GetMyInvoices-Alternative: Belege sammeln oder Ausgaben steuern?
GetMyInvoices holt Rechnungen automatisch aus Portalen. Was das kostet, welcher Aufpreis in Vergleichen fehlt — und welche Frage es nicht beantwortet.
Jens Hagel9 Min. Lesezeit
Inhalt in Kürze
- GetMyInvoices beschafft Belege aus Portalen und Postfächern — nach Anbieterangabe aus über 10.000 Quellen.
- Der Preis hängt an der Dokumentenzahl: 19 € bei 20 Belegen im Monat, 179 € bei 500 (Stand: 30. August 2026).
- Die Freigabe kostet extra. Das Workflow-Modul liegt je nach Paket bei 9 € bis 139 € im Monat.
- Ein Vergleichsportal führt für dasselbe Modul 30 € bis 80 € — in beide Richtungen falsch.
- Ein vollständiges Belegarchiv beantwortet nicht, ob eine Leistung noch gebraucht wird.
Was GetMyInvoices tut — Belege beschaffen, nicht Ausgaben prüfen
GetMyInvoices holt Rechnungen dort ab, wo sie liegen: in Onlineportalen, E-Mail-Postfächern, per Mobil-App. Nach Anbieterangabe sind über 10.000 Portale angebunden (Stand: 30. August 2026).
Die Belege landen in einem zentralen Archiv, werden ausgelesen und an Buchhaltung, DMS oder Kanzlei weitergereicht. Dazu kommen Bankkonten-Abgleich, E-Rechnungsempfang und eine GoBD-konforme Archivierung.
Das löst ein reales und lästiges Problem. Wer einmal versucht hat, die Monatsrechnung eines Cloud-Anbieters aus einem Kundenportal zu ziehen, weiß, warum dieser Markt existiert.
In den Alternativenlisten stehen deshalb fast immer dieselben Namen. InvoiceFetcher tritt als direkter Wettbewerber beim automatischen Rechnungsdownload an; Buchhaltungsprogramme wie BuchhaltungsButler, sevdesk oder lexoffice bringen einen eigenen Belegimport mit.
Ein Punkt fällt dabei selten auf und gehört in jede Prüfung: Für den Abruf aus Onlineportalen hinterlegst du Zugangsdaten. Wer das Werkzeug auswählt, sollte klären, wie diese Zugangsdaten gespeichert werden und wer im Haus sie ändern darf.
Was außerhalb bleibt: die Entscheidung. Ein Belegsammler weiß, wo eine Rechnung liegt. Er weiß nicht, ob jemand die dazugehörige Leistung noch braucht.
Was GetMyInvoices kostet — der Preis hängt an Dokumenten
Der Anbieter nennt fünf Pakete: Essential 19 €, Small 39 €, Standard 59 €, Professional 99 € und Advanced 179 € im Monat (Anbieterangabe, Stand: 30. August 2026).
Darüber steht ein Business-Paket ab 499 € im Monat mit 50 Nutzern, zwei Mandanten und enthaltenem Workflow-Modul (Anbieterangabe, Stand: 30. August 2026).
Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer, bei jährlicher Zahlung gibt der Anbieter fünf Prozent Nachlass. Onboarding und persönliche Betreuung gibt es erst ab dem Business-Paket.
Die Pakete unterscheiden sich nicht im Funktionsumfang, sondern im Mengengerüst. Die wichtigsten Grenzen im Überblick:
| Paket | Dokumente/Monat | Portale | Bankkonten | Nutzer | Preis laut Anbieter |
|---|---|---|---|---|---|
| Essential | 20 | 5 | keine | 1 | 19 € |
| Small | 50 | 10 | 1 | 3 | 39 € |
| Standard | 80 | 25 | 3 | 5 | 59 € |
| Professional | 200 | 50 | 5 | 5 | 99 € |
| Advanced | 500 | 100 | unbegrenzt | 25 | 179 € |
Die Dokumentenzahl ist damit die Stellschraube, an der ein Angebot kippt. Wer 240 Belege im Monat verarbeitet, braucht Advanced — nicht wegen einer Funktion, sondern wegen einer Grenze.
Der Aufpreis, den die Vergleiche übersehen
Jetzt kommt der Punkt, den die üblichen Übersichten nicht sauber abbilden: Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen steckt in den fünf kleineren Paketen nicht drin.
