Summen- und Saldenliste: Was hinter jeder BWA-Zeile steckt

Ines: Das sind achttausend Euro mehr in einem Monat. Beim Beispielbetrieb mit fünfzehntausend Euro Gewinn im Monat ist das mehr als die Hälfte.

Ines: Dann machen wir das heute. Danach wissen Sie, wie Sie jede auffällige BWA-Zeile bis zur einzelnen Buchung zurückverfolgen.

Ines: Eine Aufstellung aller Konten, auf die gebucht wurde. Jedes Konto steht in einer Zeile, mit Nummer und Namen aus dem Kontenrahmen.

Ines: Links der Anfangsbestand zum Jahresbeginn, dann Zugänge und Abgänge im Monat, dann dasselbe aufgelaufen seit Januar. Ganz rechts steht der Saldo, also der Stand des Kontos.

Ines: Stimmt. Einen Anfangsbestand haben nur Bestandskonten wie Bank, Kasse, Maschinen, Forderungen und Schulden, die Kosten- und Erlöskonten starten bei null.

Ines: Auf welcher Seite der Saldo steht. Bei Kostenkonten ist Soll normal, Haben heißt, dass Gutschriften die Kosten übersteigen.

Ines: Nicht immer, aber eine Frage wert. Etwa wenn eine Gutschrift für Material auf dem falschen Konto gelandet ist.

Ines: Die BWA fasst die Kosten- und Erlöskonten zu Zeilen zusammen. Hinter jeder Zeile stecken also mehrere Konten.

Ines: In einer DATEV-Musterauswertung für Bau und Handwerk stehen unter den sonstigen Kosten achtzehn Konten. Darunter Telefon, Porto, Bürobedarf, Fortbildung, Rechtsberatung, Buchführung sowie Werkzeuge und Kleingeräte.

Ines: Dafür gibt es den Wertenachweis zur BWA. Er zeigt unter jeder BWA-Zeile die Konten mit ihren Beträgen, für den Monat und seit Januar.

Ines: Sie zeigt auch die Bestandskonten, die in der BWA gar nicht vorkommen. Also Bank, Forderungen, Schulden bei Lieferanten und die Steuerkonten.

Ines: Bei drei typischen Fällen. Ein Sprung in einer Zeile, Konten außerhalb der BWA, die nicht stimmen, und Monate, in denen etwas fehlt oder doppelt ist.

Ines: Das ist ein typischer Reflex, und er trifft oft das Falsche. Zuerst suchen Sie das Konto, das gesprungen ist.

Ines: Im Wertenachweis lesen Sie unter den sonstigen Kosten die Monatsspalte von oben nach unten. Bei achtzehn Konten dauert das zwei Minuten.

Ines: Zwei Konten. Fortbildungskosten mit dreitausendachthundert Euro und Werkzeuge und Kleingeräte mit viertausendzweihundert Euro.

Ines: Dann lassen Sie sich die Einzelbuchungen dieser zwei Konten geben. Jede Buchung hat ein Datum, einen Betrag, einen Buchungstext und eine Belegnummer.

Ines: Dann ist der Betrag echt und einmalig. Legen Sie noch die Spalte seit Januar neben das Vorjahr, dann sehen Sie, ob das Jahr insgesamt aus dem Rahmen fällt.

Ines: Im Beispiel ist es eine Rüttelplatte, also ein einziges Gerät. Das gehört gar nicht in diese Zeile.

Ines: Wegen einer Grenze im Steuerrecht. Nach Paragraf sechs Einkommensteuergesetz darf ein Gerät nur dann sofort voll als Kosten zählen, wenn es höchstens achthundert Euro netto kostet.

Ines: Darüber wird es in der Regel als Anlage gebucht und über die Jahre der Nutzung abgeschrieben. In der BWA erscheint dann jeden Monat nur ein kleiner Teil davon.

Ines: Ohne die Rüttelplatte liegen die sonstigen Kosten bei neuntausendachthundert Euro statt vierzehntausend. Dazu kommt nur die kleine Abschreibung.

Ines: Die Kanzlei, mit einer Umbuchung. Ihr Teil ist die Frage, und zwar mit Konto, Betrag und Belegnummer.

Ines: Nein. Nur die BWA-Zeilen, die um mehr als zehn Prozent vom Vormonat oder vom Vorjahresmonat abweichen.

Ines: Dann fehlt oft ein klarer Buchungstext. Bitten Sie die Kanzlei, bei Beträgen über tausend Euro den Gegenstand in den Text zu schreiben.

Ines: Für die Kosten reicht der Wertenachweis. Für alles, was in der BWA gar nicht steht, brauchen Sie die Liste.

Ines: Alles, was weder Kosten noch Erlös ist. Geld auf der Bank, Rechnungen, die Kunden noch zahlen müssen, und Rechnungen, die Sie noch zahlen müssen.

Ines: Ihren Kontoauszug ja. Ob die Buchhaltung denselben Stand hat, zeigt nur die Summen- und Saldenliste.

Ines: Erster Abgleich: Der Saldo des Bankkontos in der Liste muss zum Monatsende genau dem Kontoauszug entsprechen. Und zwar auf den Cent.

Ines: Dann fehlen Buchungen, oder es sind falsche dabei. Nehmen wir an, die Liste zeigt einundvierzigtausendsechshundertfünfzig Euro und der Auszug achtunddreißigtausendneunhundert.

