Personal

Wofür diese Seite da ist

Personal ist in den meisten Betrieben der größte Kostenblock — und der, der sich am genauesten planen lässt. Wer wann anfängt, wer geht, wann die nächste Gehaltsrunde kommt: Das steht meist schon fest.

Der Personalplan beantwortet die Frage „Was kostet die Mannschaft — Monat für Monat?“ Sie planen Stellen mit Bruttogehalt, Eintritt, Austritt und geplanten Erhöhungen. Yupana rechnet daraus die Vollkosten je Monat und trägt sie in Plan-Ergebnis, Plan-Bilanz und Liquiditätsprognose ein.

Was Sie sehen

Bevor die erste BWA da ist, zeigt die Seite „Hier steht, was die Mannschaft kostet — sobald Ihre erste BWA da ist.“ Laden Sie sie hoch, dann beginnt die Planung.

Mit BWA, aber noch ohne Stelle nennt der Abschnitt Stellen die Personalkosten aus Ihrer BWA: „Aus Ihrer BWA: … Personalkosten im Monat“, dazu der Monat, aus dem der Wert stammt. Diese Summe steht im Plan, bis Sie Stellen anlegen. Ein Klick auf Erste Stelle anlegen öffnet das Formular.

Mit Stellen zeigt die Seite von oben nach unten:

• Drei Kacheln für den ersten Planmonat: Stellen im … (besetzt, geplant und Vollzeitäquivalente), Vollkosten im … (Brutto plus Arbeitgeberanteil plus Arbeitsplatz) und Wirkung auf den Plan über … Monate — die Veränderung gegenüber der reinen Fortschreibung.
• Gehälter eines Kalenderjahres: je Stelle die Vollkosten Monat für Monat, darunter die Summen Gehalt, Lohnnebenkosten (AG-Anteil), Arbeitsplatz und Vollkosten. Die Pfeile neben der Überschrift blättern ins Vor- oder Folgejahr. Einzelmonat und Kumuliert wechseln zwischen Monatswerten und der Summe seit Januar; ab Tablet-Breite schaltet Tabelle oder Kacheln die Darstellung um. Unter jeder Stelle steht, wer sie besetzt — oder „offen“ bei einer geplanten Stelle.
• Stellen — die Liste zum Pflegen, mit den Kennzeichen geplant, im Bestand oder neu, dem Bruttogehalt bei Vollzeit, dem Beschäftigungsgrad und der Wirkung im Plan.
• Mitarbeiter — Ihr Team mit Name, Rolle, Segment, Eintritt und Austritt.
• Monatsverlauf — Stellen, Vollzeitäquivalente, Gehalt, Arbeitgeberanteil, Arbeitsplatz, Vollkosten und Wirkung je Planmonat über den ganzen Planzeitraum.
• Wann das Geld tatsächlich abgeht — die Fälligkeit der drei Bestandteile einer Lohnzahlung.

Über den Kacheln wählen Sie das Szenario; Zurück zur Planung führt in die Ereignisliste.

Stellen statt Namen

Der Plan führt Stellen, beschrieben durch ihre Aufgabe — „Consultant Hamburg“ ist die richtige Form. So bleibt jede Auswertung frei von einer namentlichen Gehaltsliste, die mitbestimmungspflichtig wäre. Eine Person aus Mitarbeiter kann eine Stelle besetzen; ihr Name steht dann klein unter der Stelle, und zwar nur auf dieser Seite. Planung, Herkunftsangaben und Berichte nennen die Stelle.

Was „im Bestand“ bedeutet

Die Planung schreibt die Personalkosten der heutigen Mannschaft aus der BWA fort. Eine Stelle, die es heute schon gibt, steckt deshalb bereits in dieser Fortschreibung. Im Formular beantworten Sie das unter „Steckt diese Stelle schon in den Ist-Zahlen?“:

• Ja, im Bestand — die Stelle trägt nur ihre Änderungen bei: eine Erhöhung zum 1. Juli, einen Austritt im Oktober. Solange sich nichts ändert, ist ihre Wirkung im Plan null.
• Nein, sie kommt hinzu — die Stelle zählt mit ihren vollen Kosten.

So steht jede Stelle genau einmal im Plan.

Die Stelle im Formular

Stelle anlegen öffnet das Formular Stelle aufnehmen. Sechs Angaben reichen: Bezeichnung, Abteilung, Bruttogehalt bei voller Stelle je Monat, Beschäftigungsgrad in Prozent, erster und — falls bekannt — letzter Arbeitstag. Dazu Besetzt oder Geplant und die Frage nach dem Bestand. Unter Geplante Erhöhungen tragen Sie Gehaltsschritte ein, wahlweise in Prozent oder als neues Brutto.

