Freigaben
Hinter jeder Buchung steht ein Name.
Yupana fragt nach der Zahlung: War das gewollt? Was sich jeden Monat wiederholt, erledigen Regeln. Der Rest steht als kurze Liste unter „Zu tun“ und ist in zehn Minuten durch — am Rechner oder auf dem Telefon.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Freigaben tragen eine echte Person und einen Zeitpunkt. Das Protokoll liegt getrennt von der Anzeige und bleibt, wie es geschrieben wurde.
Im Monatsgespräch
„Wer braucht das eigentlich?" „Das lief schon, als ich anfing."
Eine Lastschrift läuft seit vier Jahren. Der Kollege, der sie bestellt hat, ist seit zwei Jahren woanders. Seitdem läuft sie einfach weiter.
Auf dem Papier ist alles korrekt. Der Beleg liegt vor, die Buchung stimmt, die Rechnung ist bezahlt. Mit Yupana steht jetzt auch ein Name daneben.
Freigabe im Nachgang
Die Freigabe, die zu Lastschriften passt.
Die klassische Antwort ist ein Workflow davor: Antrag, Prüfung, zweite Stufe, Freigabe. Für Bestellungen passt das.
Lastschriften brauchen etwas anderes: Das Geld fließt, bevor ein Formular fertig wäre. Die Frage, die hier zählt: War das gewollt, und weiß jemand davon? Genau die stellt Yupana.
Digitale Rechnungsfreigabe im DetailYupana ist ein Bestätigungs-Workflow nach der Zahlung — schnell, mobil, nachvollziehbar.
Zehn Minuten, einmal die Woche
Wischen, fertig.
Unter „Zu tun → Klären“ steht, was offen ist: Datum, Anbieter, Betrag. „Ansehen“ öffnet die Karten dazu. Jede zeigt Empfänger, Betrag, Datum, vorgeschlagene Kategorie und wie sicher sich Yupana ist.
Rechts wischen heißt freigeben, links ablehnen, tippen öffnet die Details. Das läuft auf dem Telefon, weil genau dort die zehn Minuten entstehen, in denen so etwas erledigt wird.
Und wenn Tippen unpraktisch ist: „Das ist die Hetzner-Rechnung, gehört zu Infrastruktur, verantwortlich ist die Technik." Yupana zerlegt den Satz und ordnet zu.
Damit der Stapel klein bleibt
Was jeden Monat gleich ist, erledigen Regeln.
Eine Regel klingt so: Alle Abbuchungen dieses Anbieters unter 500 € gehen automatisch durch, verantwortlich ist die Technik. Was darunter fällt, ist als automatisch freigegeben gekennzeichnet.
Im Pilotbetrieb tragen 24 solcher Regeln die Wiederholungen. Unter „Klären“ landet nur, was neu, ungewöhnlich oder unklar ist. Genau darum geht es.
Der voreingestellte Rahmen ist eng: unter 100 € und ein bekannter Anbieter. Alles darüber will einen Menschen sehen.
Wenn jemand nachfragt
Eine Freigabe, die etwas bedeutet.
Jede Freigabe trägt eine echte Person, einen Zeitpunkt und auf Wunsch eine Notiz, warum. Jede Freigabe hat einen Menschen dahinter.
Das Protokoll liegt getrennt von der Anzeige. Es lässt sich jederzeit nachlesen und bleibt, wie es geschrieben wurde. Auch ein Ablehnen und ein Ignorieren mit Begründung stehen darin.
Im Verlauf sieht man, was gerade passiert ist: wer welche Rechnung wann freigegeben hat, auf einen Blick.
Nach 90 Tagen
Alle 90 Tage ein frischer Blick.
Bei wiederkehrenden Zahlungen fragt Yupana alle 90 Tage nach: Wird das noch gebraucht? Ein Klick je Position, einmal im Quartal.
Das ist die Stelle, an der Zombie-Abos enden: mit einer kleinen Frage zur richtigen Zeit.
Im Alltag
Schlank, schnell und eindeutig.
- Eine Stufe, eine Entscheidung: bestätigen oder ablehnen.
- Freigeben darf, wer es bei euch ohnehin entscheidet. Wer das ist, stellt ihr selbst ein.
- Euer Zahlungsverkehr läuft weiter wie gewohnt. Offene Buchungen bleiben sichtbar, bis jemand sie bestätigt.
- Automatisch freigegeben und von Hand freigegeben sind in der Ansicht immer unterscheidbar.
Häufige Fragen
Was an dieser Stelle zuerst gefragt wird.
- Was passiert mit unseren Zahlungen?
- Sie laufen wie gewohnt über euer Banking. Yupana bestätigt im Nachgang; eine offene Buchung bleibt sichtbar, bis jemand sie freigibt.
- Wer darf bei uns freigeben?
- Das legt ihr fest. Im Pilotbetrieb sind es drei Personen aus der Geschäftsleitung. Es können auch mehr oder weniger sein, je Organisation konfigurierbar.
- Was, wenn eine automatische Regel falsch greift?
- Automatisch freigegebene Buchungen sind gekennzeichnet und lassen sich einzeln zurücknehmen. Die Rücknahme steht mit Begründung im Protokoll, und die Regel lässt sich sofort ändern.
- Wie bleibt das Protokoll verlässlich?
- Das Audit-Log liegt getrennt von der Anzeige und wird nur ergänzt. Jede Korrektur erscheint als neuer Eintrag, das Original bleibt stehen.
- Wie lange dauert das im Alltag?
- Im Pilotbetrieb übernehmen 24 Regeln die Wiederholungen. Was übrig bleibt, ist eine kurze Liste, die sich einmal pro Woche in wenigen Minuten abarbeiten lässt.
Module
Passt dazu
Jedes Modul ist mit einem Klick dazugebucht und sofort offen — im Test sind alle schon dabei.
- Microsoft 365 Welche Lizenzen zahlen wir, die niemand nutzt? Welche Lizenz wem gehört, wer sich seit Wochen nicht anmeldet und was das kostet + 19 € im Monat Ansehen
- Bank & Zahlungsstrom Was kommt diese und nächste Woche aufs Konto und runter? Was diese und nächste Woche aufs Konto kommt — geplant in der Zelle, abgeglichen mit der Rechnung + 29 € im Monat Ansehen
Preise netto je Monat bei jährlicher Zahlung; monatlich zahlbar zum etwas höheren Preis. Alle Preise
Aus der Anwendung
Klären, wie es wirklich aussieht
Was Yupana von euch bestätigt haben möchte, steht unter „Zu tun → Klären“ — als Liste, die sich nach „Ohne Anbieter“, „Ohne Kategorie“ oder „Auffällig“ filtern lässt. „Ansehen“ öffnet die Karten zum Freigeben; auf dem Telefon wischst du sie durch.
