Vertragsmanagement-Software: vier Kategorien, die selten getrennt werden
Unter einem Begriff laufen vier Produktarten mit verschiedenen Aufgaben. Wer sie trennt, findet schneller das passende Werkzeug — und zahlt weniger.
Jens Hagel15 Min. Lesezeit
Inhalt in Kürze
- „Vertragsmanagement-Software“ bezeichnet vier Produktarten, die verschiedene Probleme lösen.
- Der Preisunterschied liegt weniger an der Leistung als an der Preisbasis: je Nutzer oder je Unternehmen.
- Alle vier setzen voraus, dass jemand die Verträge kennt. Genau daran scheitert die Einführung meistens.
- Die erste Frage ist nicht, welches Werkzeug das beste ist, sondern welche Verträge im eigenen Haus niemand mehr ansieht.
Warum Ranglisten hier in die Irre führen
Wer „Vertragsmanagement-Software Vergleich“ sucht, findet Listen mit zehn, fünfzehn oder zweiundzwanzig Anbietern, sortiert nach Bewertung. Was diese Listen selten sagen: Die Werkzeuge darin lösen nicht dasselbe Problem.
Ein System, das Verträge aus Vorlagen erzeugt, durch eine Verhandlungsrunde schickt und elektronisch signieren lässt, hat mit einer Ablage, die Kündigungsfristen überwacht, ungefähr so viel gemeinsam wie ein Textverarbeitungsprogramm mit einem Aktenschrank.
Beide berühren Verträge. Beide heißen „Vertragsmanagement“. Sie ersetzen einander nicht.
Die Folge ist eine teure Sorte Fehlentscheidung: Ein Unternehmen kauft ein Contract-Lifecycle-System, weil die Vertragsverhandlungen zäh laufen — und stellt nach sechs Monaten fest, dass die eigentliche Frage eine andere war.
Die Verhandlungen laufen jetzt schneller. Nur weiß immer noch niemand, welche Verträge im Haus überhaupt laufen.
Die vier Kategorien
1. Contract Lifecycle Management: erstellen, verhandeln, signieren
Diese Werkzeuge decken den ganzen Weg eines Vertrags ab — von der Vorlage über die Verhandlung und Freigabe bis zur elektronischen Signatur. Zunehmend mit KI-Unterstützung: Klauseln vorschlagen, Abweichungen zur eigenen Vorlage markieren, Risiken benennen.
Das gelöste Problem: Verträge entstehen laufend, jede Runde kostet Zeit, und niemand weiß, welche Fassung gerade gilt.
Im deutschsprachigen Markt sind fynk, top.legal und ContractHero bekannte Vertreter, international kommen DocuSign CLM, Ironclad und Agiloft dazu.
top.legal nennt auf der eigenen Seite einen Einstieg ab 199 € im Monat bei jährlicher Zahlung; fynk und ContractHero verzichten auf öffentliche Fixpreise und arbeiten mit individuellen Angeboten.
Die Stärke der Kategorie liegt im Entstehungsprozess. Der blinde Fleck ist alles, was nicht durch diesen Prozess läuft — der Altbestand, die Verträge aus der Zeit davor, und alles, was jemand außerhalb des Systems unterschrieben hat.
2. Vertragsablage mit Fristenüberwachung
Hier geht es um den fertig geschlossenen Vertrag: erfassen, ablegen, verschlagworten, Laufzeiten und Kündigungsfenster überwachen, rechtzeitig erinnern. Das gelöste Problem: Verträge verlängern sich stillschweigend, weil niemand die Frist im Blick hatte.
otris contract nennt für die Standard-Edition ab 490 € im Monat, für die Enterprise-Edition ab 990 €. Inhubber, Contractbook und Juro spielen in derselben Klasse, mit jeweils eigenem Zuschnitt.
Inhubber rechnet nutzerbasiert und startet laut Vergleichsportalen ab 14,99 € je Nutzer und Monat. Fabasoft Contracts weist für das Starter-Paket 750 € monatlich für zehn Nutzer aus, mit einer 28-tägigen Testphase.
Diese Kategorie ist die naheliegende für mittelständische Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung. Sie erzeugt keine Verträge, sie sorgt dafür, dass die vorhandenen nicht aus dem Blick geraten — durch zentrale Archivierung, Wiedervorlage und automatische Erinnerungen statt manueller Listenpflege.
