E-Rechnung: was seit 2025 gilt und was erst ab 2028 kommt

Inhalt in Kürze

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931. Ein PDF im Mailanhang ist keine, sondern eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG).

Empfangen können muss jeder inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 — ausdrücklich auch der Kleinunternehmer. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist.

Ausstellen ist gestaffelt: bis Ende 2026 darf jeder noch anders abrechnen, bis Ende 2027 nur bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, ab 2028 gilt die Pflicht im B2B ausnahmslos (§ 27 Abs. 38 UStG).

Dauerhaft vom Ausstellen ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2, § 34a Satz 4 UStDV; Rechtsstand September 2026).

Aufzubewahren ist der strukturierte XML-Teil; ein Ausdruck ersetzt ihn nicht. Buchungsbelege werden acht Jahre aufbewahrt, nicht zehn (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).

Die meisten Ratgeber zur E-Rechnung erklären ein Datum und verschweigen die Unterscheidung, an der alles hängt: Empfangen und Ausstellen sind zwei Pflichten mit zwei völlig verschiedenen Zeitplänen.

Wer das verwechselt, wartet bis 2027 auf etwas, das seit dem 1. Januar 2025 gilt. Und wer glaubt, als Kleinunternehmer ausgenommen zu sein, irrt in genau einer Hälfte.

Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, kein Dokument

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

So steht es in § 14 Abs. 1 UStG. Der entscheidende Halbsatz ist der letzte: Die Rechnungsdaten müssen maschinenlesbar sein, damit ein Programm sie übernehmen kann, ohne dass jemand sie abtippt.

Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Sie beschreibt, welche Angaben eine Rechnung führen muss und wie sie benannt werden — nicht, wie die Datei aussieht.

In Deutschland gibt es dafür zwei verbreitete Ausprägungen. XRechnung ist die nationale Fassung der Norm, herausgegeben von der KoSIT. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF, in dem die XML-Datei eingebettet steckt.

Beide sind E-Rechnungen, solange das Profil der Norm genügt. Und genau dieses „solange“ ist die Stelle, an der die meisten Fehler entstehen — dazu weiter unten mehr.

Die Norm regelt übrigens nicht den Versandweg. Eine E-Rechnung darf per E-Mail kommen, über ein Portal oder über eine Schnittstelle.

Warum das PDF im Anhang keine E-Rechnung ist

Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Für einen Menschen ist es lesbar; ein Buchhaltungssystem sieht eine Fläche und muss die Zeichen erkennen lassen oder manuell abtippen.

Deshalb ist ein PDF nach § 14 Abs. 1 UStG eine sonstige Rechnung — genau wie Papier. Das gilt auch für ein besonders sauber gestaltetes PDF und auch dann, wenn es aus einer Buchhaltungssoftware kommt.

Für sonstige Rechnungen in elektronischer Form gilt eine zusätzliche Bedingung: Ihre Übermittlung bedarf der Zustimmung des Empfängers. Diese Zustimmung ist formlos und liegt meist stillschweigend vor, weil beide Seiten es seit Jahren so machen.

Diese Bedingung verschwindet nicht, sie verliert nur ihren Anwendungsbereich: Ab 2028 bleibt die sonstige Rechnung im B2B nur noch für die drei dauerhaften Ausnahmen zulässig.

Praktisch heißt das: Das Verhältnis dreht sich um. Heute ist die sonstige Rechnung der Normalfall — ab 2028 ist sie der Sonderfall, den man begründen muss.

Empfangen können musst du seit Januar 2025 — ohne Übergangsfrist

Jeder inländische Unternehmer muss seit dem 1. Januar 2025 die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Für diese Pflicht gibt es keine Übergangsfrist.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 sagt drei Dinge, die zusammen jede Ausrede ausräumen.

Erstens gilt die Pflicht ausdrücklich auch dann, wenn der Rechnungsempfänger unter die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG fällt.