Das Workflow-Modul kostet nach Anbieterangabe zusätzlich 9 €, 29 €, 39 €, 79 € oder 139 € im Monat, gestaffelt nach Paket (Stand: 30. August 2026).
Der Fraud Risk Assistant, der nur zusammen mit dem Workflow-Modul läuft, kostet noch einmal 6 € bis 130 € im Monat (Anbieterangabe, Stand: 30. August 2026). Auch die bevorzugte Betreuung ist ein eigener Posten.
Für ein mittleres Haus heißt das konkret: Professional mit 99 € plus Workflow-Modul mit 79 € ergibt 178 € im Monat. Mit Betrugsprüfung sind es 230 €. Das ist mehr als das Doppelte des Listenpreises.
Dasselbe Portal nennt für Professional zehn Nutzer, während der Anbieter fünf angibt. Solche Abweichungen sind keine böse Absicht, sondern Pflegeaufwand, den niemand bezahlt.
Für den Vergleich bedeutet das: Preisangaben aus zweiter Hand taugen als Orientierung, nicht als Kalkulationsgrundlage. Dieselbe Beobachtung gilt für die anderen Werkzeuge dieser Klasse, nachzulesen unter Candis-Alternative.
Es gibt eine einfache Regel dagegen: Für jeden Anbieter genau eine Quelle nehmen, nämlich seine eigene Preisseite, alles an einem Tag erfassen und das Datum daneben schreiben. Alles andere vergleicht Pflegerhythmen statt Angebote.
Der zweite Griff ist ebenso simpel und wird noch seltener gemacht: das Angebot mit der eigenen Mengenschätzung gegenrechnen. Zwei Werkzeuge nebeneinander — eines fürs Sammeln, eines für die Freigabe — liegen schnell über dem Paket, das beides mitbringt.
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Warum ein vollständiges Belegarchiv das teure Problem nicht löst
Ein Beleg beantwortet drei Fragen: wer, wie viel, wofür. Er beantwortet drei andere nicht: seit wann, wie lange noch, und wer hat das entschieden.
Genau diese drei entscheiden über den Betrag. Ein Beispiel: Eine Rechnung über 49 € im Monat ist unauffällig.
Dieselbe Rechnung, seit vier Jahren, für ein Werkzeug aus einem beendeten Projekt, ergibt 2.352 €. In jedem Belegarchiv sieht sie trotzdem völlig normal aus.
Der Archivblick ist außerdem ein Rückblick. Er zeigt, was schon passiert ist. Wer nach vorn sehen will, braucht Laufzeit und Kündigungsfrist, und die stehen nicht auf der Monatsrechnung, sondern im Vertrag.
Dazu kommt eine Lücke, die kein Belegsammler schließen kann: Zahlungen ohne Beleg. Eine Lastschrift für eine Fachanwendung, eine Kartenbuchung eines Kollegen, eine Gebühr, die niemand als Rechnung verschickt.
Diese Positionen tauchen im Archiv nie auf, weil es sie dort nicht gibt. Sie tauchen nur auf dem Kontoauszug auf — und deshalb ist der Kontoauszug die vollständigere Quelle, wenn es um die Frage nach den laufenden Kosten geht.
Was dabei typischerweise zusammenkommt, steht unter Software-Ausgaben im Mittelstand und Vertragsmanagement im Mittelstand.
Was der Gesetzgeber vom Belegeingang verlangt
Zwei Pflichten hängen unmittelbar am Beleg, und beide kosten Geld, wenn er fehlt.
Erstens der Vorsteuerabzug. Ohne ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG entfällt er nach § 15 UStG regelmäßig. Bei einer Ausgabe von 119 € brutto sind das 19 €, die nicht zurückkommen.
Zweitens die Aufbewahrung. § 14b UStG und § 147 AO verlangen, dass Rechnungen über Jahre unveränderbar, vollständig und lesbar vorgehalten werden. Der Weg dorthin gehört in eine Verfahrensdokumentation, so will es die GoBD.
Seit dem 1. Januar 2025 kommt der Empfang elektronischer Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr hinzu. Auch das betrifft die Annahme, nicht zwingend die weitere Verarbeitung — die Details stehen unter Eingangsrechnungen digitalisieren.
Welche Fristen dabei gelten und welche drei Ausnahmen dauerhaft bleiben, steht im Überblick zur E-Rechnung.
Ein automatischer Belegabruf ist deshalb kein Komfortthema. Er ist die einfachste Art, eine Pflicht zu erfüllen, an der sonst regelmäßig Geld hängen bleibt.