Hinter Feinheiten (Nebenkosten, Arbeitsplatz, Lohnsteuer) liegen die selteneren Felder: Arbeitgeber-Nebenkosten (leer = 22 %), Arbeitsplatz je Monat (leer = 350 €), eine Employer-of-Record-Gebühr bei Anstellung über einen Dienstleister im Ausland, der Lohnsteueranteil am Brutto und eine Notiz.

Woher die Zahlen kommen

Vollkosten sind Brutto plus Arbeitgeberanteil plus Arbeitsplatz — dieselbe Rechnung wie im Rechner „Neue Stelle“. So gilt für dieselbe Stelle überall dieselbe Zahl. Die Arbeitsplatzkosten laufen im Plan auf die sonstigen Kosten, Gehalt und Arbeitgeberanteil auf die Personalkosten.

Teilmonate werden nach Kalendertagen geteilt, Erhöhungen tagesgenau. Die Arbeitsplatzkosten bleiben ungeteilt, auch bei Teilzeit — ein halber Mensch braucht einen ganzen Schreibtisch.

Für die Kasse zählt der Termin. Nettolohn und Sozialversicherung gehen im laufenden Monat ab, die Lohnsteuer am 10. des Folgemonats (§ 41a Abs. 1 EStG). Auf dem Monatsraster der Liquiditätsprognose wechselt damit genau ein Posten den Monat. Dafür braucht die Stelle ihren Lohnsteueranteil aus der Lohnabrechnung — ist er hinterlegt, verschiebt Yupana die Lohnsteuer auf den richtigen Termin.

Was Sie damit tun

1. Mit dem BWA-Wert anfangen. Er zeigt, welche Summe heute im Plan steht. Legen Sie dann die Stellen an, die sich ändern — und die, die neu hinzukommen.
2. Das Team per Excel einlesen. Excel exportieren liefert eine Datei mit genau den Spalten, die Excel importieren wieder erkennt: die Blätter „Mitarbeiter“ und „Gehälter“. Vor dem Übernehmen zeigt die Vorschau, wie viele Personen und Stellen neu sind und welche sich ändern.
3. Die Gehaltsrunde in einem Schritt planen. Gehälter ins Jahr … fortschreiben gibt jeder Stelle, die über den Jahreswechsel läuft, zum
   1. Januar eine Erhöhung um den Prozentsatz, den Sie eintragen. Bei 0 % laufen die Gehälter mit dem Dezember-Stand weiter.
4. Rollen pflegen. Rollen verwalten gruppiert Ihr Team nach Aufgabe — etwa Projektleitung, Service, Vertrieb.
5. Das Raster weitergeben. Exportieren oben rechts liefert das Jahresraster als PDF, Excel oder CSV.

Fallen

⚠️ Eine bestehende Stelle als „neu“ angelegt zählt doppelt. Ihre Kosten stecken schon in der Fortschreibung. Wählen Sie für heutige Stellen Ja, im Bestand.

⚠️ Ereignis und Stelle können dasselbe meinen. Steht in der Planung schon eine Einstellung oder Gehaltsrunde als Ereignis, meldet die Seite „Es gibt Ereignisse, die ebenfalls auf die Personalkosten wirken.“ Eine Gehaltsrunde neben einzelnen Stellen kann richtig sein; ist es dieselbe Einstellung, löschen Sie das Ereignis in der Planung.

⚠️ Ohne Lohnsteueranteil bleibt die Lohnsteuer im Lohnmonat. Die Kosten stimmen trotzdem, nur der Zahlungstermin in der Liquiditätsprognose liegt einen Monat zu früh.

⚠️ Ein eingefrorenes Budget lässt sich nicht ändern. Die Seite zeigt dann „Dieses Szenario ist als Budget eingefroren.“ Wählen Sie ein anderes Szenario oder heben Sie die Sperre auf.

Verwandt

• Planung — Ereignisse, Szenarien und Budget
• Liquiditätsprognose — wohin die Lohnzahlungen in der Kasse fließen
• Rechner „Neue Stelle“ — dieselbe Vollkosten-Rechnung für eine einzelne Einstellung
• Pläne, Soll-Ist und Prognose — der Personalplan im Vergleich mit dem Ist