In welcher Reihenfolge liest man eine BWA?

Von oben nach unten: Gesamtleistung, Rohertrag, Personalkosten, Raumkosten, sonstige betriebliche Aufwendungen, Abschreibungen, vorläufiges Ergebnis. Diese Reihenfolge entspricht dem Aufbau der Auswertung und zugleich der wirtschaftlichen Logik — jede Zeile erklärt die nächste. Der verbreitetste Fehler ist der umgekehrte Weg: zuerst auf die letzte Zeile zu schauen. Ausgerechnet sie ist die am stärksten verzerrte Zahl der ganzen Auswertung, weil ihr Abgrenzungen und Rückstellungen fehlen.

Wo steht der Umsatz in der BWA?

Ganz oben, meist als „Umsatzerlöse“ in der ersten Zeile. Direkt darunter steht häufig die Bestandsveränderung, und beide zusammen ergeben die Gesamtleistung. In Bau, Handwerk und Produktion ist diese Gesamtleistung die brauchbarere Bezugsgröße, weil sie angefangene, aber noch nicht abgerechnete Arbeit einbezieht. Wer nur den reinen Umsatz liest, unterschätzt in diesen Branchen die tatsächliche Leistung eines Monats erheblich.

Was ist der Rohertrag in der BWA?

Der Rohertrag ist die Gesamtleistung abzüglich Material- und Wareneinsatz — also das, was nach dem Einkauf der verkauften Leistung übrig bleibt. Er ist die wichtigste Zeile im Alltag, weil er als Erster auf Veränderungen reagiert: steigende Einkaufspreise, ein verschobener Sortimentsmix oder ein nachgelassener Rabatt schlagen hier sofort durch, während das vorläufige Ergebnis dieselbe Entwicklung erst zwei Monate später zeigt.

Womit vergleicht man die Werte?

Mit dem Vorjahresmonat, nicht mit dem Vormonat. Fast jeder Betrieb ist saisonal; der Vormonatsvergleich misst überwiegend Arbeitstage, Feiertage und Urlaubszeit statt betrieblicher Entwicklung. Ein Handwerksbetrieb hat im Dezember weniger Leistung als im Oktober — das ist keine Verschlechterung, das ist Winter. Als zweiter Vergleich eignet sich der Jahresauflauf gegen den Vorjahresauflauf: ruhiger, aber träger in der Früherkennung.

Wie sieht eine gute BWA aus?

Eine gute BWA hat drei Eigenschaften: Sie enthält neben dem Monatswert den Jahresauflauf und eine Prozentspalte, sie stellt den Vorjahreszeitraum daneben, und ihr Sammelposten „sonstige betriebliche Aufwendungen“ ist so weit aufgegliedert, dass er lesbar bleibt. Alle drei liefern die meisten Kanzleien auf Nachfrage ohne Aufpreis — sie werden nur selten angefragt.

Wie lange braucht man für eine BWA?

Mit einem festen Vorgehen etwa fünfzehn Minuten im Monat. Der Aufwand liegt nicht im Rechnen, sondern darin, die richtigen sieben Zeilen zu kennen und den Rest bewusst zu überspringen. Zeilen unter einem Prozent der Gesamtleistung, Zinsen bei unveränderter Finanzierung und periodenfremde Posten reichen einmal im Quartal. Genau diese Beschränkung entscheidet, ob man das Vorgehen durchhält.

Was tun, wenn eine Zahl nicht erklärbar ist?

In vier Schritten vorgehen: Erst prüfen, ob der Sprung auch im Jahresauflauf sichtbar ist — wenn nicht, wurde meist eine Buchung nachgeholt oder vorgezogen. Dann den Vorjahresmonat ansehen, ob derselbe Sprung schon einmal vorkam. Danach die Summen- und Saldenliste anfordern; dort steht, welches Konto sich bewegt hat. Zum Schluss eine konkrete Frage stellen, nicht eine allgemeine.

BWA lesen und verstehen: die 7 Zeilen, die zählen

Eine BWA hat bis zu achtzig Zeilen. Sieben davon entscheiden — hier stehen sie, mit Formel, Beispiel und der Reihenfolge, in der man sie liest.

Jens Hagel5. August 20267 Min. Lesezeit

Aufgeschlagene Seiten, aus denen man die passenden Zeilen sucht

Inhalt in Kürze

Eine BWA hat viele Zeilen, aber nur sieben braucht man monatlich.
Die Reihenfolge ist nicht beliebig: Jede Zeile erklärt die nächste.
Der Rohertrag reagiert als Erster auf Veränderungen — das vorläufige Ergebnis erst Monate später.
Verglichen wird mit dem Vorjahresmonat. Alles andere misst die Saison.