Ines: Im Beispiel ist es die Abrechnung der Tankkarten, abgebucht, aber noch nicht gebucht. Diese Kosten fehlen also auch in Ihrer BWA.

Ines: Um diesen Betrag ohne Umsatzsteuer, denn die holen Sie als Vorsteuer zurück. Deshalb lohnt der Abgleich, bevor Sie mit der BWA etwas entscheiden.

Ines: Das Konto Geldtransit, im Kontenrahmen SKR04 die Nummer vierzehnhundertsechzig. Darüber laufen Umbuchungen zwischen Ihren eigenen Konten.

Ines: Das Geld verlässt das eine Konto und kommt nicht immer am selben Tag auf dem anderen an. Sind beide Seiten gebucht, steht Geldtransit wieder auf null.

Ines: Dann ist nur eine Seite gebucht. Etwa die Überweisung vom Tagesgeld aufs Girokonto, deren Eingang noch fehlt.

Ines: Für den Gewinn nicht, für den Überblick schon. Ein falscher Bankstand in der Buchhaltung macht jeden Liquiditätsplan falsch, der darauf aufbaut.

Ines: Die Forderungen, also Rechnungen, die Kunden noch nicht bezahlt haben. Ihre Summe in der Liste vergleichen Sie mit der Liste der offenen Posten im Büro.

Ines: Etwa weil eine Zahlung keiner Rechnung zugeordnet wurde. Oder weil eine Rechnung, die nie bezahlt wird, bis zum Ausbuchen weiter als Forderung zählt.

Ines: Dann steht der Betrag wahrscheinlich noch als Forderung in der Liste. Bis die Kanzlei ihn ausbucht, ist Ihr Gewinn um den Betrag ohne Umsatzsteuer zu hoch.

Ines: Die prüfen Sie genauso, gegen die Liste der offenen Eingangsrechnungen. Für den Anfang reichen aber die drei Abgleiche.

Ines: Das Büro, mit der Liste und den Auszügen zum Monatsende. Mit etwas Übung sind das fünfzehn Minuten, die Fragen gehen gesammelt an die Kanzlei.

Ines: Spätestens zum Jahresabschluss. Ihre BWA bekommen Sie aber jeden Monat, und bis dahin entscheiden Sie mit diesen Zahlen.

Ines: Im Beispiel steht die Miete im August bei null und im September bei sechstausendachthundert Euro. Die Zahlung für August wurde erst im September gebucht.

Ines: Fürs Jahr ja. Aber Ihr August sah dreitausendvierhundert Euro besser aus und Ihr September genauso viel schlechter.

Ines: Darum die Monatsspalte. Bei Kosten, die jeden Monat gleich sind, sehen Sie dort sofort eine Null oder einen doppelten Betrag.

Ines: Miete, Leasing, Löhne, monatliche Versicherungen und Abschreibungen. Schreiben Sie für jedes dieser Konten den Betrag auf, den Sie jeden Monat erwarten.

Ines: Genau, mit etwa zehn Zeilen. Jeden Monat legen Sie die Monatsspalte daneben und markieren, was fehlt oder doppelt ist.

Ines: Weil nicht jede Kanzlei sie monatlich bucht. Dann fehlen sie elf Monate lang, und zum Jahresende kommt alles auf einmal.

Ines: Bei zwölftausend Euro Abschreibung im Jahr ist jeder Monat um tausend Euro zu gut. Zum Jahresende sinkt das Ergebnis dann auf einen Schlag um zwölftausend.

Ines: Fragen Sie die Kanzlei danach. Dass es geht, zeigt die DATEV-Musterauswertung: Dort steht im Dezember etwa ein Zwölftel der Jahresabschreibung.

Ines: Weil die Kanzlei nur buchen kann, was sie hat. Nach Paragraf zweihundertneununddreißig Handelsgesetzbuch müssen Buchungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein.

Ines: Für die Kasse sagt es die Abgabenordnung genau: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Für den Rest gibt die Umsatzsteuer den Takt vor.

Ines: Monatszahler müssen die Voranmeldung bis zum zehnten Tag nach Monatsende übermitteln. Mit Dauerfristverlängerung haben sie einen Monat länger.

Ines: Die Kanzlei bucht den Monat für diese Meldung. Belege, die danach kommen, fehlen in dieser BWA und landen oft erst im nächsten Monat.

Ines: Ja, alle Rechnungen und Auszüge eines Monats bis zum fünften Arbeitstag an die Kanzlei. Dafür ist das Büro zuständig, nicht Sie.

Ines: Dann fragen Sie, ob der Beleg fehlt oder die Zahlung. Fehlt die Zahlung, haben Sie ein Problem auf dem Konto, nicht in der Buchhaltung.

Ines: Erstens: Bei jeder BWA-Zeile mit mehr als zehn Prozent Abweichung öffnen Sie den Wertenachweis. Konto finden, Einzelbuchungen holen, mit Belegnummer nachfragen.

Ines: Drei Abgleiche zum Monatsende: Bankkonto gegen Kontoauszug, Geldtransit auf null, Forderungen gegen die offenen Posten.

Ines: Eine Liste der festen Monatsbeträge, gegen die das Büro jede Monatsspalte hält. Und klären Sie mit der Kanzlei, ob Abschreibungen monatlich gebucht werden.

Ines: Ihre BWA springt seltener ohne Grund. Und auf jede Frage zu einer Zeile gibt es eine Antwort mit Konto und Beleg.