BWA lesen: die 5 Zeilen, die Sie verstehen müssen

Fünf Zeilen statt dreißig Seiten

Tom: Jeden Monat schickt mir das Steuerbüro eine BWA. Ich hefte sie ab und schaue höchstens auf die letzte Zahl.

Ines: Damit sind Sie nicht allein. Heute zeige ich Ihnen fünf Zeilen, mit denen Sie in zehn Minuten wissen, wie Ihr Monat wirklich war.

Ines: Kurz vorweg: Wir sind KI-Stimmen; die Inhalte hat die Redaktion von Yupana recherchiert und geprüft.

Tom: Was ist eine BWA überhaupt genau?

Ines: BWA heißt betriebswirtschaftliche Auswertung. Sie entsteht aus Ihrer laufenden Buchhaltung und zeigt Erlöse, Kosten und das Ergebnis eines Monats.

Ines: Die häufigste Form ist die kurzfristige Erfolgsrechnung, bei DATEV die Standard-BWA. Im Kopf steht die BWA-Form, etwa DATEV-BWA oder im Handwerk Bau und Handwerk.

Tom: Und warum heißt das Ergebnis unten vorläufig?

Ines: Weil Abschluss- und Abgrenzungsbuchungen noch fehlen können. Genau das steht als Hinweis unten auf der DATEV-BWA.

Tom: Gut. Welche fünf Zeilen?

Ines: Erstens die Gesamtleistung. Zweitens der Rohertrag, also Gesamtleistung minus Material- und Wareneinkauf.

Ines: Drittens die Personalkosten, viertens die übrigen Kosten. Fünftens das vorläufige Ergebnis.

Tom: Und der ganze Rest auf den Seiten danach?

Ines: Das sind meist Wertenachweise und Zusatzauswertungen. Die brauchen Sie erst, wenn eine der fünf Zeilen auffällt.

Tom: Was gehört denn zu den übrigen Kosten?

Ines: In der DATEV-BWA stehen dort unter anderem Raumkosten, Versicherungen und Beiträge, Fahrzeugkosten, Werbe- und Reisekosten, Abschreibungen, Reparaturen und sonstige Kosten.

Ines: Zusammen mit den Personalkosten ergeben sie die Gesamtkosten. Das Material zählt dort nicht mit, das steckt schon im Rohertrag.

Tom: Dann rechnen Sie mir das mal mit meinem Betrieb vor.

Ines: Machen wir. Alle Zahlen sind ein Beispiel: ein Handwerksbetrieb mit 40 Leuten, Monat September.

Ines: Umsatzerlöse 310.000 Euro. Dazu kommen 20.000 Euro Bestandsveränderung: So viel mehr steckt in halbfertigen Baustellen, die noch nicht abgerechnet sind.

Tom: Also zählt die halbe Baustelle schon mit?

Ines: Ja, als Korrektur zum Umsatz. Zusammen ergibt das die Gesamtleistung: 330.000 Euro.

Ines: Davon gehen 115.500 Euro Material- und Wareneinkauf ab. Bleibt ein Rohertrag von 214.500 Euro.

Ines: Personalkosten 165.000 Euro, alle übrigen Kosten zusammen 33.000 Euro. Das Betriebsergebnis liegt damit bei 16.500 Euro.

Tom: Wie setzen sich die 33.000 Euro zusammen?

Ines: Im Beispiel 12.000 Euro Fahrzeuge, 8.000 Euro Raum, 3.000 Euro Versicherungen und Beiträge. Dazu 4.000 Euro Abschreibungen und 6.000 Euro Sonstiges.

Ines: Im Handwerk ist der Fuhrpark oft die größte Zeile darin. Zehn Transporter mit Leasing, Sprit und Werkstatt kommen schnell auf solche Beträge.

Ines: Nach 1.500 Euro Zinsen bleiben 15.000 Euro vorläufiges Ergebnis. Steuern sind in diesem Beispiel nicht gebucht.