3. Dokumentenmanagement mit Vertragsmodul
Wer bereits ein DMS im Haus hat, hat oft schon ein Vertragsmodul — es weiß nur niemand.
d.velop documents startet in der Basis-Edition ab 27 € je Nutzer und Monat, die Business-Edition ab 39 €; ELO und DocuWare bieten vergleichbare Aufsätze.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Verträge liegen dort, wo auch die Rechnungen liegen, die Suche ist dieselbe, und es kommt kein zweites System dazu, das jemand pflegen muss.
Der Nachteil ebenso: Ein Vertragsmodul im DMS ist meist eine strukturierte Ablage mit Fristenfeld — keine Wiedervorlage-Logik, keine Vertragsanalyse, selten ein brauchbarer Renewal-Kalender.
4. Die Zahlungsseite: Verträge finden, die niemand angelegt hat
Die drei bisherigen Kategorien haben eine gemeinsame Voraussetzung: Jemand muss die Verträge kennen und eintragen. Genau das ist in den meisten Betrieben der Engpass.
Diese vierte Art setzt deshalb am anderen Ende an. Sie liest die Kontobewegungen und erkennt aus wiederkehrenden Zahlungen, dass ein Vertrag existiert — auch wenn er nie abgelegt wurde.
Aus vierhundert Einzelbuchungen werden vierzig Verträge, jeder mit Betrag, Rhythmus und Empfänger.
Yupana gehört in diese Kategorie und holt zusätzlich Software-Lizenzen und die BWA in dieselbe Ansicht.
Die Preise liegen bei 99 €, 199 € und 499 € im Monat — je Unternehmen, nicht je Kopf, mit unbegrenzter Nutzerzahl. Wie das im Produkt aussieht, steht unter Verträge.
Der blinde Fleck dieser Kategorie ist spiegelbildlich zur ersten: Sie erzeugt keine Verträge und verhandelt keine. Was nicht bezahlt wird, sieht sie nicht — ein Rahmenvertrag ohne Zahlung bleibt unsichtbar.
Die Preisfalle: je Nutzer oder je Unternehmen
Der wichtigste Unterschied zwischen zwei Angeboten ist selten der Funktionsumfang. Es ist die Frage, was gezählt wird.
| Preisbasis | Beispiele (Stand 08/2026) | Rechnung bei 20 Beteiligten |
|---|---|---|
| je Nutzer und Monat | ab 14,99 € · ab 27 € · ab 39 € | 300 € · 540 € · 780 € |
| je Unternehmen und Monat | ab 199 € · ab 490 € · 99–499 € | unverändert |
| gestaffelt nach Paket | 750 € für 10 Nutzer | 1.500 € bei 20 |
Bei fünf Beteiligten ist ein nutzerbasiertes Modell fast immer günstiger. Bei zwanzig kippt die Rechnung, bei fünfzig deutlich.
Das ist keine theoretische Betrachtung: Vertragsmanagement betrifft mehr Menschen, als man zunächst denkt. Wer Verträge abschließt, wer sie freigibt, wer die Frist überwacht, wer die Rechnung prüft — schnell ist die halbe Verwaltung im System.
Die brauchbare Prüffrage lautet deshalb nicht „was kostet es“, sondern „was kostet es in zwei Jahren mit der dann erwarteten Zahl von Beteiligten“.
Kostenlos herunterladen · Arbeitsheft (12 Seiten) + Excel-Arbeitsblatt
SaaS-Kosten-Inventur
Alle Software-Abos in 90 Minuten auf einer Liste
Was alle vier Kategorien voraussetzen
An dieser Stelle scheitert die Einführung häufiger als an der Software: Jedes dieser Werkzeuge braucht einen vollständigen Vertragsbestand, und den hat kaum jemand.
Der übliche Weg — den Ordner durchgehen und alles eintragen — findet die Verträge, die jemand einmal abgelegt hat. Er findet nicht:
- Abos, die über eine private Karte laufen und per Auslagenerstattung abgerechnet werden
- Verträge, die auf ein Sammelpostfach registriert sind, das niemand mehr liest
- Dienste, die still von kostenlos auf kostenpflichtig umgestellt haben
- Lizenzen einer Person, die das Unternehmen verlassen hat
- Verlängerungen, die zu anderen Konditionen laufen als der ursprüngliche Vertrag
Der verlässlichere Startpunkt sind zwölf Monate Kontoauszug. Der Ordner enthält, was jemand abgelegt hat; das Konto enthält, was tatsächlich bezahlt wird. Die Differenz zwischen beiden ist genau der Teil, um den es geht.
