Verträge
Vor jeder Verlängerung fragt Yupana euch rechtzeitig.
Yupana holt Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsregel aus dem Dokument, das ohnehin im Archiv liegt. Und meldet sich, solange Handeln noch etwas ändert.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Aus dem Dokument gelesen: Jede Frist zeigt die Stelle, aus der sie stammt.
3. November, 8:12 Uhr
„Vielen Dank, Ihr Vertrag hat sich um zwölf Monate verlängert."
Die Mail ist freundlich. Die Frist war der 30. September, drei Monate vor Laufzeitende. Gekündigt hätte man im Juni. Mit Yupana wäre die Erinnerung im Juni gekommen.
Der Vertrag liegt seit vier Jahren im Archiv. Darin steht alles, was man wissen muss — Yupana liest es für euch.
Die Frist im Blick
Die wichtigste Zahl im Vertrag ist die Frist.
Fristen stehen in PDFs. Wer sie im Kalender führen will, muss jeden Vertrag einmal lesen, das Datum ausrechnen und es dann vier Jahre lang pflegen.
Yupana übernimmt diese Kette: lesen, rechnen, erinnern — auch wenn der Kollege, der den Vertrag 2022 abgeschlossen hat, längst woanders arbeitet.
Yupana liest Kündigungsfrist und Mindestlaufzeit aus dem Originaldokument und warnt 90, 60 und 30 Tage vor der Verlängerung.
Gelesen, mit Fundstelle
Yupana zieht die Frist direkt aus dem Vertrag.
Aus dem Archiv holt sich Yupana den Vertrag oder die Rechnung und wertet sie aus: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsregel, nächstes Kündigungsfenster.
Jeder dieser Werte zeigt, woher er stammt. Ein Klick öffnet das Original an der Stelle, an der es steht. Angezeigt wird, was im Dokument steht.
Bevor eine solche Auswertung startet, steht ihr Preis auf dem Knopf. Sie läuft, wenn ihr sie startet.
90, 60, 30
Drei Erinnerungen, rechtzeitig vor jeder Frist.
Der Fristenkalender zeigt, was sich in den nächsten 30, 60 und 90 Tagen verlängert, was noch kündbar ist und bis wann.
Die Erinnerung geht direkt an den Verantwortlichen für diesen Vertrag. Wie viele Tage vorher, stellt ihr ein.
Wer eine Erinnerung öffnet, sieht mehr als das Datum: daneben stehen die letzten Zahlungen, der Beleg und, bei Software, wie viele Plätze überhaupt benutzt werden.
Die Verpflichtung hinter dem Preis
Ein Rahmenvertrag ist eine Zusage — Yupana rechnet sie mit.
Im Pilotbetrieb hat Yupana drei Verträge aus dem Archiv ausgewertet. Bei einem stand eine Mindestabnahme von rund 8.000 € im Jahr, die Yupana damit erstmals sichtbar gemacht hat.
Yupana rechnet mit, wie viel davon abgerufen ist, und ordnet die passenden Abbuchungen der Akte zu. Beim genannten Vertrag war das eine Zahlung über 6.052 €.
Der Restbetrag steht dann schon im Sommer da.
Vom Entschluss bis zur letzten Abbuchung
Der Entwurf steht fertig da. Ihr schickt ihn ab.
Wer kündigen will, bekommt den Text in Deutsch oder Englisch, mit Adresse und Frist aus den Vertragsdaten. Abgeschickt wird mit eurer Unterschrift.
Danach läuft der Status mit: Kündigung raus, Bestätigung da, letzte Abbuchung erwartet am, Lizenz beendet. Bis die letzte Buchung wirklich durch ist.
Dieses Nachhalten zahlt sich aus: Gekündigte Verträge, die weiter abbuchen, sind der häufigste Befund beim ersten Durchgang.
Für den Rest
Auch Verträge ohne Dokument bekommen eine Akte.
Wo kein Papier liegt, erkennt Yupana den Rhythmus aus den Zahlungen selbst und legt eine Akte an: Betrag, Frequenz, erste Buchung, nächste erwartete Zahlung. Frist und Laufzeit ergänzt ihr von Hand.
Eine Kündigung wirkt dann auch in der Planung. Das Ereignis kennt die Frist, rechnet den Wirkmonat selbst aus und zeigt, was ab dann übrig bleibt.
Häufige Fragen
Was Verträge in der Praxis aufwerfen.
- Woher kennt Yupana unsere Kündigungsfristen?
- Aus dem Vertrag oder der Rechnung im Dokumentenarchiv. Yupana wertet das PDF aus und zeigt zu jedem Wert die Fundstelle. Angezeigt wird, was im Dokument steht.
- Und Verträge, die als Dokument fehlen?
- Dann erkennt Yupana den Zahlungsrhythmus und legt eine Akte mit Betrag, Frequenz und nächster erwarteter Zahlung an. Frist und Laufzeit tragt ihr einmal von Hand nach.
- Wie läuft eine Kündigung?
- Yupana erstellt den Entwurf mit Adresse und Frist. Verschickt wird von euch — eine Kündigung ist eine Erklärung eures Unternehmens und trägt eure Unterschrift.
- Wer bekommt die Erinnerung?
- Der Verantwortliche für den jeweiligen Vertrag. Wie viele Tage vor Fristablauf erinnert wird, stellt ihr selbst ein. So landet jede Frist bei der Person, die entscheidet.
- Sieht Yupana, ob eine Kündigung gewirkt hat?
- Ja. Der Status läuft bis zur erwarteten letzten Abbuchung mit. Bucht der Anbieter danach weiter, meldet Yupana das sofort.
Module
Passt dazu
Jedes Modul ist mit einem Klick dazugebucht und sofort offen — im Test sind alle schon dabei.
- Microsoft 365 Welche Lizenzen zahlen wir, die niemand nutzt? Welche Lizenz wem gehört, wer sich seit Wochen nicht anmeldet und was das kostet + 19 € im Monat Ansehen
- Bank & Zahlungsstrom Was kommt diese und nächste Woche aufs Konto und runter? Was diese und nächste Woche aufs Konto kommt — geplant in der Zelle, abgeglichen mit der Rechnung + 29 € im Monat Ansehen
Preise netto je Monat bei jährlicher Zahlung; monatlich zahlbar zum etwas höheren Preis. Alle Preise
Aus der Anwendung
Der Zeitstrahl über 90 Tage
Über der Tabelle steht das Bild: Punktgröße nach Jahreswert, Farbe nach Dringlichkeit. Drei Fristen im selben Monat sind in einer Liste drei Zeilen — hier sind sie ein Klumpen, den man sieht, bevor man liest.
Derselbe Strahl groß: Jeder Punkt lässt sich mit den Pfeiltasten anspringen, und was im selben Monat liegt, stapelt sich sichtbar übereinander.
