Ausgaben
Was zahlen wir monatlich, wofür? Eine Antwort aus drei Systemen.
Auf dem Konto steht der Betrag, im Archiv liegt die Rechnung, im Microsoft-Tenant hängen die Lizenzen. Yupana legt die drei Ebenen übereinander, bis jede Buchung ihren Anbieter, ihre Kategorie und ihren Beleg hat.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Lesezugriff, wo immer möglich. Hosting in Deutschland, Verschlüsselung der Bankdaten, Protokoll über jeden Zugriff.
Drei Orte, ein Bild
Drei Bruchstücke — Yupana macht eine Zahl daraus.
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Das Konto
weiß, was abgebucht wurde, aber nicht wofür.
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Das Archiv
hat die Rechnung, aber nicht die Zahlung.
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Der Microsoft-Adminbereich
kennt die Lizenzen, aber nicht ihren Preis auf eurem Konto.
Wer die Frage trotzdem beantworten will, baut eine Tabelle. Und fängt beim nächsten Mal wieder von vorn an.
Warum es ein System braucht
Yupana hält die Zahl jeden Tag aktuell.
Am Tag, an dem sie entsteht, ist sie richtig. Dann kommt ein Werkzeug dazu, ein Preis steigt um vier Prozent, jemand geht und seine Lizenz bleibt.
Nach einem Quartal ist sie Dekoration. Deshalb kennen die meisten Geschäftsführer ihre Softwarekosten als Bauchgefühl: „So zehn, zwölf Tausend im Monat, glaube ich."
An jeder Buchung hängen in Yupana der Anbieter mit Profil, die Kategorie und der passende Beleg aus dem Archiv.
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Kontobewegungen direkt aus eurem Banking-Export.
Yupana liest CAMT.053-Dateien. Das ist das Format, das deutsche Banking-Programme exportieren. StarMoney Business schreibt sie automatisch in einen Ordner, andere Programme auf Knopfdruck.
Ein kleiner Dienst auf eurem Server sieht in diesen Ordner, verschlüsselt jede neue Datei und schickt sie weiter. Einrichtung: höchstens 15 Minuten.
- Eure Bankzugänge und euer Online-Banking bleiben bei euch.
- Karten und Zahlungswege bleiben, wie sie sind.
- Ihr schaltet den Dienst ab, und der Datenfluss endet — die Kontrolle liegt bei euch.
Aus Zeichenkette wird Anbieter
Aus „AMAZON WEB SERVICES EMEA SARL" wird ein Anbieter.
Yupana recherchiert jeden Empfänger genau einmal: Firma, Beschreibung, Website, Branche, Sitz. Danach steht der Name an jeder Buchung von dort, ganz von selbst.
Ordnest du eine Buchung zu, gilt das für den ganzen Anbieter und für alles, was künftig von ihm kommt. Yupana lernt direkt aus deiner Korrektur.
Den Rhythmus erkennt Yupana selbst: monatlich, quartalsweise, jährlich. Bleibt ein Muster unklar, zieht es ein Sprachmodell hinzu.
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Zu jeder Buchung das Dokument, das dazugehört.
Yupana durchsucht euer Dokumentenarchiv EcoDMS nach Betrag, Datum und Volltext und hängt den Treffer an die Buchung. Ein Klick öffnet die Originalrechnung im Archiv.
Das hat einen zweiten Nutzen, der selten geplant wird: Der Prüfpfad von der Zahlung zum Beleg entsteht dabei von allein. Genau den will die Betriebsprüfung sehen.
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Was jeder Platz kostet, und ob ihn jemand benutzt.
Über die Microsoft-Graph-Schnittstelle kommen Lizenzen, Zuweisungen und letzte Anmeldungen dazu. Lesend und automatisch — der Abgleich läuft von selbst.
Damit steht neben jedem Mitarbeitenden, was er an Software kostet. Und neben jeder Lizenz, wann sie zuletzt benutzt wurde.
Bei Systemhäusern trennt Yupana eigene Lizenzen von Partner-Vorteilen und von dem, was an Kunden weiterverkauft ist. Sonst rechnet man sich Kosten an, die in Wahrheit Umsatz sind.
Klar getrennt
Die Monatssumme zeigt eure Ausgaben.
Kundenzahlungen werden gelesen und fließen in die Liquiditätsvorschau; in der Monatssumme stehen ausschließlich Abflüsse. So lässt sich jede Zahl erklären.
- Yupana baut auf eurer Buchhaltung auf und liest, was ohnehin entsteht.
- Bankdaten liegen verschlüsselt. Die Protokolle bleiben frei von IBANs und Kontoständen im Klartext.
- Jeder Zugriff und jede Freigabe steht im Audit-Log.
- Jede Zahlung bleibt in eurer Hand: Yupana arbeitet mit reinem Lesezugriff.
Häufige Fragen
Was Kunden an dieser Stelle zuerst fragen.
- Muss ich meine Bank umstellen oder Karten wechseln?
- Eure Bankzugänge bleiben bei euch. Yupana liest CAMT.053-Dateien, die eure Banking-Software ohnehin erzeugt; Online-Banking und Karten bleiben, wie sie sind.
- Was ist der Bridge-Dienst und wo läuft er?
- Ein kleiner Windows-Dienst bei euch im Haus. Er überwacht einen Ordner, verschlüsselt neue Dateien und schickt sie an Yupana. Eingerichtet ist er in höchstens 15 Minuten.
- Brauchen wir dafür EcoDMS?
- Mit EcoDMS kommt die Beleg-Verknüpfung dazu. Buchungen, Anbieterprofile, Kategorien, Verträge und Lizenzen funktionieren auch für sich.
- Wie kommen die Microsoft-365-Daten dazu?
- Über die Graph-Schnittstelle mit einer Freigabe durch euren Administrator, lesend. Yupana holt Lizenzen, Zuweisungen und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung — genau das, was der Abgleich braucht.
- Sieht Yupana auch unsere Kundenzahlungen?
- Sie werden gelesen und fließen in die Liquiditätsvorschau. In der Monatssumme stehen ausschließlich Abflüsse.
Module
Passt dazu
Jedes Modul ist mit einem Klick dazugebucht und sofort offen — im Test sind alle schon dabei.
- Microsoft 365 Welche Lizenzen zahlen wir, die niemand nutzt? Welche Lizenz wem gehört, wer sich seit Wochen nicht anmeldet und was das kostet + 19 € im Monat Ansehen
- Bank & Zahlungsstrom Was kommt diese und nächste Woche aufs Konto und runter? Was diese und nächste Woche aufs Konto kommt — geplant in der Zelle, abgeglichen mit der Rechnung + 29 € im Monat Ansehen
Preise netto je Monat bei jährlicher Zahlung; monatlich zahlbar zum etwas höheren Preis. Alle Preise
Aus der Anwendung
Wo das Geld gerade liegt
Was raus ist — und was noch hereinkommt. Der offene Bestand nach Alter, mit der Gegenposition, die ihn mindert, sichtbar darunter.
