Einstellungen

Wofür diese Seite da ist

Hier steht, wer was darf und was von allein passiert. Beides sind Entscheidungen, die man einmal trifft und danach selten anfasst — deshalb liegen sie gesammelt an einem Ort.

Was du siehst

Oben eine Sprungleiste, darunter die Abschnitte:

Rollen

Inhaber sieht alles, auch den Wachstumsbereich mit Kontostand, Auftragsbestand und Kundenumsätzen. Freigebend arbeitet mit Ausgaben, Belegen und Verträgen. Lesend sieht die Ansichten und liest mit.

Kontoumsätze einlesen

Die Seite liegt unter Einstellungen → Datenquellen → Kontoumsätze. Eine CAMT.053-Datei aus dem Online-Banking ins Ablagefeld ziehen — es steht über der Erklärung, sobald eure Firma eingerichtet ist. In den meisten Portalen heißt der Export „Umsätze exportieren“ mit der Formatwahl CAMT oder XML. Ein Auszug je Monat genügt zum Anfangen; für die Erkennung wiederkehrender Zahlungen braucht Yupana mindestens drei Monate.

Yupana liest eure Umsätze; eure Bankzugänge bleiben bei euch. Jede Buchung zählt genau einmal, auch wenn eine Datei doppelt eingelesen wird — erkannt wird an der Referenz der Bank.

Woher die Zahlen kommen

Aus euren Eingaben — mit einer Ausnahme: Team-Mitglieder lassen sich aus Microsoft 365 einladen, sobald der Verzeichnisdienst angebunden ist und die Konten unter Mitarbeiter eingeordnet sind.

Jede Änderung an Rollen, Freigebern und Regeln landet im Protokoll — mit Name und Zeitpunkt.

Was du damit machst

1. Freigeber festlegen, bevor die erste Buchung ankommt. Dann lässt sich jede Buchung unter Zu tun → Klären gleich entscheiden.
2. Regeln erst anlegen, wenn die Kategorien stehen. Eine Regel auf eine unklare Kategorie automatisiert eine Unklarheit.
3. Abteilungen pflegen, wenn ihr den Stellenrechner nutzen wollt. Aus ihnen rechnet Yupana, wie eine Stelle Geld verdient.
4. Den Export einmal ausprobieren. Wer weiß, dass er seine Daten jederzeit herausbekommt, entscheidet anders über eine Anbindung.

Fallen

⚠️ Der Schalter in den Einstellungen ist eine Erlaubnis für die ganze Firma. Den Brief bekommt, wer ihn zusätzlich für sich selbst einschaltet — im Inhaberblick oder auf der Lage.

⚠️ Ein Schalter, zwei Briefe. Welchen man bekommt, entscheidet die eigene Sicht: Geschäftsführung bekommt den Montagsbrief (montags 6:30 Uhr), Inhaber den Inhaberbrief (am 12. des Monats). Die Buchhaltung hat ihre tägliche Arbeit direkt in der Anwendung vor sich.

⚠️ Eine Rolle zu ändern wirkt sofort. Wer „Inhaber“ auf „Lesend“ setzt, nimmt der Person im selben Moment den Wachstumsbereich.

⚠️ Eine Kategorie umzubenennen ändert die Historie mit. Das ist gewollt — aber ein Bericht von letztem Monat sieht danach anders aus als sein Ausdruck.

⚠️ Jede Regel braucht eine Betragsgrenze. Setzt sie auf eure Toleranz — den Betrag, bis zu dem ihr ohne Nachsehen freigeben würdet.

Verwandt

• Freigaben — wo die Regeln wirken

• Datenquellen — der Zustand aller Anbindungen

• Abrechnung — Module und Rechnungen

• Firmen und Rechte — mehrere Firmen, Rechte je Modul

• Module buchen — Kern, Module, weitere Firmen