Wo Yupana ansetzt — und wo nicht
Yupana ist eine Software für den Mittelstand, die Kontobewegungen, Verträge, Software-Lizenzen und die BWA in einer Ansicht zusammenführt. Es ist ausdrücklich kein Belegsammler.
Yupana holt keine Rechnungen aus Onlineportalen, liest keine Belege per Texterkennung aus und ersetzt GetMyInvoices in seinem Kernbereich nicht. Es beginnt eine Stufe später: bei den Zahlungen, die auf dem Konto ankommen.
Aus den Kontobewegungen entsteht eine Übersicht der wiederkehrenden Empfänger mit Betrag, Rhythmus, erster Buchung und Kündigungsfrist. Wo ein Vertrag als Datei vorliegt, zieht ein Sprachmodell Laufzeit und Frist heraus — die Seite dazu ist Ausgaben.
Beide Ebenen ergänzen sich. Ein Belegsammler sorgt dafür, dass die Rechnung da ist; eine Ausgabenübersicht sorgt dafür, dass jemand sie noch einmal ansieht. Wie sich die Klassen sortieren, steht im SaaS-Kostenvergleich.
Was Yupana ausdrücklich nicht tut: keine Belegerkennung, kein Portalabruf, keine Buchhaltung, kein Zahlungsverkehr, keine Firmenkarten.
Die Preise liegen bei 99 € und 199 € im Monat bei jährlicher Zahlung, je Unternehmen und mit unbegrenzter Nutzerzahl — ohne Aufpreis für die Freigabe.
Der Einwand: „Wir haben doch alle Belege“
Vollständigkeit und Übersicht sind zwei verschiedene Dinge. Ein Archiv mit 2.400 Belegen im Jahr ist vollständig und trotzdem unlesbar, weil es nach Dokumenten sortiert ist und nicht nach Empfängern.
Die nützliche Sortierung ist eine andere: alle Zahlungen an denselben Anbieter, in zeitlicher Reihenfolge, mit Betrag und Rhythmus. Erst dann fällt auf, dass eine Position seit vier Monaten teurer geworden ist.
Diese Sicht entsteht nicht aus Belegen, sondern aus Kontobewegungen. Sie ist auch der Grund, warum die Prüffrage lautet: Würde jemand merken, wenn das morgen weg wäre? Beispiele stehen unter Kündigungsfristen verwalten.
Drei Schritte vor der Entscheidung
- Dokumente zählen. Wie viele Eingangsrechnungen kommen im Monat, und wie viele davon liegen ausschließlich in einem Onlineportal? Die zweite Zahl entscheidet, ob sich ein Belegsammler überhaupt rechnet.
- Freigabe einpreisen. Wenn Prüfung und Freigabe gebraucht werden, gehört der Modulaufpreis in den Vergleich. Ohne ihn vergleicht man Werkzeuge ohne die Funktion, um die es geht.
- Die Gegenprobe machen. Zwölf Monate Kontoauszug neben das Belegarchiv legen und markieren, welche Abbuchung dort keinen Beleg hat. Diese Liste ist meist kurz — und genau sie ist interessant.
Eine GetMyInvoices-Alternative zu suchen lohnt sich, wenn die Dokumentengrenze nicht mehr passt oder der Freigabe-Aufpreis den Vergleich kippt. Es lohnt sich nicht, wenn das eigentliche Problem darin besteht, dass niemand mehr weiß, wofür die Rechnungen kommen — dafür ist ein Belegsammler nicht gebaut.
Wie sich die Werkzeugklassen im Ausgabenbereich unterscheiden, steht unter Ausgabenmanagement-Software im Mittelstand und in der Übersicht Rechnungsfreigabe.
Lade deine letzte BWA hoch und sieh in Sekunden, was drinsteht — ohne Konto, die Datei verlässt den Browser nicht.
BWA analysieren- § 14 UStG — Rechnungen und E-Rechnung
- § 14b UStG — Aufbewahrung von Rechnungen
- § 15 UStG — Vorsteuerabzug
- § 147 AO — Aufbewahrung von Unterlagen
- BMF — GoBD, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung
Preisangaben stammen von der Anbieterseite und aus öffentlich zugänglichen Vergleichsportalen, geprüft am 30. August 2026; sie gehen zwischen den Quellen auseinander. Maßgeblich ist das individuelle Angebot. Wettbewerber werden bewusst nicht verlinkt.