Zweitens genügt ein normales E-Mail-Postfach. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich.

Drittens — und das ist der Satz, den kaum ein Ratgeber zitiert: Wer technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht darauf, stattdessen eine Papierrechnung oder eine andere sonstige Rechnung zu bekommen.

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Ausstellen ist gestaffelt: 2026, 2027, 2028

Für das Ausstellen sieht § 27 Abs. 38 UStG zwei Stufen vor, danach ist die E-Rechnung ohne Einschränkung verpflichtend. Die Staffel im Überblick:

Zwei Feinheiten stehen im Gesetzestext und werden regelmäßig überlesen.

Die erste: Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht das Rechnungsdatum. Eine Leistung aus dem Dezember 2026 darf noch nach der ersten Stufe abgerechnet werden, auch wenn die Rechnung im Januar geschrieben wird.

Die zweite: Das Papier braucht in der Übergangszeit keine Zustimmung, ein abweichendes elektronisches Format schon. Wer bis dahin PDFs verschickt, tut das mit Zustimmung des Empfängers — Papier darf er ohne.

Die 800.000 Euro stehen in zwei Gesetzen — mit derselben Bezugsgröße

Diese Zahl sorgt für Verwirrung, weil sie an zwei ganz verschiedenen Stellen auftaucht.

In § 141 Abs. 1 Nr. 1 AO entscheiden 800.000 Euro darüber, ob ein Gewerbetreibender Bücher führen und bilanzieren muss.

In § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG entscheiden dieselben 800.000 Euro darüber, ob er ein Jahr länger auf Papier abrechnen darf.

Die verbreitete Erklärung lautet, die beiden Schwellen meinten Verschiedenes. Das stimmt so nicht: Beide knüpfen an den Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG an. Verschieden ist nicht die Bezugsgröße, sondern die Rechtsfolge.

Die eine Vorschrift macht aus einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine Bilanz. Die andere verlängert eine Frist um zwölf Monate. Wer eine Grenze reißt, reißt nicht automatisch die andere — und wer beide reißt, hat zwei getrennte Baustellen.

Drei Ausnahmen bleiben dauerhaft — und alle drei gelten nur fürs Ausstellen

Drei Fälle dürfen auch nach 2028 als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auf Papier oder als PDF:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag nach § 33 UStDV — die Grenze ist der Bruttobetrag, nicht das Entgelt.
• Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden.
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG — ihre Ausgangsrechnungen dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen bleiben.

Die Fundstellen dazu sind § 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2 und § 34a Satz 4 UStDV; das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 fasst die drei Fälle in Randziffer 22 zusammen.

Alle drei Ausnahmen betreffen ausschließlich das Ausstellen. Die Empfangspflicht bleibt in jedem der drei Fälle unberührt.

Der Kleinunternehmer, der seine eigenen Rechnungen bis in alle Zukunft als PDF verschicken darf, muss trotzdem eine XRechnung annehmen, lesen und aufbewahren können, wenn sein Lieferant eine schickt.

Praktisch bedeutet das für einen kleinen Betrieb: Die Ausgangsseite ändert sich vielleicht nie, die Eingangsseite hat sich schon geändert.

ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL sind keine Rechnungen

Das ist der Punkt, der in kaum einem Ratgeber steht — und der teuer werden kann, weil man ihn erst bei der Prüfung bemerkt.

ZUGFeRD ist kein einheitliches Format, sondern eine Familie von Profilen mit unterschiedlichem Umfang. Zwei davon genügen der Norm EN 16931 nicht:

Eine Datei im Profil MINIMUM sieht aus wie eine E-Rechnung, trägt ein eingebettetes XML und wird von vielen Programmen anstandslos eingelesen. Sie ist trotzdem keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG.

Wer sie erhält und ablegt, hat keinen ordnungsgemäßen Beleg — und merkt das im Zweifel erst, wenn jemand den Vorsteuerabzug prüft.