Tom: 15.000 Euro klingt ordentlich. Ist es das?

Ines: Das sagt Ihnen die Zahl allein nicht. Dafür brauchen Sie zwei Werkzeuge: die Prozentspalte und den Vergleich.

Ines: Die Spalte Prozent Gesamtleistung setzt jede Zeile ins Verhältnis zur Gesamtleistung. Die Gesamtleistung ist dabei hundert Prozent.

Ines: Bei Ihnen: Material 35 Prozent, Rohertrag 65 Prozent, Personal 50 Prozent, übrige Kosten 10 Prozent. Das vorläufige Ergebnis liegt bei rund 4,5 Prozent.

Tom: Und womit vergleiche ich?

Ines: Mit dem Vormonat, mit dem gleichen Monat im Vorjahr und mit dem aufgelaufenen Jahr. Das zeigen wir jetzt an drei typischen Fällen.

Fall 1: Mehr Umsatz, weniger Rohertrag

Tom: Der September im Vorjahr war schwächer. Ich hatte also doch einen guten Monat.

Ines: Schauen wir nach. Im Vorjahr lag die Gesamtleistung bei 300.000 Euro, das Material bei 96.000 Euro, also 32 Prozent.

Ines: Der Rohertrag lag bei 204.000 Euro, das sind 68 Prozent.

Ines: Ihre Gesamtleistung ist um 30.000 Euro gestiegen, das sind zehn Prozent. Der Rohertrag ist aber nur um 10.500 Euro gestiegen, gut fünf Prozent.

Tom: Wo ist der Rest geblieben?

Ines: Im Material. Die Quote ist von 32 auf 35 Prozent gestiegen, also um drei Prozentpunkte.

Ines: Drei Prozentpunkte von 330.000 Euro sind 9.900 Euro. So viel Rohertrag fehlt Ihnen in diesem einen Monat.

Tom: Vielleicht habe ich im September einfach viel Kabel auf Vorrat bestellt.

Ines: Das ist der klassische Fehler beim Lesen. Oben im Kopf der BWA steht, wie Ihr Wareneinsatz ermittelt wird.

Ines: Steht dort Wareneinkauf, landet jede Lieferung sofort als Kosten im Monat. Egal, ob das Material schon verbaut ist.

Tom: Dann sagt mir ein einzelner Monat also wenig.

Ines: Genau, legen Sie drei Monate nebeneinander. Fällt die Quote danach wieder, war es ein Lagerkauf.

Tom: Bei uns waren es 33 Prozent im Juli, 34 Prozent im August und 35 Prozent im September.

Ines: Dann ist es kein Lagerkauf, sondern ein Trend. Meist steigen dann die Einkaufspreise schneller als Ihre Angebotspreise.

Ines: Rechnen Sie es aufs Jahr: 9.900 Euro mal zwölf sind 118.800 Euro. Ihr ganzes vorläufiges Ergebnis im September waren 15.000 Euro, die fehlenden 9.900 Euro sind zwei Drittel davon.

Tom: Was mache ich stattdessen?

Ines: Prüfen Sie die Materialzuschläge in Ihren Angeboten gegen die aktuellen Einkaufspreise. Und fragen Sie die Kanzlei, ob sie den Warenverbrauch statt den Einkauf buchen kann.

Ines: DATEV nennt dafür selbst drei Varianten: Wareneinkauf, Warenverbrauch oder Wareneinsatz in Prozent. Welche bei Ihnen gilt, steht oben im Kopf.

Tom: Und die 20.000 Euro für halbfertige Baustellen, sind die sicher?

Ines: Das ist die zweite Falle im Handwerk. Wenn niemand die laufenden Baustellen meldet, fehlt die Bestandsveränderung ganz.

Ines: Dann haben Sie Material und Löhne schon in den Kosten, aber die Leistung noch nicht in der Gesamtleistung. Der Monat sieht schlechter aus, als er war.

Tom: Und im Monat der Schlussrechnung?

