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Rechnungsfreigabe

Jede Rechnung hat einen Freigeber.

Kein Genehmigungsverfahren im Vorfeld, sondern eine Bestätigung im Nachgang — die dafür lückenlos ist. Im Pilotbetrieb übernehmen 24 Regeln den Alltag; in die Inbox kommt nur, was wirklich eine Entscheidung braucht.

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Unbegrenzte Nutzer in jedem Tarif — an einer Platzschranke soll keine Freigabe scheitern. Antwort binnen zwei Werktagen; den Demo-Zugang gibt es sofort und ohne Karte.

Von der hagel IT-Services GmbH aus Hamburg, seit 2004 · Hosting in Deutschland · keine Tracking-Cookies

Zwei Menschen sitzen im Büro zusammen und gehen eine Auswertung durch
„Das hat jemand entschieden.“ Nur wer, weiß niemand mehr.

Die Frage danach

Freigabe gibt es bei euch. Nachweisbar ist sie nicht.

Jemand hat zugestimmt, irgendwann, per Mail oder im Vorbeigehen. Zwei Monate später fragt die Buchhaltung nach, und die Antwort ist eine Vermutung.

Der offizielle Freigabeprozess existiert auf dem Papier. In der Praxis wird er umgangen, sobald es eilig wird — und danach ist der Papierstand strenger als die Wirklichkeit.

Am Monatsende wird pauschal durchgewinkt, damit es weitergeht. Genau in diesem Moment entstehen die Buchungen, über die im nächsten Jahr niemand mehr Auskunft geben kann.

Warum Vorab-Workflows scheitern

Ein mehrstufiges Antragswesen hält genau so lange, bis es eilig wird.

Deshalb dreht Yupana die Richtung um: Bestätigt wird im Nachgang, dafür lückenlos. Das ist weniger Zeremonie und mehr Nachweis — und es hält sich im Alltag durch.

  • Der Nachweis fehlt

    Wer, wann, auf welcher Grundlage — meist in einer Mail, die niemand mehr findet.

  • Rückfragen stapeln sich

    Einzeln gestellt, einzeln beantwortet. Am Monatsende gewinnt der Zeitdruck.

  • Einmal freigegeben, für immer richtig

    Was vor zwei Jahren sinnvoll war, läuft weiter, weil niemand die Frage neu stellt.

So macht Yupana das

Bestätigen statt beantragen.

Was Yupana nicht sicher zuordnen kann, landet als Karte in der Inbox: mit Empfänger, Betrag, Beleg und vorgeschlagener Kategorie. Auf dem Telefon reicht ein Wischen.

Der Alltag

24 Regeln nehmen den Großteil ab. Der Rest wird bewusst entschieden.

„Alle Hosting-Abbuchungen unter 500 € gehen automatisch durch, verantwortlich: die Technik.“ Jede automatisch freigegebene Buchung ist als solche gekennzeichnet — mit der Regel, die sie ausgelöst hat.

Das Ziel ist ausdrücklich nicht, möglichst viel zu automatisieren. Es ist, den automatisch durchlaufenden Anteil jederzeit messen zu können. Wer ihn nicht kennt, hat die Kontrolle abgegeben, ohne es zu merken.

  • Hinter jeder Freigabe steht ein angemeldeter Mensch mit Zeitstempel
  • Jede Aktion steht mit Vorher-nachher-Wert im Audit-Log
  • Der Prüfpfad für die Betriebsprüfung entsteht dabei nebenbei
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Nicht raten müssen

Der Beleg liegt neben der Buchung, bevor du entscheidest.

Yupana durchsucht euer Dokumentenarchiv nach Betrag, Datum und Volltext und hängt den Treffer an die Buchung. Freigeben ohne Beleg wird damit eine bewusste Entscheidung statt der Normalfall.

Alle 90 Tage kommt die Rezertifizierung: eine Frage zu jeder laufenden Position — braucht ihr das noch? Wer nicht antwortet, bekommt keinen Ärger, aber die Position wandert zurück in die ungeklärten Fälle.

Wie Buchung und Beleg zusammenfinden

Aus dem Pilotbetrieb

Die interessante Zahl ist nicht die Automatisierungsquote, sondern dass sie messbar ist.

24 Regeln
nehmen im Pilotbetrieb den wiederkehrenden Alltag ab.
90 Tage
bis zur nächsten Rezertifizierung jeder laufenden Position.
30–60 Min.
einmaliges Aufräumen im ersten Monat. Danach Minuten pro Woche.