Wie dieser erste Durchgang praktisch abläuft, steht unter Vertragsmanagement: die Grundlagen; die Suchmuster für wiederkehrende Zahlungen im Kontoauszug lassen sich in derselben Runde mit erledigen.
Mich interessiert bei einem Anbieter weniger, was er kann. Mich interessiert, ob er sagen kann, was er nicht kann.Jens Hagel, Geschäftsführer der hagel IT-Services GmbH
Integration: mit welchen Systemen muss es reden?
Eine Vertragslösung steht nie allein. Sie muss mit dem sprechen, was schon da ist — und genau hier entscheidet sich, ob sie Arbeit spart oder eine zweite Datenwelt aufmacht, die jemand pflegen muss.
Vier Anbindungen sind im Mittelstand die üblichen:
| Anbindung | Wozu | Prüffrage im Verkaufsgespräch |
|---|---|---|
| Buchhaltung / DATEV | Vertrag und Rechnung zusammenführen | Kommen die Daten im Format der Kanzlei an? |
| DMS oder Ablage | ein Ablageort statt zwei | Wird kopiert oder nur verlinkt? |
| ERP / CRM | Vertragsdaten dort, wo verkauft und beschafft wird | Läuft die Verbindung über eine offene Programmierschnittstelle oder über Export? |
| Signatur | Abschluss ohne Medienbruch | Ist die qualifizierte Form möglich oder nur die einfache? |
Die dritte Zeile ist die, an der Projekte scheitern. „Wir haben eine API“ heißt nicht, dass es eine Anbindung gibt — es heißt, dass jemand eine bauen könnte.
Die brauchbare Frage lautet deshalb nicht, ob eine Schnittstelle existiert, sondern ob es für das eigene ERP eine fertige, gepflegte Verbindung gibt und wer sie im Störungsfall repariert.
Wo keine Integration zustande kommt, entsteht Handarbeit: Verträge werden zweimal erfasst, einmal im Vertragssystem und einmal in der Buchhaltung. Diese Doppelerfassung ist der häufigste Grund, warum ein System nach einem Jahr nur noch halb gepflegt wird.
Sicherheit, Compliance und der Serverstandort
Verträge sind unter den sensibelsten Dokumenten eines Betriebs — Konditionen, Kundennamen, manchmal Personaldaten. Drei Punkte gehören deshalb in jede Auswahl, tauchen aber in Funktionslisten selten auf.
Wo stehen die Daten? Ein Serverstandort in der EU vereinfacht die Auftragsverarbeitung erheblich. Bei Anbietern außerhalb kommt die Frage nach dem Übermittlungsweg dazu, und die ist seit Jahren in Bewegung.
Wie wird verschlüsselt? Transportverschlüsselung ist Standard, Verschlüsselung im Ruhezustand nicht selbstverständlich. Einige Anbieter werben mit einer Verschlüsselung, bei der auch der Betreiber die Inhalte nicht lesen kann — das ist ein echtes Unterscheidungsmerkmal, kostet aber Komfort bei der Volltextsuche.
Gibt es ein Zertifikat? Eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 belegt kein sicheres Produkt, aber ein geordnetes Vorgehen beim Anbieter. Für regulierte Branchen ist sie oft ohnehin Voraussetzung; für alle anderen ist sie ein brauchbarer Hinweis auf Reife.
Dazu kommt das Rollen- und Rechtekonzept. Wer darf welchen Vertrag sehen? In kleinen Betrieben klingt das nach Überregulierung — bis der erste Geschäftsführervertrag im System liegt und die halbe Verwaltung Leserecht hat.
Migration: der Punkt, an dem niemand hinsieht
Die Einführung wird geplant, der Ausstieg nie. Dabei entscheidet er über die Verhandlungsposition bei jeder Verlängerung.
Drei Fragen gehören ins erste Gespräch, nicht ins letzte:
- Wie kommen die Daten hinein? Ein Import aus Excel oder CSV ist bei mehreren hundert Verträgen der Unterschied zwischen einem Nachmittag und zwei Wochen Handarbeit.
- Wie kommen sie wieder heraus? Vollständiger Export der Verträge und der Metadaten — Laufzeiten, Fristen, Zuständigkeiten. Ein PDF-Stapel ohne Felder ist kein Export, sondern ein Archiv.
- Was passiert bei Kündigung? Wie lange bleiben die Daten abrufbar? Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist läuft weiter, auch wenn der Vertrag mit dem Anbieter endet.
