KI im Controlling: was Claude, ChatGPT und Copilot mit Ihren Firmendaten können

Inhalt in Kürze

• KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT und Microsoft 365 Copilot arbeiten mit Firmendaten auf zwei Wegen: mit hochgeladenen Dateien und mit Verbindungen zu Postfach, Laufwerk und Fachanwendungen.
• Über Verbindungen sieht ein Assistent genau das, was die angemeldete Person sehen darf. Zu weit gefasste Freigaben im Laufwerk werden damit sofort sichtbar.
• In den Geschäftstarifen von Anthropic, OpenAI und Microsoft fließen Eingaben laut Anbieter standardmäßig nicht ins Training. In Privattarifen gilt das nicht automatisch.
• Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag, braucht es nach Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Alle drei bieten ihn für ihre Geschäftstarife an, ein Privatkonto nicht.
• Ein Sprachmodell erklärt Zahlen gut und rechnet sie unzuverlässig. Die Werte im Controlling kommen deshalb aus der Buchhaltung, die Prüfung bleibt beim Menschen.

Die BWA kommt, die Geschäftsführerin lädt sie in ChatGPT hoch und fragt, warum der Rohertrag gesunken ist. Nach zehn Sekunden steht eine flüssige Antwort da, mit einer Zahl, die in der Auswertung so nicht vorkommt.

So sieht KI im Controlling heute oft aus: schnell, gut formuliert und an einer Stelle falsch. Dieser Beitrag ordnet, was Assistenten heute mit Firmendaten tatsächlich erledigen, wo sie danebenliegen und welche Einstellungen vor der ersten echten Datei stehen müssen.

Ein Assistent arbeitet mit dem, was Sie ihm geben oder freischalten

Ein KI-Assistent ist ein Sprachmodell mit Zugang zu Werkzeugen: Er liest Dateien, die Sie hochladen, und Daten aus Diensten, die Sie mit ihm verbinden.

Der erste Weg ist der Upload. Eine BWA als PDF, eine Summen- und Saldenliste als Excel-Datei, ein Vertrag. Der Assistent sieht genau diese Datei und nichts darüber hinaus.

Der zweite Weg sind Verbindungen. Anthropic nennt sie Connectors, OpenAI nennt sie Apps, Microsoft 365 Copilot greift über Microsoft Graph auf Mails, Chats, Kalender und Dateien zu.

Damit sucht der Assistent selbst nach dem Angebot vom März oder der letzten Mail des Lieferanten.

Viele dieser Verbindungen laufen über das Model Context Protocol, einen offenen Standard, über den Anwendungen einem Assistenten Daten und Funktionen anbieten. Für Sie als Anwender zählt vor allem, welche Rechte die Verbindung bekommt.

Mit einer hochgeladenen BWA erklärt er Zeilen, rechnen sollten Sie selbst

Ein Sprachmodell erzeugt wahrscheinliche Sätze; ob eine Zahl darin stimmt, prüft es nicht von sich aus.

Gut gelingt dem Assistenten alles, was mit Sprache zu tun hat. Er erklärt, was in der Zeile „Sonstige betriebliche Aufwendungen“ steckt, formuliert drei Rückfragen an die Kanzlei und entwirft den Kommentar für die Gesellschafter.

Wer die BWA lesen und verstehen will, bekommt damit einen geduldigen Erklärer.

Schwach wird es bei Rechnungen über mehrere Zeilen. Der Assistent übernimmt einen Vorjahreswert aus der falschen Spalte oder addiert eine Zwischensumme doppelt. Wie groß der Unterschied wird, wenn ein Werkzeug die Zeilen aus der PDF holt und der Assistent das Ergebnis erklärt, zeigt eine Messung im Beitrag BWA mit KI auswerten.

Microsoft schreibt in seiner Datenschutzdokumentation zu Copilot selbst, dass die Antworten generativer KI nicht garantiert zu 100 % stimmen (Microsoft Learn, Stand 5. November 2026).

Im Pilotbetrieb von Yupana zeigt sich, wie viel Prüfarbeit in einer einzigen belastbaren Zahl steckt.

Von 109 offenen Aufträgen treffen 95 die Kopfsumme des Quellsystems auf den Cent; ohne eine eigene Regel für Positionen wäre der Auftragsbestand 17 % zu hoch ausgewiesen worden (Stand: 27. August 2026).

Solche Regeln schreibt man einmal fest. Ein Sprachmodell wendet sie nicht verlässlich bei jeder Frage gleich an.

Die Arbeitsteilung, die sich daraus ergibt: Die Zahl kommt aus der Buchhaltung oder einem Werkzeug, das jedes Mal gleich rechnet. Der Assistent erklärt sie.

Wie Kennzahlen mit der Formel dahinter aussehen, zeigt die Übersicht BWA verstehen.

Über Verbindungen liest er Postfach und Laufwerk mit Ihren Rechten

Eine Verbindung gibt dem Assistenten in der Regel die Rechte der Person, die ihn bedient, und keine darüber hinaus.