Im Audit-Log lässt sich auswerten, welcher Anteil der Buchungen ohne menschliches Zutun durchgelaufen ist und über welche Regel.

Genau das unterscheidet eine belastbare Automatik von einer bequemen: Eine Automatik, die sich als menschliche Entscheidung tarnt, wäre das eigentliche Problem.

Was nie automatisch passiert

In drei Schritten

So läuft es im Monat.

  1. 01

    Der erste Monat: aufräumen

    30 bis 60 Minuten, in denen die wiederkehrenden Buchungen einmal durchgesehen und zugeordnet werden. Das ist der einzige größere Aufwand.

  2. 02

    Danach: wenige Minuten pro Woche

    Die Inbox enthält nur noch Neues und Auffälliges. Was eine Regel erfüllt, ist bereits durch — sichtbar gekennzeichnet.

  3. 03

    Einmal im Quartal: rezertifizieren

    Ein Durchgang durch die laufenden Positionen mit einer einzigen Frage: Braucht ihr das noch? Das ist der Moment, in dem Zombie-Abos auffliegen.

Bevor du fragst

Was jetzt wahrscheinlich als Einwand kommt.

Braucht ihr Zugriff auf unser Online-Banking?
Nein. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software. Keine Zugangsdaten, keine PSD2-Freigabe, kein Zahlungsauslösedienst — Yupana kann kein Geld bewegen.
Wie viel Aufwand ist das?
Der erste Monat kostet 30 bis 60 Minuten Aufräumen. Danach sind es Minuten pro Woche und einmal im Quartal ein Durchgang durch die laufenden Positionen.
Wo liegen unsere Daten?
Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft auf eigenem Server ohne Cookies — deshalb kein Cookie-Banner.
Und was fehlt noch?
Der externe Penetrationstest und die anwaltliche Prüfung der Rechtstexte. Beides steht offen auf der Sicherheitsseite, nicht im Kleingedruckten.
Sicherheit und was noch aussteht

Häufige Fragen

Was zur Rechnungsfreigabe am häufigsten gefragt wird.

Ist das ein Freigabe-Workflow wie bei Candis oder finway?
Nein, und das ist Absicht. Diese Werkzeuge genehmigen im Vorfeld: Rechnung kommt herein, läuft eine Freigabekette entlang, wird danach bezahlt. Yupana bestätigt im Nachgang: Die Zahlung ist auf dem Konto sichtbar, und jemand ordnet sie zu und übernimmt sie. Wer hohe Rechnungsvolumen mit echter Vorabfreigabe braucht, ist bei den Spezialisten besser aufgehoben.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe?
Die Rechnungsprüfung stellt fest, ob eine Rechnung sachlich und rechnerisch richtig ist — stimmen Leistung, Menge, Preis, Steuersatz. Die Freigabe ist die Entscheidung, dass sie bezahlt werden soll und wer sie verantwortet. Yupana deckt die zweite Frage lückenlos ab und stellt für die erste den Beleg daneben.
Wer darf freigeben?
Das legt ihr fest. Im Pilotbetrieb sind es drei Personen aus Geschäftsführung und Office-Management. Die Berechtigung hängt an der Person, nicht am Gerät, und jede Freigabe ist mit Zeitstempel protokolliert.
Ist ein automatisch freigegebener Beleg noch revisionssicher?
Ja — sofern erkennbar bleibt, dass er automatisch freigegeben wurde und aufgrund welcher Regel. Genau das protokolliert Yupana. Eine Automatik, die sich als menschliche Entscheidung tarnt, wäre das eigentliche Problem.
Brauchen wir dafür ein Dokumentenmanagement-System?
Nicht zwingend. Freigeben funktioniert auch ohne Beleg — dann eben ohne Beleg daneben. Wo ein Archiv vorhanden ist (im Pilotbetrieb EcoDMS), verheiratet Yupana Buchung und Dokument automatisch.
Was kostet das?
Freigaben sind Teil von Yupana Complete: 199 € netto je Unternehmen und Monat bei jährlicher Zahlung. Unbegrenzte Nutzer — an einer Platzschranke soll keine Freigabe scheitern.

Zum Weiterlesen

Passt dazu

Der erste Schritt

Wie klärt ihr das heute?

Wenn die Antwort „per Zuruf“ lautet, ist der erste Monat der aufschlussreichste. Wie er aussieht, zeigt der kostenlose Zugang an einer Demo-Firma — für die eigenen Zahlen genügt ein Gespräch.

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Antwort von einem Menschen, innerhalb von zwei Werktagen — auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist. Noch nicht so weit? Dann lies erst mal weiter.