Kostenlose Vertragsmanagement-Software: was der Preis wirklich kostet
Fünf Dinge heißen in diesem Markt „kostenlos“ — und jedes davon kostet an einer anderen Stelle. Welche Variante wann trägt, und was in keiner gratis ist.
Jens Hagel11 Min. Lesezeit
Inhalt in Kürze
- „Kostenlos“ bezeichnet in diesem Markt fünf verschiedene Dinge, von denen nur drei dauerhaft kostenfrei sind.
- Bei quelloffener Software ist die Lizenz frei, nicht der Betrieb.
- Der stärkste kostenlose Weg ist meistens schon bezahlt: eine Liste im vorhandenen Microsoft-Paket.
- Auftragsverarbeitung, Aufbewahrung und Datenexport kosten in jeder Variante dasselbe.
„Kostenlos“ heißt in diesem Markt fünf verschiedene Dinge
Wer nach kostenloser Vertragsmanagement-Software sucht, landet auf Vergleichsportalen mit langen Listen. Was dort unter einem Filter zusammensteht, sind fünf verschiedene Angebote.
| Variante | Dauerhaft kostenfrei | Was sie tatsächlich kostet |
|---|---|---|
| Kostenlose Testphase | nein | die Entscheidung danach |
| Gratis-Tarif mit Grenze | ja, bis zur Grenze | fehlende Funktionen, meist die Erinnerung |
| Quelloffene Software | ja, die Lizenz | Betrieb, Sicherung, Aktualisierung |
| Modul in einem bezahlten Paket | ja | nichts zusätzlich — es ist schon bezahlt |
| Tabelle | ja | Pflege und eine fehlende Erinnerung |
Die Unterscheidung ist keine Wortklauberei. Sie entscheidet, ob nach sechs Monaten eine Rechnung kommt, eine Grenze erreicht ist oder jemand am Wochenende einen Server aktualisiert.
Die kostenlose Testphase ist ein Kauf mit verschobenem Termin
Der häufigste Treffer in jeder Liste ist keine kostenlose Software, sondern eine Testphase. Sie endet nach zwei bis vier Wochen.
Das liegt an den Filtern: Die großen Vergleichsportale führen unter „kostenlos“ Gratis-Tarife und kostenlose Testversionen in derselben Liste (Stand: 30. August 2026). Wer die Auswahl daraus zieht, vergleicht zwei Dinge miteinander.
Das ist kein Vorwurf: Ausprobieren ist die einzige seriöse Art, ein Werkzeug zu bewerten. Nur beantwortet es die gestellte Frage nicht.
Wichtiger als die Länge ist, was danach passiert. Zwei Fragen gehören vor den Test: Bleiben die eingetragenen Verträge abrufbar, wenn nicht gekauft wird? Und gibt es einen vollständigen Export mit Laufzeiten, Fristen und Zuständigkeiten?
Wer erst am letzten Testtag fragt, verhandelt aus der schwächsten Position.
Der Gratis-Tarif endet an einer Grenze, nicht an einem Datum
Dauerhaft kostenlose Tarife gibt es wirklich. Sie enden nicht in der Zeit, sondern an einer Zahl — und welche Zahl das ist, entscheidet über die Brauchbarkeit.
Üblich sind drei Grenzen: die Zahl der Nutzer, die Zahl der abgelegten Verträge und der Funktionsumfang. Die dritte ist die tückische.
Wird die Erinnerung zur bezahlten Funktion, ist der Gratis-Tarif eine Ablage. Ablage beantwortet die Frage, wo etwas liegt; Vertragsmanagement beantwortet, wann etwas zu tun ist — und nur die zweite Frage kostet Geld, wenn sie unbeantwortet bleibt.
Wie eng die Grenze sein kann, zeigt fynk: Der Anbieter für Contract Lifecycle Management führt laut eigener Preisseite einen Tarif für 0 € — begrenzt auf einen Nutzer (Stand: 30. August 2026), gedacht für Einzelpersonen und Freelancer.
Der nächste Tarif steht dort bei 19 € je Nutzer und Monat (Stand: 30. August 2026). Für einen Betrieb heißt das: Der Gratis-Tarif führt genau in die Abhängigkeit von einer Person, die dieser Text an mehreren Stellen als Problem beschreibt.