Ines: Dann kommt der ganze Umsatz auf einmal, und der Monat sieht zu gut aus. Melden Sie der Kanzlei deshalb jeden Monat den Stand der offenen Baustellen.

Fall 2: Personal wächst schneller

Tom: Die Personalkosten sind bei uns sowieso der größte Block.

Ines: Deshalb ist es die dritte Zeile. Bei Ihnen sind es 165.000 Euro im September, also 50 Prozent der Gesamtleistung.

Ines: Bei 40 Leuten sind das im Schnitt rund 4.100 Euro je Kopf. Darin stecken auch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.

Tom: Und im Vorjahr?

Ines: Im Beispiel 138.000 Euro bei 36 Leuten. Das waren 46 Prozent der Gesamtleistung von damals 300.000 Euro.

Ines: Die Personalkosten sind also um 27.000 Euro gestiegen, knapp 20 Prozent. Die Gesamtleistung nur um zehn Prozent.

Tom: Gibt es eine Zahl, die ich mir dafür merken kann?

Ines: Teilen Sie die Personalkosten durch den Rohertrag. Bei Ihnen sind das 165.000 durch 214.500 Euro, also rund 77 Prozent.

Ines: Von jedem Euro Rohertrag gehen also 77 Cent an das Personal. Im Vorjahr waren es 138.000 durch 204.000 Euro, rund 68 Cent.

Tom: Die vier Neuen sind ja auch erst seit dem Frühjahr da.

Ines: Dann ist das zunächst erklärbar. Neue Leute bringen selten ab dem ersten Monat volle Leistung.

Ines: Das Warnsignal ist, wenn die Quote auch nach einem halben Jahr nicht sinkt. Dann fehlen Aufträge oder die Stunden werden nicht abgerechnet.

Tom: Woran erkenne ich, ob das wirklich so ist?

Ines: Schauen Sie sich die Personalquote jeden Monat an und schreiben Sie sie auf. Eine Zahl, eine Zeile, ein Trend.

Tom: Reicht dafür der Vergleich mit dem Vormonat?

Ines: Nicht allein. Nehmen wir an, Ihr August hatte wegen Urlaub nur 290.000 Euro Gesamtleistung bei gleichen 165.000 Euro Personalkosten.

Ines: Dann lag die Quote im August bei knapp 57 Prozent. Im September sind es 50 Prozent, das sieht nach Besserung aus.

Ines: Es ist aber nur die Saison. Darum vergleichen Sie für Trends immer zusätzlich den gleichen Monat im Vorjahr.

Tom: Im November sieht das bei uns immer furchtbar aus.

Ines: Weil dann das Weihnachtsgeld gebucht wird. Nehmen wir im Beispiel 1.500 Euro je Kopf, dann sind das bei 40 Leuten 60.000 Euro auf einmal.

Ines: Bei gleicher Gesamtleistung springt Ihre Personalquote im November von 50 auf rund 68 Prozent. Der Monat sieht schlecht aus, obwohl nichts passiert ist.

Tom: Und wie bekommt man das sauber?

Ines: Die Kanzlei kann solche Zahlungen monatlich abgrenzen. Dann stehen jeden Monat 5.000 Euro in den Personalkosten statt 60.000 Euro im November.

Ines: DATEV empfiehlt das selbst: Ausgaben monatlich abgrenzen, damit das vorläufige Ergebnis möglichst genau wird.

Fall 3: Guter Monat, schwaches Jahr

Tom: Jetzt zur letzten Zeile: Im September haben wir 15.000 Euro Plus.

Ines: Das ist der Monatswert. Daneben steht in der DATEV-BWA der kumulierte Wert, also alles seit Januar aufgelaufen.

Ines: Im Beispiel: Gesamtleistung von Januar bis September 2.850.000 Euro. Vorläufiges Ergebnis 57.000 Euro, das sind zwei Prozent.

Tom: Und im Vorjahr?

Ines: Von Januar bis September 2.700.000 Euro Gesamtleistung und 108.000 Euro Ergebnis. Das waren vier Prozent.