So beschreiben es alle drei Anbieter. Eine Ausnahme nennt Anthropic selbst: Eine eigene Verbindung mit einem gemeinsamen Zugang erreicht alles, was dieser Zugang erreicht.

Anthropic schreibt, Claude übernehme die Berechtigungen jeder Person aus dem verbundenen Dienst; wer eine Datei dort nicht öffnen darf, erreicht sie auch über Claude nicht.

In Team- und Enterprise-Tarifen schaltet zuerst ein Owner die Verbindung für die Organisation frei, danach meldet sich jede Person einzeln an.

OpenAI sagt für ChatGPT Business und Enterprise, ChatGPT respektiere die bestehenden Berechtigungen der Organisation, und Administratoren legten fest, welche Apps erlaubt sind. Microsoft formuliert es für Copilot so: Er zeigt nur Daten, für die der jeweilige Nutzer mindestens Leserechte hat.

Für das Controlling heißt das: Ein Assistent findet den Rahmenvertrag mit Laufzeit und Kündigungsfrist, wenn er im Laufwerk liegt, und gleicht ihn mit der Abbuchung ab, die Sie ihm nennen.

Er stellt Angebote zusammen, die noch nicht abgerechnet sind. Und er liest die Mail, in der der Lieferant die Preiserhöhung angekündigt hat, bevor sie in der Soll-Ist-Abweichung auftaucht.

Bei Claude können Owner zusätzlich festlegen, dass eine Verbindung nur lesen und nichts zurückschreiben darf. Für den Anfang empfiehlt sich diese Einstellung.

Die Rechte im Laufwerk entscheiden, was der Assistent findet

Ein Assistent mit Laufwerkszugriff macht jede zu weit gefasste Freigabe in Sekunden auffindbar.

Bisher schützte die Unübersichtlichkeit. Eine Personalakte in einem offenen Ordner fand nur, wer gezielt und lange suchte.

Ein Assistent braucht dafür eine einzige Frage: Wer nach allen Gehaltsabrechnungen fragt, bekommt alle, die der Assistent lesen darf.

Sobald KI eingeführt wird, etwa Copilot, hat sie automatisch Zugriff auf alles, worauf der Mitarbeiter Zugriff hat, auch auf das, wovon er gar nichts weiß. Ein Mitarbeiter stößt auf einen falsch berechtigten Ordner vielleicht beim ganz tiefen Suchen. Eine KI, die das automatisch durchsucht, findet ihn in Sekunden.

Jens Hagel, Mitgründer der frag.hugo Informationssicherheit GmbH

Für die Finanzabteilung sind drei Ordner heikel: Personal mit Verträgen und Gehältern, Gesellschafterunterlagen und die Bankkorrespondenz. Bevor ein Assistent Zugriff auf das Laufwerk bekommt, prüft jemand, wer diese Ordner heute tatsächlich lesen darf.

Microsoft nennt dafür ausdrücklich die Berechtigungsmodelle in SharePoint.

Wer Microsoft 365 ohnehin aufräumt, findet bei den Hebeln für die Microsoft-365-Lizenzkosten die passende Gelegenheit, die Freigaben gleich mitzuprüfen.

Der Tarif entscheidet, ob Ihre Daten ins Training fließen

Bei Anthropic, OpenAI und Microsoft werden in den Geschäftstarifen Firmendaten standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet.

Die Zusagen stehen in den Datenschutzseiten der Anbieter und sind unterschiedlich formuliert. Ein Überblick nach Stand der Anbieterseiten im November 2026:

Feedback ist der Punkt, der in Teams am häufigsten übersehen wird. Bei Anthropic speichert ein Klick auf Daumen hoch oder runter das gesamte Gespräch bis zu fünf Jahre und kann ins Training einfließen (Anthropic Privacy Center, 18. August 2026).

Owner eines Team- oder Enterprise-Tarifs können diesen Knopf für die Organisation abschalten.

Für Privatkonten gilt das alles nicht automatisch. Bei Claude Free, Pro und Max hängt die Nutzung zum Training an einer Einstellung im Konto (Anthropic Privacy Center). Wer Firmendaten in ein privates Konto lädt, gibt die Kontrolle darüber an diese Einstellung ab.

Bei Copilot kommt ein Detail zur Datengrenze hinzu. Microsoft verarbeitet Anfragen von EU-Kunden innerhalb der EU-Datengrenze, nimmt die Modelle von Anthropic, die in Copilot wählbar sind, davon aber derzeit aus (Microsoft Learn, 9. Juli 2026).

Ob diese Modelle genutzt werden, entscheidet laut Microsoft der Administrator; wer das nicht will, lässt sie aus.

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört vor die erste echte Datei

Verarbeitet ein KI-Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag, wie in den Geschäftstarifen, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ein Privatkonto bietet diesen Vertrag nicht.

Personenbezogen sind im Controlling mehr Daten, als man denkt. Die Lohnzeilen eines kleinen Teams, die Offene-Posten-Liste mit Namen von Einzelunternehmern, die Mail eines Kunden mit seiner Durchwahl.

Die Verordnung (EU) 2016/679 regelt in Art. 28, was ein solcher Vertrag enthalten muss.

