Lizenzmanagement
Lizenzen, die niemand nutzt, fallen hier auf.
Lizenzverwaltung scheitert selten am Werkzeug und fast immer daran, dass niemand die Nutzung sieht. Yupana stellt neben jede Lizenz die letzte Anmeldung — und neben jeden Mitarbeitenden, was er im Monat kostet.
Lesender Zugriff über Microsoft Graph. Yupana ändert keine Konten, weist keine Lizenzen zu und kann nichts abbestellen.
Von der hagel IT-Services GmbH aus Hamburg, seit 2004 · Hosting in Deutschland · keine Tracking-Cookies
Zwei Listen, die nicht zueinander finden
Im Adminportal steht, wer eine Lizenz hat. Nicht, ob sie jemand öffnet.
Die Lizenzliste wächst mit jeder Einstellung. Sie schrumpft aber nicht mit jedem Austritt, weil das Abbestellen ein eigener Vorgang bei einem anderen Anbieter ist.
Die Auswertung, die wirklich weiterhilft, gibt es als PowerShell-Skript. Ausführen kann es die eine Person, die es geschrieben hat — und die hat gerade Wichtigeres zu tun.
Also bleibt es bei einer Schätzung. „So um die vierzig Plätze, glaube ich.“ Die zweite Zahl, wie viele davon benutzt werden, kennt fast niemand.
Was daran teuer ist
Eine ungenutzte Lizenz kostet nicht viel. Zwölf Monate lang aber schon.
Business Premium liegt bei rund 20 € im Monat, ein E3-Platz mit Copilot deutlich darüber. Fünf vergessene Plätze sind kein Drama — bis man sie mit zwölf multipliziert.
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Ausgeschieden, weiter lizenziert
Der Austritt ist im Personalbereich sauber dokumentiert. Die Lizenz bleibt trotzdem oft Monate stehen.
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Zu groß gekaufte Pläne
E5 für jemanden, der Postfach und Teams nutzt. Der Unterschied fällt nur auf, wenn ihn jemand nachrechnet.
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PowerShell kann nur einer
Eine Auswertung, die einmal im Jahr läuft, ist keine Übersicht. Sie ist eine Momentaufnahme.
So macht Yupana das
Nutzung neben die Lizenz stellen.
Yupana holt Lizenzen, Zuweisungen und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung über die Microsoft-Graph-Schnittstelle — ausschließlich lesend, ohne Skript und ohne Export von Hand.
Was ein Arbeitsplatz kostet
Neben jedem Mitarbeitenden steht die Summe seiner Lizenzen.
Das ist die Zahl, die in Budgetgesprächen fehlt — und die sonst niemand aus drei Portalen zusammenrechnen möchte. In der Kategorienansicht sind Lizenzen bei den meisten Betrieben der größte Softwareposten.
Was nicht über Graph kommt, kommt über das Konto: Wiederkehrende Abbuchungen für Software-Lizenzen werden erkannt, dem Anbieter zugeordnet und mit ihrer Vertragslaufzeit versehen.
Der Befund
Ungenutzt nach 30, 60 oder 90 Tagen — der Schwellwert ist eure Entscheidung.
Was ihn überschreitet, erscheint mit Name, Lizenztyp und Datum der letzten Anmeldung. Nicht als Prozentzahl in einem Diagramm, sondern als Liste, die man abarbeiten kann.
An jedem Befund hängt die nächste Handlung: abbestellen, herabstufen oder bewusst behalten — mit Begründung, damit dieselbe Diskussion nicht in drei Monaten wieder von vorn anfängt.
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Microsoft 365 ohne PowerShell
Eine Freigabe im Tenant, lesend. Kein Agent auf den Rechnern, keine Änderung an Konten, keine Verwaltungsrechte. Danach steht die Nutzung dauerhaft da statt einmalig im Export.
Wie die Lizenzdaten kommen -
Software-Lizenzen jenseits von Microsoft
Design-Suiten, Entwicklerwerkzeuge, Fachsoftware: Sie erzeugen keine Nutzungsdaten, aber eine Abbuchung. Yupana führt sie in derselben Übersicht mit Anbieter und Laufzeit.
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Partner- und Kundenlizenzen sauber getrennt
Wer als Microsoft-Partner arbeitet, hat Lizenzen aus Partnerprogrammen und weiterverkaufte Kundenlizenzen im selben Tenant. Yupana unterscheidet das, statt beides in eine Kostensumme zu werfen.
Für IT-Systemhäuser -
Vom Befund zur Entscheidung
Wer eine Lizenz behält, hinterlegt den Grund. Beim nächsten Durchgang ist die Liste dadurch kürzer statt gleich lang — das ist der ganze Unterschied zwischen Bericht und Werkzeug.
Was wir wissen — und was wir nicht behaupten
Lizenzkosten wachsen mit den Einstellungen und schrumpfen nicht mit den Austritten.
- lesend
- Zugriff über Microsoft Graph. Keine Änderung an Konten.
- 30/60/90
- Tage ohne Anmeldung — Schwellwert nach eurer Wahl.
- 548 Befunde
- liefen im Schattenbetrieb, bevor ein Detektor scharf war.
