Lizenzmanagement
Jede Lizenz mit ihrer echten Nutzung.
Yupana stellt neben jede Lizenz die letzte Anmeldung — und neben jeden Mitarbeitenden, was er im Monat kostet.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Lesender Zugriff über Microsoft Graph. Konten und Lizenzen verwaltet ihr weiter selbst. Wie die Lizenzdaten kommen
Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · cookielose Messung
Zwei Listen, die nicht zueinander finden
Im Adminportal steht, wer eine Lizenz hat. Nicht, ob sie jemand öffnet.
Die Lizenzliste wächst mit jeder Einstellung. Sie schrumpft aber nicht mit jedem Austritt, weil das Abbestellen ein eigener Vorgang bei einem anderen Anbieter ist.
Die Auswertung, die wirklich weiterhilft, gibt es als PowerShell-Skript. Ausführen kann es die eine Person, die es geschrieben hat — und die hat gerade Wichtigeres zu tun.
Also bleibt es bei einer Schätzung. „So um die vierzig Plätze, glaube ich.“ Die zweite Zahl, wie viele davon benutzt werden, kennt fast niemand.
Was daran teuer ist
Eine ungenutzte Lizenz kostet nicht viel. Zwölf Monate lang aber schon.
Business Premium liegt bei rund 20 € im Monat, ein E3-Platz mit Copilot deutlich darüber. Fünf vergessene Plätze sind kein Drama — bis man sie mit zwölf multipliziert.
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Ausgeschieden, weiter lizenziert
Der Austritt ist im Personalbereich sauber dokumentiert. Die Lizenz bleibt trotzdem oft Monate stehen.
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Zu groß gekaufte Pläne
E5 für jemanden, der Postfach und Teams nutzt. Der Unterschied fällt nur auf, wenn ihn jemand nachrechnet.
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PowerShell kann nur einer
Eine Auswertung, die einmal im Jahr läuft, ist keine Übersicht. Sie ist eine Momentaufnahme.
So macht Yupana das
Nutzung neben die Lizenz stellen.
Yupana holt Lizenzen, Zuweisungen und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung über die Microsoft-Graph-Schnittstelle — ausschließlich lesend und automatisch.
Was ein Arbeitsplatz kostet
Neben jedem Mitarbeitenden steht die Summe seiner Lizenzen.
Das ist die Zahl fürs Budgetgespräch — fertig zusammengerechnet aus allen Portalen. In der Kategorienansicht sind Lizenzen bei den meisten Betrieben der größte Softwareposten.
Alles Weitere kommt über das Konto: Wiederkehrende Abbuchungen für Software-Lizenzen werden erkannt, dem Anbieter zugeordnet und mit ihrer Vertragslaufzeit versehen.
Der Befund
Ungenutzt nach 30, 60 oder 90 Tagen — der Schwellwert ist eure Entscheidung.
Was ihn überschreitet, erscheint mit Name, Lizenztyp und Datum der letzten Anmeldung. Als Liste, die ihr direkt abarbeiten könnt.
An jedem Befund hängt die nächste Handlung: abbestellen, herabstufen oder bewusst behalten — mit Begründung, damit die Entscheidung auch in drei Monaten noch nachvollziehbar ist.
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Microsoft 365 auf einen Blick
Eine lesende Freigabe im Tenant genügt. Danach steht die Nutzung dauerhaft da, immer aktuell.
Wie die Lizenzdaten kommen -
Software-Lizenzen jenseits von Microsoft
Design-Suiten, Entwicklerwerkzeuge, Fachsoftware: Yupana erkennt sie an der Abbuchung und führt sie in derselben Übersicht mit Anbieter und Laufzeit.
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Partner- und Kundenlizenzen sauber getrennt
Wer als Microsoft-Partner arbeitet, hat Lizenzen aus Partnerprogrammen und weiterverkaufte Kundenlizenzen im selben Tenant. Yupana weist beides getrennt aus.
Für IT-Systemhäuser -
Vom Befund zur Entscheidung
Wer eine Lizenz behält, hinterlegt den Grund. Beim nächsten Durchgang ist die Liste dadurch kürzer — so wird aus dem Bericht ein Werkzeug.
Aus der Praxis
Lizenzkosten wachsen mit jeder Einstellung. Yupana zeigt, wo ihr sie zurückholt.
- lesend
- Zugriff über Microsoft Graph, ausschließlich auf Bestand und Nutzung.
- 30/60/90
- Tage ohne Anmeldung — Schwellwert nach eurer Wahl.
- 548 Befunde
- liefen im Schattenbetrieb, bevor ein Detektor scharf war.
Das sehen wir in zwanzig Jahren IT-Betreuung in nahezu jedem Betrieb. Wie viel bei euch zusammenkommt, zeigt euer eigener Tenant.
Was Yupana liefert, ist die Liste mit Namen, Lizenztyp und Datum — aus der ihr selbst rechnen könnt.
In drei Schritten
So kommt ihr an die Zahlen.