Die Herkunft des Anbieters ist für viele Unternehmen die erste Frage, wie eine Befragung des Bitkom aus dem Sommer 2026 unter 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten (Bitkom, 2. November 2026) zeigt:

Den Vertrag regelt jeder Anbieter auf seinem eigenen Weg. Bei Anthropic ist der Data Processing Addendum Teil der Commercial Terms und gilt mit deren Annahme.

OpenAI schließt ihn für ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API über ein Formular ab (OpenAI, Stand 8. Januar 2026). Bei Microsoft regelt das Data Protection Addendum der Produktbedingungen den Einsatz von Copilot.

Wie ein Datenschutz-Werkzeug einem Assistenten Arbeit überlässt und trotzdem einen Menschen entscheiden lässt, zeigt frag.hugo: Dort füllen Claude oder ChatGPT Einträge vor, und ein Datenschutzbeauftragter prüft sie.

Offengelegt: Yupana und frag.hugo gehören zur selben Firma, der frag.hugo Informationssicherheit GmbH, die Jens Hagel mitgegründet hat.

Der häufigste Einwand: Das ist doch nur zum Ausprobieren

Ausprobieren mit echten Firmendaten ist bereits Einsatz, rechtlich wie praktisch.

Ein zweiter Einwand lautet, die Kanzlei mache das ohnehin. Die Kanzlei bucht, was passiert ist, und liefert die Auswertung.

Die Fragen, die Sie an diese Auswertung stellen, und die Entscheidungen, die daraus folgen, bleiben bei Ihnen. Ein Assistent hilft beim Fragen.

Welche Fragen eine BWA vom Steuerberater offen lässt, ist dafür der bessere Ausgangspunkt als das Werkzeug.

In vier Schritten zu einem Assistenten, dem die Buchhaltung trauen kann

Eine sichere Einführung beginnt mit Vertrag und Rechten und erst danach mit den Fragen an das Modell.

1. Tarif und Vertrag festlegen Einen Geschäftstarif wählen, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen und private Konten für Firmendaten ausdrücklich ausschließen.
2. Rechte im Laufwerk prüfen Personal, Gesellschafter und Bank zuerst. Was die ganze Firma lesen darf, findet künftig auch jeder Assistent.
3. Verbindungen eng schalten Nur die Dienste verbinden, die gebraucht werden, zu Beginn nur lesend. Den Feedback-Knopf für die Organisation abschalten, wenn der Tarif das erlaubt.
4. Zahlen prüfen lassen Jeder Betrag, den ein Assistent nennt, wird gegen die Auswertung gehalten, bevor er in eine Mail, eine Präsentation oder ein Bankgespräch geht.

Für den vierten Schritt hilft eine feste Quelle der Wahrheit. Der Monatsabschluss im Controlling liefert die Zahlen, an denen jede Antwort gemessen wird. Weicht der Assistent ab, gilt die Auswertung.

Bei der Wahl des Assistenten selbst lohnt ein Blick auf die Protokolle. OpenAI nennt für ChatGPT Enterprise ein Audit-Log über die Compliance API.

Microsoft lässt Administratoren Copilot-Verläufe über Microsoft Purview durchsuchen und Aufbewahrungsfristen setzen. Damit lässt sich nachvollziehen, wer welche Frage gestellt hat.

Was ein Assistent im Controlling nicht leistet

Ein KI-Assistent ersetzt weder die Buchhaltung noch die Prüfung durch einen Menschen, der die Zahlen verantwortet.

Er kennt nur, was in der Datei oder in den verbundenen Diensten steht. Buchungen, die die Kanzlei noch nicht erfasst hat, kennt er nicht.

Den Unterschied zwischen einer Abgrenzung und einem echten Kostenanstieg erkennt er nur, wenn er ihm erklärt wird.

Und eine Frühwarnung, die jeden Monat nach denselben Schwellen prüft, liefert er nicht von sich aus. Dafür braucht es ein Frühwarnsystem aus der BWA.

Auch der Vergleich mit der Branche gehört nicht in ein Chatfenster. Ein Modell, das „üblich sind 30 Prozent“ schreibt, nennt selten die Statistik, aus der die Zahl stammt. Wie man Median und Quartile richtig liest, steht im Beitrag zu Branchenkennzahlen.

Yupana ist eine Software für den Mittelstand, die Kontobewegungen, Verträge, Software-Lizenzen und die BWA in einer Ansicht zusammenführt.

Die BWA-Auswertung in Yupana rechnet Kennzahlen nach festen Formeln, ein Sprachmodell rechnet dort nicht mit.

Für eine schnelle Einordnung ohne Konto gibt es außerdem kostenlose Werkzeuge, darunter den Kennzahlen-Check und weitere aus der Übersicht kostenloser Werkzeuge.

Ein KI-Assistent erklärt Zahlen, die aus der Buchhaltung kommen. Mit Geschäftstarif, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und sauberen Rechten im Laufwerk wird er zum schnellen Leser, und ein Mensch prüft jeden Betrag, bevor er weitergeht.