Das sehen wir in zwanzig Jahren IT-Betreuung in nahezu jedem Betrieb. Eine feste Ersparnis behauptet Yupana trotzdem nicht: Wie viel bei euch zusammenkommt, hängt an eurem Tenant.
Was Yupana liefert, ist die Liste mit Namen, Lizenztyp und Datum — aus der ihr selbst rechnen könnt.
In drei Schritten
So kommt ihr an die Zahlen.
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01
Lesenden Zugriff einrichten
Eine Freigabe im Microsoft-Tenant durch euren Administrator. Kein Agent auf den Rechnern, keine Verwaltungsrechte, keine Änderung an Konten.
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02
Schwellwert festlegen
30, 60 oder 90 Tage ohne Anmeldung — je nachdem, wie saisonal eure Arbeit ist. Der Wert lässt sich jederzeit ändern.
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03
Liste abarbeiten
Abbestellen, herabstufen oder bewusst behalten. Die Entscheidung wird festgehalten, damit die Liste beim nächsten Durchgang kürzer ist.
Bevor du fragst
Was jetzt wahrscheinlich als Einwand kommt.
- Wie lange dauert die Einrichtung?
- Rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe. Ein kleiner Dienst bei euch im Haus baut nur ausgehende Verbindungen auf. Kein Rollout-Projekt.
- Sehen wir damit, was einzelne Leute tun?
- Nein. Yupana holt den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und die zugewiesenen Lizenzen — keine Inhalte, keine Dateien, keine Mails, keine Aktivitätsprofile.
- Wo liegen unsere Daten?
- Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft auf eigenem Server ohne Cookies — deshalb kein Cookie-Banner.
- Und was fehlt noch?
- Der externe Penetrationstest und die anwaltliche Prüfung der Rechtstexte. Beides steht offen auf der Sicherheitsseite, nicht im Kleingedruckten.
Häufige Fragen
Was zum Lizenzmanagement am häufigsten gefragt wird.
- Was ist Lizenzmanagement?
- Lizenzmanagement ist die Übersicht darüber, welche Software-Lizenzen ein Unternehmen besitzt, wem sie zugewiesen sind, was sie kosten und ob sie genutzt werden. Der oft übersehene Teil ist der letzte: Eine Lizenzverwaltung ohne Nutzungsdaten kann sagen, was ihr habt — aber nicht, was ihr braucht.
- Wie finde ich ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen?
- Über die letzte Anmeldung je Konto, abgeglichen mit den zugewiesenen Lizenzen. Microsoft stellt diese Daten über die Graph-Schnittstelle bereit; klassisch wird das per PowerShell abgefragt. Yupana holt dieselben Daten lesend ab und zeigt das Ergebnis dauerhaft an, statt es einmalig zu exportieren.
- Welche Arten von Software-Lizenzen gibt es?
- Praktisch relevant sind vier: Abonnements je Nutzer und Monat (der Normalfall bei Cloud-Software), Dauerlizenzen mit einmaligem Kauf, Volumen- oder Konzernlizenzen mit fester Menge und nutzungsabhängige Modelle. Für die Kostenkontrolle zählt vor allem, ob eine Lizenz je Kopf abgerechnet wird — nur dort entstehen Leichen, wenn jemand geht.
- Braucht Yupana Administratorrechte in unserem Microsoft-Tenant?
- Es braucht eine Freigabe mit lesenden Berechtigungen. Yupana ändert keine Konten, weist keine Lizenzen zu und kann nichts abbestellen — es liest den Bestand und die Nutzung.
- Ersetzt das ein Software-Asset-Management wie in einem Konzern?
- Nein. Klassisches SAM deckt Compliance-Fragen, Lizenzmetriken und Audit-Vorbereitung bei komplexen Herstellerverträgen ab. Yupana beantwortet die Frage, die im Mittelstand tatsächlich gestellt wird: Wofür zahlen wir jeden Monat, und benutzt das jemand?
- Was kostet das?
- Lizenzmanagement ist Teil von Yupana Complete: 199 € netto je Unternehmen und Monat bei jährlicher Zahlung, unbegrenzte Nutzer. Vorher ansehen kostet nichts — sieben Tage mit einer Demo-Firma, ohne Zahlungsmittel.
Zum Weiterlesen
- Software-Lizenzen: Arten, Kostenwirkung und was in die Bilanz gehört Kauf, Abo, Nutzungsstaffel, Concurrent User: welche Lizenzmodelle es gibt, wie sie auf Ergebnis und Liquidität wirken und wann Software aktiviert wird.
- Ungenutzte Software-Lizenzen finden — ohne Konzern-Werkzeug Wie man mit 20 bis 200 Beschäftigten herausfindet, welche Lizenzen niemand nutzt: drei Datenquellen, realistische Schwellwerte, ein häufiger Fehler.
Passt dazu
Der erste Schritt
Wie viele Lizenzen habt ihr — und wie viele nutzt ihr?
Die zweite Zahl kennt fast niemand. Nach der lesenden Freigabe im Tenant steht sie da, mit Namen und Datum. Wie die Ansicht aussieht, zeigt der kostenlose Demo-Zugang — ohne Zahlungsmittel.
Antwort von einem Menschen, innerhalb von zwei Werktagen — auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist. Noch nicht so weit? Dann lies erst mal weiter.