Warum die meisten die BWA falsch lesen

Der häufigste Fehler ist der Blick auf die letzte Zeile. Das vorläufige Ergebnis ist die am stärksten verzerrte Zahl der ganzen Auswertung: Es enthält Abschreibungen, aber meist keine Abgrenzungen, keine Rückstellungen und keine Bestandsbewertung.

Wer nur dorthin schaut, liest ausgerechnet den Wert, der am wenigsten aussagt.

Der zweite Fehler ist der Vergleich mit dem Vormonat. Ein Handwerksbetrieb hat im Dezember weniger Leistung als im Oktober — das ist keine Entwicklung, das ist Winter.

Die sieben Zeilen, in dieser Reihenfolge

1. Gesamtleistung

Umsatz plus Bestandsveränderung. Sie ist die Bezugsgröße für alle Prozentangaben. Gerade in Bau, Handwerk und Produktion ist sie deutlich aussagekräftiger als der reine Umsatz, weil sie angefangene, noch nicht abgerechnete Arbeit einbezieht. Details im Glossar unter Gesamtleistung.

2. Rohertrag

Gesamtleistung minus Material- und Wareneinsatz. Die wichtigste Zeile im Alltag. Sinkt die Rohertragsquote, ist entweder der Einkauf teurer geworden oder der Sortimentsmix hat sich verschoben — beides wirkt sofort.

3. Personalkosten

Nicht absolut lesen, sondern als Quote. Und zwar am besten bezogen auf den Rohertrag, nicht auf die Gesamtleistung: Steigt der Materialanteil, sinkt die Quote vom Umsatz, ohne dass sich am Personal etwas geändert hätte.

4. Raumkosten

Selten überraschend, aber selten geprüft. Ein Blick pro Quartal genügt — dann fällt eine Nebenkostenabrechnung auf, bevor sie zur Nachzahlung wird.

5. Sonstige betriebliche Aufwendungen

Der Sammelposten. Hier landen Software-Abos, Versicherungen, Beiträge, Wartungsverträge. Er wächst nie sprunghaft, sondern in kleinen Schritten — und fällt genau deshalb nie auf.

In unserem eigenen Betrieb war diese Zeile jahrelang die einzige, die stetig wuchs, ohne dass jemand eine Entscheidung getroffen hätte. Der Anlass für Yupana war nicht ein großer Posten, sondern die Summe vieler kleiner.

6. Abschreibungen

Nicht zahlungswirksam, aber ergebniswirksam. Der wichtigste Einzelgrund für die Differenz zwischen Ergebnis und Kontostand. Wichtige Rückfrage an die Kanzlei: Werden sie unterjährig gebucht oder erst zum Jahresende?

7. Vorläufiges Ergebnis

Zuletzt, und mit dem Bewusstsein, dass es vorläufig ist. Wer unterjährig entnehmen will, sollte den Wert um die bekannten fehlenden Posten kürzen. Was genau fehlt, steht im Glossar unter vorläufiges Ergebnis.

Fünf Kennzahlen, die aus diesen Zeilen entstehen

Kennzahl	Formel	Beispiel
Rohertragsquote	Rohertrag ÷ Gesamtleistung	180.000 ÷ 300.000 = 60 %
Personalkostenquote	Personalkosten ÷ Gesamtleistung	105.000 ÷ 300.000 = 35 %
Personalkosten je Rohertrag	Personalkosten ÷ Rohertrag	105.000 ÷ 180.000 = 58 %
Umsatzrendite (vorläufig)	Ergebnis ÷ Gesamtleistung	21.000 ÷ 300.000 = 7 %
Fixkostendeckung	Rohertrag ÷ Fixkosten	180.000 ÷ 159.000 = 1,13

Die dritte Zeile ist die, die am seltensten gerechnet und am häufigsten gebraucht wird.

Kostenlos herunterladen · PDF, 13 Seiten

BWA-Lesehilfe

Deine BWA in 15 Minuten verstehen

Drei Warnsignale

Der Rohertrag sinkt, der Umsatz nicht. Einkauf teurer oder Sortiment verschoben. Wirkt sofort und wird übersehen, weil „der Umsatz ja stimmt“.
Die Personalkostenquote steigt drei Monate in Folge. Ein Monat ist Zufall, drei sind ein Muster — meist eine Einstellung, deren Leistung noch nicht angekommen ist, oder ein Auftragsrückgang, der noch nicht aufgefallen ist.
Die sonstigen Aufwendungen wachsen ohne Anlass. Der klassische Fall für eine Bestandsaufnahme der laufenden Kosten.

