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Rechnungsfreigabe

Jede Rechnung hat einen Freigeber.

Eine Bestätigung im Nachgang, lückenlos nachgewiesen. Im Pilotbetrieb übernehmen 24 Regeln den Alltag; in die Inbox kommt, was eure Entscheidung braucht.

14 Tage kostenlos testen

Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.

Unbegrenzte Nutzer, schon im Kern — jede Person, die freigibt, ist dabei. Freigaben im Produkt

Die Liste „Klären“ auf dem Telefon im Demo-Mandanten: 48 offene Punkte, gefiltert nach „Ohne Anbieter“ (10 von 37); oben Sonepar vom 23.08. über 13.054,11 Euro mit dem Hinweis „eine Buchung wartet auf Freigabe“ und den Knöpfen „Ansehen“ und „Anbieter“, darunter DocuSign vom 18.08.

Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · cookielose Messung

Zwei Menschen sitzen im Büro zusammen und gehen eine Auswertung durch
„Das hat jemand entschieden.“ Nur wer, weiß niemand mehr.

Die Frage danach

Freigabe gibt es bei euch. Nachweisbar ist sie nicht.

Jemand hat zugestimmt, irgendwann, per Mail oder im Vorbeigehen. Zwei Monate später fragt die Buchhaltung nach, und die Antwort ist eine Vermutung.

Der offizielle Freigabeprozess existiert auf dem Papier. In der Praxis wird er umgangen, sobald es eilig wird — und danach ist der Papierstand strenger als die Wirklichkeit.

Am Monatsende wird pauschal durchgewinkt, damit es weitergeht. Genau in diesem Moment entstehen die Buchungen, über die im nächsten Jahr niemand mehr Auskunft geben kann.

Was im Alltag trägt

Ein mehrstufiges Antragswesen hält genau so lange, bis es eilig wird.

Deshalb dreht Yupana die Richtung um: Bestätigt wird im Nachgang, dafür lückenlos. Das bringt mehr Nachweis bei weniger Aufwand — und hält sich im Alltag durch.

  • Der Nachweis fehlt

    Wer, wann, auf welcher Grundlage — meist in einer Mail, die niemand mehr findet.

  • Rückfragen stapeln sich

    Einzeln gestellt, einzeln beantwortet. Am Monatsende gewinnt der Zeitdruck.

  • Einmal freigegeben, für immer richtig

    Was vor zwei Jahren sinnvoll war, läuft weiter, weil niemand die Frage neu stellt.

So macht Yupana das

Bestätigen statt beantragen.

Was eure Entscheidung braucht, landet als Karte in der Inbox: mit Empfänger, Betrag, Beleg und vorgeschlagener Kategorie. Auf dem Telefon reicht ein Wischen.

Der Alltag

24 Regeln nehmen den Großteil ab. Der Rest wird bewusst entschieden.

„Alle Hosting-Abbuchungen unter 500 € gehen automatisch durch, verantwortlich: die Technik.“ Jede automatisch freigegebene Buchung ist als solche gekennzeichnet — mit der Regel, die sie ausgelöst hat.

Den automatisch durchlaufenden Anteil seht ihr jederzeit als Zahl. So behaltet ihr die Kontrolle über alles, was automatisch läuft.

  • Hinter jeder Freigabe steht ein angemeldeter Mensch mit Zeitstempel
  • Jede Aktion steht mit Vorher-nachher-Wert im Audit-Log
  • Der Prüfpfad für die Betriebsprüfung entsteht dabei nebenbei
Zum Freigabemodul
Der Bereich Ausgaben im Demo-Mandanten Nordlicht Elektrotechnik, Karte „Wofür zahlt ihr?“ für August 2026: disponibel 460.403,72 Euro, das sind 67 Prozent der Ausgaben, davon Material & Werkzeug 448.817,73 Euro, Fuhrpark 7.731,25 Euro, Telefon & Internet 935,54 Euro, Branchensoftware 798,70 Euro, Software & Lizenzen 681,89 Euro und Personal & Zeit 474,90 Euro; daneben Pflicht & Durchlauf mit 0,00 Euro.

Mit Beleg entscheiden

Der Beleg liegt neben der Buchung, bevor du entscheidest.

Yupana durchsucht euer Dokumentenarchiv nach Betrag, Datum und Volltext und hängt den Treffer an die Buchung. Damit ist der Beleg beim Freigeben der Normalfall.

Alle 90 Tage kommt die Rezertifizierung: eine Frage zu jeder laufenden Position — braucht ihr das noch? Bleibt die Antwort aus, wandert die Position zurück in die offenen Fälle.

Wie Buchung und Beleg zusammenfinden

Aus dem Pilotbetrieb

Die Automatisierungsquote ist jederzeit messbar.