Andere gehen den umgekehrten Weg. Zu ContractHero vermerken Vergleichsportale, dass es keine Gratisversion gibt, sondern nur eine kostenlose Testversion (Stand: 30. August 2026).
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Open Source: die Lizenz ist frei, der Betrieb nicht
Quelloffene Software ist die ehrlichste Variante von kostenlos. Was sie kostet, steht nicht auf einer Rechnung, sondern in einem Kalender.
Im deutschsprachigen Raum ist bitfarm-Archiv der bekannteste Vertreter. Der Anbieter stellt eine GPL-Version bereit, die nach eigener Angabe lizenzkostenfrei für private und kommerzielle Nutzung ist und sich an kleinere Arbeitsgruppen richtet.
Die Enterprise-Fassung nennt derselbe Anbieter ab etwa 2.500 € einschließlich Installation und einem Jahr Support (Stand: 30. August 2026).
Aus dem ERP-Umfeld kommt Odoo dazu: Der kostenlose Tarif umfasst laut Anbieter eine einzige App für unbegrenzt viele Nutzer, die Stufen darüber beginnen bei 13,50 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (Stand: 30. August 2026).
Der Unterschied zur bezahlten Fassung ist kein Funktionsunterschied, sondern ein Betriebsunterschied. Bei der freien Fassung übernimmt jemand im Haus vier Aufgaben:
- Installation und Einrichtung, einmalig
- Aktualisierungen, mehrmals im Jahr und zeitkritisch bei Sicherheitslücken
- Sicherung — und mindestens einmal ein geprüfter Wiederherstellungsversuch
- Ansprechbarkeit, wenn es klemmt und die Frist morgen abläuft
Die vierte Zeile ist die teuerste, weil sie sich nicht planen lässt: Sie fällt an, wenn ohnehin niemand Zeit hat.
Für einen Betrieb mit eigener IT-Mannschaft ist das eine vernünftige Rechnung. Für einen ohne ist es eine Aufgabe, die nach dem zweiten verschobenen Update liegen bleibt.
Der stärkste kostenlose Weg ist meistens schon bezahlt
Wer Microsoft 365 im Haus hat, hat die Bausteine für eine Vertragsübersicht bereits lizenziert — und diese Variante wird in Vergleichen praktisch nie genannt, weil niemand sie verkauft.
Microsoft beschreibt den Weg selbst: eine Liste in Microsoft Lists mit mindestens einer Datumsspalte, darauf ein Erinnerungsflow in Power Automate. Über „Automatisieren“ und „Erinnerung festlegen“ wird die Datumsspalte gewählt und eingetragen, wie viele Tage vorher die Mail kommen soll.
Damit ist genau das gelöst, woran eine Tabelle scheitert: Die Liste meldet sich von selbst.
Dasselbe gilt für ein vorhandenes Dokumentenmanagement oder ein ERP mit Vertragsmodul. Die erste Frage lautet deshalb nicht „welches Werkzeug“, sondern „was können unsere Systeme, das wir nicht nutzen“.
Excel und Google Tabellen — der Anfang, nicht das Ziel
Die Tabelle ist die fünfte kostenlose Variante und für den ersten Durchgang die beste. Sie rechnet ein Kündigungsfenster zuverlässig aus, sobald Startdatum, Laufzeit und Frist als getrennte Zahlen vorliegen.
Ihre Grenze ist dieselbe wie beim Gratis-Tarif ohne Erinnerung: Die Datei sagt von sich aus nichts. Wie sich das Fenster in Excel korrekt rechnen lässt und an welchen vier Stellen die Tabelle trotzdem kippt, steht unter Vertragsmanagement in Excel.
Der Test mit Beispieldaten zeigt die Oberfläche. Ob ein Werkzeug trägt, merkt man erst mit den eigenen Zahlen — und meistens an der einen Buchung, die nicht ins Muster passt.Jens Hagel, Mitgründer der frag.hugo Informationssicherheit GmbH
Was in Gratis-Tarifen zuerst fehlt
Die Grenze eines kostenlosen Tarifs verläuft selten bei der Ablage. Sie verläuft bei allem, was danach kommt.
