Vertragsmanagement
Jeder Vertrag, jede Frist im Blick.
Yupana zieht Laufzeit, Kündigungsfrist und Mindestabnahme aus dem Beleg, den ihr schon habt — und meldet sich rechtzeitig vor der Frist.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Der erste Kontoauszug als CAMT-Datei reicht, damit Yupana die laufenden Verträge findet — mit Betrag, Rhythmus und nächster Frist. Verträge im Produkt
Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · cookielose Messung
Zwei Wochen zu spät
Verträge verlängern sich lautlos — und melden sich erst auf der Rechnung.
Laufzeit und Kündigungsfrist stehen als Fließtext auf Seite drei, nicht in einem Feld. Deshalb landen sie in keinem Kalender, sondern im Archiv.
Der Kollege, der das Werkzeug eingeführt hat, arbeitet längst in einem anderen Bereich. Der Vertrag läuft weiter, die Abbuchung auch, die Zuständigkeit ist unterwegs verloren gegangen.
Es gibt eine Vertragsübersicht. Sie wurde einmal für eine Bankunterlage gepflegt. Seitdem sind drei Werkzeuge dazugekommen und zwei gekündigt worden.
Was das kostet
Ein verpasster Stichtag verlängert um zwölf Monate, nicht um zwei Wochen.
Das ist der Grund, warum Vertragsverwaltung im Mittelstand so teuer ist: Der Fehler ist klein, die Folge ist ein ganzes Jahr — und der Anbieter erinnert niemanden daran.
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Die Frist steht im PDF
Kein Feld, kein Termin, keine Erinnerung. Nur ein Nebensatz in einem Dokument im Archiv.
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Niemand ist zuständig
Ein Vertrag ohne verantwortliche Person ist ein Vertrag, der weiterläuft — sicher.
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Preise steigen leise
Die Lastschrift sieht aus wie vorher. Nur die Zahl darin ist eine andere geworden.
So macht Yupana das
Aus Belegen wird eine Vertragsverwaltung.
Yupana geht den umgekehrten Weg: Es findet aus den Kontobewegungen die Verträge, die tatsächlich Geld kosten, und sucht danach den passenden Beleg im vorhandenen Archiv.
Aus dem Original gelesen
Laufzeit, Kündigungsfrist und Mindestabnahme stehen im Beleg. Yupana holt sie heraus.
Vertrag oder Rechnung als PDF genügt — auch dann, wenn die Frist in einem Nebensatz steht. Im Pilotbetrieb kostete ein solcher Auszug 0,02 € an Rechenzeit.
Jeder ausgelesene Wert steht mit dem Textabschnitt daneben, aus dem er stammt. Wer widerspricht, korrigiert ihn einmal — danach gilt der korrigierte Wert.
- Der Beleg bleibt im vorhandenen Archiv, ein Klick öffnet das Original
- Euer bestehendes Archiv reicht — Yupana sucht die Belege selbst heraus
- Yupana bereitet die Kündigung vor, abschicken tut ihr sie selbst
Wenn etwas auffällt
Der Preisdrift-Detektor meldet stille Preiserhöhungen.
Wenn eine wiederkehrende Buchung über Monate wächst, kommt sie als Befund heraus — mit Betrag und Zeitraum. So fällt jede Erhöhung auf, auch wenn sie nur per Mail angekündigt war.
Dieselbe Mechanik findet Abos, die seit Monaten niemand zugeordnet hat. Jeder Befund hat drei Antworten: kündigen helfen, behalten, ignorieren.
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Fristenkalender mit 30, 60 und 90 Tagen
Ein Ausblick auf alles, was sich demnächst verlängert. Die Erinnerung geht direkt an die hinterlegte Person.
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Jeder Vertrag hat einen Namen daneben
Die Zuordnung entsteht beim Freigeben und bleibt danach an der wiederkehrenden Buchung hängen. Alle 90 Tage fragt Yupana nach, ob sie noch stimmt.
Zur Rechnungsfreigabe -
Kündigungsassistent mit Statusverfolgung
Wenn die Entscheidung steht, schreibt Yupana den Entwurf — mit Frist, Anschrift und Vertragsnummer aus den vorhandenen Daten. Danach: versandt, bestätigt, letzte Buchung erwartet, beendet.
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Auch die Verträge neben den Abos
Leasing, Wartung, Versicherungen, Fachsoftware, Distributorenrechnungen. Alles wiederkehrend, alles langfristig — hier in derselben Übersicht wie die Software-Abos.
Zu den SaaS-Kosten
Aus dem Pilotbetrieb
Drei Verträge, direkt aus den PDFs im Archiv gelesen.
- 3 Verträge
- automatisch aus dem Archiv gelesen.
- 0,02 €
- Rechenzeit für einen kompletten Vertragsauszug.
- 30/60/90
- Tage Vorlauf im Fristenkalender, je nach Frist.
Yupana hat im Pilotbetrieb aus dem Dokumentenarchiv drei laufende Verträge herausgezogen und ihre Konditionen erfasst — darunter eine Mindestabnahme von rund 8.000 €, die zu einer bereits gebuchten Zahlung von 6.052 € gehörte.