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01
Lesenden Zugriff einrichten
Eine lesende Freigabe im Microsoft-Tenant durch euren Administrator — das ist die ganze Einrichtung.
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02
Schwellwert festlegen
30, 60 oder 90 Tage ohne Anmeldung — je nachdem, wie saisonal eure Arbeit ist. Der Wert lässt sich jederzeit ändern.
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03
Liste abarbeiten
Abbestellen, herabstufen oder bewusst behalten. Die Entscheidung wird festgehalten, damit die Liste beim nächsten Durchgang kürzer ist.
Bevor du fragst
Die Antworten auf eure ersten Fragen.
- Wie lange dauert die Einrichtung?
- Rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe. Ein kleiner Dienst bei euch im Haus baut nur ausgehende Verbindungen auf. Danach läuft alles von selbst.
- Sehen wir damit, was einzelne Leute tun?
- Yupana holt genau zwei Dinge: den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und die zugewiesenen Lizenzen. Inhalte, Dateien und Mails bleiben, wo sie sind.
- Wo liegen unsere Daten?
- Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Bankdaten liegen verschlüsselt, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft cookielos auf eigenem Server.
- Wie schnell sind wir startklar?
- In fünf Minuten steht die erste eigene Zahl: anmelden, BWA ablegen, fertig. Für Bankbewegungen genügt ein Kontoauszug als CAMT-Datei. Liefert die Kanzlei die Datei, lädt Yupana sie aus dem Test heraus ein — und verlängert um eine Woche, wenn bis Tag 12 noch keine Zahl da ist.
Häufige Fragen
Was zum Lizenzmanagement am häufigsten gefragt wird.
- Was ist Lizenzmanagement?
- Lizenzmanagement ist die Übersicht darüber, welche Software-Lizenzen ein Unternehmen besitzt, wem sie zugewiesen sind, was sie kosten und ob sie genutzt werden. Der oft übersehene Teil ist der letzte: Eine Lizenzverwaltung ohne Nutzungsdaten kann sagen, was ihr habt — aber nicht, was ihr braucht.
- Wie finde ich ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen?
- Über die letzte Anmeldung je Konto, abgeglichen mit den zugewiesenen Lizenzen. Microsoft stellt diese Daten über die Graph-Schnittstelle bereit; klassisch wird das per PowerShell abgefragt. Yupana holt dieselben Daten lesend ab, zeigt das Ergebnis dauerhaft an und hält es aktuell.
- Welche Arten von Software-Lizenzen gibt es?
- Praktisch relevant sind vier: Abonnements je Nutzer und Monat (der Normalfall bei Cloud-Software), Dauerlizenzen mit einmaligem Kauf, Volumen- oder Konzernlizenzen mit fester Menge und nutzungsabhängige Modelle. Für die Kostenkontrolle zählt vor allem, ob eine Lizenz je Kopf abgerechnet wird — nur dort entstehen Leichen, wenn jemand geht.
- Braucht Yupana Administratorrechte in unserem Microsoft-Tenant?
- Es braucht eine Freigabe mit lesenden Berechtigungen. Yupana liest den Bestand und die Nutzung; Konten und Lizenzen verwaltet ihr weiter selbst.
- Wie verhält sich das zu Software-Asset-Management im Konzern?
- Yupana beantwortet die Frage, die im Mittelstand tatsächlich gestellt wird: Wofür zahlen wir jeden Monat, und benutzt das jemand? Klassisches SAM ist für Compliance-Fragen, Lizenzmetriken und Audit-Vorbereitung bei komplexen Herstellerverträgen gebaut.
- Was kostet das?
- Lizenzmanagement ist das Modul Microsoft 365: 19 € im Monat zum Kern (59 €) dazu, bei jährlicher Zahlung, unbegrenzte Nutzer. Im 14-Tage-Test ist das Modul offen — kostenlos, mit euren eigenen Zahlen.
Zum Weiterlesen
- Microsoft-365-Lizenzkosten senken: 9 Hebel ohne Funktionsverlust Neun Hebel für niedrigere Microsoft-365-Kosten: unbesetzte Plätze, die passende Plangröße, Add-ons, der Abrechnungsmodus und der richtige Termin.
- Software-Lizenzen: Arten, Kostenwirkung und was in die Bilanz gehört Kauf, Abo, Nutzungsstaffel, Concurrent User: welche Lizenzmodelle es gibt, wie sie auf Ergebnis und Liquidität wirken und wann Software aktiviert wird.
- Ungenutzte Software-Lizenzen finden: der Weg für den Mittelstand Wie man mit 20 bis 200 Beschäftigten herausfindet, welche Lizenzen niemand nutzt: drei Datenquellen, realistische Schwellwerte, ein häufiger Fehler.
Passt dazu
Der erste Schritt
Wie viele Lizenzen habt ihr — und wie viele nutzt ihr?
Nach der lesenden Freigabe im Tenant steht die zweite Zahl da, mit Namen und Datum.
Mit euren eigenen Zahlen. Alle Module offen. Endet von selbst.
Lieber erst mehr wissen? Im Blog weiterlesen. Fragen? Schreib uns.
