Verträge und Abos: die stillen Kostentreiber

Ines: Oft sind es Verträge und Abos, die still weiterlaufen. Heute suchen wir sie und rechnen aus, was sie kosten.

Ines: Telefon und Mobilfunk, Kopierer, Wartung, Software, Leasing und Versicherungen. Alles, was jeden Monat oder jedes Jahr von selbst abgebucht wird.

Ines: Nur verteilt. In einer DATEV-Musterauswertung für Bau und Handwerk steht das Telefon unter den sonstigen Kosten, die Wartung für Software unter Reparaturen und Instandhaltung.

Ines: Versicherungen haben eine eigene Zeile, das Leasing für Fahrzeuge steckt in den Fahrzeugkosten. Eine Zeile mit allen Verträgen gibt es nicht.

Ines: Weil jede einzelne Abbuchung klein ist. Dreihundertachtzig Euro für den Kopierer fallen neben den Löhnen nicht auf, auch nicht nach Jahren.

Ines: Wieder mit dem Beispielbetrieb: Handwerk, vierzig Leute, dreihundertdreißigtausend Euro Gesamtleistung und fünfzehntausend Euro Gewinn im Monat. Alle Beträge sind ein Rechenbeispiel.

Ines: Rechnen Sie es gegen den Gewinn. Jede tausendfünfhundert Euro, die Sie davon im Monat sparen, sind zehn Prozent mehr Gewinn.

Ines: Bei drei typischen Fehlern. Der Vertrag, der sich verlängert, die Lizenz, die keiner mehr braucht, und die Preiserhöhung, die im Ordner landet.

Ines: Das ist der Klassiker. Ein Beispiel: fünf Jahre Laufzeit, danach je zwölf Monate Verlängerung, wenn Sie nicht drei Monate vorher kündigen.

Ines: Rechnen wir mit dreihundertachtzig Euro im Monat für Miete und Wartung. Ein ungewolltes Jahr kostet dann viertausendfünfhundertsechzig Euro.

Ines: Für Verbraucher ja, seit März zweitausendzweiundzwanzig. Nach Paragraf dreihundertneun BGB darf sich ein Vertrag im Kleingedruckten nur auf unbestimmte Zeit verlängern, kündbar mit höchstens einem Monat Frist.

Ines: Es bleibt die allgemeine Prüfung, ob eine Klausel Sie unangemessen benachteiligt. Darauf zu bauen heißt aber streiten, nicht planen.

Ines: Ja, Telefon, Internet und Mobilfunk. Nach Paragraf sechsundfünfzig Telekommunikationsgesetz können Sie einen still verlängerten Vertrag jederzeit mit einem Monat Frist kündigen.

Ines: Ja, das gilt für alle Endnutzer, also auch für Unternehmen. Und der Anbieter muss Sie vor der Verlängerung dauerhaft lesbar darauf hinweisen, etwa per Brief oder Mail.

Ines: Die gilt nach Paragraf einundsiebzig auch für kleine Unternehmen. Nach der Größenklasse der EU heißt klein: unter fünfzig Beschäftigte und höchstens zehn Millionen Euro Umsatz.

Ines: Ja, das trifft auf den Beispielbetrieb zu, außer er hat ausdrücklich darauf verzichtet. Achten Sie also vor der Unterschrift auf eine Klausel, mit der Sie darauf verzichten.

Ines: Eine Vertragsliste mit sechs Spalten: Partner, Betrag im Monat, Laufzeit bis, Kündigungsfrist, letzter Kündigungstag und wer verantwortlich ist.

Ines: Endet der Vertrag am einunddreißigsten März und die Frist beträgt drei Monate, muss die Kündigung bis zum einunddreißigsten Dezember ankommen.

Ines: Ankommen, denn nach Paragraf hundertdreißig BGB wird eine Erklärung erst wirksam, wenn sie dem anderen zugeht. Planen Sie also ein paar Tage für die Post ein.

Ines: Das Büro. Der letzte Kündigungstag kommt in den Kalender, mit einer Erinnerung vier Wochen vorher, an Sie und an den Verantwortlichen.

Ines: Dann kündigen Sie vorsorglich. Mit einer Kündigung in der Hand verhandeln Sie über den neuen Preis, ohne Kündigung läuft der alte einfach weiter.

Ines: In der Form, die der Vertrag verlangt, und mit Nachweis, dass sie angekommen ist. Verlangen Sie eine Bestätigung mit dem Enddatum und legen Sie sie zur Liste.

Ines: Und fast alles wird je Nutzer bezahlt. Wissen Sie, für wie viele Nutzer Sie beim Mailprogramm gerade zahlen?

Ines: Oft sind es mehr. Wer geht, kommt nicht mehr ins System, aber seine Lizenz bleibt im Abo und wird weiter bezahlt.

Ines: Nehmen wir sechs Lizenzen zu viel zu je zwanzig Euro. Das sind hundertzwanzig Euro im Monat und tausendvierhundertvierzig Euro im Jahr.

Ines: Es bleibt selten bei einem Programm. Bei drei Programmen, die je Nutzer abrechnen, sind es dreihundertsechzig Euro im Monat, gut viertausenddreihundert im Jahr.