Die Information war die ganze Zeit da. Jetzt steht sie in einem Feld, mit Frist und Erinnerung.
In drei Schritten
So kommt Ordnung hinein.
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01
Wiederkehrende Buchungen erkennen
Yupana findet aus den Kontobewegungen, was regelmäßig abgeht — und damit die Verträge, die es tatsächlich gibt.
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02
Belege zuordnen
Zu jeder wiederkehrenden Buchung sucht Yupana den passenden Beleg und liest die Konditionen heraus. Unsichere Fälle legt es euch zur Bestätigung vor.
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03
Fristen und Verantwortliche setzen
Einmal durchgehen, Zuständigkeit vergeben, Vorlauf wählen. Danach meldet sich der Kalender von allein.
Bevor du fragst
Die Antworten auf eure ersten Fragen.
- Braucht ihr Zugriff auf unser Online-Banking?
- Eure Bankzugänge bleiben bei euch. Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software und arbeitet rein lesend — Zahlungen löst ihr weiter selbst aus.
- Müssen wir die Firmenkarten wechseln?
- Eure Karten bleiben, wie sie sind. Yupana liest die Bewegungen, die ohnehin entstehen — eure Bankverbindung bleibt unverändert.
- Was, wenn eine Frist falsch gelesen wird?
- Neben jedem Wert steht der Textabschnitt, aus dem er stammt. Ihr korrigiert ihn einmal, dann gilt der korrigierte Wert. Und die Kündigung schickt ihr immer selbst ab.
- Wie schnell sind wir startklar?
- In fünf Minuten steht die erste eigene Zahl: anmelden, BWA ablegen, fertig. Für Bankbewegungen genügt ein Kontoauszug als CAMT-Datei. Liefert die Kanzlei die Datei, lädt Yupana sie aus dem Test heraus ein — und verlängert um eine Woche, wenn bis Tag 12 noch keine Zahl da ist.
Häufige Fragen
Was zum Vertragsmanagement am häufigsten gefragt wird.
- Was ist Vertragsmanagement?
- Vertragsmanagement ist die geordnete Verwaltung aller laufenden Verträge eines Unternehmens: Wer hat was mit wem vereinbart, zu welchen Konditionen, mit welcher Laufzeit und welcher Kündigungsfrist. Der Kern ist nicht die Ablage, sondern die Frist — ein abgelegter Vertrag ohne überwachte Kündigungsfrist verlängert sich genauso zuverlässig wie ein verlorener.
- Warum ist Vertragsmanagement gerade für kleine Unternehmen wichtig?
- Weil dort niemand hauptberuflich darauf schaut. In einem Konzern gibt es eine Rechtsabteilung, in einem 40-Personen-Unternehmen den Geschäftsführer zwischen zwei Terminen. Genau deshalb sammeln sich hier die stillen Verlängerungen — und genau deshalb lohnt Automatisierung hier mehr als anderswo.
- Muss ich meine Verträge alle hochladen?
- Nein. Yupana geht den umgekehrten Weg: Es findet aus den Kontobewegungen die Verträge, die tatsächlich Geld kosten, und sucht dann den passenden Beleg im vorhandenen Dokumentenarchiv. Was dort fehlt, könnt ihr nachreichen; die Frist überwacht Yupana so oder so.
- Wie funktioniert digitales Vertragsmanagement ohne eigene Software für Verträge?
- Über die Zahlung. Jeder laufende Vertrag erzeugt eine wiederkehrende Buchung; daran hängt Yupana Beleg, Laufzeit, Frist und Verantwortlichen. Das Ergebnis ist eine Vertragsverwaltung, die sich selbst pflegt, weil sie aus Daten entsteht, die sowieso anfallen.
- Ist das eine Vertragsmanagement-Software wie ContractHero oder fynk?
- Yupana kommt von der Zahlung her: Es kennt den Vertrag, weil es die Abbuchung sieht, und zeigt, was monatlich abgeht und wann es kündbar ist. Spezialisierte Vertragsmanagement-Software setzt früher an — bei Verhandlung, Unterschrift, Versionierung und Klauselbibliothek.
- Was kostet das?
- Vertragsmanagement ist Teil des Moduls Kosten & Verträge: 29 € im Monat zum Kern (59 €) dazu, bei jährlicher Zahlung, unbegrenzte Nutzer. Im 14-Tage-Test ist das Modul offen — kostenlos, mit euren eigenen Zahlen.
Zum Weiterlesen
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- Zombie-Abos: die 3-€-Falle, die niemand bemerkt Kleine wiederkehrende Abbuchungen unterschreiten jede Prüfschwelle und summieren sich. Wie man sie findet — und mit welchem Nachweis die Bereinigung gelingt.
Passt dazu
Der erste Schritt
Wie viele Verträge habt ihr wirklich?
Die ehrliche Antwort lautet fast immer „mehr als gedacht“. Nach dem ersten Kontoauszug steht die Liste, die es tatsächlich gibt — mit euren eigenen Anbietern.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Lieber erst mehr wissen? Im Blog weiterlesen. Fragen? Schreib uns.
