der Kopfzeile, Rechte je Firma und Modul und ein Lesezugang für die Kanzlei. - Die Schnittstelle
/settings/schnittstelleSieben Wege für eigene Systeme — Konten, Buchungen, offene Posten, Planwerte, Kategorien, die Liquiditätsvorschau als Daten und die Kennzahlen. - Datenexport aus DATEV So holt ihr die Summen- und Saldenliste als CSV und die BWA als PDF aus DATEV – selbst in Unternehmen online oder über eure Kanzlei.
- Datenexport aus ADDISON So kommt ihr aus ADDISON über eure Kanzlei zur Summen- und Saldenliste als Datei und zur BWA als PDF – und so liest Yupana beides ein.
- Datenexport aus Agenda So exportiert ihr aus der Agenda Finanzbuchführung die Summen- und Saldenliste als CSV und die BWA als PDF für den Import in Yupana.
- Datenexport aus Lexware So exportiert ihr aus Lexware buchhaltung oder financial office die Summen- und Saldenliste und die BWA als PDF für den Import in Yupana.
- Datenexport aus Sage 50 So holt ihr aus Sage 50 die Summen- und Saldenliste als Datei und die BWA als PDF und lest beides in Yupana ein – Schritt für Schritt.
- Datenexport aus Scopevisio So exportiert ihr aus Scopevisio die Salden als CSV und die BWA als PDF – und so liest Yupana beides ein, ohne Umweg über die Kanzlei.
Sicherheit und Fragen
Was ist mit unseren Daten?
Zuletzt geändert: 30. August 2026