Sechs Funktionen stehen typischerweise erst in den bezahlten Stufen. Sie sind zugleich die Liste dessen, was digitales Vertragsmanagement von einer Ablage unterscheidet:
- Benachrichtigungen vor Ablauf einer Frist — die Funktion, um die es eigentlich geht
- Workflows und Freigaben, damit eine Verlängerung nicht still passiert
- Elektronische Signatur, wenn Verträge im Werkzeug geschlossen werden sollen
- Revisionssichere Archivierung über den gesamten Vertragslebenszyklus
- Auswertungen über den Bestand: Laufzeiten, Vertragsdaten, Summen je Jahr
- Schnittstellen zu Buchhaltung, Dokumentenablage oder ERP
Für kleine Unternehmen ist das meist verkraftbar — bis auf die erste Zeile. Fehlt die Erinnerung, ersetzt sie jemand manuell, und die Automatisierung fehlt genau dort, wo sie gebraucht wird.
Zeile zwei und vier werden dagegen überschätzt: Wer bestehende Verträge verwaltet und keine neuen erstellt, braucht weder Vorlagen noch Signatur.
Was in keiner Variante kostenlos ist
Drei Posten fallen unabhängig vom Preisschild an. Sie erscheinen in keinem Vergleich, weil sie kein Anbieter in Rechnung stellt.
Die Auftragsverarbeitung. Verträge enthalten regelmäßig personenbezogene Daten. Jeder Anbieter braucht deshalb einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO — auch der mit dem Gratis-Tarif. Wer keinen anbietet, scheidet aus, und zwar vor dem Funktionsvergleich.
Die Aufbewahrung. Nach § 147 Abs. 3 AO sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn, sonstige Unterlagen sechs. Nach § 147 Abs. 2 AO müssen sie während der ganzen Zeit lesbar und maschinell auswertbar bleiben.
Praktisch heißt das: Das System muss so lange tragen wie die Frist. Ein kostenloses Angebot, das in drei Jahren eingestellt wird, ist damit kein Preisthema, sondern ein Aufbewahrungsthema.
Der Weg wieder heraus. Ein vollständiger Export der Verträge und der Metadaten ist bei kostenlosen Angeboten seltener vorgesehen als bei bezahlten. Ein Stapel PDF-Dateien ohne Felder ist kein Export, sondern ein Archiv.
Die Rechnung, die den Vergleich entscheidet
Der Vergleich zwischen kostenlos und bezahlt wird fast immer über die Lizenz geführt. Entschieden wird er über die Zeit.
Ein Beispiel, das jeder mit eigenen Werten nachrechnen kann: Angenommen, der Selbstbetrieb einer freien Lösung kostet zwei Stunden im Monat für Aktualisierung, Sicherung und Nachfragen. Bei einem internen Stundensatz von 60 € sind das 120 € im Monat.
Das ist bereits die Größenordnung, in der bezahlte Angebote je Unternehmen liegen — bei Yupana 99 € oder 199 € im Monat, unabhängig von der Zahl der Nutzer. Die Rechnung kippt also nicht bei vielen Verträgen, sondern bei wenigen Stunden.
Wichtig an dieser Rechnung ist nicht das Ergebnis, sondern dass sie überhaupt aufgemacht wird. Ohne sie vergleicht man einen Preis mit einer Null und übersieht die Stunden, die niemand aufschreibt.
Wie sich die Preisbasis darüber hinaus auswirkt — je Nutzer gegen je Unternehmen — steht im Vergleich der Vertragsmanagement-Software; die eigenen Preise stehen vollständig auf der Seite zu den Preisen.
Wann kostenlos die richtige Entscheidung ist
Es gibt Fälle, in denen ein kostenloser Weg nicht der Kompromiss ist, sondern die bessere Wahl.
- Der Bestand ist unbekannt. Solange niemand weiß, wie viele Verträge es gibt, ist jede Kaufentscheidung geraten. Zuerst zählen, dann vergleichen.
- Es geht um weniger als zwanzig Verträge und eine zuständige Person. Dann trägt eine Liste mit Erinnerungsflow weiter, als der Markt vermuten lässt.
