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SaaS-Kosten

Was zahlt ihr monatlich — und wofür?

Yupana beantwortet sie aus euren Kontobewegungen: alle Abos, mit Anbieterprofil, Vertragslaufzeit und der Person, die zuständig ist.

14 Tage kostenlos testen

Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.

Eure Karten und Bankzugänge bleiben, wie sie sind. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software — Einrichtung rund eine Viertelstunde. Ausgaben im Produkt

Die Hinweise im Demo-Mandanten als Karten: zwei ungenutzte Lizenzen über je 23,10 Euro im Monat — Microsoft 365 Business Premium, zugewiesen an h.paulsen und j.wiechmann, seit 137 bzw. 212 Tagen ohne Sign-in, mit der Frage, ob die Lizenz gekündigt oder neu zugewiesen werden soll.

Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · cookielose Messung

Zwei Kolleginnen sehen sich gemeinsam eine Auswertung am Laptop an
8,90 € im Monat. Seit elf Monaten. Kennt niemand.

Wie das passiert

Software-Abos wachsen leise — und niemand hat je „ja“ dazu gesagt.

Ein Werkzeug für 19 € im Monat braucht keine Freigabe. Zwanzig solcher Werkzeuge auch nicht. Zusammen sind sie ein Posten, den niemand beschlossen hat.

Kleinstbeträge fallen am wenigsten auf und laufen deshalb am längsten — oft Jahre nach dem Projekt, für das sie einmal gedacht waren.

Und manchmal zahlen zwei Abteilungen für dieselbe Sache. Auffallen würde das nur jemandem, der beide Rechnungen nebeneinanderlegt.

Was dabei durchrutscht

Keine dieser Buchungen ist groß genug, um aufzufallen.

Software kündigt sich nicht selbst. Ein Abo für ein paar Euro übersteht jede Freigabe, jeden Jahresabschluss und jeden Personalwechsel. Und wenn ein Anbieter den Preis anhebt, sieht die Lastschrift danach genauso aus wie vorher.

  • Abos ohne Besitzer

    Laufen seit Monaten, und niemand im Haus gehört mehr dazu.

  • Vergessene Testzugänge

    Nach der Testphase einfach weitergelaufen, weil niemand aktiv abbestellt hat.

  • Doppelte Werkzeuge

    Zwei Anbieter für denselben Zweck, in zwei Abteilungen gekauft.

So macht Yupana das

Alles, was abgeht, an einer Stelle.

Der zuverlässigste Weg zu allen Software-Abos führt über das Konto. Dort taucht alles auf, was bezahlt wird — vollständig.

Alles in einem Bild

Aus Buchungstexten werden Anbieter, aus Anbietern werden Kategorien.

Aus „AMAZON WEB SERVICES EMEA SARL“ wird ein Lieferant: Yupana recherchiert jeden Empfänger genau einmal — Firma, Zweck, Branche — und weiß es danach dauerhaft.

Ordnest du eine Buchung zu, gilt das für den ganzen Anbieter und für alles, was künftig von ihm kommt. Die Klassifikation lernt direkt aus deiner Korrektur.

  • Eure Karten und Bankzugänge bleiben, wie sie sind
  • Der Rhythmus wird selbst erkannt: monatlich, quartalsweise, jährlich
  • Einrichtung rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe
Zur Ausgabenansicht
Der Bereich Ausgaben im Demo-Mandanten Nordlicht Elektrotechnik, Karte „Wofür zahlt ihr?“ für August 2026: disponibel 460.403,72 Euro, das sind 67 Prozent der Ausgaben, davon Material & Werkzeug 448.817,73 Euro, Fuhrpark 7.731,25 Euro, Telefon & Internet 935,54 Euro, Branchensoftware 798,70 Euro, Software & Lizenzen 681,89 Euro und Personal & Zeit 474,90 Euro; daneben Pflicht & Durchlauf mit 0,00 Euro.

Bevor es sich verlängert

Zu jedem Abo gehört ein Vertrag mit Laufzeit und Frist.

Yupana liest beides aus dem Beleg und meldet sich 30, 60 und 90 Tage vorher — direkt bei der Person, die den Posten verantwortet.

Wenn die Entscheidung steht, gibt es den Kündigungsentwurf mit Frist und Anschrift dazu. Danach den Status: versandt, bestätigt, letzte Buchung erwartet, beendet.

Zum Vertragsmanagement
Die Fristen im Demo-Mandanten: zwei Verträge sind in den nächsten 30 Tagen kündbar, zusammen 5.706,00 Euro im Jahr; darunter der Zeitstrahl über die nächsten 90 Tage mit fünf Punkten, Größe nach Jahreswert, Farbe nach Dringlichkeit.

Wie wir das prüfen

548 Befunde liefen im Schattenbetrieb, bevor ein Detektor scharf gestellt wurde.

548 Befunde
im Schattenbetrieb geprüft, bevor einer sichtbar wurde.
2 nachgeschärft
Detektoren, bis ihre Treffer auf echten Daten standhielten.
3 Antworten
je Befund: kündigen helfen, behalten, ignorieren.

Eine Meldung ist so viel wert wie ihre Trefferquote.

Deshalb laufen die Detektoren erst still mit. Sie melden sich, sobald ihre Treffer auf echten Daten standhalten — zwei wurden dabei nachgeschärft.

Wie die Detektoren arbeiten

In drei Schritten

So bekommt ihr den Überblick.

  1. 01

    Konten anbinden

    Ein kleiner Dienst legt die CAMT.053-Dateien verschlüsselt ab, sobald sie entstehen. Einrichtung rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe.

  2. 02

    Wiederkehrendes bestätigen

    Yupana schlägt vor, was regelmäßig abgeht. Einmal durchsehen — danach ist die Liste vollständig und bleibt es.

  3. 03

    Aufräumen

    Kündigen, zusammenlegen oder bewusst behalten. Für den ersten Schritt gibt es den Kündigungsassistenten mit fertigem Entwurf.

Bevor du fragst

Die Antworten auf eure ersten Fragen.

Braucht ihr Zugriff auf unser Online-Banking?
Eure Bankzugänge bleiben bei euch. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software und arbeitet rein lesend — Zahlungen löst ihr weiter selbst aus.
Wie viel Aufwand ist das?
Der erste Monat kostet 30 bis 60 Minuten Aufräumen. Danach sind es Minuten pro Woche und einmal im Quartal ein Durchgang durch die laufenden Positionen.
Wo liegen unsere Daten?
Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft cookielos auf eigenem Server.
Wie schnell sind wir startklar?
In fünf Minuten steht die erste eigene Zahl: anmelden, BWA ablegen, fertig. Für Bankbewegungen genügt ein Kontoauszug als CAMT-Datei. Liefert die Kanzlei die Datei, lädt Yupana sie aus dem Test heraus ein — und verlängert um eine Woche, wenn bis Tag 12 noch keine Zahl da ist.
Alles zur Sicherheit

Häufige Fragen

Was zu SaaS-Kosten am häufigsten gefragt wird.

Was ist SaaS-Kostenmanagement?
SaaS-Kostenmanagement ist die Übersicht und Steuerung aller Software-Abonnements eines Unternehmens: welche es gibt, was sie kosten, wer sie nutzt, wann sie kündbar sind. Größere Anbieter erweitern das um Einkaufsverhandlung und Preis-Benchmarks — für den Mittelstand ist meist schon die Übersicht der eigentliche Gewinn.
Wie finde ich alle Software-Abos im Unternehmen?
Der zuverlässigste Weg führt über das Konto. Dort taucht alles auf, was bezahlt wird — vollständig. Yupana erkennt daraus die wiederkehrenden Buchungen und ordnet ihnen Anbieter und Vertrag zu.
Müssen wir dafür unsere Firmenkarten wechseln?
Nein. Eure Karten bleiben, wie sie sind: Yupana liest die Abbuchungen aus euren Kontoauszügen. Wer Karten ausgeben und Ausgaben vorab steuern will, findet das bei Moss oder Pleo.
Was ist ein Zombie-Abo?
Ein Abonnement, das weiterläuft, obwohl niemand es mehr nutzt oder verantwortet. Typisch sind kleine Monatsbeträge aus einem beendeten Projekt oder von einer Person, die das Unternehmen verlassen hat. Sie fallen nicht auf, weil sie einzeln zu klein und in der Summe unsichtbar sind.
Braucht man dafür ein Procurement-Team?
Für die Frage „was geht ab und braucht das noch jemand“ reicht ein Werkzeug, das die Kontobewegungen liest und Verantwortlichkeiten festhält. Für Einkaufsverhandlung und Benchmarking gibt es Anbieter wie Sastrify.
Was kostet das?
Die Ausgabenansicht ist Teil des Moduls Kosten & Verträge: 29 € im Monat zum Kern (59 €) dazu, bei jährlicher Zahlung, unbegrenzte Nutzer. Im 14-Tage-Test ist das Modul offen — kostenlos, mit euren eigenen Zahlen.

Zum Weiterlesen

Passt dazu

Der erste Schritt

Was geht bei euch monatlich ab?

Ein Kontoauszug genügt, und die Liste steht — mit euren Anbietern, bis zum kleinsten Betrag.

14 Tage kostenlos testen

Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.

Lieber erst mehr wissen? Im Blog weiterlesen. Fragen? Schreib uns.