Häufige Fragen
- Was macht GetMyInvoices genau?
- GetMyInvoices holt Rechnungen automatisch dort ab, wo sie liegen: aus Onlineportalen, E-Mail-Postfächern und über eine Mobil-App. Nach eigener Angabe sind über 10.000 Portale angebunden. Die Belege landen in einem zentralen Archiv, werden ausgelesen und an Buchhaltung, DMS oder Kanzlei weitergegeben. Der Schwerpunkt liegt auf der Beschaffung — nicht auf der Prüfung und nicht auf der Frage, ob eine Ausgabe noch gewollt ist.
- Was kostet GetMyInvoices?
- Der Anbieter nennt fünf Pakete: Essential 19 €, Small 39 €, Standard 59 €, Professional 99 € und Advanced 179 € im Monat, dazu ein Business-Paket ab 499 €. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer, bei jährlicher Zahlung gibt es fünf Prozent Nachlass. Getrennt bezahlt werden das Workflow-Modul und weitere Zusatzdienste. Stand: 30. August 2026.
- Ist die Rechnungsfreigabe bei GetMyInvoices enthalten?
- In den fünf kleineren Paketen nicht. Das Workflow-Modul, mit dem Prüfung und Freigabe abgebildet werden, kostet nach Anbieterangabe zusätzlich 9 €, 29 €, 39 €, 79 € oder 139 € im Monat — je nach Paket. Im Business-Paket ab 499 € ist es enthalten. Wer die Freigabe braucht, rechnet den Aufpreis deshalb immer mit, sonst vergleicht er ein Werkzeug ohne die Funktion, um die es geht. Stand: 30. August 2026.
- Stimmen die GetMyInvoices-Preise auf Vergleichsportalen?
- Die Paketpreise ja, die Aufpreise nicht. Ein Portal führt das Workflow-Modul mit 30 €, 40 €, 50 €, 60 € und 80 € im Monat, der Anbieter selbst mit 9 €, 29 €, 39 €, 79 € und 139 €. Im kleinsten Paket ist die Portalangabe also mehr als dreimal so hoch, im größten deutlich zu niedrig. Dasselbe Portal nennt für Professional zehn Nutzer, der Anbieter fünf. Stand: 30. August 2026.
- Was ist der Unterschied zwischen Belegsammler und Ausgabenkontrolle?
- Ein Belegsammler beschafft Dokumente: Er weiß, wo eine Rechnung liegt, und holt sie. Die Ausgabenkontrolle schaut auf die Zahlung: Welcher Betrag geht wiederkehrend an wen, seit wann, mit welcher Kündigungsfrist und auf wessen Entscheidung. Beide arbeiten am selben Vorgang, beantworten aber verschiedene Fragen. Ein vollständiges Belegarchiv sagt nichts darüber, ob eine Leistung noch gebraucht wird.
- Wonach richtet sich der Preis eines Belegsammlers?
- Nach der Dokumentenzahl im Monat, nicht nach dem Funktionsumfang. Bei GetMyInvoices reichen die Stufen von 20 Dokumenten im Einstiegspaket bis 500 im größten. Dazu kommen Grenzen für Portalverbindungen, E-Mail-Konten, Bankkonten und Nutzer. Wer die Stufe zu klein wählt, zahlt am Ende doppelt: einmal das Paket und einmal die Zeit für die Belege, die außerhalb bleiben. Stand: 30. August 2026.
- Braucht man einen Belegsammler, wenn man schon eine Freigabelösung hat?
- Oft ja, weil beide verschiedene Lücken schließen. Eine Freigabelösung setzt voraus, dass der Beleg da ist. Genau daran scheitert es bei Rechnungen, die nur in einem Onlineportal liegen und die niemand herunterlädt. Wer beides braucht, sollte die Gesamtkosten rechnen — zwei spezialisierte Werkzeuge nebeneinander sind schnell teurer als eine Lösung, die beides abdeckt.
- Was passiert steuerlich, wenn ein Beleg fehlt?
- Ohne ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG entfällt regelmäßig der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG. Bei einer Ausgabe von 119 € brutto sind das 19 € echtes Geld. Dazu kommt die Aufbewahrungspflicht: § 14b UStG und § 147 AO verlangen, dass Rechnungen über Jahre unveränderbar und lesbar vorgehalten werden. Ein automatischer Belegabruf ist deshalb kein Komfort, sondern eine Absicherung.
