Lizenzen

Wofür diese Seite da ist

Lizenzen sind die Ausgabenart, die von allein wächst. Ein Platz wird angelegt, wenn jemand kommt — er wird nicht entzogen, wenn jemand geht. Nach drei Jahren liegt zwischen „gekauft“ und „gebraucht“ ein fünfstelliger Betrag im Jahr, und auf keiner Rechnung steht es.

Diese Seite stellt beide Zahlen nebeneinander.

Was du siehst

Drei Kacheln: Lizenzwert je Monat (für zugewiesene Plätze), Zahl der ungenutzten Plätze über alle Produkte, und was diese ungenutzten Plätze im Monat kosten.

Die Tabelle je Produkt: Name, SKU, gekaufte Plätze, zugewiesene Plätze, freie Plätze, Preis je Platz und Summe.

Die Differenz zwischen Gesamt und Zugewiesen ist die bezahlte Reserve — Plätze, die im Vertrag stehen und niemandem gehören.

Woher die Zahlen kommen

Aus dem Verzeichnisdienst — den Lizenzdaten des Microsoft-365-Mandanten. Die Zuweisung und die Anmeldedaten kommen von dort, nicht aus einer Liste.

Die Beträge sind Microsoft-Listenpreise, keine Rechnungsbeträge. Sie dienen der Einordnung: Was tatsächlich abgebucht wird, hängt von eurem Vertrag ab. Lizenzen, die als Partner-Benefit bezogen werden, sind markiert — sie sind keine echte Ausgabe. Der Abgleich mit den Bankbuchungen markiert die tatsächlich gekauften.

Ungenutzt heißt zweierlei, und beides steht hier:

• Freier Platz — gekauft, aber niemandem zugewiesen.
• Zugewiesen, aber ohne Anmeldung seit der eingestellten Frist. Das steht unter Aufgedeckt und bei den Mitarbeitern.

Was du damit machst

1. Erst zuweisen, dann kaufen. Wer einen freien Platz vergibt, spart den Preis eines neuen — ohne Vertragsänderung.
2. Freie Plätze zum nächsten Vertragstermin abbauen. Die Zahl der Plätze lässt sich meist nur zum Verlängerungstermin senken; der steht unter Verträge und Fristen.
3. Teure Produkte zuerst prüfen. Ein ungenutzter Copilot-Platz kostet so viel wie fünf Basic-Plätze.
4. Prüfen, ob die Ausstattung zur Nutzung passt. Wer nur Postfach und Teams benutzt, braucht selten die größte Ausstattung — die Nutzung je Dienst steht unter Aufgedeckt.

Fallen

⚠️ Der Lizenzwert ist keine Ausgabe. Er ist eine Rechengröße aus Listenpreisen. Wer ihn in eine Kostenrechnung übernimmt, rechnet mit einem Preis, den niemand zahlt.

⚠️ Partner-Benefit heißt „im Programm enthalten“, nicht „geschenkt“. Er endet mit dem Programm — und dann sind es plötzlich echte Kosten.

⚠️ Ein freier Platz ist nicht immer verschwendet. Wer regelmäßig einstellt, hält bewusst Reserve. Die Frage ist, wie viel — nicht ob.

⚠️ Diese Seite kennt nur Microsoft 365. Andere Lizenzen — Branchensoftware, CAD, Zeiterfassung — laufen über die Buchungen und stehen unter Anbieter.

Verwandt

• Mitarbeiter — dieselben Lizenzen je Person
• Aufgedeckt — ungenutzte Plätze als Fund mit Betrag
• Verträge und Fristen — wann sich die Zahl senken lässt