Ines: Sie machen also mehr Leistung und verdienen trotzdem knapp die Hälfte weniger. Das zeigt Ihnen kein einzelner Monat.

Tom: Warum war mein Januar dann so tief im Minus?

Ines: Schauen Sie in die vierte Zeile, die übrigen Kosten. Im Januar werden oft Jahresbeiträge fällig, etwa Versicherungen.

Ines: Im Beispiel liegen die übrigen Kosten normal bei 33.000 Euro. Im Januar kommen 18.000 Euro Jahresbeiträge dazu, also 51.000 Euro.

Tom: Dann ist der Januar schlecht und der Rest des Jahres zu gut.

Ines: Deshalb lesen Sie einzelne Monate nie allein. Ausreißer gleichen sich im kumulierten Wert aus, Trends bleiben sichtbar.

Tom: Worauf muss ich beim vorläufigen Ergebnis noch achten?

Ines: Erstens: Prüfen Sie, ob in der Zeile Steuern etwas steht. Steht dort null, ist Ihr vorläufiges Ergebnis eigentlich ein Ergebnis vor Steuern.

Ines: Zweitens: Prüfen Sie, ob Abschreibungen jeden Monat gebucht werden. Fehlen sie, sieht jeder Monat besser aus, als er ist.

Tom: Das klingt nach Fragen an die Kanzlei.

Ines: Was steuerlich richtig gebucht wird, entscheidet die Kanzlei. Sie entscheiden, was Sie aus den Zahlen machen.

Tom: Was mache ich also konkret mit den zwei Prozent?

Ines: Sie gehen zurück zu Zeile zwei und drei. Im Beispiel sind Material und Personal genau die Quoten, die gegenüber dem Vorjahr gestiegen sind.

Tom: Und wenn ich nicht weiß, was hinter einer Zeile steckt?

Ines: Dann fragen Sie nach dem Wertenachweis. Darin zeigt die DATEV-BWA, welche Konten mit welchen Beträgen in einer Zeile stecken.

Ines: So sehen Sie zum Beispiel, ob in den sonstigen Kosten eine einmalige Beratung steckt oder ein Abo, das jeden Monat wiederkommt.

Zum Mitnehmen

Tom: Fassen Sie es für mich zusammen. Was mache ich ab nächstem Monat?

Ines: Erstens: Lesen Sie fünf Zeilen, nämlich Gesamtleistung, Rohertrag, Personalkosten, übrige Kosten und vorläufiges Ergebnis.

Ines: Zweitens: Schauen Sie nicht auf die Euro, sondern auf die Prozentspalte. Drei Prozentpunkte Material waren im Beispiel 9.900 Euro im Monat.

Ines: Drittens: Vergleichen Sie immer mit Vorjahr und kumuliertem Wert. Ein einzelner Monat zeigt Ausreißer, erst drei Monate zeigen einen Trend.

Tom: Und wie lange dauert das jeden Monat?

Ines: Rund zehn Minuten. Tragen Sie die fünf Prozentwerte in eine Tabelle ein, eine Spalte je Monat, dazu den Vorjahresmonat.

Tom: Ab wann muss ich reagieren?

Ines: Eine einfache Faustregel: Weicht eine Quote zwei Monate hintereinander um mehr als einen Prozentpunkt vom Vorjahr ab, fragen Sie nach.

Ines: Ein Prozentpunkt sind bei 330.000 Euro Gesamtleistung schon 3.300 Euro im Monat. Das lohnt jede Nachfrage.

Tom: Und was frage ich meine Kanzlei?

Ines: Ob Wareneinkauf oder Warenverbrauch gebucht wird. Und ob Sonderzahlungen monatlich abgegrenzt und Abschreibungen monatlich gebucht werden.

Ines: Dieser Podcast kommt von Yupana, einer Software für den Mittelstand, die Kontobewegungen, Verträge, Software-Lizenzen und die BWA in einer Ansicht zusammenführt.