Erkennen lässt sich das an einem einzigen Feld: der Spezifikationskennung, in der Norm BT-24. Sie sagt, nach welchem Profil die Datei gebaut ist. Fehlt sie, kann kein Empfänger die Datei sicher verarbeiten.

Aufbewahrt wird die XML-Datei, nicht der Ausdruck

Bei einer E-Rechnung genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Das steht seit der Änderung vom 14. Juli 2025 in den GoBD, Randziffer 119.

Den menschenlesbaren PDF-Teil einer hybriden Rechnung musst du nur zusätzlich aufbewahren, wenn er abweichende oder zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält — etwa einen Buchungsvermerk.

Umgekehrt gilt aber auch: Ein Ausdruck ersetzt die XML-Datei nicht. Die Daten müssen während der ganzen Frist maschinell auswertbar bleiben; ein Blatt Papier ist das nicht.

Die Frist selbst ist kürzer geworden. Buchungsbelege — und dazu gehören Rechnungen — sind seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz nur noch acht Jahre aufzubewahren statt zehn, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO.

Für Jahresabschlüsse, Inventare und Eröffnungsbilanzen bleibt es bei zehn Jahren. Wer beides in dieselbe Ablage wirft, führt faktisch die längere Frist.

Was in einer E-Rechnung stehen muss, damit sie zählt

Die Norm EN 16931 benennt jede Angabe mit einem eigenen Kürzel, dem Business Term. Zehn davon entscheiden darüber, ob die Datei als Rechnung taugt:

• BT-1 Rechnungsnummer und BT-2 Rechnungsdatum — ohne fortlaufende Nummer ist die Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG unvollständig.
• BT-5 Währung — ohne Währungskennung sind alle Beträge in der Datei mehrdeutig.
• BT-24 Spezifikationskennung — sagt, nach welchem Profil die Datei gebaut ist.
• BT-27 und BT-44 — Name des Verkäufers und des Käufers.
• BT-31/32 — Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers.
• BG-25 Rechnungspositionen und BG-23 Steueraufschlüsselung — Menge und Art der Leistung, Steuerbetrag je Steuersatz.
• BT-115 Fälliger Betrag — ohne ihn weiß kein Buchhaltungssystem, was offen ist.

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommt die Leitweg-ID hinzu (BT-10). Sie ist die Adresse, an die zugestellt wird; fehlt sie, wird die Rechnung abgewiesen.

Diese Felder lassen sich vor dem Verbuchen prüfen, statt sie im Zweifel Monate später zu suchen. Der E-Rechnungs-Prüfer zeigt sie an und rechnet die Summen gegen.

Der Weg in fünf Schritten

Die Umstellung ist keine Softwarefrage, sondern eine Frage der Reihenfolge. Diese fünf Schritte decken beide Seiten ab:

1. Eingangsadresse festlegen und bekannt geben. Ein Postfach, das jemand liest — kein persönliches Mailkonto. Die Adresse gehört auf jede Bestellung und in die Lieferantenstammdaten.
2. Prüfen, was schon hereinkommt. Suche im Postfach nach Anhängen mit der Endung .xml und nach PDFs mit eingebettetem XML. In den meisten Betrieben liegen längst E-Rechnungen im Eingang, ohne dass es jemandem aufgefallen ist.
3. Ablage klären, bevor Menge entsteht. Die XML-Datei wandert unverändert ins Archiv, nicht der Ausdruck. Wer ein Dokumentenmanagementsystem hat, prüft, ob es den strukturierten Teil wirklich speichert und nicht nur die Vorschau.
4. Freigabe und Kontierung an die Datei hängen. Wer eine Rechnung sachlich freigibt, entscheidet über Geld — das gehört dokumentiert und nicht in eine Weiterleitung mit dem Wort „passt“.
5. Ausgangsseite terminieren. Der eigene Umstellungstermin ergibt sich aus dem Vorjahresumsatz: entweder Ende 2026 oder Ende 2027. Beides steht heute schon fest und lässt sich einplanen.