- Die Systeme sind schon da. Wer Microsoft 365 oder ein DMS bezahlt, sollte deren Vertragsfunktionen prüfen, bevor ein zweites System dazukommt.
- Es fehlt die Zuständigkeit, nicht das Werkzeug. Ein Vertrag ohne benannte Person verlängert sich in jedem System — teurer wird es nur im bezahlten.
Der umgekehrte Fall ist ebenso klar: Sobald die Frage lautet „was zahlen wir eigentlich wofür“, hilft kein Ablagewerkzeug mehr. Diese Frage beantwortet nur, wer die Zahlungen liest — siehe Ausgaben im Blick und Anomalien.
Der Einwand: „Wir haben doch nichts zu verbergen“
Bei kostenlosen Angeboten kommt regelmäßig das Argument, Datenschutz und Serverstandort seien bei einer bloßen Vertragsliste zweitrangig.
Wie wir selbst damit umgehen, steht auf der Seite zur Sicherheit. Dort steht auch, was noch aussteht.
Was auch ein bezahltes Werkzeug nicht löst
Damit die Rechnung fair bleibt: Drei Dinge werden durch Bezahlen nicht besser.
Der unvollständige Bestand. Ein System mit vierzig von hundert Verträgen ist schlechter als eine Tabelle mit vierzig, weil es Vollständigkeit suggeriert. Der Startpunkt sind zwölf Monate Kontoauszug, nicht der Ordner — die Systematik dazu steht unter Vertragsmanagement im Mittelstand.
Die Zuständigkeit. Software zeigt, dass ein Vertrag ausläuft. Ob jemand entscheidet, hängt daran, ob ein Name daneben steht.
Die Qualität der Befunde. Ein Werkzeug, das bei jeder Abweichung Alarm schlägt, wird nach zwei Wochen ignoriert. Im Schattenbetrieb haben wir 548 Befunde geprüft, bevor überhaupt einer davon jemandem angezeigt wurde — genau diese Vorarbeit unterscheidet eine Meldung von einem Rauschen.
Kostenlos ist keine Eigenschaft, sondern eine Verschiebung: von der Rechnung in die Zeit, in die Grenze oder in die fehlende Erinnerung. Wer weiß, wohin verschoben wird, entscheidet gut — und das heißt oft, erst einmal nichts zu kaufen.
Wie eine Frist überhaupt korrekt berechnet wird, steht unter Kündigungsfristen verwalten; wie der Fristenstrahl in der Anwendung aussieht, unter Verträge und Fristen. Das Erfassungsraster für den ersten Durchgang liegt als SaaS-Inventur bereit.
Lade deine letzte BWA hoch und sieh in Sekunden, was drinsteht — ohne Konto, die Datei verlässt den Browser nicht.
BWA analysieren- Microsoft Learn — Erinnerungsflow für SharePoint-Elemente
- § 147 AO — Aufbewahrungsfristen und maschinelle Auswertbarkeit
- Art. 28 DSGVO — Auftragsverarbeitung
- § 310 BGB — Klauselverbote gelten gegenüber Unternehmern nicht unmittelbar
- GNU General Public License — was „frei“ lizenzrechtlich bedeutet
Preisangaben Dritter stammen von den jeweiligen Anbieterseiten, zuletzt geprüft am 30. August 2026. Wettbewerber werden bewusst nicht verlinkt; wo Portal und Anbieterseite abweichen, gilt die Anbieterangabe.
Häufige Fragen
- Gibt es Vertragsmanagement-Software wirklich kostenlos?
- Ja, aber in fünf verschiedenen Bedeutungen: als befristete Testphase, als dauerhafter Gratis-Tarif mit Grenze, als quelloffene Software zum Selbstbetreiben, als Modul in einem Paket, das ohnehin bezahlt wird, und als Tabelle. Nur die letzten drei sind dauerhaft kostenfrei. Die Testphase endet, und der Gratis-Tarif endet an einer Grenze — meist an der Zahl der Verträge, der Nutzer oder der Erinnerungen. Welche Grenze es ist, steht selten auf der Preisseite.
- Was ist der Unterschied zwischen kostenlos und kostenloser Testphase?
