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SaaS-Kosten

Was zahlt ihr monatlich — und wofür?

Die Frage klingt einfach und ist es nie. Yupana beantwortet sie aus den Kontobewegungen, die ohnehin entstehen: alle Abos, mit Anbieterprofil, Vertragslaufzeit und der Person, die zuständig ist.

Angebot anfragen Ausgaben im Produkt

Kein Kartenwechsel, kein PSD2-Zugang. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software — Einrichtung rund eine Viertelstunde.

Von der hagel IT-Services GmbH aus Hamburg, seit 2004 · Hosting in Deutschland · keine Tracking-Cookies

Zwei Kolleginnen sehen sich gemeinsam eine Auswertung am Laptop an
8,90 € im Monat. Seit elf Monaten. Kennt niemand.

Wie das passiert

Software-Abos wachsen leise — und niemand hat je „ja“ dazu gesagt.

Ein Werkzeug für 19 € im Monat braucht keine Freigabe. Zwanzig solcher Werkzeuge auch nicht. Zusammen sind sie ein Posten, den niemand beschlossen hat.

Kleinstbeträge fallen am wenigsten auf und laufen deshalb am längsten — oft Jahre nach dem Projekt, für das sie einmal gedacht waren.

Und manchmal zahlen zwei Abteilungen für dieselbe Sache. Auffallen würde das nur jemandem, der beide Rechnungen nebeneinanderlegt.

Was dabei durchrutscht

Keine dieser Buchungen ist groß genug, um aufzufallen.

Software kündigt sich nicht selbst. Ein Abo für ein paar Euro übersteht jede Freigabe, jeden Jahresabschluss und jeden Personalwechsel. Und wenn ein Anbieter den Preis anhebt, sieht die Lastschrift danach genauso aus wie vorher.

  • Abos ohne Besitzer

    Laufen seit Monaten, und niemand im Haus gehört mehr dazu.

  • Vergessene Testzugänge

    Nach der Testphase einfach weitergelaufen, weil niemand aktiv abbestellt hat.

  • Doppelte Werkzeuge

    Zwei Anbieter für denselben Zweck, in zwei Abteilungen gekauft.

So macht Yupana das

Alles, was abgeht, an einer Stelle.

Der zuverlässigste Weg zu allen Software-Abos führt über das Konto, nicht über eine Umfrage. Was bezahlt wird, taucht dort auf — auch das, woran sich niemand erinnert.

Ein Bild statt vierzig Zeilen

Aus Buchungstexten werden Anbieter, aus Anbietern werden Kategorien.

„AMAZON WEB SERVICES EMEA SARL“ ist eine Zeichenkette, kein Lieferant. Yupana recherchiert jeden Empfänger genau einmal — Firma, Zweck, Branche — und weiß es danach dauerhaft.

Ordnest du eine Buchung zu, gilt das für den ganzen Anbieter und für alles, was künftig von ihm kommt. Die Klassifikation lernt aus deiner Korrektur, nicht aus einem Regelwerk, das jemand pflegen müsste.

  • Kein Kartenwechsel, kein PSD2-Zugang, keine Bankzugangsdaten
  • Der Rhythmus wird selbst erkannt: monatlich, quartalsweise, jährlich
  • Einrichtung rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe
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Bevor es sich verlängert

Zu jedem Abo gehört ein Vertrag mit Laufzeit und Frist.

Yupana liest beides aus dem Beleg und meldet sich 30, 60 und 90 Tage vorher — bei der Person, die den Posten verantwortet, nicht in einem Sammelpostfach.

Wenn die Entscheidung steht, gibt es den Kündigungsentwurf mit Frist und Anschrift dazu. Danach den Status: versandt, bestätigt, letzte Buchung erwartet, beendet.

Zum Vertragsmanagement

Wie wir das prüfen

548 Befunde liefen im Schattenbetrieb, bevor ein Detektor scharf gestellt wurde.

548 Befunde
im Schattenbetrieb geprüft, bevor einer sichtbar wurde.
2 nachgeschärft
Detektoren, weil ihre Treffer nicht standhielten.
1 bleibt aus
Frühwarnung, deren Datenlage sie noch nicht trägt.

Ein Werkzeug, das jede zweite Meldung falsch stellt, wird nach drei Wochen weggeklickt — und danach übersieht man auch die richtigen.

Deshalb laufen die Detektoren erst still mit. Erst wenn ihre Treffer auf echten Daten standhalten, dürfen sie melden. Zwei wurden dabei nachgeschärft, einer ist bis heute aus.

Wie die Detektoren arbeiten

In drei Schritten

So bekommt ihr den Überblick.

  1. 01

    Konten anbinden

    Ein kleiner Dienst legt die CAMT.053-Dateien verschlüsselt ab, sobald sie entstehen. Einrichtung rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe.

  2. 02

    Wiederkehrendes bestätigen

    Yupana schlägt vor, was regelmäßig abgeht. Einmal durchsehen — danach ist die Liste vollständig und bleibt es.

  3. 03

    Aufräumen

    Kündigen, zusammenlegen oder bewusst behalten. Für den ersten Schritt gibt es den Kündigungsassistenten mit fertigem Entwurf.

Bevor du fragst

Was jetzt wahrscheinlich als Einwand kommt.

Braucht ihr Zugriff auf unser Online-Banking?
Nein. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software. Keine Zugangsdaten, keine PSD2-Freigabe, kein Zahlungsauslösedienst — Yupana kann kein Geld bewegen.
Wie viel Aufwand ist das?
Der erste Monat kostet 30 bis 60 Minuten Aufräumen. Danach sind es Minuten pro Woche und einmal im Quartal ein Durchgang durch die laufenden Positionen.
Wo liegen unsere Daten?
Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft auf eigenem Server ohne Cookies — deshalb kein Cookie-Banner.
Und was fehlt noch?
Der externe Penetrationstest und die anwaltliche Prüfung der Rechtstexte. Beides steht offen auf der Sicherheitsseite, nicht im Kleingedruckten.
Sicherheit und was noch aussteht

Häufige Fragen

Was zu SaaS-Kosten am häufigsten gefragt wird.

Was ist SaaS-Kostenmanagement?
SaaS-Kostenmanagement ist die Übersicht und Steuerung aller Software-Abonnements eines Unternehmens: welche es gibt, was sie kosten, wer sie nutzt, wann sie kündbar sind. Größere Anbieter erweitern das um Einkaufsverhandlung und Preis-Benchmarks — für den Mittelstand ist meist schon die Übersicht der eigentliche Gewinn.
Wie finde ich alle Software-Abos im Unternehmen?
Der zuverlässigste Weg führt über das Konto, nicht über eine Umfrage. Was bezahlt wird, taucht dort auf — auch das, woran sich niemand erinnert. Yupana erkennt daraus die wiederkehrenden Buchungen und ordnet ihnen Anbieter und Vertrag zu.
Müssen wir dafür unsere Firmenkarten wechseln?
Nein. Yupana ist kein Karten-Issuer. Wer Karten ausgeben und Ausgaben vorab steuern will, ist bei Moss oder Pleo besser aufgehoben — das sagen wir auch in unserer Datei für KI-Agenten so.
Was ist ein Zombie-Abo?
Ein Abonnement, das weiterläuft, obwohl niemand es mehr nutzt oder verantwortet. Typisch sind kleine Monatsbeträge aus einem beendeten Projekt oder von einer Person, die das Unternehmen verlassen hat. Sie fallen nicht auf, weil sie einzeln zu klein und in der Summe unsichtbar sind.
Braucht man dafür nicht ein Procurement-Team?
Für Verhandlung und Benchmarking ja — dafür gibt es Anbieter wie Sastrify. Für die Frage „was geht ab und braucht das noch jemand“ reicht ein Werkzeug, das die Kontobewegungen liest und Verantwortlichkeiten festhält.
Was kostet das?
Die Ausgabenansicht ist Teil von Yupana Complete: 199 € netto je Unternehmen und Monat bei jährlicher Zahlung, unbegrenzte Nutzer. Vorher ansehen kostet nichts — sieben Tage mit einer Demo-Firma, ohne Zahlungsmittel.

Zum Weiterlesen

Passt dazu

Der erste Schritt

Was geht bei euch monatlich ab?

Die meisten schätzen zu niedrig und liegen bei den kleinen Beträgen am weitesten daneben. Der erste Durchlauf dauert einen Nachmittag — wie das Ergebnis aussieht, zeigt vorab der kostenlose Demo-Zugang.

Angebot anfragen Erst kostenlos ansehen

Antwort von einem Menschen, innerhalb von zwei Werktagen — auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist. Noch nicht so weit? Dann lies erst mal weiter.