Schritt zwei ist derjenige mit der größten Überraschungsquote. Die Umstellung passiert nicht zu einem Stichtag, sondern schleichend — jeder Lieferant für sich.

„Das macht doch unser Steuerberater“ — und drei weitere Gründe, nichts zu tun

Der häufigste Einwand ist zugleich der gefährlichste, weil er halb stimmt.

Die Kanzlei bucht, was sie bekommt. Sie kann aber nicht dafür sorgen, dass die XML-Datei in deinem Haus ankommt, gelesen wird und im Archiv landet. Der Empfang ist eine Pflicht des Unternehmens, nicht der Kanzlei.

Der dritte Einwand lautet: „Wir sind zu klein.“ Für den Empfang gibt es keine Größengrenze; die Kleinunternehmerregelung befreit nur vom Ausstellen. Ein Postfach reicht, und das hat jeder Betrieb.

Der vierte lautet: „Dafür brauchen wir neue Software.“ Für den Empfang nicht. Für das Ausstellen ab dem eigenen Stichtag schon — aber dafür bleibt Zeit.

Yupana ist dafür nicht das Werkzeug: Es ist kein Rechnungsprogramm und stellt selbst keine E-Rechnungen aus. Was auf der Eingangsseite passiert, zeigen die Ausgabenseite und die Rechnungsfreigabe.

Was die Pflicht nicht regelt

Die E-Rechnung standardisiert das Format. Sie standardisiert weder den Prozess dahinter noch die Fragen, die eine Rechnung im Betrieb auslöst.

Drei Dinge bleiben offen, und sie sind die eigentliche Arbeit:

Wer gibt frei? Die Norm kennt keinen Freigeber. Wer eine Rechnung sachlich prüft und wer sie zahlt, bleibt eine betriebliche Regel — nachzulesen in unserem Beitrag zu Vertragsmanagement-Grundlagen.

Gehört die Rechnung zu einem Vertrag? Eine E-Rechnung sagt nichts über Laufzeiten und Kündigungsfristen. Der Zusammenhang zwischen wiederkehrender Abbuchung und Vertrag entsteht erst im eigenen Haus.

Wie das praktisch aussieht, steht im Beitrag über Kündigungsfristen, in der Vertragsübersicht im Produkt und beim Vertragsmanagement.

Wann wird bezahlt? Das Format ändert keine Zahlungsziele. Ob offene Posten altern, zeigt erst die OPOS-Liste. Wie lange der eigene Betrieb seine Lieferanten warten lässt, steht in der Kreditorenlaufzeit.

Beides gehört in dieselbe Vorschau — den Aufbau beschreibt die Anleitung zur Liquiditätsplanung.

Auch der Vorsteuerabzug wird durch das Format nicht automatisch sicher. Er hängt weiter an den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG — die Datei macht sie nur leichter prüfbar.

Und die Digitalisierung des Rechnungseingangs ist damit nicht erledigt: Papierbelege und PDFs verschwinden nicht über Nacht, sie werden nur seltener.

Wie viel davon im eigenen Betrieb noch anfällt, sieht man erst nach einem Monat Zählen. Ein guter Startpunkt ist die Aufstellung der laufenden Software-Ausgaben.

Empfangen können musst du seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Ausstellen musst du je nach Vorjahresumsatz ab 2027 oder ab 2028. Die Ausnahmen für Kleinbeträge, Fahrausweise und Kleinunternehmer gelten nur für die Ausgangsseite — und ZUGFeRD MINIMUM ist trotz XML keine Rechnung.

Wer die Eingangsseite ordnet, gewinnt mehr als Rechtssicherheit: Sobald Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit als Felder vorliegen, lässt sich der Abgleich automatisieren — eine Abbuchung ohne Beleg fällt dann von selbst auf.

Die passende Vorarbeit dafür ist eine saubere Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung.