Einmalkauf oder Abo: was sich für welche Software rechnet
Die Frage wird über den Preis entschieden und hängt an vier Posten, die im Angebot fehlen — und an einem Datum, das der Hersteller längst gesetzt hat.
Jens Hagel10 Min. Lesezeit
Inhalt in Kürze
- „Dauerhaft“ ist ein Wort aus dem Angebot, kein Datum. Für Office 2024 endet die Unterstützung am 10. Oktober 2029 — gut fünf Jahre nach dem Start.
- Die Entscheidung hängt an vier Posten, die im Angebot nicht stehen: Wartung, eigener Betrieb, Migration und gebundenes Kapital.
- Steuerlich ist der Nachteil des Kaufs seit 2022 weitgehend weg. Beim Abfluss auf dem Konto ist er geblieben.
- Vier Softwareklassen, vier verschiedene Antworten — pauschal ist die Frage nicht zu beantworten.
- Ein Kauf mit Pflicht-Wartungsvertrag ist rechnerisch ein Abonnement mit hoher Anzahlung.
Die Frage kommt meist als Preisfrage — angenommen 6.000 € einmal oder 210 € im Monat. So gestellt, hat sie eine falsche Antwort, egal wie man rechnet.
Denn beide Zahlen sind unvollständig, und die fehlenden Teile stehen nicht im Angebot.
„Dauerhaft“ hat ein Ablaufdatum — und es steht beim Hersteller im Kalender
Ein Einmalkauf ist der Erwerb eines zeitlich unbegrenzten Nutzungsrechts an einer bestimmten Version — nicht an der Software.
Der Unterschied klingt juristisch und ist wirtschaftlich. Das Nutzungsrecht endet nie, die Unterstützung durch den Hersteller schon.
Microsoft nennt für Office 2024 in seiner Lifecycle-Übersicht einen Supportzeitraum vom 1. Oktober 2024 bis zum 10. Oktober 2029. Das sind gut fünf Jahre.
Danach erscheinen keine Sicherheitsupdates mehr. Eine Bürosoftware ohne Sicherheitsupdates ist im Unternehmen keine Option, unabhängig davon, dass sie noch startet.
Damit ist die Rechenperiode nicht frei wählbar. Sie endet dort, wo der Hersteller aufhört — und dieses Datum steht öffentlich, bevor man kauft.
Wer über zehn Jahre rechnet, weil „die Lizenz ja bleibt“, rechnet mit fünf Jahren, die es nicht gibt.
Die vier Posten, die im Angebot fehlen
Zwischen Kaufpreis und Monatsbetrag liegen vier Kostenarten, die auf keinem der beiden Angebote auftauchen. Alle vier belasten die Kaufseite.
Wartung und Updates. Beim Abonnement sind sie enthalten. Beim Kauf sind sie ein eigener Vertrag mit jährlicher Zahlung, oft als Prozentsatz des Listenpreises.
Der eigene Betrieb. Gekaufte Software läuft auf eigener Infrastruktur: Server, Sicherung, Einspielen der Aktualisierungen. Diese Arbeit fällt an, sie erscheint nur auf keiner Rechnung.
Die Migration am Ende. Der Umstieg auf die nächste Hauptversion ist ein Projekt, kein Update — mit Test, Schulung und Datenübernahme. Beim Abonnement verteilt sich dieser Aufwand in kleinen Schritten.
Das gebundene Kapital. Was auf einen Schlag für eine Lizenz abfließt, arbeitet nicht mehr im Betrieb. Wie stark das wiegt, hängt an der eigenen Liquiditätslage.
Auf der Abo-Seite gibt es einen Gegenposten: die vertragliche Preisanpassung. Drei Prozent im Jahr, fünfmal angewendet, ergeben knapp 16 Prozent mehr — im Angebotspreis steht davon nichts.
Ab welchem Monat sich der Kauf gerechnet hat
Die brauchbare Frage lautet nicht „was ist billiger“, sondern „ab wann“. Der Umschlagpunkt lässt sich in einer Zeile ausrechnen.
Ein Beispiel: Eine Fachanwendung kostet 6.000 € im Kauf, dazu 1.080 € Wartung im Jahr. Dasselbe Programm gibt es beim selben Hersteller für 210 € im Monat.
| Posten | Kauf | Abonnement |
|---|---|---|
| Einmalig | 6.000 € | — |
| Je Monat | 90 € | 210 € |
| Nach 5 Jahren | 11.400 € | 12.600 € |
Die monatliche Differenz beträgt 120 €. Der Kaufpreis geteilt durch diese Differenz ergibt 50 Monate — nach gut vier Jahren hat sich der Kauf gerechnet.
Vier Jahre. Das ist ungefähr die Zeitspanne, für die der Hersteller im Beispiel oben überhaupt Unterstützung zugesagt hat.
Genau hier entscheidet sich die Frage in den meisten Fällen: Der Umschlagpunkt liegt kurz vor dem Ende der Unterstützung, nicht weit davor.
Wird die Software früher abgelöst — weil sich die Anforderung ändert, das Team wächst oder der Anbieter wechselt —, war der Kauf teurer.
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BWA-Vorlage und Muster
Wie eine gute BWA aussieht — mit Beispiel zum Nachrechnen
Steuerlich ist der Nachteil des Kaufs weg — beim Geld ist er geblieben
Lange war das stärkste Argument gegen den Kauf ein steuerliches: Die Ausgabe wirkte nur anteilig über die Abschreibung, während das Abonnement sofort in voller Höhe Aufwand war.
Das gilt so nicht mehr. Seit dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 akzeptiert die Finanzverwaltung für Betriebs- und Anwendersoftware eine Nutzungsdauer von einem Jahr.
Software bis 800 € netto ist ohnehin ein geringwertiges Wirtschaftsgut nach § 6 Abs. 2 EStG und sofort abziehbar; diese Grenze gilt unverändert (Stand: August 2026).
Was das im Einzelnen bedeutet und warum handelsrechtlich weiterhin drei Jahre üblich sind, steht in der Übersicht zu den Lizenzarten.
Für die Entscheidung bleibt ein Unterschied übrig, und der ist kein steuerlicher: Der Kauf belastet das Konto sofort und vollständig, das Abonnement gleichmäßig.
Wer mehrere Kauflizenzen in einem Quartal beschafft, weist ein ordentliches Ergebnis aus und hat trotzdem ein angespanntes Konto. Solche Fälle gehören in die Liquiditätsplanung, weil sie in der Erfolgsrechnung untergehen.
In unserem eigenen Pilotbetrieb liegen 115 Monate BWA-Daten (Stand: 29. August 2026). Abschreibungen auf gekaufte Software und laufende Abo-Zahlungen stehen dort auf verschiedenen Konten — in keiner Standardauswertung treffen sie sich.
Vier Softwareklassen, vier verschiedene Antworten
Die Frage lässt sich nicht für „Software“ beantworten, sondern nur für eine bestimmte Art von Software. Vier Klassen decken die meisten Fälle ab.
Stabile Fachanwendungen. Konstruktion, Vermessung, Messtechnik, Branchenlösungen mit langem Lebenszyklus. Die Anforderung ändert sich über Jahre kaum, die Nutzerzahl steht fest. Hier trägt der Kauf.
Software, die mit anderer Software spricht. Büroanwendungen, Kollaboration, alles mit Schnittstellen und Dateiformaten. Wer eine Version einfriert, friert die Kompatibilität mit ein — und die anderen halten nicht mit.
Software, die dem Gesetz folgen muss. Lohn, Finanzbuchhaltung, Kassensysteme, Rechnungsversand. Gesetzesänderungen kommen ausschließlich über Updates. Der Empfang elektronischer Rechnungen im inländischen Geschäftsverkehr ist nach § 14 UStG seit dem 1. Januar 2025 Pflicht — solche Umstellungen erreichen eine eingefrorene Kaufversion nie.
Werkzeuge mit schwankender Nutzerzahl. Projektsoftware, Saisonbetrieb, Werkzeuge für einzelne Aufträge. Ein Kauf zwingt zur Entscheidung für den Höchststand, ein Abonnement lässt sich nach unten anpassen — wenn der Vertrag das hergibt.
Die vierte Klasse enthält die häufigste Enttäuschung: „Skalierbar nach unten“ steht im Angebot, die Mindestabnahme im Vertrag. Was dabei zu prüfen ist, steht in den Grundlagen zum Vertragsmanagement.
Kauf mit Pflicht-Wartung ist ein Abonnement mit Anzahlung
Die Trennung in „einmal zahlen“ und „laufend zahlen“ ist in der Praxis selten sauber. Der Regelfall ist eine Mischform, und sie wird als Kauf verkauft.
Das Muster: eine Kauflizenz plus ein Wartungsvertrag, ohne den es keine Updates gibt. Wo die Software gesetzlichen Änderungen folgen muss, ist dieser Vertrag nicht optional, sondern die Voraussetzung dafür, sie weiter einzusetzen.
Rechnerisch ist das ein Abonnement mit einer hohen Anzahlung. Es hat dieselbe Bindung wie ein Abo und dazu die Kapitalbindung des Kaufs.
Das ist kein Argument dagegen — es ist ein Argument dafür, es so zu rechnen. Der Vergleich lautet dann nicht Kauf gegen Abo, sondern Anzahlung plus Wartung gegen Monatsbetrag.
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Zum BWA-SchnellcheckWenn der Hersteller gar keine Wahl mehr lässt
Bei einem wachsenden Teil der Anwendungen ist die Frage nicht mehr zu stellen, weil es die Kaufvariante nicht mehr gibt oder nur noch in einer abgespeckten Fassung.
Microsoft nennt für Microsoft 365 Business Standard einen Listenpreis von 20,36 € je Nutzer und Monat netto bei jährlicher Abrechnung, für Business Basic 6,07 € (Stand: August 2026). Eine Kaufvariante mit demselben Funktionsumfang gibt es nicht.
In diesen Fällen verschiebt sich die Aufgabe. Sie besteht nicht mehr darin, das Modell zu wählen, sondern die Stufe und die Zahl der Plätze richtig zu treffen.
Dort liegt bei laufenden Verträgen ohnehin der größere Betrag — der Weg dahin steht unter Ungenutzte Lizenzen finden.
Der Kalendereintrag zur Kündigungsfrist hilft genau so lange, wie die Person im Haus ist, die ihn angelegt hat.Jens Hagel, Mitgründer der frag.hugo Informationssicherheit GmbH
Was vor der Unterschrift geklärt sein muss
- Support-Ende nachsehen — die Lifecycle-Angabe des Herstellers begrenzt den Rechenzeitraum.
- Wartungsvertrag erfragen — Höhe, Pflicht oder freiwillig, und was ohne ihn ausbleibt.
- Preisanpassungsklausel lesen — jährliche Erhöhungen sind bei Abonnements die Regel.
- Umschlagpunkt ausrechnen — Kaufpreis geteilt durch die monatliche Differenz.
- Ausstieg klären — Datenexport, Format, Frist. Vor der Unterschrift, nicht bei der Kündigung.
Der letzte Punkt wird am häufigsten übersprungen und ist der teuerste. Ein Abonnement, dessen Daten sich nur als Bildschirmausdruck exportieren lassen, ist auf Dauer teurer als jeder Kaufpreis.
Wann welche Frist läuft, gehört in dieselbe Übersicht wie der Vertrag selbst — nicht in einen Kalendereintrag, siehe Kündigungsfristen verwalten.
Was die Rechnung nicht entscheidet
Der Vergleich zwischen Kauf und Abonnement beantwortet eine Kostenfrage. Drei andere Fragen beantwortet er nicht.
Ob die Software passt. Ein günstiges Modell für ein ungeeignetes Werkzeug ist die teuerste Variante. Die fachliche Eignung kommt zuerst.
Wem die Daten gehören und wie sie herauskommen. Das steht im Vertrag, nicht im Preismodell — und es entscheidet, wie teuer ein späterer Wechsel wird.
Wie viele Plätze gebraucht werden. Das entscheidet die tatsächliche Nutzung. Wer zu viele Plätze bezahlt, spart nicht durch einen Modellwechsel, sondern durch Zählen.
Und eine Grenze gilt für die Auswertung selbst: Ob eine Ausgabe sinnvoll ist, sagt keine Summe. Sie zeigt nur, was läuft — die Bewertung bleibt eine Entscheidung, die jemand treffen muss.
Wie hoch die Gesamtsumme überhaupt ist, ermittelt der Durchgang unter Softwarekosten über alle Konten zusammenrechnen. Ob die Summe Monat für Monat im Plan bleibt, zeigt Yupana Controlling: Soll-Ist je Kostenart, jeder Betrag bis zur einzelnen Buchung aufklappbar. Was Yupana Controlling kostet, steht offen auf der Seite Preise.
Kauf oder Abo entscheidet sich nicht am Preis, sondern am Zeitraum — und der Zeitraum gehört nicht Ihnen, sondern dem Hersteller. Steht sein Support-Ende vor Ihrem Umschlagpunkt, ist die Frage bereits beantwortet.
Wie eine gute BWA aufgebaut ist — mit Beispiel zum Nachrechnen, als Excel und PDF.
BWA-Vorlage herunterladen- Microsoft Lifecycle — Supportzeitraum Office 2024
- Microsoft — Preise der Business-Pläne
- BMF — Nutzungsdauer von Computerhardware und Software
- § 6 EStG — Sofortabzug für geringwertige Wirtschaftsgüter
- § 14 UStG — Ausstellung und Empfang elektronischer Rechnungen
- § 7 EStG — Absetzung für Abnutzung
Die genannten Microsoft-Angaben stammen aus der Lifecycle-Übersicht und der Preisseite des Herstellers, geprüft am 30. August 2026. Preise gelten netto bei jährlicher Abrechnung; Partner- und Rahmenverträge weichen davon ab.
Häufige Fragen
- Was ist günstiger, Software kaufen oder mieten?
- Über die volle Nutzungsdauer gerechnet ist der Kauf oft günstiger, aber erst nach vier bis fünf Jahren — und nur, wenn der Wartungsvertrag mitgerechnet wird. Wer nur Kaufpreis gegen Monatsbetrag stellt, lässt vier Posten weg: die laufende Wartung, den eigenen Betriebsaufwand, die Migration am Ende der Unterstützung und das gebundene Kapital. Mit diesen Posten kippt das Ergebnis in vielen Fällen zurück zum Abonnement.
- Wie lange kann man eine gekaufte Software nutzen?
- Technisch bis sie nicht mehr startet, praktisch bis der Hersteller den Support beendet. Microsoft nennt für Office 2024 einen Supportzeitraum vom 1. Oktober 2024 bis zum 10. Oktober 2029 — gut fünf Jahre. Danach gibt es keine Sicherheitsupdates mehr, und spätestens damit endet der Einsatz im Unternehmen. Das Datum steht öffentlich in der Lifecycle-Übersicht des Herstellers und gehört in jede Kaufrechnung.
- Wird gekaufte Software steuerlich anders behandelt als ein Abo?
- Ja, aber der Unterschied ist kleiner geworden. Seit dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 akzeptiert die Finanzverwaltung für Betriebs- und Anwendersoftware eine Nutzungsdauer von einem Jahr. Software bis 800 Euro netto ist ohnehin ein geringwertiges Wirtschaftsgut nach § 6 Abs. 2 EStG. Steuerlich ist der Kauf damit fast so schnell abziehbar wie ein Abo — beim Abfluss auf dem Konto bleibt der Unterschied bestehen.
- Was kostet ein Wartungsvertrag zusätzlich zum Kaufpreis?
- Er wird als jährlicher Prozentsatz des Listenpreises abgerechnet und liegt nach unserer Beobachtung im niedrigen zweistelligen Bereich. Entscheidend ist weniger die Höhe als die Frage, ob er freiwillig ist: Wo Updates nur über den Wartungsvertrag kommen und die Software gesetzlichen Änderungen folgen muss, ist er faktisch Pflicht. Dann ist der Kauf rechnerisch ein Abonnement mit einer hohen Anzahlung.
- Für welche Software lohnt sich ein Einmalkauf noch?
- Für Anwendungen mit stabiler Anforderung und ohne Anbindung an fremde Dienste: Konstruktions- und Messsoftware, Fachanwendungen mit langem Lebenszyklus, Werkzeuge, die offline arbeiten. Sobald eine Software mit anderen zusammenspielt, gesetzlichen Änderungen folgen muss oder die Nutzerzahl schwankt, trägt das Abonnement besser — nicht wegen des Preises, sondern weil die Anpassung sonst zum Projekt wird.
- Was passiert mit den Daten, wenn ein Software-Abo endet?
- Mit der letzten Zahlung endet das Nutzungsrecht, und in der Regel auch der Zugriff. Der Datenexport muss deshalb vor der Kündigung geklärt sein, nicht danach: Welches Format, welcher Umfang, welche Frist. Bei gekaufter Software bleibt der Zugriff bestehen, solange das Programm läuft — das ist der einzige echte Vorteil des Kaufs, den kein Preisvergleich abbildet.
- Lohnt sich ein Wechsel vom Abo zurück zum Kauf?
- Selten, und meist aus dem falschen Grund. Der Wechsel kostet die Einführung ein zweites Mal, und viele Hersteller bieten die Kaufvariante gar nicht mehr an oder nur in einer abgespeckten Fassung. Wirtschaftlich lohnt er dort, wo die Anforderung seit Jahren unverändert ist und die Nutzerzahl feststeht. Wo beides nicht zutrifft, spart der Wechsel auf dem Papier und kostet im Betrieb.
- Wie rechnet man Kauf und Abo sauber gegeneinander?
- Über denselben Zeitraum und mit denselben Posten. Auf der Kaufseite stehen Kaufpreis, Wartung je Jahr, eigener Betriebsaufwand und die Migration am Ende der Unterstützung. Auf der Abo-Seite Monatsbetrag mal Laufzeit plus die vertragliche Preisanpassung. Der Zeitraum ist nicht frei wählbar: Er endet dort, wo der Hersteller den Support einstellt. Alles darüber hinaus ist eine Annahme, keine Rechnung.