Ein Anbieter, der beim Export zögert, hat verstanden, dass die Wechselhürde sein bester Verkäufer ist. Das ist kein Vorwurf, sondern eine Information — man sollte sie nur haben, bevor mehrere hundert Verträge im System liegen.
Die rechtlichen Punkte, die in keiner Funktionsliste stehen
Drei Dinge entscheiden über die Brauchbarkeit, tauchen aber selten im Vergleich auf.
Die Aufbewahrung. Verträge mit Buchungsbezug sind nach § 147 AO zehn Jahre aufzubewahren, und zwar jederzeit lesbar. Praktisch heißt das: Auch das System muss so lange verfügbar bleiben. Ein Anbieter, der in fünf Jahren verschwindet oder das Format wechselt, ist kein Softwareproblem, sondern ein Aufbewahrungsproblem. Die Frage nach dem Datenexport gehört deshalb ins erste Gespräch, nicht ins letzte.
Die Signaturform. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, ersetzt sie nur die qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB — ein einfaches Klick-Häkchen genügt dort nicht. Für die meisten Alltagsverträge reicht die einfache Form, aber die Unterscheidung sollte man kennen, bevor man sie braucht.
Die Auftragsverarbeitung. Verträge enthalten regelmäßig personenbezogene Daten. Jeder Anbieter braucht deshalb einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, und bei Anbietern außerhalb der EU kommt die Frage nach dem Übermittlungsweg dazu.
Die Verlängerungsklausel, die das meiste Geld kostet
Ein Punkt verdient eigene Aufmerksamkeit, weil er der häufigste Grund für unnötige Kosten ist: die stillschweigende Verlängerung.
Im Verbrauchergeschäft ist sie seit März 2022 stark eingeschränkt — § 309 Nr. 9 BGB lässt nach der Erstlaufzeit nur noch eine Verlängerung auf unbestimmte Zeit mit höchstens einmonatiger Kündigungsfrist zu.
Im Geschäftsverkehr gilt diese Beschränkung nicht. Dort sind Verlängerungen um zwölf Monate weiterhin zulässig und üblich. Wer als Unternehmen auf die Verbraucherregeln vertraut, wird von der Jahresverlängerung überrascht — und zahlt sie.
Ebenso wenig hilft die Kündigungsschaltfläche: Der Anspruch aus § 312k BGB gilt nur für Verbraucherverträge. Für Firmenkunden bleibt es beim vertraglich vereinbarten Weg, oft Textform an eine bestimmte Adresse.
Was zu welcher Unternehmensgröße passt
Der Vertragslebenszyklus ist überall derselbe — was sich unterscheidet, ist die Zahl der Menschen, die daran beteiligt sind.
Unter zehn Beteiligte, wenige Verträge. Eine gepflegte Tabelle plus ein fester Termin im Quartal trägt weiter, als es der Markt suggeriert. Der Aufwand für die Einführung eines Systems übersteigt hier oft den Nutzen. Wichtiger als Software ist, dass jeder Vertrag eine benannte Person hat.
Zehn bis fünfzig Beteiligte. Der typische Kipppunkt. Mehrere Menschen schließen Verträge ab, niemand hat den Gesamtüberblick, und die erste versäumte Frist hat gerade ein Jahr gekostet. Hier lohnt eine Vertragsablage mit Fristenüberwachung — oder, wenn die Frage eher „was zahlen wir eigentlich“ lautet, der Blick über die Zahlungen.
Ab etwa fünfzig Beteiligten. Mehrere Kategorien greifen gleichzeitig: Der Vertrieb braucht Vertragserstellung, die Verwaltung Fristen, die Buchhaltung die Verbindung zur Rechnung. Hier rechnet sich ein System, das mehrere Bausteine abdeckt — und hier lohnt auch ein Einführungsprojekt mit klarer Verantwortung.
Für große Unternehmen kommen Anforderungen dazu, die im Mittelstand keine Rolle spielen: Mandantenfähigkeit über Gesellschaften, Konzernrichtlinien, Revisionsanforderungen. Wer diese Punkte nicht hat, sollte auch nicht dafür zahlen.
Die Einführung: woran Projekte tatsächlich scheitern
Die Implementierung einer Vertragslösung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert an drei Stellen, die alle vor der Software liegen.
Am unvollständigen Bestand. Ein System mit vierzig von hundert Verträgen ist schlimmer als eine Tabelle mit vierzig — weil es Vollständigkeit suggeriert. Wer sich darauf verlässt, hört auf, an die anderen sechzig zu denken.
An der fehlenden Zuständigkeit. Vertragsdaten veralten, sobald sie niemand pflegt. Ein Vertrag ohne benannte Person ist im System genauso verwaist wie im Ordner, nur teurer.
An der Doppelerfassung. Wenn Vertragsprozesse und Buchhaltung getrennt bleiben, muss jede Änderung zweimal eingetragen werden. Nach sechs Monaten passiert das nur noch an einer der beiden Stellen — und ab da stimmt keine von beiden.
Die wirksamste Reihenfolge dreht das um: erst den Bestand vollständig erfassen, dann Zuständigkeiten festlegen, dann ein Werkzeug wählen. Nicht umgekehrt.
Der Auswahlweg in vier Schritten
- Bestand aufnehmen, bevor verglichen wird. Zwölf Monate Kontoauszug nach wiederkehrenden Empfängern durchsehen. Danach steht fest, um wie viele Verträge es geht — und die Zahl liegt fast immer über der Schätzung.
- Die eigene Kategorie bestimmen. Entstehen laufend neue Verträge, oder verwaltet ihr überwiegend bestehende? Die erste Antwort führt zu CLM, die zweite zu einer Ablage — und die kostet ein Vielfaches weniger.
- Preisbasis mit der Zahl in zwei Jahren rechnen. Nicht mit der von heute. Der Unterschied zwischen „je Nutzer“ und „je Unternehmen“ entscheidet über mehr Geld als jede Funktionsliste.
- Nach den Grenzen fragen. Was kann das Werkzeug nicht? Ein Anbieter, der darauf keine klare Antwort hat, kennt seinen eigenen Zuschnitt nicht — oder will ihn nicht nennen.
Was in keiner Kategorie gelöst wird
Drei Dinge bleiben offen, unabhängig vom Werkzeug.
Die Zuständigkeit. Software zeigt, dass ein Vertrag ausläuft. Ob jemand entscheidet, hängt daran, ob ein Name daneben steht. Verträge ohne benannte Person sind genau die, die sich stillschweigend verlängern — daran ändert kein System etwas. Wie sich das ohne Bürokratie festhalten lässt, steht unter Freigaben.
Die Kündigung selbst. Kein Werkzeug kündigt rechtswirksam. Es kann an eine Frist erinnern und den Vorgang vorbereiten; die Erklärung muss ein Mensch verfassen und nachweisbar absenden.
Die Entscheidung, ob der Vertrag noch gebraucht wird. Das ist eine fachliche Frage und gehört dorthin, wo die Leistung genutzt wird — nicht in die Verwaltung, die den Vertrag nur verwaltet.
Die Frage ist nicht, welche Vertragsmanagement-Software die beste ist, sondern an welcher Stelle es bei euch klemmt. Beim Erstellen hilft ein CLM. Beim Ablegen und Erinnern eine Vertragsablage. Beim Auffinden dessen, was nie abgelegt wurde, hilft nur der Blick auf die Zahlungen.
Die vollständige Systematik für den ersten Durchgang steht unter Vertragsmanagement; wie sich Kündigungsfenster korrekt berechnen lassen, unter Vertragsmanagement: die Grundlagen. Wer den Bestand zuerst auf laufende Software-Kosten prüfen will, findet den Weg unter SaaS-Kosten im Griff und in der Ausgabenmanagement-Übersicht.
Zwölf Monate Kontoauszug reichen, um zu sehen, welche Verträge tatsächlich laufen — auch die, die nie jemand abgelegt hat.
Inventur-Raster herunterladen- § 309 BGB — Grenzen für Laufzeit- und Verlängerungsklauseln
- § 312k BGB — Kündigungsbutton, gilt nur für Verbraucherverträge
- § 126a BGB — elektronische Form als Ersatz der Schriftform
- § 147 AO — Aufbewahrungsfristen für Unterlagen
- Art. 28 DSGVO — Auftragsverarbeitung
- § 545 BGB — stillschweigende Verlängerung als gesetzliches Muster
Preisangaben stammen aus den Anbieterseiten beziehungsweise aus Vergleichsportalen, geprüft am 8. August 2026. Wettbewerber werden bewusst nicht verlinkt; wo Portal und Anbieterseite abweichen, gilt die Anbieterangabe.
Häufige Fragen
- Was ist Vertragsmanagement-Software?
- Ein Sammelbegriff für vier verschiedene Produktarten: Werkzeuge zum Erstellen und Verhandeln von Verträgen, Werkzeuge zum Ablegen und Fristenüberwachen, Dokumentenmanagement-Systeme mit Vertragsmodul und Werkzeuge, die Verträge aus den Zahlungen erkennen. Sie lösen unterschiedliche Probleme und lassen sich deshalb nur begrenzt gegeneinander vergleichen. Wer eine Rangliste sucht, sucht das Falsche — sinnvoll ist erst die Frage, an welcher Stelle im eigenen Betrieb es klemmt.
- Was kostet Vertragsmanagement-Software?
- Die Spanne ist erheblich und hängt vor allem an der Preisbasis. Nutzerbasierte Anbieter starten bei rund 15 bis 39 € je Nutzer und Monat, unternehmensbasierte Lösungen bei etwa 199 € bis 750 € monatlich für das gesamte Haus. Bei zwanzig Beteiligten kippt die Rechnung: Ein Modell für 27 € je Kopf kostet dann mehr als eines für 490 € je Unternehmen. Stand der Angaben: August 2026.
- Welche Vertragsmanagement-Software eignet sich für den Mittelstand?
- Das hängt davon ab, wo die Arbeit anfällt. Wer laufend Verträge erstellt und verhandelt — typisch für Vertrieb und Rechtsabteilung —, braucht ein CLM-Werkzeug. Wer bestehende Verträge nur ablegen und Fristen überwachen will, kommt mit einer Vertragsablage aus, die deutlich weniger kostet. Wer schon ein Dokumentenmanagement im Haus hat, prüft zuerst dessen Vertragsmodul, bevor ein zweites System dazukommt.
- Reicht Excel für die Vertragsverwaltung?
- Bis etwa dreißig Verträge ja, wenn jemand die Tabelle tatsächlich pflegt. Der Punkt, an dem sie kippt, ist nicht die Menge, sondern die Pflege: Eine Tabelle zeigt nur, was jemand eingetragen hat, nie das, was tatsächlich abgebucht wird. Genau in dieser Lücke sitzen die Verträge, die man sucht — die über eine private Karte laufen, über ein Sammelpostfach oder über eine Person, die das Haus verlassen hat.
- Was ist der Unterschied zwischen CLM und Vertragsverwaltung?
- CLM steht für Contract Lifecycle Management und deckt den ganzen Weg ab: Vorlage, Erstellung, Verhandlung, Freigabe, Signatur, Ablage, Frist. Eine reine Vertragsverwaltung setzt später an — sie nimmt den fertig unterschriebenen Vertrag und kümmert sich um Ablage, Laufzeit und Kündigungsfenster. CLM ist entsprechend teurer und lohnt sich, wenn regelmäßig neue Verträge entstehen. Wer überwiegend bestehende Verträge verwaltet, zahlt dort für Funktionen, die nie zum Einsatz kommen.
- Braucht Vertragsmanagement-Software eine elektronische Signatur?
- Nur, wenn Verträge auch im Werkzeug geschlossen werden. Für die reine Verwaltung bestehender Verträge ist sie überflüssig. Wichtig ist die Unterscheidung der Formen: Die einfache elektronische Signatur genügt für die meisten Alltagsverträge, die qualifizierte nach § 126a BGB ersetzt die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, hilft ein einfaches Klick-Häkchen nicht weiter.
- Was ist bei Datenschutz und Aufbewahrung zu beachten?
- Verträge enthalten regelmäßig personenbezogene Daten, deshalb braucht jeder Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Dazu kommt die steuerliche Aufbewahrungsfrist: Verträge mit Buchungsbezug sind nach § 147 AO zehn Jahre aufzubewahren, und zwar lesbar. Praktisch heißt das, dass auch das System selbst so lange verfügbar bleiben muss — ein Anbieter, der in fünf Jahren verschwindet, ist ein Aufbewahrungsproblem.
- Wie führt man Vertragsmanagement-Software ein?
- Nicht mit dem Werkzeug, sondern mit dem Bestand. Der erste Schritt ist eine vollständige Liste aller laufenden Verträge — und die entsteht aus zwölf Monaten Kontoauszug, nicht aus dem Ordner. Der Ordner enthält, was jemand abgelegt hat; das Konto enthält, was tatsächlich bezahlt wird. Erst danach lohnt die Auswahl, weil dann feststeht, wie viele Verträge es überhaupt sind und wo sie herkommen.