Das Vorgehen in fünfzehn Minuten

Gesamtleistung mit dem Vorjahresmonat vergleichen
Rohertragsquote rechnen und vergleichen
Personalkosten je Rohertrag rechnen
Sonstige betriebliche Aufwendungen überfliegen — etwas Neues dabei?
Vorläufiges Ergebnis lesen, bewusst als vorläufig
Genau eine Frage notieren und der Kanzlei schicken

Der letzte Punkt ist der wirksamste. Eine konkrete Frage pro Monat bringt mehr als eine Sammelrückfrage pro Quartal — und sie ist für die Kanzlei in fünf Minuten beantwortet.

Die Kanzlei bucht und stellt bereit. Was die Zahlen für eure Entscheidungen bedeuten, kann sie nur beantworten, wenn jemand fragt — und die brauchbaren Fragen entstehen beim Lesen. Wer die sieben Zeilen kennt, stellt in fünf Minuten eine Frage, die in fünf Minuten beantwortet ist.

Wer sieben Zeilen kennt und mit dem Vorjahresmonat vergleicht, braucht für die monatliche Auswertung eine Viertelstunde. Alles darüber hinaus ist Detailarbeit, die man beauftragen kann.

Ich habe die BWA jahrelang bekommen und auf die letzte Zeile geschaut. Dass die drei Zeilen darüber die interessanten sind, hat mir niemand gesagt.

Jens Hagel, Geschäftsführer der hagel IT-Services GmbH

Wer den nächsten Schritt gehen will — von der Auswertung zur Frage, wann das Geld kommt —, findet ihn bei der Liquiditätsplanung. Und wenn die Auswertung selbst erklärt werden soll: BWA verstehen, Preise.

Was man bewusst überspringt

Eine BWA hat je nach Gliederung zwanzig bis achtzig Zeilen. Sieben davon braucht man monatlich — der Rest ist nicht unwichtig, aber nicht monatlich wichtig. Konkret überspringen darf man:

Einzelne Kostenarten unter einem Prozent der Gesamtleistung. Bürobedarf, Porto, Fachliteratur. Sie summieren sich, aber sie verändern sich selten sprunghaft. Ein Blick pro Quartal genügt.
Zinsen und ähnliche Aufwendungen, solange sich die Finanzierung nicht geändert hat.
Neutrale Erträge und Aufwendungen — periodenfremde Posten, die das Bild eher verzerren als erklären.

Diese Zeilen ganz zu ignorieren wäre falsch. Sie einmal im Quartal statt einmal im Monat zu lesen, ist der Unterschied zwischen einem Vorgehen, das man durchhält, und einem, das man nach drei Monaten aufgibt.

Der Vergleich, der wirklich etwas sagt

Es gibt drei mögliche Vergleiche, und nur einer davon ist im Alltag brauchbar.

Vormonat. Misst überwiegend den Kalender: Arbeitstage, Feiertage, Urlaubszeit. In einem saisonalen Betrieb ist der Vergleich schlicht irreführend.

Vorjahresmonat. Die richtige Wahl. Saison, Arbeitstage und Struktur sind vergleichbar; Abweichungen haben tatsächlich betriebliche Ursachen.

Jahresauflauf gegen Vorjahresauflauf. Der ruhigste Vergleich, weil einzelne Monate ausgeglichen werden. Gut für die Richtung, schlecht für die Früherkennung — Veränderungen zeigen sich hier mit Verzögerung.

Wir lesen die BWA seit Jahren in dieser Reihenfolge: erst Vorjahresmonat, dann Jahresauflauf. Der Vormonat kommt gar nicht mehr vor — und seitdem gibt es deutlich weniger Fehlalarme.

Was tun, wenn eine Zahl nicht stimmen kann

Der häufigste Fall: Eine Kostenart springt um einen Betrag, für den es keine Erklärung gibt. Das Vorgehen dauert zehn Minuten:

Jahresauflauf prüfen. Ist der Sprung nur im Monat oder auch im Auflauf? Nur im Monat heißt oft: eine Buchung wurde nachgeholt oder vorgezogen.
Vorjahresmonat ansehen. Gab es denselben Sprung schon einmal? Dann ist es ein wiederkehrender Vorgang — Jahresbeiträge, Versicherungen, Wartungen.
Summen- und Saldenliste anfordern. Dort steht, welches Konto sich bewegt hat.
Eine konkrete Frage stellen. „Konto 4380 ist im Juni um 8.400 € gestiegen — welcher Beleg steckt dahinter?“ ist in fünf Minuten beantwortet. „Warum ist unser Ergebnis so schlecht?“ nicht.