24 Regeln
nehmen im Pilotbetrieb den wiederkehrenden Alltag ab.
90 Tage
bis zur nächsten Rezertifizierung jeder laufenden Position.
30–60 Min.
einmaliges Aufräumen im ersten Monat. Danach Minuten pro Woche.

Im Audit-Log lässt sich auswerten, welcher Anteil der Buchungen automatisch durchgelaufen ist und über welche Regel.

So bleibt jede automatische Freigabe als solche erkennbar — mit der Regel, die sie ausgelöst hat.

Wie Automatik und Entscheidung zusammenspielen

In drei Schritten

So läuft es im Monat.

  1. 01

    Der erste Monat: aufräumen

    30 bis 60 Minuten, in denen die wiederkehrenden Buchungen einmal durchgesehen und zugeordnet werden. Das ist der einzige größere Aufwand.

  2. 02

    Danach: wenige Minuten pro Woche

    Die Inbox enthält nur noch Neues und Auffälliges. Was eine Regel erfüllt, ist bereits durch — sichtbar gekennzeichnet.

  3. 03

    Einmal im Quartal: rezertifizieren

    Ein Durchgang durch die laufenden Positionen mit einer einzigen Frage: Braucht ihr das noch? Das ist der Moment, in dem Zombie-Abos auffliegen.

Bevor du fragst

Die Antworten auf eure ersten Fragen.

Braucht ihr Zugriff auf unser Online-Banking?
Eure Bankzugänge bleiben bei euch. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software und arbeitet rein lesend — Zahlungen löst ihr weiter selbst aus.
Wie viel Aufwand ist das?
Der erste Monat kostet 30 bis 60 Minuten Aufräumen. Danach sind es Minuten pro Woche und einmal im Quartal ein Durchgang durch die laufenden Positionen.
Wo liegen unsere Daten?
Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft cookielos auf eigenem Server.
Wie schnell sind wir startklar?
In fünf Minuten steht die erste eigene Zahl: anmelden, BWA ablegen, fertig. Für Bankbewegungen genügt ein Kontoauszug als CAMT-Datei. Liefert die Kanzlei die Datei, lädt Yupana sie aus dem Test heraus ein — und verlängert um eine Woche, wenn bis Tag 12 noch keine Zahl da ist.
Alles zur Sicherheit

Häufige Fragen

Was zur Rechnungsfreigabe am häufigsten gefragt wird.

Wie unterscheidet sich das von Candis oder finway?
Yupana bestätigt im Nachgang: Die Zahlung ist auf dem Konto sichtbar, jemand ordnet sie zu und übernimmt die Verantwortung. Werkzeuge wie Candis oder finway setzen früher an — dort läuft die Rechnung eine Freigabekette entlang, bevor sie bezahlt wird.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe?
Die Rechnungsprüfung stellt fest, ob eine Rechnung sachlich und rechnerisch richtig ist — stimmen Leistung, Menge, Preis, Steuersatz. Die Freigabe ist die Entscheidung, dass sie bezahlt werden soll und wer sie verantwortet. Yupana deckt die zweite Frage lückenlos ab und stellt für die erste den Beleg daneben.
Wer darf freigeben?
Das legt ihr fest. Im Pilotbetrieb sind es drei Personen aus Geschäftsführung und Office-Management. Die Berechtigung hängt an der Person, und jede Freigabe ist mit Zeitstempel protokolliert.
Ist ein automatisch freigegebener Beleg noch revisionssicher?
Ja — sofern erkennbar bleibt, dass er automatisch freigegeben wurde und aufgrund welcher Regel. Genau das protokolliert Yupana.
Brauchen wir dafür ein Dokumentenmanagement-System?
Freigeben funktioniert in jedem Fall. Wo ein Archiv vorhanden ist (im Pilotbetrieb EcoDMS), verheiratet Yupana Buchung und Dokument automatisch, und der Beleg steht beim Freigeben daneben.
Was kostet das?
Freigaben sind Teil des Moduls Kosten & Verträge: 29 € im Monat zum Kern (59 €) dazu, bei jährlicher Zahlung. Unbegrenzte Nutzer — jede Person, die freigibt, ist dabei.

Zum Weiterlesen

Passt dazu

Der erste Schritt

Wie klärt ihr das heute?

Wenn die Antwort „per Zuruf“ lautet, ist der erste Monat der aufschlussreichste. Legt euren Kontoauszug ab, und der Eingang zeigt, was noch eure Bestätigung braucht.

14 Tage kostenlos testen

Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.

Lieber erst mehr wissen? Im Blog weiterlesen. Fragen? Schreib uns.