Ines: Bei Microsoft nicht. Laut Microsoft wird die Lizenz beim Löschen nur frei, damit Sie sie jemand anderem geben können.

Ines: Dafür muss jemand die Zahl der Lizenzen im Abo senken. Das ist ein eigener Schritt in der Verwaltung des Abos.

Ines: Nur wenn er davon weiß. Den Austritt kennt das Büro, die Lizenz kennt die IT, also gehört der Punkt auf die Checkliste für den Austritt.

Ines: Vor der Verlängerung. Bei manchen Microsoft-Verträgen lassen sich Lizenzen nur in den ersten sieben Tagen nach Kauf oder Verlängerung aus dem Abo nehmen.

Ines: Dafür nennt Microsoft das freigegebene Postfach, also ein gemeinsames Postfach ohne eigene Person. Bis fünfzig Gigabyte braucht es keine Lizenz.

Ines: Die finden Sie auf dem Konto. Gehen Sie zwölf Monate Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen durch und markieren Sie jede Abbuchung, die regelmäßig wiederkommt.

Ines: Weil Jahresabos nur einmal im Jahr abbuchen. Mit drei Monaten Auszügen sehen Sie die meisten davon nicht.

Ines: Jede bekommt eine Zeile in der Vertragsliste und einen Verantwortlichen. Was niemand haben will, wird zum nächsten möglichen Termin gekündigt.

Ines: Gerade das. Legen Sie fest, dass ein neues Abo erst mit einer Zeile in der Liste abgeschlossen wird, egal wer bezahlt.

Ines: Und damit läuft jede Erhöhung still weiter. Steigen neuntausend Euro im Monat um acht Prozent, sind das siebenhundertzwanzig Euro mehr.

Ines: Achttausendsechshundertvierzig Euro. Das ist mehr als die Hälfte eines Monatsgewinns im Beispielbetrieb.

Ines: Kann sein. Ob der neue Preis passt, wissen Sie aber erst mit einem Vergleichsangebot, nicht aus dem Brief.

Ines: Der Verantwortliche aus der Vertragsliste, bei Versicherungen gemeinsam mit Ihrem Makler. Sie entscheiden am Ende nur noch.

Ines: Bei Versicherungen gibt es eine klare Regel. Erhöht der Versicherer die Prämie über eine Anpassungsklausel, ohne mehr Schutz zu bieten, dürfen Sie kündigen.

Ines: Darum muss der Versicherer Sie in der Mitteilung auf das Kündigungsrecht hinweisen. Und die Mitteilung muss spätestens einen Monat vor der Erhöhung ankommen.

Ines: Läuft ein Vertrag länger als drei Jahre, können Sie zum Ende des dritten Jahres kündigen und danach jedes Jahr, mit drei Monaten Frist. Das regelt Paragraf elf.

Ines: Für Großrisiken nicht. Bei Sach- und Haftpflichtversicherungen zählt dazu, wer zwei von drei Grenzen überschreitet, etwa zweihundertfünfzig Beschäftigte oder dreizehn Komma sechs Millionen Euro Umsatz.

Ines: Genau, für den Beispielbetrieb gelten diese Rechte also.

Ines: Da entscheidet der Vertrag. Suchen Sie die Klausel zur Preisanpassung und prüfen Sie, ob sie Ihnen bei einer Erhöhung ein Sonderkündigungsrecht gibt.

Ines: Dann ist der nächste Kündigungstag Ihr Hebel. Holen Sie vorher ein Vergleichsangebot und verhandeln Sie mit der Kündigung in der Hand.

Ines: Am Vorjahresvergleich. Legen Sie Versicherungen, Fahrzeugkosten und sonstige Kosten neben denselben Monat im Vorjahr und fragen Sie bei jedem Sprung über fünf Prozent nach.

Ines: Das sind Jahresbeiträge, die auf einmal gebucht werden. Lassen Sie sie von der Kanzlei auf zwölf Monate verteilen, dann sehen Sie echte Erhöhungen statt Zahlungstermine.

Ines: Es heftet ihn nicht ab, sondern legt ihn Ihnen vor. Der neue Betrag kommt in die Vertragsliste, ein Termin für die Sonderkündigung in den Kalender.

Ines: Erstens: Bauen Sie die Vertragsliste. Zwölf Monate Auszüge durchgehen, jede regelmäßige Abbuchung eine Zeile, der letzte Kündigungstag in den Kalender.

Ines: Lizenzen gehören auf die Checkliste für den Austritt. Wer geht, dessen Lizenz wird nicht nur frei, sondern vor der nächsten Verlängerung aus dem Abo genommen.

Ines: Keine Preiserhöhung in die Ablage. Bei Versicherungen bleibt Ihnen ein Monat zum Kündigen, bei allen anderen ist der nächste Kündigungstag Ihr Termin zum Verhandeln.

Ines: An der Summe in Ihrer Liste und an der BWA. Die Summe sinkt oder bleibt stehen, und im Vorjahresvergleich gibt es keinen Sprung mehr, den keiner erklären kann.