Der Zusammenhang mit dem Konto

Wer die BWA gelesen hat, stellt fast immer dieselbe Anschlussfrage: Warum steht das nicht auf dem Konto? Fünf Posten erklären praktisch jede Differenz:

Posten	Wirkung auf das Ergebnis	Wirkung auf das Konto
Forderungen	sofort	erst bei Zahlung
Umsatzsteuer	keine (netto)	volle Höhe
Abschreibungen	mindernd	keine
Tilgung	keine	mindernd
Privatentnahmen	keine	mindernd

Wer diese fünf im Kopf hat, kann jede Abweichung zwischen Auswertung und Kontostand in zwei Minuten plausibilisieren — und muss sie nicht mehr für einen Fehler halten. Die zahlungsorientierte Sicht erklärt der Glossareintrag zum Cashflow.

7Zeilen, die monatlich zählen

15 minrealistischer Zeitbedarf mit festem Vorgehen

1Frage pro Monat an die Kanzlei — mehr braucht es nicht

Yupana rechnet diese fünf Kennzahlen aus deiner BWA — mit der Position, aus der jede Zahl stammt.

BWA analysieren

Häufige Fragen

In welcher Reihenfolge liest man eine BWA?: Von oben nach unten: Gesamtleistung, Rohertrag, Personalkosten, Raumkosten, sonstige betriebliche Aufwendungen, Abschreibungen, vorläufiges Ergebnis. Diese Reihenfolge entspricht dem Aufbau der Auswertung und zugleich der wirtschaftlichen Logik — jede Zeile erklärt die nächste. Der verbreitetste Fehler ist der umgekehrte Weg: zuerst auf die letzte Zeile zu schauen. Ausgerechnet sie ist die am stärksten verzerrte Zahl der ganzen Auswertung, weil ihr Abgrenzungen und Rückstellungen fehlen.
Wo steht der Umsatz in der BWA?: Ganz oben, meist als „Umsatzerlöse“ in der ersten Zeile. Direkt darunter steht häufig die Bestandsveränderung, und beide zusammen ergeben die Gesamtleistung. In Bau, Handwerk und Produktion ist diese Gesamtleistung die brauchbarere Bezugsgröße, weil sie angefangene, aber noch nicht abgerechnete Arbeit einbezieht. Wer nur den reinen Umsatz liest, unterschätzt in diesen Branchen die tatsächliche Leistung eines Monats erheblich.
Was ist der Rohertrag in der BWA?: Der Rohertrag ist die Gesamtleistung abzüglich Material- und Wareneinsatz — also das, was nach dem Einkauf der verkauften Leistung übrig bleibt. Er ist die wichtigste Zeile im Alltag, weil er als Erster auf Veränderungen reagiert: steigende Einkaufspreise, ein verschobener Sortimentsmix oder ein nachgelassener Rabatt schlagen hier sofort durch, während das vorläufige Ergebnis dieselbe Entwicklung erst zwei Monate später zeigt.
Womit vergleicht man die Werte?: Mit dem Vorjahresmonat, nicht mit dem Vormonat. Fast jeder Betrieb ist saisonal; der Vormonatsvergleich misst überwiegend Arbeitstage, Feiertage und Urlaubszeit statt betrieblicher Entwicklung. Ein Handwerksbetrieb hat im Dezember weniger Leistung als im Oktober — das ist keine Verschlechterung, das ist Winter. Als zweiter Vergleich eignet sich der Jahresauflauf gegen den Vorjahresauflauf: ruhiger, aber träger in der Früherkennung.
Wie sieht eine gute BWA aus?: Eine gute BWA hat drei Eigenschaften: Sie enthält neben dem Monatswert den Jahresauflauf und eine Prozentspalte, sie stellt den Vorjahreszeitraum daneben, und ihr Sammelposten „sonstige betriebliche Aufwendungen“ ist so weit aufgegliedert, dass er lesbar bleibt. Alle drei liefern die meisten Kanzleien auf Nachfrage ohne Aufpreis — sie werden nur selten angefragt.
Wie lange braucht man für eine BWA?: Mit einem festen Vorgehen etwa fünfzehn Minuten im Monat. Der Aufwand liegt nicht im Rechnen, sondern darin, die richtigen sieben Zeilen zu kennen und den Rest bewusst zu überspringen. Zeilen unter einem Prozent der Gesamtleistung, Zinsen bei unveränderter Finanzierung und periodenfremde Posten reichen einmal im Quartal. Genau diese Beschränkung entscheidet, ob man das Vorgehen durchhält.
Was tun, wenn eine Zahl nicht erklärbar ist?: In vier Schritten vorgehen: Erst prüfen, ob der Sprung auch im Jahresauflauf sichtbar ist — wenn nicht, wurde meist eine Buchung nachgeholt oder vorgezogen. Dann den Vorjahresmonat ansehen, ob derselbe Sprung schon einmal vorkam. Danach die Summen- und Saldenliste anfordern; dort steht, welches Konto sich bewegt hat. Zum Schluss eine konkrete Frage stellen, nicht eine allgemeine.