- Eine Testphase ist ein Kaufvorgang mit verschobenem Zahlungstermin. Sie läuft aus, und danach liegen die eigenen Daten in einem System, für das eine Entscheidung ansteht. Ein Gratis-Tarif läuft weiter, aber an einer Grenze. Vergleichsportale führen beide unter „kostenlos“ — das ist der häufigste Grund, warum eine Auswahlliste am Ende nur aus kostenpflichtigen Angeboten besteht. Vor dem Test lohnt deshalb ein Blick darauf, was nach dem Test passiert.
- Welche Open-Source-Vertragsmanagement-Software gibt es?
- Im deutschsprachigen Raum am bekanntesten ist bitfarm-Archiv, dessen GPL-Version nach Anbieterangabe kostenfrei für private und kommerzielle Nutzung heruntergeladen werden kann und für kleinere Arbeitsgruppen gedacht ist. Dazu kommen ERP-Systeme mit Vertragsmodul wie Odoo, dessen kostenloser Tarif eine einzige App für unbegrenzt viele Nutzer umfasst. Kostenfrei ist dabei die Lizenz, nicht der Betrieb: Server, Sicherung, Aktualisierungen und Wiederherstellung bleiben Arbeit im eigenen Haus.
- Reicht Microsoft Lists oder SharePoint für die Vertragsverwaltung?
- Für viele mittelständische Betriebe ja, und es ist meist der stärkste kostenlose Weg, weil er schon bezahlt ist. Microsoft dokumentiert einen fertigen Erinnerungsflow: Eine Liste mit einer Datumsspalte, dazu Power Automate, und eine bestimmte Anzahl Tage vor dem Termin geht eine Mail raus. Die Einschränkung steht in derselben Dokumentation — es ist eine persönliche Benachrichtigung an die Person, die den Flow angelegt hat.
- Was kostet ein kostenloses Vertragsmanagement im Betrieb?
- Bei quelloffener Software vor allem Zeit: Installation, Aktualisierungen, Sicherung und ein geprüfter Wiederherstellungsversuch. Wer das mit einem internen Stundensatz bewertet, kommt schnell in eine Größenordnung, in der ein bezahltes Angebot günstiger ist. Bei Gratis-Tarifen sind es eher Nebenkosten: fehlende Erinnerungen, die jemand von Hand ersetzt, und ein Datenexport, der nicht vorgesehen ist. Beides taucht in keinem Preisvergleich auf.
- Welche Pflichten bleiben bei kostenloser Software bestehen?
- Alle. Verträge enthalten regelmäßig personenbezogene Daten, deshalb braucht jeder Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO — ein Gratis-Tarif entbindet davon nicht. Dazu kommt die steuerliche Aufbewahrung: Nach § 147 Abs. 3 AO gelten acht Jahre für Buchungsbelege, zehn für Bücher und Jahresabschlüsse, sechs für sonstige Unterlagen, und nach § 147 Abs. 2 AO müssen die Unterlagen so lange lesbar und maschinell auswertbar bleiben.
- Wann lohnt der Wechsel von kostenlos zu bezahlt?
- Wenn eine der drei Grenzen erreicht ist: Die Erinnerung hängt an einer Person, niemand weiß mehr, welche Fassung stimmt, oder der eingetragene Betrag weicht von der Abbuchung ab. Die Zahl der Verträge ist selten der Auslöser. Ein guter Prüfpunkt ist der Rückblick auf zwölf Monate — wurde eine Frist versäumt, hat die kostenlose Lösung bereits ein Vertragsjahr gekostet und damit mehr als jedes Angebot im Markt.
- Ist Excel eine kostenlose Vertragsmanagement-Software?
- Es ist der schnellste Anfang und selten das richtige Ende. Excel rechnet ein Kündigungsfenster zuverlässig aus, sobald Startdatum, Laufzeit und Frist als getrennte Zahlen vorliegen. Was es nicht kann, ist erinnern: Die Datei sagt von sich aus nichts, und geöffnet wird sie erst, wenn es einen Anlass gibt. Der Anlass wäre die Frist. Für den ersten vollständigen Durchgang ist die Tabelle trotzdem das beste Werkzeug.
